Essenzielle HR-Compliance & Workforce-Engagement-Strategien für Fertigungsführungskräfte

Wie der Spruch sagt: Ihre Mitarbeiter sind Ihre wertvollsten Assets. Als solches muss Ihr Fertigungsunternehmen sie über alle Phasen ihrer Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation hinweg angemessen unterstützen. Dies beinhaltet die Befolgung relevanter HR-Compliance-Richtlinien, die Einhaltung kalifornischen Rechts und die Steigerung des Gesamtengagements Ihrer Belegschaft. Mit so vielen Facetten zu berücksichtigen, wie können Sie wissen, dass Sie alle Richtlinien befolgen? Dieser Artikel gibt Ihnen einige grundlegende und praktische Tipps zur Aufrechterhaltung der HR-Compliance und Steigerung des Workforce-Engagements.

Schnellzugriff:

• Was ist HR-Compliance im Bundesstaat Kalifornien?
• Policy-Entwicklungsanforderungen
• Operative Prozesse
• Workforce Enhancement
• CMTC dient exklusiv Kaliforniens Herstellern als Teil des MEP National Network!

Was ist HR-Compliance im Bundesstaat Kalifornien?

Es gab in diesem Jahr mehrere politische und gesetzliche Updates zu HR-Compliance-Vorschriften in Kalifornien, einschließlich Lohn-Datenberichterstattung, Anforderungen für Freizeit, Mindestlohnerhöhungen, Unternehmensvorstandsdiversität und mehr. Zum Beispiel müssen Arbeitgeber mit mindestens 26 Mitarbeitern Arbeitnehmer mit mindestens 14 $ pro Stunde bezahlen. Arbeitgeber mit weniger als 25 Mitarbeitern müssen mindestens 13 $ pro Stunde zahlen.

Maßnahmen wurden auch ergriffen, um bezahlten Familien- oder Medizinurlaub auszuweiten – Arbeitgeber mit mindestens fünf Mitarbeitern müssen bis zu 12 Arbeitswochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub für Arbeitnehmer bereitstellen, um sich mit einem Baby zu verbinden, medizinischen Urlaub zu nehmen oder sich um Verwandte zu kümmern – einschließlich Kind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, Ehepartner oder eingetragener Lebenspartner. SB 1383 erweitert den California Family Rights Act (CFRA), der zuvor diesen Urlaub nur Mitarbeitern in Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern gewährte.

Policy-Entwicklungsanforderungen

Es gibt mehrere umfassende Richtlinien, die Ihre Fertigungsorganisation etabliert haben sollte, einschließlich solcher, die schützen, wie:

• At-Will: Eine Policy-Erklärung für Ihre At-Will-Beschäftigungsanwendung & Angebotsschreiben erstellen
• EEO: Eine Policy-Erklärung in Ihren Stellenausschreibungen und auf Ihrer Unternehmenswebsite einfügen, dass Sie ein Equal Opportunity Employer sind
• FEHA: Eine Policy-Mitteilung für Ihre Mitarbeiter zu Diskriminierungsbeschwerden gemäß dem Fair Employment and Housing Act entwickeln und kommunizieren
• Pandemic Preparedness: Einen Pandemic Preparedness Plan, Handbuch und Richtlinien entwickeln und verteilen
• Injury and Illness Prevention (IIPP): OSHA-Richtlinien befolgen und einen Injury & Illness Prevention Plan entwickeln

Und Richtlinien, die Nulltoleranz in Ihrem Fertigungsunternehmen bekräftigen, einschließlich:

• Diskriminierung: Eine Policy-Erklärung für die Haltung Ihres Unternehmens zu Antidiskriminierung erstellen
• Belästigung: Eine Policy-Erklärung herausgeben, die darlegt, dass Ihr Unternehmen null Toleranz für Belästigung jeglicher Art hat
• ADA: Eine Policy-Mitteilung für Ihre Mitarbeiter zum Americans with Disabilities Act (ADA) entwickeln und kommunizieren und angemessene Anpassungen definieren
• Arbeitsplatzgewalt: Eine Policy zu keiner Gewalt am Arbeitsplatz entwickeln und verteilen
• Waffen: Eine definierte Policy zu keinen Waffen einbeziehen
• Alkohol oder illegale Substanzen: Richtlinien mit null Toleranz für Rauchen, Alkohol oder illegale Substanzen definieren und erstellen

Operative Prozesse

HR-Compliance spielt eine kritische Rolle bei der Etablierung eines fairen und gerechten Arbeitsplatzes, von der Einstellung eines Kandidaten bis zur Beendigung der Beschäftigung. Die folgenden Abschnitte überprüfen einige wichtige Grundlagen zur Sicherstellung des Due Process von Anfang bis Ende.

