Carrier Procurement transformieren: Wie Daten Genauigkeit und Agilität in RFPs treiben

Die meisten Supply-Chain-Profis würden zustimmen, dass der traditionelle jährliche, netzwerkweite Carrier-Beschaffungsprozess Ineffizienzen aufweist. Zugang zu besseren Daten verändert die Arbeitsweise von Organisationen – und es ist Zeit, dass sich auch Transportstrategien ändern. Doch viele Transportabteilungen führen weiterhin die gleichen Rituale durch.

Der Status quo und seine Probleme

Historisch war der Carrier-Beschaffungsprozess zeitintensiv. Versender investieren viel Zeit in die Vorbereitung und Prüfung von Requests for Proposals (RFPs), um basierend auf Preis, Service, Zuverlässigkeit und Netzwerkkompatibilität die richtigen Carrier zu identifizieren. Im Gegenzug investieren Carrier Zeit in die Beantwortung dieser RFPs. Nach einem typischerweise langen und mühsamen Prozess werden Vereinbarungen getroffen und Verträge unterzeichnet.

Im Laufe der Zeit können unvorhergesehene Herausforderungen und Veränderungen in den Transportnetzwerken beider Parteien dazu führen, dass Vereinbarungen auseinanderbrechen. Die Folge: Versender suchen händeringend neue Carrier-Partner im Spot-Markt oder über Brokerage, oder Carrier suchen zusätzliche Truckloads zur Kapazitätsauslastung.

Mit den richtigen Daten, die Beschaffungsstrategien antreiben, führen bessere RFP-Praktiken zu stabileren und produktiveren Netzwerken sowie stärkeren Shipper-Carrier-Beziehungen.

Ein stärkeres Transportnetzwerk aufbauen

Das Sichtbarkeitsproblem

Was hält Versender von besseren Transport-RFPs ab? Fehlende Transparenz über ihre unmittelbaren Netzwerke und ihren eigenen Fracht-Footprint hinaus. Die einem Versender verfügbaren Informationen beschränken sich auf seinen eigenen Netzwerk-Footprint – aber das ist nur ein winziger Teil eines viel größeren Bildes. Wenn Versender durch unvollständige Datensätze limitiert sind, können sie nicht verstehen, wie Carrier-Netzwerke mit dem breiteren Fracht-Ökosystem interagieren.

Mit dem richtigen Transportpartner können Versender präzisere und robustere Daten nutzen, um einen breiteren Blick auf Carrier-Netzwerke außerhalb ihres eigenen zu erhalten – als Input für ihre Fracht-Beschaffungsstrategien. Sie können den Fracht-Footprint ähnlicher Versender in den USA evaluieren und auf Lane-Level-Performance herunterbrechen, um alle Faktoren zu berücksichtigen, die Rate-Ergebnisse beeinflussen.

Die Grenzen traditioneller Daten

Ein traditioneller Supply-Chain-Berater könnte Versendern vor dem RFP einen Datendump liefern. Diese Information bietet Momentaufnahmen aus bestimmten Zeitpunkten des Vorjahres. Das Problem: Solche Daten sind zu episodisch und können durch ihren begrenzten Umfang verzerrt sein. Sie mögen helfen, Makrotrends zu identifizieren, aber umfassendere Transportdaten mit höherer Granularität eröffnen strategisches Potenzial, spezifisch für das Netzwerk des Versenders.

Die Daten des letzten Jahres sind begrenzt in ihrer Fähigkeit, einem Versender bei der Navigation durch Unsicherheit nach Naturkatastrophen zu helfen, Orientierung nach unerwarteten wirtschaftlichen Veränderungen zu geben oder zu zeigen, dass Carrier den neuesten Frachtvereinbarungen entsprechen.

Stattdessen sollten Versender die lebendigen Daten hinter sich ständig entwickelnden Transportnetzwerken analysieren und Informationen und Insights viel näher an Echtzeit bringen. Dies fügt der Supply-Chain-Strategie Agilität hinzu und ermöglicht Transportverantwortlichen, das ganze Jahr über fortlaufende, berechnete Anpassungen vorzunehmen.

Den richtigen Carrier-Mix identifizieren

Der Legacy-Ansatz für ein Carrier-RFP besteht darin, einfach das Netzwerk des Versenders auszuschreiben. Leider werden oft anekdotische Evidenzen für Carrier-RFPs herangezogen. Supply-Chain-Profis hören Geschichten von Branchenkollegen und Vorgängern darüber, welchen Carriern sie vertrauen können – aber diese anekdotischen Informationen können unzuverlässig sein. Dieser Bias beeinflusst, welche Carrier auf die Shortlist kommen.

Die Reputation eines Carriers zu berücksichtigen ist sicherlich klug. Aber Geschichten mit harten Zahlen zu untermauern, ist ein viel stärkerer Weg, um zu bestimmen, welche Carrier in RFP-Events aufgenommen werden sollen. Abgesehen von der Reputation sollten Versender prüfen, ob der Carrier gut zu ihrem Netzwerk passt. Die Auswertung vertrauenswürdiger Daten ist der Weg, wie diese Entscheidung getroffen werden muss.

Versender haben tendenziell eine Kern-Gruppe von Carriern, mit denen sie langjährige Beziehungen pflegen. In vielerlei Hinsicht ist das ideal. Starke Beziehungen sind nötig, um die Lieferkette zu stützen. Doch weil Märkte sich ständig ändern, ist es imperativ, dass Versender Daten prüfen und Carrier-Partner regelmäßig neu evaluieren, um zu bestimmen, ob sie noch die richtige Passform für das Transportnetzwerk des Versenders darstellen.

