Verbesserung des Lieferantenmanagements durch Optimierung der Genehmigungen

Unternehmen arbeiten aus vielen Gründen mit Drittanbietern zusammen. Unabhängig davon, ob sie Auftragnehmer einsetzen, um ihre Belegschaft zu ergänzen, Fähigkeiten zu erweitern oder Kunden besser zu bedienen, sind Anbieter ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Betriebs.

Die besten Anbieter tun alles, um ihre Kunden zufrieden zu stellen. Dennoch gibt es bei jedem Anbieterengagement bestimmte Herausforderungen, z. B. die Verwaltung von Verträgen, die pünktliche Zahlung und die Überwachung der Geschäftsbeziehung. Viele erreichen gleichzeitig einen Engpass:Zulassungen.

Um beschädigte Beziehungen, Zeitverlust und Geldverschwendung zu vermeiden, müssen Unternehmen den Genehmigungsprozess optimieren, der ein wesentlicher Kontrollpunkt für ein effektives Lieferantenmanagement ist.

Unternehmen auf Unternehmensebene verwalten ihren Betrieb in der Regel über Dutzende von Software-as-a-Service (SaaS)-basierten und On-Premise-Lösungen. Der durchschnittliche Mitarbeiter außerhalb der IT braucht oft nie mehr als einen kleinen Bruchteil dieser Plattformen und kann sich schnell mit den wenigen Lösungen vertraut machen, die für ihre Arbeit tatsächlich relevant sind.

Manager und andere Führungskräfte benötigen jedoch Logins, um auf Dutzende dieser Plattformen zuzugreifen, damit sie die Genehmigungen auf jeder verwalten können. Ihre tägliche Arbeit erfordert nicht unbedingt Plattform-Know-how. Wenn es darum geht, Genehmigungen zu verwalten, wissen sie entweder nicht, wie sie die Plattform verwenden sollen, oder sie verlassen sich auf eine Reihe von E-Mail-Benachrichtigungen, um Genehmigungen zu verwalten. Dadurch verpassen sie oft Fristen oder lassen ein paar durch die Ritzen rutschen. Ohne eine Genehmigungsplattform können Projekte und Verträge zum Erliegen kommen oder ganz auseinanderfallen – alles nur, weil eine E-Mail in den falschen Ordner oder Posteingang gelandet ist.

Komplexe oder unklare Prüfketten führen häufig zu Verzögerungen bei Genehmigungen, was zu versäumten Zahlungsfristen und verspäteten Gebühren führt. Mit besseren Prozessen und leicht verständlichen Genehmigungssystemen können Unternehmen sogar Zahlungen voraussetzen und einen Rabatt für vorzeitige Zahlungen erhalten. Durch die Straffung der Bewertungskette und die Bereitstellung besserer Lösungen für Manager und andere Führungskräfte können Unternehmen kein Geld mehr in Form von verspäteten Gebühren und verpassten Rabattmöglichkeiten verlieren.

Verpasste Genehmigungen können wochen- oder sogar monatelange Überprüfungen und Verhandlungen mit Auftragnehmern zunichte machen. Wenn die Zahlungen ausfallen, kündigen Drittanbieter ihren Vertrag mit einem Unternehmen, und ohne einen unterzeichneten Vertrag wird ein neuer Anbieter weiterziehen und einen anderen Kunden finden, um seine Kapazitäten auszufüllen. In beiden Fällen wird die Abteilung, die den Anbieter benötigt, auf den ersten Platz gedrängt und muss möglicherweise wesentliche Geschäftsvorgänge einstellen, während ein neuer Anbieter identifiziert wird. Der Prozess wird wahrscheinlich durch die einfache Tatsache verschlimmert, dass der neue Vertrag denselben Genehmigungsprozess durchlaufen muss, der das Scheitern überhaupt verursacht hat. Während der neue Auftragnehmer oder Verkäufer identifiziert und überprüft wird, führen Betriebsverzögerungen zu Umsatzeinbußen und einem erhöhten Organisationsrisiko.