Einstellung

• Ban the Box: Strafregisterinformationen – Kalifornisches Recht verbietet Arbeitgebern, während des Bewerbungsprozesses jegliche Verurteilungsinformationen einzuholen; Verurteilungsinformationen dürfen erst nach einem bedingten Arbeitsangebot eingeholt werden. Sobald ein Arbeitgeber ein bedingtes Arbeitsangebot gemacht hat, gibt es immer noch spezifische Regeln und Beschränkungen für die Art der Informationen, die eingeholt werden können und was Sie mit den Informationen tun können. Bevor Sie entscheiden, einen Bewerber aufgrund ihres Strafregisters nicht einzustellen, müssen Sie dem Bewerber spezifische Benachrichtigungen und die Möglichkeit zur Stellungnahme geben, zusätzlich zu anderen Anforderungen.
• Vorheriges Gehalt: Kalifornisches Recht verbietet Arbeitgebern, nach dem Gehaltsverlauf eines Bewerbers zu fragen, einschließlich Informationen zu Vergütung und Benefits. Arbeitgeber dürfen sich auch nicht auf Gehaltsverlaufsinformationen als Faktor bei der Entscheidung verlassen, ob der Bewerber eingestellt wird oder wie viel er bezahlt wird.

Checkliste für Erfolg:

Tipp #1: Eine Checkliste entwickeln und den Job definieren

Tipp #2: Ihre Rekrutierungsstrategie planen

Tipp #3: Die Position bewerben

Tipp #4: Ein Kandidatenbewertungsformular erstellen

Tipp #5: Lebensläufe und überarbeitete/konforme Bewerbungen prüfen

Tipp #6: Ein Telefon-Screening durchführen

Tipp #7: Vor-Ort-Interviews terminieren

Tipp #8: Ein schriftliches Angebot/Unterschrift anfordern

Tipp #9: Pre-Employment-Checks durchführen

Tipp #10: Einen Onboarding-Plan erstellen

Die Stellenbeschreibung sollte ein paar wichtige Rollen spielen, indem sie die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters klärt, definiert, was von einem Mitarbeiter erwartet wird, einen kritischen ersten Schritt im Einstellungs- oder Auswahlprozess bietet, ein klares Ziel der Rolle zusammenfasst und eine sinnvolle Aufgabenbeschreibung als wertvolles Werkzeug bei der Orientierung neuer Mitarbeiter in ihrer Rolle in der Abteilung beinhaltet.

Bei der Einstellung sollte der Onboarding-Prozess Ihres Fertigungsunternehmens eine kritische Komponente der Einstellung von Mitarbeitern definieren und zu erhöhter Bindung führen. Dieser Teil des Einstellungsprozesses setzt den Ton für die Position, das Unternehmen, die Erwartungen neuer Mitarbeiter, Richtlinien und Verfahren, fördert einen Zwei-Wege-Kommunikationsprozess, bietet eine Roadmap für Erfolg und bekräftigt, dass alle Neueinstellungen gut abschneiden wollen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Checkliste mit Erwartungen für den Neueinsteiger erstellen, Zeit und Ressourcen für Pre-Hiring-Papierkram einplanen und ein New-Hire-Orientation-Training an ihrem ersten Tag definieren. Um Ihren Neueinsteiger in den Schoß Ihres Fertigungsunternehmens zu bringen, integrieren Sie einen formalen Check-in-Prozess am Ende ihrer ersten Woche, dann nach 30, 60 und 90 Tagen.

Zusätzlich kann die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs Ihrem Neueinsteiger helfen, in ihre Position zu wechseln. Dieses Handbuch reduziert potenzielle Haftung, obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben. Im Wesentlichen skizziert es Richtlinien und Beschwerdeverfahren für alle, etabliert Grenzen und verhindert Missverständnisse. So reduziert es die Zeit, die für die Verwaltung von Fragen darüber aufgewendet wird, was erlaubt ist, schafft Konsistenz in der Behandlung von Anfragen und Benefits und bietet sogar rechtliche Schutzmaßnahmen, falls Praktiken jemals vor Gericht angefochten werden.

