Praktische Tipps zur Einhaltung der HR-Compliance und des Mitarbeiterengagements

Wie heißt es so schön:Ihre Mitarbeiter sind Ihr wertvollstes Kapital. Daher muss Ihr Fertigungsunternehmen sie in allen Phasen ihrer Amtszeit in Ihrem Unternehmen angemessen unterstützen. Dies beinhaltet die Einhaltung einschlägiger HR-Compliance-Richtlinien, die Einhaltung der kalifornischen Gesetze und die Verbesserung des Gesamtengagements Ihrer Mitarbeiter. Wie können Sie bei so vielen zu berücksichtigenden Facetten wissen, dass Sie alle Richtlinien befolgen? Dieser Artikel gibt Ihnen einige grundlegende und praktische Tipps zur Einhaltung der HR-Compliance und zur Steigerung des Mitarbeiterengagements.

Kurzlinks:

• Was ist HR-Compliance im Bundesstaat Kalifornien?
• Richtlinienentwicklungsanforderungen
• Betriebsabläufe
• Aufstockung der Belegschaft
• CMTC dient ausschließlich kalifornischen Herstellern als Teil des MEP National Network!

Was ist HR-Compliance im Bundesstaat Kalifornien?

In diesem Jahr gab es in Kalifornien mehrere Richtlinien- und Gesetzesaktualisierungen zu den HR-Compliance-Bestimmungen, darunter Gehaltsdatenberichte, Freistellungsanforderungen, Mindestlohnerhöhungen, Diversität im Unternehmensvorstand und mehr. Zum Beispiel müssen Arbeitgeber mit mindestens 26 Mitarbeitern mindestens 14 US-Dollar pro Stunde zahlen. Arbeitgeber mit weniger als 25 Mitarbeitern müssen mindestens 13 US-Dollar pro Stunde zahlen.

Es wurden auch Maßnahmen zur Ausweitung des bezahlten Familien- oder Krankheitsurlaubs ergriffen – Arbeitgeber mit mindestens fünf Arbeitnehmern müssen Arbeitnehmern bis zu 12 Wochen unbezahlten arbeitsplatzgeschützten Urlaub gewähren, um eine Bindung zu einem Baby, einen Krankheitsurlaub oder die Pflege von Angehörigen – einschließlich eines Kindes – einzugehen , Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, Ehegatte oder Lebenspartner. SB 1383 erweitert den California Family Rights Act (CFRA), der diesen Urlaub bisher nur Mitarbeitern in Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern gewährte.

Richtlinienentwicklungsanforderungen

Es gibt mehrere umfassende Richtlinien, die Ihre Produktionsorganisation festgelegt haben sollte, einschließlich solcher, die schützend sind, wie zum Beispiel:

• Freiwillig:Erstellen Sie eine Grundsatzerklärung für Ihren Freistellungsantrag und Ihr Angebotsschreiben
• EEO:Fügen Sie in Ihren Stellenausschreibungen und auf der Unternehmenswebsite eine Grundsatzerklärung hinzu, dass Sie ein Arbeitgeber für Chancengleichheit sind
• FEHA:Entwickeln und kommunizieren Sie einen Richtlinienhinweis zu Diskriminierungsbeschwerden im Zusammenhang mit dem Gesetz über faire Beschäftigung und Wohnen an Ihre Mitarbeiter
• Pandemievorsorge:Entwickeln und verteilen Sie einen Plan, ein Handbuch und Richtlinien zur Pandemievorsorge
• Verletzungs- und Krankheitsprävention (IIPP):Befolgen Sie die OSHA-Richtlinien und entwickeln Sie einen Plan zur Verletzungs- und Krankheitsprävention

Und Richtlinien, die in Ihrem Fertigungsunternehmen Null-Toleranz bekräftigen, einschließlich:

• Diskriminierung: Erstellen Sie eine Grundsatzerklärung zur Haltung Ihres Unternehmens zur Antidiskriminierung
• Belästigung:Geben Sie eine Grundsatzerklärung heraus, in der dargelegt wird, dass Ihr Unternehmen keine Belästigung jeglicher Art toleriert
• ADA:Entwickeln und kommunizieren Sie einen Richtlinienhinweis zum Americans with Disabilities Act (ADA) an Ihre Mitarbeiter und definieren Sie angemessene Vorkehrungen
• Gewalt am Arbeitsplatz: Entwickeln und verteilen Sie eine Richtlinie zur Vermeidung von Gewalt am Arbeitsplatz
• Waffen: Integrieren Sie eine definierte Richtlinie zum Waffenverbot
• Alkohol oder illegale Substanz: Definieren und erstellen Sie Richtlinien ohne Toleranz gegenüber Rauchen, Alkohol oder illegalen Substanzen

Betriebsabläufe

HR-Compliance spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung eines fairen und gerechten Arbeitsplatzes, von der Einstellung eines Kandidaten bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In den folgenden Abschnitten werden einige wichtige Grundlagen erläutert, um einen ordnungsgemäßen Prozess von Anfang bis Ende sicherzustellen.

