Vendor Management optimieren: Genehmigungsprozesse straffen für schnellere, smartere Partnerschaften

Unternehmen arbeiten mit Drittanbietern aus vielen Gründen. Ob sie Contractors zur Workforce-Ergänzung, Kapazitätserweiterung oder besseren Kundenservice einsetzen – Vendoren sind essenzieller Teil des täglichen Betriebs.

Die besten Vendoren tun alles, um ihre Kunden glücklich zu machen. Doch in jedem Vendor-Engagement bestehen Herausforderungen: Vertragsmanagement, pünktliche Zahlungen, Beziehungsüberwachung. Viele erreichen einen Flaschenhals am selben Punkt: Genehmigungen.

Um beschädigte Beziehungen, verlorene Zeit und verschwendetes Geld zu vermeiden, müssen Unternehmen herausfinden, wie sie den Genehmigungsprozess straffen – einen essenziellen Kontrollpunkt für effektives Vendor Management.

Enterprise-Unternehmen managen Operationen typischerweise durch Dutzende SaaS-basierter und On-Premise-Lösungen. Der durchschnittliche Nicht-IT-Mitarbeiter nutzt nur einen kleinen Bruchteil dieser Plattformen und baut schnell Profizienz in den wenigen für seinen Job relevanten Lösungen auf.

Manager und Business Leader hingegen brauchen Logins für Dutzende Plattformen, um Genehmigungen in jedem zu managen. Ihr Tagesgeschäft erfordert nicht zwingend Plattform-Expertise, also wissen sie beim Genehmigungsmanagement oft nicht, wie die Plattform zu bedienen ist, oder sie verlassen sich auf E-Mail-Alerts. Ergebnis: verpasste Deadlines, Dinge fallen durchs Raster. Ohne Genehmigungsplattform können Projekte und Verträge zum Stillstand kommen oder ganz scheitern – nur weil eine E-Mail im falschen Ordner oder Postfach landete.

Komplexe oder unklare Review-Ketten verursachen häufig Genehmigungsverzögerungen, resultieren in verpassten Zahlungsfristen und Säumnisgebühren. Mit besseren Prozessen und verständlichen Genehmigungssystemen können Unternehmen sogar Zahlungen vorziehen und Early-Payment-Discounts erhalten. Durch Straffung der Review-Kette und bessere Lösungen für Manager und Leader können Unternehmen Geldverluste durch Säumnisgebühren und verpasste Discount-Chancen stoppen.

Verpasste Genehmigungen können Wochen oder Monate an Vetting und Verhandeln mit Contractors zunichtemachen. Wenn Zahlungen scheitern, kündigen Drittanbieter ihren Vertrag, und ohne unterschriebenen Vertrag geht ein neuer Vendor weiter und findet einen anderen Klienten. In beiden Fällen wird die abteilungsseitig benötigte Vendor-Unterstützung auf Null zurückgesetzt, und essenzielle Business-Operationen müssen möglicherweise gestoppt werden, während ein neuer Vendor identifiziert wird. Der Prozess wird verschlimmert, da der neue Vertrag denselben Genehmigungsprozess durchlaufen muss, der ursprünglich scheiterte. Während der neue Contractor identifiziert und geprüft wird, resultieren operative Verzögerungen in Umsatzverlust und erhöhtem Organisationsrisiko.

Um zusätzliche Kosten durch langsame oder verlorene Genehmigungen zu vermeiden, können Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um Vertragskündigungen zu verhindern. Durch klare Definition der Contractor-Beziehungen und Verbesserung interner Prozesse können Genehmigungen so beschleunigt werden, dass genehmigungsbedingter Umsatzverlust keine Sorge mehr ist.

Klarheit von Anfang an: RFPs

Requests for Proposal (RFPs) müssen klar sein und die Unternehmensbedürfnisse von Beziehungsbeginn an artikulieren. Sie sollten auch Erwartungen an den Contractor skizzieren, mit leicht verständlichen Definitionen, wie Success während der Beziehungsdauer aussieht. Durch starke Guidelines im RFP vor Vertragsunterzeichnung rüstet sich ein Unternehmen, einen hochwertigen Vendor zu wählen, dessen Fähigkeiten und Erwartungen optimal zum Business passen.

Der Vertrag: Fundament der Beziehung

In den initialen Phasen der Vendor-Beziehung ist nichts wichtiger als der Vertrag. Das Unternehmen muss Key Milestones festlegen – Start- und Enddaten; operative und prozedurale Anforderungen definieren; Work Specifications klar umreißen. Durch Rekapitulation der im RFP-Stage gelegten Erwartungen demonstriert das Unternehmen Konsistenz gegenüber dem Contractor und legt weiter Grundstein für effizientes Beziehungsmanagement durch eigene Mitarbeiter.

Scope of Work (SOW): Kritische Ergänzung

Ein Scope of Work (SOW) ist kritische Ergänzung zum Vertrag. Wo der Vertrag nicht alle Spezifika eines Projekts oder laufenden Tasks enthält, schafft ein SOW offenen Kommunikationskanal zwischen Business und Vendor, indem er Zahlungszeitpläne festlegt und Verantwortlichkeiten beider Parteien klar definiert. Dies ist auch Chance, beide Seiten durch messbare Haftungsbegrenzungen zu schützen.

Execution & Follow-through

Nach Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn muss das Business die im RFP, Vertrag und SOW ausgeführten Terms durchhalten. Wenn richtig gemacht, hat das Business berücksichtigt, wie Tools und Prozesse für ein effizientes Genehmigungssystem implementiert werden können, und kann sich positionieren, darauf auszuführen. Durch Tracking periodischer Zahlungsfristen, erledigter Arbeit und unvorhergesehener Externalities während der Execution bleibt nur: sicherstellen, dass Business Leader einfach auf alle nötigen Genehmigungen zugreifen und sie abzeichnen können – Zeit und Geld sparen, fragile Vendor-Beziehungen bewahren.

Während Vendor-Beziehungen durch verzögerte oder verlorene Genehmigungen zerbrechen können, können Unternehmen Vendoren glücklich machen und Genehmigungsstress entfernen mit richtiger Planung und Prozessen. Ergebnis: Mitarbeiter aller Ebenen werden frei, sich auf andere Tasks zu fokussieren.

Genehmigungen sollten aus E-Mail entfernt und in eine verständliche Enterprise-Genehmigungsplattform konsolidiert werden, damit Manager und Business Leader schnell und effizient entscheiden können – ob per Mobile Device, Desktop Browser oder Collaboration Tool wie Slack oder Microsoft Teams. Wenn Genehmigungen reibungslos laufen, haben sie profunden Effekt darauf, dass ein Business potenzielle Verluste und Fallstricke in Drittanbieterbeziehungen verhindert.

Dave Charlesworth ist Vice President of Sales bei Capriza, einer Enterprise-Genehmigungsplattform.