Wie Spend-Management-Lösungen privaten Universitäten helfen können

Im Jahr 2017 gab es in den USA 4.289 Colleges oder Universitäten. Etwa 40 Prozent dieser Institutionen sind privat. Da private Hochschulen keine Finanzierung durch den Landesgesetzgeber erhalten, sind sie stärker auf Studiengebühren und Spenden angewiesen, um die Betriebskosten zu decken. Dies führt in der Regel zu knapperen Budgets und einer genauen Überwachung der Ausgaben.

Die Finanzoperationen privater Universitäten können noch komplizierter werden, wenn sie mehrere Standorte mit einer Vielzahl von Programmen unterhalten. Spend-Management-Software hilft Universitätsbeamten, die Finanzabläufe an allen Standorten zu rationalisieren. Es ermöglicht auch eine bessere Transparenz des Haushalts, eine effektivere Verwaltung der Gesamtausgaben und die Möglichkeit, die Ergebnisse von Registrierungs- oder Spendenkampagnen vorherzusagen.

Dieser Erkenntnisgrad wird immer wichtiger, je mehr Geld die Universitäten einwerben. Laut dem Council for Advancement and Support of Education haben US-Universitäten im Jahr 2018 46,7 Milliarden US-Dollar gesammelt, 7,2 Prozent mehr als 2017.

Gute Beziehungen zu Spendern sind für den Erfolg unabdingbar. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, den Spendern die Wahl zu lassen, wohin ihr Geld fließt. Ein Ausgabenverwaltungssystem umfasst ein Dashboard, das externen Parteien solche Einblicke bietet. Darüber hinaus können Universitätsleitungen die Menge an Informationen kontrollieren, die Spender sehen können.

Das Tool hilft Institutionen wie der George Washington University, Ausgaben über mehrere Standorte hinweg zu zentralisieren und zu verwalten, die möglicherweise über eine Reihe einzigartiger Programme und Abteilungen verfügen. Ein einzelner Vorfall der Fehlleitung von Geldern zwischen diesen Websites kann zu ernsthaften Problemen führen. Durch die Implementierung von Ausgabenmanagement-Software im Back-End ihrer Finanz- oder Beschaffungssysteme erhalten Hochschulmanager Zugang zu einem vollständigen Prüfpfad aller Ausgaben.

Bei den täglich ein- und ausgehenden Geldbeträgen an privaten Universitäten ist es unerlässlich, eine Spend-Management-Lösung zu implementieren, um die Compliance zu gewährleisten und das Fehlerrisiko zu reduzieren. Diese Lösungen werden nicht nur das Leben von Universitätsbeamten einfacher und weniger chaotisch machen, sondern auch positive Beziehungen zu Alumni und Spendern fördern.

Stanton Jandrell ist CEO von Fraxion .