Wie Unternehmen die betriebliche Effizienz mit Process Mining verbessern

Pam Pijnenborg war zuvor Trainee Consultant bei UiPath.

Große Daten. Der „Hype“ um attraktive Projekte mit unvorstellbaren Datenmengen hat sich seit 2016 beruhigt. Unternehmen weltweit wussten um den Wert gespeicherter Informationen, waren sich aber nicht sicher, wie sie diese untersuchen und darauf reagieren sollten. Trotz der derzeitigen Stille um Big Data gewinnen Datenanalysetechnologien an Bedeutung.

Unternehmen registrieren heute größere Datenmengen als je zuvor, um Prozesse zu analysieren. Herkömmliche Business Process Management (BPM)- und Business Intelligence (BI)-Techniken reichen nicht aus, da sie keine detaillierten Einblicke in einen Prozess und seine Messung liefern.

Process Mining hingegen kombiniert Data Mining und modellbasierte Prozessanalyse. Es fördert die Verbesserung von Geschäftsleistungsfaktoren wie finanzieller und betrieblicher Effizienz.

Um ein außergewöhnliches Produkt oder eine außergewöhnliche Dienstleistung zu liefern und gleichzeitig eine führende Position auf dem Markt einzunehmen, müssen Unternehmen der Geschäftstransformation Priorität einräumen. Wenn Sie eines dieser Unternehmen sind und sich mit Umstrukturierungsprozessen befassen, stellen sich Ihnen wahrscheinlich folgende Fragen:

• Was passiert in einem bestimmten Prozess?

• Was sind die Hauptursachen für Ineffizienzen?

• Gibt es Abweichungen vom vorgesehenen Prozess und wenn ja, welche? Was sind die Engpässe?

• Wie viel kostet mich ein nicht synchroner Prozess?

• Wie kann ich den Prozess optimieren oder automatisieren? Wie viel Geld und Zeit spare ich?

All diese Fragen können mit UiPath Process Mining beantwortet werden.

Warum Process Mining?

Wenn Unternehmen wachsen, verwenden sie abteilungsübergreifende Geschäftsinformationssysteme, um Unternehmensinformationen zu sammeln, zu verarbeiten, zu speichern und zu verteilen. Darunter finden Sie Customer Relationship Management (CRM), Buchhaltung, Enterprise Resource Planning (ERP), BPM, diverse Datenbanken und andere Tools. Die Daten mit ungenutztem Potenzial liegen oft vergessen im Backend wie SAP, Oracle, Salesforce und sogar in Ihren Microsoft Excel-Tabellen.

Überlegen Sie, was diese Daten darstellen – genaue Informationen darüber, wer was und wann in der Organisation getan hat. Stellen Sie sich vor, wie viel goldenes Wissen es gibt.

Mit einem Process-Mining-Tool können Sie diese Daten nutzen und Erkenntnisse gewinnen, die Sie bei strategischen Entscheidungen unterstützen. Indem Sie die relevantesten Geschäftsinformationen aus Ereignisprotokollen extrahieren und weiter analysieren, werden Sie verstehen, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um die Geschäftsleistung zu steigern.

Process Mining vs. traditionelle Prozessanalyse

Bei der traditionellen Prozessfindung wenden sich Unternehmen an externe Unternehmensberater. Mit ihrer Hilfe können Führungskräfte in Workshops und Interviews einen tieferen Einblick in ihre Prozesse nehmen.

Warum funktioniert es nicht immer?

Weil die herkömmliche Prozesserkennung zeitaufwändig ist. Außerdem bindet es Ressourcen, da die Befragten keine andere Arbeit leisten können.

Solche Methoden liefern auch ein unvollständiges Bild, können sehr kostspielig sein und gehen oft mit einer inhärenten Subjektivität oder Voreingenommenheit einher. Während Process Mining diese Nachteile nicht hat. Das spart Zeit und setzt Ressourcen frei. Process Mining liefert objektive Ergebnisse, damit Sie sehen können, was in einem Prozess passiert ist.

Kurz gesagt, es erzeugt ein vollständiges Bild, das Ihnen kein anderes Tool geben kann. Mit Process Mining ist kein Team teurer externer Berater erforderlich, um die tatsächlichen Prozesse zu ermitteln.

Die Kontrolle über Ihr Unternehmen liegt jetzt in Ihren Händen.

Suche nach Anzeichen von Ineffizienz

Process Mining generiert wertvolle Erkenntnisse, die Geschäftsprozesse verbessern. Die intuitive und benutzerfreundliche Prozessvisualisierung verkürzt die Zeit zur Generierung von Erkenntnissen erheblich. Damit können Sie untersuchen, was der Prozess wirklich ist. Es ist eine schnelle und einfache Technik, um Ihre Abläufe zu kontrollieren und zu verbessern.