Einstellung

• Box verbieten: Informationen zur kriminellen Vorgeschichte Das kalifornische Gesetz verbietet Arbeitgebern, während des Bewerbungsverfahrens Informationen zur Vorstrafe zu erhalten; Informationen zur Verurteilungsgeschichte können erst eingeholt werden, nachdem ein bedingtes Beschäftigungsangebot gemacht wurde. Nachdem ein Arbeitgeber ein bedingtes Beschäftigungsangebot abgegeben hat, gibt es noch spezifische Regeln und Einschränkungen hinsichtlich der Art der Informationen, die eingeholt werden können und was Sie mit den Informationen tun können. Bevor Sie sich entscheiden, einen Bewerber aufgrund seines kriminellen Hintergrunds nicht einzustellen, müssen Sie dem Bewerber neben anderen Anforderungen auch konkrete Hinweise und Gelegenheit zur Stellungnahme geben.
• Vorheriges Gehalt: Das kalifornische Gesetz verbietet Arbeitgebern, nach der Gehaltshistorie eines Bewerbers zu fragen, einschließlich Informationen zu Vergütung und Zusatzleistungen. Arbeitgeber können sich auch nicht auf Informationen zum Gehaltsverlauf verlassen, um zu entscheiden, ob sie den Bewerber einstellen oder wie viel sie dem Bewerber zahlen sollen.

Checkliste für den Erfolg:

Tipp #1:Entwickeln Sie eine Checkliste und definieren Sie den Job

Tipp #2:Planen Sie Ihre Rekrutierungsstrategie

Tipp #3:Stellen Sie die Position aus

Tipp 4:Erstellen Sie ein Kandidatenbewertungsformular

Tipp #5:Bildschirmlebensläufe und überarbeitete/konforme Anwendungen

Tipp #6:Führen Sie einen Telefonbildschirm durch

Tipp 7:Planen Sie Vorstellungsgespräche vor Ort

Tipp #8:Erstellen Sie ein schriftliches Angebot/eine angeforderte Unterschrift

Tipp Nr. 9:Führen Sie Überprüfungen vor der Einstellung durch

Tipp 10:Erstellen Sie einen Onboarding-Plan

Die Stellenbeschreibung sollte einige wichtige Rollen spielen, indem sie die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters klärt, definiert, was von einem Mitarbeiter erwartet wird, einen kritischen ersten Schritt im Einstellungs- oder Auswahlprozess darstellt, ein klares Ziel der Rolle zusammenfasst und eine sinnvolle Aufgabe enthält als wertvolles Instrument bei der Orientierung neuer Mitarbeiter auf ihre Rolle in der Abteilung.

Bei der Einstellung sollte der Onboarding-Prozess Ihres Fertigungsunternehmens eine kritische Komponente bei der Einstellung von Mitarbeitern definieren und zu einer erhöhten Bindung führen. Dieser Teil des Einstellungsprozesses gibt den Ton für die Position, das Unternehmen, die Erwartungen, Richtlinien und Verfahren von Neueinstellungen vor, fördert einen wechselseitigen Kommunikationsprozess, bietet einen Fahrplan für den Erfolg und bekräftigt, dass alle Neueinstellungen erfolgreich sein wollen .

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Checkliste mit den Erwartungen an den neuen Mitarbeiter erstellen, planen Sie Zeit und Ressourcen für den Papierkram vor der Einstellung ein und definieren Sie am ersten Tag ein Orientierungstraining für neue Mitarbeiter. Um Ihren neuen Mitarbeiter bei der Integration Ihres Produktionsunternehmens zu unterstützen, führen Sie am Ende der ersten Woche und dann nach 30, 60 und 90 Tagen einen formellen Check-in-Prozess ein.

Darüber hinaus kann die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs Ihrem neuen Mitarbeiter beim Übergang in seine Position helfen. Dieses Handbuch reduziert die potenzielle Haftung, obwohl dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Im Wesentlichen skizziert es Richtlinien und Beschwerdeverfahren für alle, setzt Grenzen und beugt Missverständnissen vor. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Fragen zu zulässigen Anforderungen reduziert, die Verarbeitung von Anträgen und Leistungen konsistenter und sogar rechtlich geschützt, falls Praktiken jemals vor Gericht angefochten werden.