Um zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit langsamen oder verlorenen Genehmigungen zu vermeiden, können Unternehmen einige proaktive Schritte unternehmen, um eine Vertragsauflösung zu verhindern. Durch klare Definition der Beziehungen zu Auftragnehmern und Maßnahmen zur Verbesserung interner Prozesse können Genehmigungen so weit beschleunigt werden, dass genehmigungsbedingte Umsatzeinbußen kein Thema mehr sind.

Ausschreibungen (RFPs) müssen klar sein und die Bedürfnisse des Unternehmens von Beginn der Beziehung an artikulieren. Sie sollten auch die Erwartungen an den Auftragnehmer skizzieren und leicht verständliche Definitionen des Erfolgs während der Dauer der Beziehung enthalten. Durch die Festlegung strenger Richtlinien im RFP, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, kann ein Unternehmen einen qualitativ hochwertigen Anbieter auswählen, dessen Fähigkeiten und Erwartungen am besten mit dem Unternehmen übereinstimmen.

Nichts ist in der Anfangsphase der Lieferantenbeziehung wichtiger als der Vertrag. Das Unternehmen muss wichtige Meilensteine ​​festlegen, einschließlich Start- und Enddaten; definieren betriebliche und verfahrenstechnische Anforderungen und skizzieren Arbeitsspezifikationen klar. Durch die Wiederholung der in der Ausschreibungsphase dargelegten Erwartungen kann das Unternehmen dem Auftragnehmer Konsequenz demonstrieren und weiterhin die Grundlage für seine eigenen Mitarbeiter schaffen, um die Beziehung effizient zu verwalten.

Ein Scope of Work (SOW) ist eine kritische Ergänzung zum Vertrag. Wenn ein Vertrag möglicherweise nicht alle Einzelheiten eines Projekts oder einer laufenden Aufgabe enthält, kann eine SOW einen offenen Kommunikationskanal zwischen dem Unternehmen und seinem Lieferanten schaffen, indem Zahlungspläne erstellt und die Verantwortlichkeiten beider Parteien klar definiert werden. Dies kann auch eine Gelegenheit sein, beide zu schützen, indem messbare Haftungsbeschränkungen festgelegt werden.

Sobald ein Vertrag unterzeichnet und mit den Arbeiten begonnen wurde, muss das Unternehmen die in der Ausschreibung, dem Vertrag und der Leistungsbeschreibung festgelegten Bedingungen einhalten. Wenn es richtig gemacht wurde, hat das Unternehmen überlegt, wie es Tools und Prozesse implementieren kann, die ein effizientes Genehmigungssystem ermöglichen, und kann sich dann positionieren, um diesen Plan umzusetzen. Durch die Verfolgung regelmäßiger Zahlungsfristen, abgeschlossener Arbeiten und unvorhersehbarer externer Effekte, die möglicherweise während der Ausführung aufgetreten sind, müssen Sie nur noch sicherstellen, dass die Unternehmensleiter problemlos auf alle erforderlichen Genehmigungen zugreifen und diese unterzeichnen können, wodurch Zeit und Geld gespart und fragile Lieferanten geschont werden Beziehungen.

Während Lieferantenbeziehungen aufgrund verspäteter oder verlorener Genehmigungen zusammenbrechen können, können Unternehmen mit der richtigen Planung und den richtigen Prozessen die Lieferanten zufrieden stellen und den Genehmigungsstress abbauen. Dadurch können sich Mitarbeiter auf allen Ebenen auf andere Aufgaben konzentrieren.

Genehmigungen sollten aus E-Mails entfernt und in einer leicht verständlichen Unternehmensgenehmigungsplattform konsolidiert werden, damit Manager und Führungskräfte schnell und effizient Entscheidungen treffen können, unabhängig davon, ob sie Genehmigungen lieber über ihr mobiles Gerät, einen Desktop-Browser oder sogar über ein mobiles Gerät verwalten möchten Kollaborationstool wie Slack oder Microsoft Teams. Wenn Genehmigungen reibungslos verlaufen, haben sie einen tiefgreifenden Einfluss darauf, dass ein Unternehmen potenzielle Verluste und Fallstricke in seinen Beziehungen zu Drittparteien verhindert.

Dave Charlesworth ist Vice President of Sales bei Capriza, einer Plattform für Unternehmenszulassungen.