Unternehmenseffizienz steigern: Wie Process Mining Operationen transformiert

Pam Pijnenborg war zuvor Trainee Consultant bei UiPath.

Big Data. Der „Hype“ um attraktive Projekte mit unvorstellbaren Datenmengen hat sich seit 2016 beruhigt. Unternehmen weltweit verstanden den Wert gespeicherter Informationen, waren aber unklar, wie sie diese untersuchen und darauf reagieren sollten. Trotz der aktuellen Stille um Big Data gewinnen Datenanalysetechnologien an Dynamik.

Heute registrieren Organisationen größere Datenmengen als je zuvor, um Prozesse zu analysieren. Traditionelle Business Process Management (BPM) und Business Intelligence (BI) Techniken reichen nicht aus, da sie keine detaillierten Einblicke in einen Prozess und seine Messung bieten.

Process Mining hingegen kombiniert Data Mining und modellbasierte Prozessanalyse. Es treibt die Verbesserung von Geschäftsleistungsfaktoren wie finanzieller und operativer Effizienz voran.

Um ein außergewöhnliches Produkt oder eine Dienstleistung zu liefern und die führende Position auf dem Markt einzunehmen, müssen Unternehmen Geschäftstransformation priorisieren. Wenn Sie zu diesen Unternehmen gehören und in die Restrukturierung von Prozessen schauen, sind Ihre Top-of-Mind-Fragen wahrscheinlich:

• Was passiert in einem spezifischen Prozess?

• Was sind die Ursachen von Ineffizienzen?

• Gibt es Abweichungen vom beabsichtigten Prozess und wenn ja, welche sind es? Was sind die Engpässe?

• Wie viel kostet mich ein out-of-sync Prozess?

• Wie kann ich den Prozess optimieren oder automatisieren? Wie viel Geld und Zeit werde ich sparen?

All diese Fragen können durch die Verwendung von UiPath Process Mining beantwortet werden.

Warum Process Mining?

Wenn Unternehmen wachsen, nutzen sie Geschäftsinformationssysteme über Abteilungen hinweg, um Unternehmensinformationen zu sammeln, zu verarbeiten, zu speichern und zu verteilen. Darunter finden Sie Customer Relationship Management (CRM), Buchhaltung, Enterprise Resource Planning (ERP), BPM, diverse Datenbanken und andere Tools. Die Daten mit ungenutztem Potenzial liegen oft vergessen im Backend wie SAP, Oracle, Salesforce, sogar Ihren Microsoft Excel-Tabellen.

Denken Sie daran, was diese Daten darstellen – exakte Informationen darüber, wer was und wann in der Organisation getan hat. Stellen Sie sich vor, wie viel goldenes Wissen dort liegt.

Mit einem Process-Mining-Tool können Sie diese Daten nutzen und Einblicke gewinnen, die Sie bei strategischen Entscheidungen leiten. Das Extrahieren der relevantesten Geschäftsinformationen aus Ereignisprotokollen und deren weitere Analyse wird Ihnen zeigen, welche Maßnahmen folgen sollten, um die Geschäftsleistung zu steigern.

Process Mining vs. traditionelle Prozessanalyse

Bei der traditionellen Prozessentdeckung wenden sich Unternehmen an externe Unternehmensberater. Mit ihrer Hilfe können Manager einen tieferen Blick auf ihre Prozesse über Workshops und Interviews werfen.

Warum funktioniert das nicht immer?

Weil traditionelle Prozessentdeckung zeitaufwändig ist. Außerdem bindet sie Ressourcen, da die Interviewten keine andere Arbeit verrichten können.

Solche Methoden liefern auch ein unvollständiges Bild, können sehr kostspielig sein und bringen oft inhärente Subjektivität oder Voreingenommenheit mit sich. Process Mining hat diese Nachteile nicht. Es ist zeiteffizient und gibt Ressourcen frei. Process Mining liefert objektive Ergebnisse, damit Sie sehen können, was in einem Prozess passiert ist.

Kurz gesagt: Es erzeugt ein vollständiges Bild, das kein anderes Tool Ihnen geben kann. Mit Process Mining gibt es keine Notwendigkeit für ein Team teurer externer Berater, um die tatsächlichen Prozesse zu entdecken.

Die Kontrolle über Ihr Geschäft liegt jetzt in Ihren Händen.

Nach Anzeichen von Ineffizienz suchen

Process Mining generiert wertvolle Einblicke, die Geschäftsprozesse verbessern. Intuitive und einfach zu bedienende Prozessvisualisierung beschleunigt die Einblicke-Generierungszeit erheblich. Es lässt Sie untersuchen, was der Prozess wirklich ist. Es ist eine schnelle und einfache Technik, um Ihre Operationen zu kontrollieren und zu verbessern.