Lohnaufträge

Im Jahr 2019 wurden mehr als 9,27 Milliarden US-Dollar US-Arbeitnehmern geschuldet, die weniger als 13 US-Dollar pro Stunde verdienen (privater Sektor, nicht gewerkschaftlich organisiert) von Arbeitgebern, die ihren Mitarbeitern ein Schiedsverfahren erzwangen. Es wird geschätzt, dass im letzten Jahr über 4,6 Millionen Arbeitnehmer von Lohndiebstahl betroffen waren. Private Anwälte forderten Sammelklagen in Höhe von 467 Millionen US-Dollar in Höhe von Lohn- und Arbeitszeit-Sammelklagen ein.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Lohn- und Arbeitszeitgesetze befolgen, Überstundengesetze verstehen und anwenden, Trinkgelddiebstahl verhindern, sicherstellen, dass alle Essens- und Pausenzeiten fest verankert sind, und im Allgemeinen die Gesundheit und Sicherheit der Arbeiter in Ihrem Produktionsunternehmen schützen.

So ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen

Korrektive Maßnahmen in Ihrem Fertigungsbetrieb sollten dieser allgemeinen Reihenfolge folgen:

• Verbale Warnung/Mahnung
• Schriftliche Verwarnung/Mahnung
• Bewährung
• Suspendierung
• Mit/ohne Bezahlung gehen
• Herabstufung
• Trennung

Achten Sie beim Ergreifen von Korrekturmaßnahmen darauf, alle Ihre Enten in einer Reihe zu haben:

1. Haben Sie ein Mitarbeiterdisziplinarformular.
2. Führen Sie eine vollständige und faire Untersuchung durch.
3. Erhalten Sie die Fakten. Seien Sie objektiv. Seien Sie klar und konkret.
4. Füllen Sie das Formular aus, solange die Fakten noch frisch sind.
5. Die Bestätigung des Mitarbeiters schriftlich einholen.
6. Erlauben Sie dem Mitarbeiter, das Verhalten zu erklären. Sei fair.
7. Nutze den Disziplinierungsprozess als positive Erfahrung, wenn möglich.

Richtlinien zur Kündigung

Bestimmte Landes- und Bundesgesetze regeln, unter welchen Umständen ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer entlassen kann. Arbeitgeber dürfen einen Arbeitnehmer beispielsweise nicht aus diskriminierenden Gründen entlassen, beispielsweise aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft oder Behinderung. Arbeitnehmer dürfen auch nicht als Vergeltungsmaßnahme für die Geltendmachung ihrer gesetzlichen Rechte entlassen werden. Sollte ein Arbeitgeber gegen eines dieser Gesetze verstoßen, könnte der entlassene Arbeitnehmer rechtliche Schritte einleiten.

Kalifornien ist wie die meisten anderen Bundesstaaten des Landes ein frei wählbarer Beschäftigungsstaat. Nach der Freiwilligkeitslehre ist das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer freiwillig und kann von beiden Parteien jederzeit gekündigt werden. Es muss kein Grund für die Kündigung vorliegen und es bedarf keiner Kündigung. Dies gibt einem Arbeitgeber jedoch nicht das Recht, einen Arbeitnehmer unter allen Umständen zu entlassen. Daher sollten Arbeitgeber sich der Ausnahmen bewusst sein, die von der Doktrin der freiwilligen Beschäftigung bestehen.

Andererseits gibt die Beschäftigung nach Belieben einem Arbeitgeber nicht die freie Hand, einen Arbeitnehmer in jeder Situation zu entlassen. Mitarbeiter sind nach Landes- und Bundesrecht davor geschützt, aus diskriminierenden Gründen entlassen zu werden und als Vergeltungsmaßnahmen für die Geltendmachung ihrer Rechte gefeuert zu werden. Arbeitgeber müssen sich auch an die Bedingungen eines Arbeitsvertrags oder einer Gewerkschaftsvereinbarung halten. Arbeitgeber, die gegen eines dieser Arbeitsgesetze verstoßen, können für die entlassenen Löhne, Leistungen und Anwaltskosten des entlassenen Mitarbeiters haftbar gemacht werden.

Gehen Sie bei der Kündigung eines Mitarbeiters wie folgt vor:

• Bereiten Sie den letzten Gehaltsscheck vor, einschließlich nicht genutztem Urlaubsgeld.
• Dokumentieren Sie die Situation. Erklären Sie es dem Mitarbeiter ruhig &klar.
• Führen Sie ein Austrittsgespräch durch, um Firmeneigentum zu sammeln, es sei denn, die Kündigung ist dringend.
• Deaktiviere Gebäude-, Computer- und Werkzeugzugriff.
• Begleiten Sie den Mitarbeiter, falls zutreffend, sein persönliches Eigentum abzuholen.
• Drohen oder rächen Sie sich nicht.
• Benachrichtigen Sie die Behörden beim ersten Anzeichen von Widerstand oder möglicher Gewalt.

