Business Process Management meistern: Schritt-für-Schritt-Implementierungsleitfaden

Business Process Management (BPM) ist ein Set aus Software und Services, das vollständige Transparenz in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens bietet. Es ist ein Management- und Automatisierungssystem, das diese Prozesse leiten und den Geschäftswert maximieren kann.

Warum ist BPM hilfreich?

BPM hilft Unternehmen, materielle, finanzielle, personelle und technologische Ressourcen zu kontrollieren. Zudem legt es Basis für Geschäftsprozesse intern und extern.
Durch BPM gemanagte Prozesse werden effizienter dank Fähigkeit, Fehler und deren Ursachen zu erkennen.
Außerdem hilft BPM, dass verschiedene Organisationsteile effizient und effektiv zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Wie kann Business Process Management implementiert werden?

Der BPM-Begriff umfasst industrielle/kommerzielle Prozessanalyse, Automatisierung, Optimierung, Workflow-Design und Geschäftsstrategie. Ein Implementierungsplan muss entworfen und an einzigartige Unternehmensmerkmale angepasst werden.

6 notwendige Schritte bei BPM-Implementierung:

1. Zahlreiche Prozesse in verschiedenen Abteilungen identifizieren. Nach Identifikation Metriken für jeden aktuellen Prozess und dessen Ziele festlegen. Das definiert Projektrichtung und -bereiche.

2. Ziele und Merkmale/Zustand jedes Prozesses qualifizieren. Prozesse als TO-BE-Prozesse strukturieren. Zusätzliche Anforderungen und programmierte Verbesserungsmetriken nicht vergessen.

3. Prozesse nach Kosten und Umfang klassifizieren, um Prioritäten zu kennen. Vor teilweiser Implementierung und nach Qualifizierung müssen Kosten und Umfang jedes Prozesses betrachtet werden, um sie nach Priorität zu ordnen.

4. Prozess für Test auswählen. Obwohl man den chaotischsten Prozess automatisieren möchte, sollte der erste zu automatisierende Prozess bei BPM-Implementierung relativ einfach zu managen und von moderatem Risiko sein.

5. BPM-Software sorgfältig auswählen. Software sollte einfache Kollaboration und Kommunikation ermöglichen, Workflows definierbar machen – ohne Programmierer einstellen oder IT-Team abziehen zu müssen.

6. Workflow diagrammieren. So identifiziert der Prozessverantwortliche redundante Aufgaben oder erkennt Automatisierungspotenzial. Prozess minimal halten, damit manuelle Prozesse nicht ins System sickern.

7. Nach Implementierung überwachen und messen, um Anpassungen und Änderungen vorzunehmen. BPM basiert auf Commitment zu kontinuierlicher Verbesserung. Nur bei taktischer, handhabbarer Überwachung, Messung, Anpassung wird BPM-Prozess interaktiv verbessert und Unternehmen auf Erweiterung auf andere Prozesse vorbereitet.

Was sollte berücksichtigt werden?

• Prozessverantwortliche identifizieren und mit Team vereinbaren, dass alle Stakeholder von Anfang an integriert und involviert sind.
• Benchmarks festlegen. Durch Wahl wichtigster Priorität(en) wird Aufmerksamkeit nicht auf vergebliche Mehrfachziele abgelenkt.
• Pilot-Test: BPM-Workflow testen. So können Menschen geschult oder BPM-Software-Funktionen risikofrei erprobt werden, während potenzielle Probleme erkannt werden.
• Bereit für Veränderung und flexibel im Umgang mit BPM. Mit rasanter Cloud-Computing- und SaaS-Adoption brauchen Unternehmen BPM-Software, die gut in bestehende Systeme passt und sich für bessere Integration anpassen lässt.

Mehr als nur ein Projekt

BPM ist ein definierbarer Schritt, jedoch eher eine Reise zur Prozessoptimierung und ein Ansatz, sie zu erreichen, als ein Projekt an sich.
BPM-Implementierung erfordert Planung, Kommunikation, harte Arbeit – ist aber erster Schritt zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen.

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