Außerdem helfen solche Tools, eine breite Palette von Problemen wie Lieferkettenverzögerungen und Unterbesetzung schnell zu erkennen. Das Problem in einem frühen Stadium anzugehen, befähigt Sie, einige der schlimmsten Szenarien zu verhindern.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass das, was vor Ihrem Auge verborgen ist, die Prozessvariationen sind. Denken Sie an den menschlichen Faktor – einen Schritt überspringen, einen weiteren Tag brauchen, um eine Aufgabe zu beenden, oder jemand anderen in den Workflow einbeziehen. Aus unserer Erfahrung gibt es mindestens 10 Szenarien, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten. Alle Variationen zu kennen, ermöglicht es Ihnen, Best Practices zu finden und auszurichten.

Analysieren, anpassen und Ergebnisse verfolgen

Bei der Analyse von Process-Mining-Ergebnissen kommen Sie mit einem Aktionsplan, um die operative Effizienz zu erhöhen. Im Gegenzug ist es einfach, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu verfolgen. In der endgültigen Analyse können Sie die Variationen eines Prozessmodells vergleichen und die Auswirkungen von Anpassungen beobachten.

Als Ergebnis erzielt Ihr Geschäft mehr finanzielle Einsparungen, indem es auf wahrheitsgemäße Einblicke handelt.

Kontinuierliche Prozessüberwachung

Wiederum ist Process Mining keine einmalige Übung. Es ist für die kontinuierliche Optimierung von Prozessen konzipiert. Daher können Sie es auch für automatisierte Prozessberatung verwenden. In diesem Fall scannt eine Process-Mining-Plattform Prozesse automatisch auf Verbesserungsmöglichkeiten und gibt proaktive Empfehlungen an Endbenutzer.

Sie kann sogar vorhersagen, ob ein Fälligkeitsdatum überschritten wird, indem sie historische und aktuelle Daten verwendet. Ganz zu schweigen von Vorhersagen der erwarteten Durchlaufzeit.

Management-Teams können eine genaue Analyse der Kernoperationen durchführen und Ursachen und Engpässe erkennen. Process Mining adressiert dann Ineffizienzen und Nicht-Compliance-Probleme an ihrer Wurzel. So können Benutzer informierte Entscheidungen über Bereiche für Verbesserungen treffen, auf die sie sich konzentrieren sollten.

Als Unternehmen können Sie unvorhersehbare Probleme vermeiden und Ihre Position sichern, um Kundenerwartungen zu erfüllen oder zu übertreffen.

Praktischer Rat: UiPath Process Mining Tags für funktionale Einblicke nutzen

Bei der Analyse der Leistung denken Sie an Ihre Key Performance Indicators (KPIs) und nutzen Tags dafür. Die Tagging-Funktion (nur über UiPath verfügbar) bereichert Ihren Datensatz, indem sie Geschäftslogik hinzufügt.

Sagen wir, Sie möchten die Prozess-KPIs entdecken, die für das Geschäft relevant sind. Ob Geschäftsziele von Ihrem Unternehmen oder der Branche gesetzt werden, die UiPath Process Mining Tags-Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsziele zu messen. Erhalten Sie schneller Einblicke, indem Sie jeden Tag-Typ verfolgen, den Sie wollen, wie Ineffizienz, Nacharbeit oder Verstoß.

Ein Beispiel für einen Ineffizienz-Tag-Typ könnte sein, dass die Vertragsbedingungen nicht gut geprüft wurden. Wenn viele Endkontrollen einer Rechnung stattfanden, könnte es ein Nacharbeit-Tag-Typ sein. Eine Service Level Agreement (SLA) Verletzung könnte ein Verstoß-Tag-Typ sein.

Mit UiPath Process Mining können Sie diese schneller und einfacher identifizieren und unerwünschte Ereignisse verhindern. Sie können auch Wichtigkeits- oder Einflussränge unter Tags hinzufügen, um Fälle zu finden, die für bestimmte Tag-Typen hoch punkten, und festzustellen, wo sie optimiert werden sollen.

Process Mining hilft Unternehmen, Prozessabweichungen hervorzuheben und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie können jegliche Abweichungen identifizieren – zeit-, ergebnis- oder reihenfolgenbezogen. Daher nutzt es die digitalen Spuren, die jeder digital getriebene Betrieb in einem Unternehmen hinterlässt.

Mit all diesen Vorteilen ist Process Mining ein unverzichtbares Instrument für Wachstum, da die Rechenleistung zunimmt und die Datenspeicherung weiter wächst.

Es ist offensichtlich – der Bedarf an Process-Mining-Techniken ist wirklich angekommen!

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