Wie Spend-Management-Lösungen private Universitäten stärken

Stand 2017 gab es 4.289 Colleges oder Universitäten in den USA. Etwa 40 % davon sind privat. Da sie keine Mittel von Landesparlamenten erhalten, müssen private Hochschulen stärker auf Studiengebühren und Spenden zur Deckung der Betriebskosten setzen. Das resultiert typischerweise in engeren Budgets und engmaschiger Ausgabenüberwachung.

Finanzoperationen privater Universitäten können noch verwickelter werden, wenn sie mehrere Campusse mit verschiedenen Programmen betreiben. Spend-Management-Software hilft Universitätsverantwortlichen, Finanzoperationen standortübergreifend zu straffen. Sie ermöglicht auch bessere Budgettransparenz, effektiveres Management Gesamtausgaben und die Fähigkeit, Ergebnisse für Einschreibungs- oder Fundraising-Kampagnen vorherzusagen.

Dieser Grad an Einsicht wird immer wichtiger, da die von Universitäten eingeworbenen Summen weiter wachsen. Laut Council for Advancement and Support of Education sammelten US-Universitäten 2018 46,7 Mrd. $ ein – 7,2 % mehr als 2017.

Gute Beziehungen zu Spendern sind essenziell für den Erfolg. Ein Weg: Spendern erlauben, zu wählen, wohin ihr Geld fließt. Ein Spend-Management-System umfasst ein Dashboard, das Außenstehenden solchen Einblick gibt. Es erlaubt Universitätsführung auch, die Informationsmenge zu steuern, die Spender sehen können.

Das Tool hilft Institutionen wie der George Washington University, Ausgaben über mehrere Campusse zu zentralisieren und zu managen, die diverse einzigartige Programme und Abteilungen haben können. Ein einzelner Fall von Mittelumleitung unter diesen Standorten kann ernste Probleme nach sich ziehen. Durch Implementierung von Spend-Management-Software im Backend ihrer Finanz- oder Beschaffungssysteme erhalten Universitätsmanager Zugriff auf einen vollständigen Audit Trail aller Ausgaben.

Bei den täglichen Geldflüssen an privaten Universitäten ist es imperativ, eine Spend-Management-Lösung zu implementieren, um Compliance zu sichern und Fehlerrisiken zu reduzieren. Diese Lösungen machen nicht nur das Leben von Universitätsverantwortlichen einfacher und weniger chaotisch, sondern fördern auch positive Beziehungen zu Alumni und Spendern.

Stanton Jandrell ist CEO von Fraxion.