Traditionell führen viele Versender RFPs unter der Denkweise durch: Der Carrier mit dem niedrigsten Gebot gewinnt den Auftrag. Aber zu viele Low-Cost-Carrier, die schlechten Service und unzuverlässige Kapazität bieten, führen zusätzliche Risiken in das Transportnetzwerk ein.

In manchen Fällen scheitern diese Partnerschaften, weil der Carrier keine natürliche Ausrichtung auf die Sendungen des Versenders hat. Das Low-Cost-Gebot kostet den Versender nun extra, da er auf den Spot-Markt ausweichen muss, um kurzfristig neue Carrier zu finden. Das bedeutet wahrscheinlich, dass der Versender höhere Frachtraten zahlt als ursprünglich erwartet.

Das lässt sich vermeiden, wenn der Versender die richtigen Daten nutzt, um von Anfang an einen stabilen Partner zu identifizieren, und dann Performance und Fit kontinuierlich überwacht. Carrier-Partner zu identifizieren, die über typische Erwartungen hinaus am besten zum Netzwerk passen, bietet erhebliche Vorteile für Versender und Carrier gleichermaßen.

Kleine und mittlere Carrier nicht übersehen

Eine häufig verpasste Chance bei größeren Versendern ist die Berücksichtigung kleiner bis mittlerer Carrier. Zwar halten „Top-Carrier“ den Großteil des Marktanteils, doch die Partnerschaft mit Carriern, die kleinere Flotten betreiben, Frachtspezialisierung bieten oder eine bestimmte Region bedienen, bietet einzigartige Vorteile.

Ein kleinerer Carrier hat vielleicht kein großes Vertriebsteam oder umfangreiches Marketingbudget, könnte aber dennoch ideal zum Transportnetzwerk des Versenders passen. Carrier, die sich auf regionalen Service konzentrieren, können gute Partner sein, weil sie aktive Netze um wichtige Lanes herum haben. Während nationale Carrier Lkws in diese Gebiete schicken könnten, käme das mit dem Zusatzkosten eines Fahrers aus dichterem Netzwerkvolumen. Kleinere Carrier können auch starke Partner sein, weil sie motiviert sind, die Bedürfnisse des Versenders zu priorisieren, statt nur eine transaktionale Beziehung zu bieten.

Ein gesundes Carrier-Portfolio aufzubauen ist anspruchsvoll. Versender brauchen eine Basis verlässlicher Partner, sollten diese Partnerschaften aber bewerten und offen bleiben für die Zusammenarbeit mit weniger bekannten Carriern – den versteckten Juwelen. Diese kleineren Wachstums-Carrier können die Kern-Carrier im Netzwerk eines Versenders ergänzen. Der beste Weg, diese Balance zu erreichen, ist die Nutzung verlässlicher Transportdaten.

Jenseits der „Einsparungszahl“

Für die meisten Transportverantwortlichen sind Einsparungen und Kostenvermeidung die Bottom Line bei der Arbeit mit Beratern und Partnern: Wie viel Geld sparst du mir? Was ist der ROI? Einsparungszahlen basieren auf alten Daten, die darstellen, wie das Transportnetzwerk letztes Jahr aussah, Umsatzprognosen und das erwartete Produktionsniveau in Fertigungsstätten. Alle Beteiligten wissen, dass dies nur Schätzungen sind und sich die Dinge in den kommenden Monaten sicher ändern werden. Einsparungen in diesem Kontext sind nie garantiert.

Es gibt stärkere Metriken, die mehr Insights und größeren Wert für eine Transportstrategie liefern. Erfüllt der Versender die On-Time-Pickup- und -Delivery-Anforderungen seiner Kunden? Arbeitet der Versender im für sein Transportnetzwerk festgelegten Budget? Diese Ziele sollten genauso wichtig sein wie die Senkung der Transportkosten, basierend auf einer subjektiven Einsparungszahl, die zu Beginn des RFP-Prozesses definiert wird.

Der Bedarf an präzisen Transportdaten

In einer Zeit, in der E-Commerce und Direct-to-Consumer-Versand für viele Lieferketten zunehmend vital werden, ist Transport ein essenzieller Teil der Ausführung einer effektiven Strategie.

Dass Versender die bestmöglichen Netzwerke aufbauen und betreiben, hilft Transportteams, im Budget zu bleiben und ihre Unternehmen von Wettbewerbern zu differenzieren. Auf so viele Daten wie möglich zugreifen zu können, diese zu interpretieren, Schlüsseltrends zu identifizieren und sie zur Identifikation der besten Partner zu nutzen, ist kritisch für eine agile Lieferkette.

Die Bedeutung dieser Daten reicht über den RFP-Prozess hinaus. Zum Beispiel könnte Datentransparenz den vorteilhaftesten Standort für ein neues Vertriebszentrum identifizieren, basierend auf Zu- und Abfluss von Lkws in einem bestimmten Gebiet. Solches Wissen positioniert den Versender, um leicht auf Fahrzeuge zuzugreifen, die gerade Fracht abgeliefert haben und eine neue Ladung aufnehmen müssen.

Der erste Schritt zu einem effizienteren und effektiveren Transportnetzwerk ist, Supply-Chain-Partner und Expertenberater zu finden, die Zugang zu einer Breite wertvoller Daten bieten. Diese Partner können Versender dabei unterstützen, diese Informationen auf eine effektive Transportstrategie anzuwenden, während sie Performance überwachen und Anleitung für Continuous-Improvement-Initiativen geben.

Beziehungen sind wichtig. Geschichten und Erfahrungen zu Service und Zuverlässigkeit helfen bei der Entscheidungsfindung. Aber die Daten haben ihre eigene Geschichte zu erzählen.

Heather Mueller ist Chief Operating Officer von Breakthrough Supply Chain.