Aufstockung der Belegschaft

Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration

Vielfalt ist das Vorhandensein von Unterschieden innerhalb einer bestimmten Umgebung. Am Arbeitsplatz kann dies Unterschiede in Bezug auf Rasse, ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung, Alter und sozioökonomische Schicht bedeuten. Gleichermaßen ist Gerechtigkeit der Akt, sicherzustellen, dass Prozesse und Programme unparteiisch und fair sind und für jeden Einzelnen gleiche Ergebnisse erzielen. Ganzheitlich ist Inklusion die Praxis, sicherzustellen, dass sich die Menschen am Arbeitsplatz zugehörig fühlen. Das bedeutet, dass sich jeder Mitarbeiter wohl fühlt und von der Organisation unterstützt wird, wenn es darum geht, sein authentisches Selbst zu sein.

Unbewusste Voreingenommenheit ist die soziale Stereotype über bestimmte Personengruppen, die Einzelpersonen außerhalb ihres eigenen Bewusstseins bilden. Jeder hat unbewusste Überzeugungen, und diese Vorurteile resultieren aus der eigenen Tendenz, soziale Welten durch Kategorisierung zu organisieren. Auf der anderen Seite ist bewusste Voreingenommenheit im Extremfall durch offenes negatives Verhalten gekennzeichnet, das durch körperliche und verbale Belästigung oder durch subtilere Mittel wie Ausgrenzung ausgedrückt werden kann.

Mitarbeiterempfehlungen

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist eine Rekrutierungsstrategie, bei der Arbeitgeber ihre derzeitigen Mitarbeiter durch Belohnungen ermutigen, qualifizierte Kandidaten für Stellen in ihrem Unternehmen zu empfehlen. Beispielsweise bleiben Neueinstellungen, die über ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm gewonnen werden, eher in Ihrem Unternehmen und 82 % der Mitarbeiter bewerteten Mitarbeiterempfehlungen vor allen anderen Sourcing-Optionen, um den besten ROI zu erzielen. Geworbene Mitarbeiter beginnen ihre Stelle früher als Neueinstellungen aus anderen Quellen; tatsächlich nach 29 Tagen für erstere und nach 55 Tagen für Kandidaten von Karriereseiten.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind formelle Programme, die Arbeitgeber eingerichtet haben, um Mitarbeiter zu ermutigen, Kandidaten für Stellen im Unternehmen zu empfehlen. Empfehlungsprogramme kommen sowohl dem Arbeitgeber als auch den aktuellen Arbeitnehmern zugute. In einigen Fällen kann ein Bonus verdient werden, wenn ein empfohlener Kandidat eingestellt wird. Sie können zu einer erhöhten Mitarbeiterbindung beitragen und den Wert und das Budget (Minimum bis Maximum) bei der Umsetzung eines Programms bestimmen.

Belohnungen und Anerkennung für Stellar-Mitarbeiter

Die Belohnung und Anerkennung von Mitarbeitern führt zu einem stärkeren Mitarbeiterengagement, was die Bindung erhöht und zu einem positiveren Gesamtarbeitsplatz beiträgt. Die Einbindung eines Belohnungs- und Anerkennungsprogramms trägt dazu bei, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, was zu vielen Vorteilen für das Unternehmen führt, darunter:

• Erhöht die Motivation
• Zeigt Wertschätzung
• Fördert freundschaftlichen Wettbewerb
• Verbessert die Produktivität
• Stärkt die Mitarbeiterbindung
• Schafft einen positiven Arbeitsplatz

CMTC dient ausschließlich kalifornischen Herstellern als Teil des NIST MEP National Network!

Das National Institute of Standards and Technology (NIST) gründete 1988 die Manufacturing Extension Partnership (MEP) mit dem Ziel, die Produktivität und technologische Leistung der US-amerikanischen Fertigung zu verbessern. Durch ihre Zusammenarbeit auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene arbeiten MEP-Zentren mit Herstellern zusammen, um neue Produkte und Kunden zu entwickeln, Märkte zu erweitern und zu diversifizieren, neue Technologien einzuführen und den Wert innerhalb der Lieferketten zu steigern.

Als Teil des NIST MEP National Network dient CMTC als vertrauenswürdiger Berater für kleine und mittlere Hersteller (SMMs), um ihre HR-Probleme zu lösen und Lösungen zu finden, die ihre Unternehmen sicher und konform halten.

Unser Ziel bei CMTC ist es, sicherzustellen, dass die von uns belieferten Fertigungsunternehmen die aktuellsten Compliance-Maßnahmen verstehen und diese effektiv durchsetzen, um ihre Mitarbeiter zu schützen und Bußgelder bei Nichteinhaltung zu vermeiden. Wir wissen, dass sich Compliance-Gesetze ständig ändern und möglicherweise schwer einzuhalten sind. Deshalb sind unsere Experten hier, um Ihnen zu helfen! Kontaktieren Sie uns noch heute!