Lohnbestimmungen (Wage Orders)

2019 wurden mehr als 9,27 Milliarden Dollar, die US-Arbeitnehmern mit weniger als 13 $ pro Stunde (Privatsektor, nicht gewerkschaftlich organisiert) geschuldet waren, von Arbeitgebern eingestrichen, die Schiedsverfahren auf ihre Mitarbeiter erzwangen. Es wird geschätzt, dass über 4,6 Millionen Arbeiter im letzten Jahr Lohndiebstahl erlebt haben. Private Anwälte erwirkten 467 Millionen Dollar in Lohn- und Stundenklagen.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Lohn- und Stundenregeln befolgen, Überstundenregeln verstehen und anwenden, Trinkgelddiebstahl eliminieren, sicherstellen, dass alle Mahlzeiten- und Pausenzeiträume fest verankert sind, und generell die Gesundheit und Sicherheit der Arbeiter in Ihrer Fertigungsorganisation schützen.

Wie man Korrekturmaßnahmen ergreift

Korrekturmaßnahmen in Ihrem Fertigungsunternehmen sollten dieser allgemeinen Operationsreihenfolge folgen:

• Mündliche Verwarnung/Rüge
• Schriftliche Verwarnung/Rüge
• Probezeit
• Suspension
• Urlaub mit/ohne Bezahlung
• Degradierung
• Trennung

Bei der Ergreifung von Korrekturmaßnahmen stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Enten in einer Reihe haben:

1. Ein Mitarbeiterdisziplinarformular haben.
2. Eine vollständige und faire Untersuchung durchführen.
3. Die Fakten ermitteln. Objektiv sein. Klar und spezifisch sein.
4. Das Formular ausfüllen, solange die Fakten frisch sind.
5. Die schriftliche Bestätigung des Mitarbeiters einholen.
6. Dem Mitarbeiter erlauben, das Verhalten zu erklären. Fair sein.
7. Den Disziplinarprozess als positive Erfahrung nutzen, wenn möglich.

Kündigungsrichtlinien

Bestimmte staatliche und bundesstaatliche Gesetze regeln, unter welchen Umständen ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter gehen lassen darf. Zum Beispiel dürfen Arbeitgeber einen Arbeiter nicht aus diskriminierenden Gründen entlassen, wie der Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft oder Behinderung des Arbeiters. Mitarbeiter dürfen auch nicht als Vergeltung für die Geltendmachung ihrer gesetzlichen Rechte entlassen werden. Sollte ein Arbeitgeber gegen eines dieser Gesetze verstoßen, könnte er sich rechtlichen Schritten des entlassenen Mitarbeiters ausgesetzt sehen.

Kalifornien ist ein At-Will-Beschäftigungsstaat, wie die meisten anderen Staaten im Land. Unter der At-Will-Beschäftigungsdoktrin ist die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung freiwillig und kann von jeder Partei jederzeit beendet werden. Es bedarf keines Grundes für die Kündigung und keiner Kündigungsfrist. Dies gibt einem Arbeitgeber jedoch nicht das Recht, einen Mitarbeiter in jeder Situation zu entlassen. Daher sollten Arbeitgeber sich der Ausnahmen bewusst sein, die zur At-Will-Beschäftigungsdoktrin existieren.

Andererseits gibt At-Will-Beschäftigung einem Arbeitgeber nicht die Carte Blanche, einen Mitarbeiter in jeder Situation zu entlassen. Mitarbeiter sind durch staatliche und bundesstaatliche Gesetze davor geschützt, aus diskriminierenden Gründen entlassen zu werden, sowie als Vergeltung für die Geltendmachung ihrer Rechte. Arbeitgeber sind auch verpflichtet, die Bedingungen eines Arbeitsvertrags oder einer Gewerkschaftsvereinbarung einzuhalten. Arbeitgeber, die gegen eines dieser Arbeitsgesetze verstoßen, können für den entlassenen Mitarbeiter's entgangenen Lohn, Benefits und Anwaltskosten haftbar gemacht werden.

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters stellen Sie sicher, Folgendes zu tun:

• Den finalen Gehaltsscheck vorbereiten, einschließlich ungenutztem Urlaubsgeld.
• Die Situation dokumentieren. Ruhig & klar dem Mitarbeiter erklären.
• Ein Exit-Interview durchführen, um Firmeneigentum einzusammeln, es sei denn, die Kündigung ist dringend.
• Gebäude-, Computer-, Werkzeugzugriff deaktivieren.
• Den Mitarbeiter zum Sammeln ihres persönlichen Eigentums begleiten, falls zutreffend.
• Nicht drohen oder vergeltungsschlagen.
• Behörden beim ersten Anzeichen von Widerstand oder potenzieller Gewalt kontaktieren.