Außerdem helfen solche Tools, eine Vielzahl von Problemen wie Verzögerungen in der Lieferkette und Unterbesetzung schnell zu erkennen. Wenn Sie das Problem frühzeitig angehen, können Sie einige der Worst-Case-Szenarien verhindern.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass das, was Ihrem Auge verborgen bleibt, die Prozessvariationen sind. Denken Sie an den menschlichen Faktor – einen Schritt überspringen, einen weiteren Tag in Anspruch nehmen, um eine Aufgabe zu erledigen, oder jemand anderen in den Arbeitsablauf einbeziehen. Aus unserer Erfahrung gibt es mindestens 10 Szenarien, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Wenn Sie alle Variationen kennen, können Sie die Best Practices finden und aufeinander abstimmen.

Ergebnisse analysieren, anpassen und nachverfolgen

Bei der Analyse der Process-Mining-Ergebnisse erstellen Sie einen Aktionsplan zur Steigerung der betrieblichen Effizienz. Die Wirksamkeit der Maßnahmen lässt sich wiederum leicht nachverfolgen. Letztendlich können Sie die Variationen eines Prozessmodells vergleichen und die Auswirkungen von Anpassungen beobachten.

Infolgedessen erzielt Ihr Unternehmen weitere finanzielle Einsparungen, indem es auf der Grundlage wahrheitsgemäßer Erkenntnisse handelt.

Kontinuierliche Überwachung der Prozesse

Auch hier ist Process Mining keine einmalige Übung. Es ist auf die kontinuierliche Optimierung von Prozessen ausgelegt. Daher können Sie es auch für eine automatisierte Prozessberatung verwenden. In diesem Fall scannt eine Process-Mining-Plattform Prozesse automatisch auf Verbesserungsmöglichkeiten und gibt Endbenutzern proaktive Empfehlungen.

Es kann sogar anhand historischer und aktueller Daten vorhersagen, ob ein Fälligkeitsdatum überschritten wird. Ganz zu schweigen von Vorhersagen über die Länge der erwarteten Durchlaufzeit.

Managementteams können eine genaue Analyse der Kernoperationen durchführen und Grundursachen und Engpässe erkennen. Process Mining befasst sich dann mit Ineffizienzen und Nichtkonformitätsproblemen im Kern. So können Benutzer fundierte Entscheidungen über verbesserungswürdige Bereiche treffen, auf die sie sich konzentrieren können.

Als Unternehmen können Sie unvorhersehbare Probleme vermeiden und Ihre Position sichern, um die Kundenerwartungen zu erfüllen oder zu übertreffen.

Praxistipp:Verwenden von UiPath Process Mining-Tags für funktionale Einblicke

Denken Sie bei der Analyse der Leistung an Ihre Key Performance Indicators (KPIs) und verwenden Sie Tags für sie. Die Tagging-Funktion (nur über UiPath verfügbar) bereichert Ihren Datensatz und fügt ihm Geschäftslogik hinzu.

Angenommen, Sie möchten die für das Unternehmen relevanten Prozess-KPIs ermitteln. Unabhängig davon, ob die Geschäftsziele von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche festgelegt werden, können Sie mit der Tag-Funktion von UiPath Process Mining Ihre Geschäftsziele messen. Erhalten Sie schneller Einblicke, indem Sie alle gewünschten Tag-Typen verfolgen, z. B. Ineffizienz, Überarbeitung oder Verletzung.

Ein Beispiel für einen Ineffizienz-Tag-Typ könnte sein, dass die Vertragsbedingungen nicht gut geprüft wurden. Wenn viele Endprüfungen einer Rechnung stattgefunden haben, könnte es sich um einen Nacharbeits-Tag-Typ handeln. Eine Verletzung der Vereinbarung zum Servicelevel (SLA) könnte ein Verstoß-Tag-Typ sein.

Mit UiPath Process Mining können Sie diese schneller und einfacher identifizieren und unerwünschte Ereignisse verhindern. Sie können den Tags auch Wichtigkeits- oder Einflussränge hinzufügen, um Fälle zu finden, die für bestimmte Tag-Typen eine hohe Punktzahl erzielen, und genau zu bestimmen, wo sie optimiert werden können.

Process Mining hilft Unternehmen, Prozessabweichungen aufzuzeigen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie können Abweichungen wie Zeit, Ergebnis oder Auftrag identifizieren. Es nutzt also die digitalen Spuren, die jeder digital getriebene Vorgang in einem Unternehmen hinterlässt.

Mit all diesen Vorteilen ist Process Mining ein unverzichtbares Wachstumsinstrument, da die Rechenleistung steigt und die Datenspeicherung weiter wächst.

Es ist offensichtlich – der Bedarf an Process-Mining-Techniken ist wirklich da!

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