Workforce Enhancement

Diversity, Equity & Inclusion

Diversity ist die Präsenz von Unterschieden innerhalb einer gegebenen Umgebung. Am Arbeitsplatz kann das Unterschiede in Rasse, Ethnizität, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter und sozioökonomischer Klasse bedeuten. Entlang derselben Linien ist Equity der Akt, sicherzustellen, dass Prozesse und Programme unparteiisch, fair sind und gleiche mögliche Ergebnisse für jeden Einzelnen bieten. Umfassend ist Inclusion die Praxis, sicherzustellen, dass Menschen ein Zugehörigkeitsgefühl am Arbeitsplatz empfinden. Das bedeutet, dass sich jeder Mitarbeiter wohl und von der Organisation unterstützt fühlt, wenn es darum geht, sein authentisches Selbst zu sein.

Unconscious Bias sind die sozialen Stereotype über bestimmte Gruppen von Menschen, die Individuen außerhalb ihres eigenen bewussten Bewusstseins bilden. Jeder hält unbewusste Überzeugungen, und diese Biases stammen aus der Tendenz, soziale Welten durch Kategorisierung zu organisieren. Andererseits ist bewusster Bias in seiner extremen Form durch offenes negatives Verhalten gekennzeichnet, das durch physische und verbale Belästigung oder durch subtilere Mittel wie Ausgrenzung ausgedrückt werden kann.

Mitarbeiterempfehlungen

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist eine Rekrutierungsstrategie, bei der Arbeitgeber aktuelle Mitarbeiter durch Belohnungen ermutigen, qualifizierte Kandidaten für Jobs in ihren Organisationen zu empfehlen. Zum Beispiel bleiben Neueinstellungen, die über ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm gewonnen werden, mit größerer Wahrscheinlichkeit in Ihrem Unternehmen, und 82 % der Mitarbeiter bewerteten Mitarbeiterempfehlungen über allen anderen Sourcing-Optionen als die beste ROI. Empfohlene Mitarbeiter beginnen ihren Job früher als Einstellungen aus anderen Quellen; tatsächlich nach 29 Tagen für erstere und nach 55 Tagen für Kandidaten von Karriereseiten.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind formale Programme, die Arbeitgeber eingerichtet haben, um Mitarbeiter zu ermutigen, Kandidaten für Jobs im Unternehmen zu empfehlen. Empfehlungsprogramme kommen sowohl dem Arbeitgeber als auch den aktuellen Mitarbeitern zugute. In manchen Fällen kann ein Bonus verdient werden, wenn ein empfohlener Kandidat eingestellt wird. Sie können zu erhöhter Mitarbeiterbindung beitragen und den Wert und das Budget (Minimum bis Maximum) bei der Implementierung eines Programms bestimmen.

Belohnungen und Anerkennung für herausragende Mitarbeiter

Mitarbeiter zu belohnen und anzuerkennen, führt zu größerem Mitarbeiterengagement, was die Bindung erhöht und hilft, einen positiveren Arbeitsplatz insgesamt zu schaffen. Die Integration eines Belohnungs- und Anerkennungsprogramms hilft, das Mitarbeiterengagement zu steigern, was zu vielen Vorteilen für das Unternehmen führt, einschließlich:

• Motivation steigern
• Wertschätzung zeigen
• Freundlichen Wettbewerb fördern
• Produktivität verbessern
• Mitarbeiterbindung steigern
• Positiven Arbeitsplatz schaffen

CMTC dient exklusiv Kaliforniens Herstellern als Teil des NIST MEP National Network!

Das National Institute of Standards and Technology (NIST) gründete die Manufacturing Extension Partnership (MEP) 1988 mit der Mission, die Produktivität und technologische Leistung der US-Fertigung zu verbessern. Durch seine Kooperationen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene arbeiten MEP Centers mit Herstellern zusammen, um neue Produkte und Kunden zu entwickeln, Märkte zu erweitern und zu diversifizieren, neue Technologien zu übernehmen und Wert innerhalb von Lieferketten zu steigern.

Als Teil des NIST MEP National Network dient CMTC als vertrauenswürdiger Berater für kleine und mittelständische Hersteller (SMMs), um ihre HR-Probleme zu lösen und Lösungen zu finden, die ihre Organisationen sicher und compliant halten.

Unser Ziel bei CMTC ist es, sicherzustellen, dass die Fertigungsunternehmen, die wir bedienen, die aktuellsten Compliance-Maßnahmen verstehen und diese effektiv durchsetzen, um ihre Mitarbeiter zu schützen und Non-Compliance-Strafen zu vermeiden. Wir verstehen, dass Compliance-Gesetze sich ständig ändern und schwer zu verfolgen sein können, weshalb unsere Experten hier sind, um zu helfen! Kontaktieren Sie uns noch heute!