Wie Procurement Officers Wert in fünf Schlüsselbereichen schaffen

Beschaffung wurde nicht immer als der ideale, agile strategische Partner des Unternehmens gesehen. Umständliche Beschaffungsprozesse, lange Kauf- und Vertragszyklen und Lücken in der Domänenexpertise haben zu einer Trennung zwischen Beschaffung und den verschiedenen Geschäftsbereichen geführt, denen sie dient.

Wir, die wir viele Jahre Erfahrung in der Beschaffung haben, wissen, dass es erheblichen Verbesserungsspielraum im gesamten Prozess gibt, besonders im Bereich der Beschaffung hochwertiger, komplexer Dienstleistungen. Obwohl Verbrauchertechnologien riesige Sprünge gemacht haben und alle Aspekte individueller Kauf- und Konsumaktivitäten grundlegend verändert haben, haben Unternehmensbeschaffung und die dabei eingesetzte Technologie spürbar hinterhergehinkt. Praktisch gesehen haben sich Beschaffungsprozesse und -technologie in Jahrzehnten nicht wesentlich geändert.

Neue Chancen durch KI und Machine Learning

Jetzt, mit der zusätzlichen Fähigkeit fortschrittlicher Technologien, einschließlich künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, ändert sich die Dynamik. Diese Fortschritte schaffen eine bedeutende Chance für Chief Purchasing Officers und andere Beschaffungsleiter, dem schnellen Tempo und den Anforderungen eines globalen Geschäftsekosystems zu begegnen.

Gewappnet mit den beispiellosen Einsichten, die KI liefern kann, ist die Beschaffung gerüstet, ein wahrer strategischer Partner für alle Geschäftsbereiche zu werden, der Service-Scoping, Lieferantenidentifikation und -bewertung, Einkauf und laufendes Management 크게 verbessert. Ein strategischer Partner zu sein bedeutet, Organisationskultur und -praxis zu modifizieren, aber transformative Leader, die dies gut machen, liefern bereits neue und innovative Wertquellen für ihre Unternehmen und werden von ihren Peers dafür anerkannt.

Vom Cost-Center zum strategischen Partner

Beschaffungsauftrag war historisch auf Governance, Compliance, Lieferkontinuität und Kostensenkung fokussiert. Oft haben Geschäftsbeteiligte nicht zur Beschaffung für strategische Führung geschaut, weil sie nicht fühlten, dass das funktionale Wissen und die Expertise da waren, um ihre Ziele und Prioritäten zu treffen. Die Zeit ist gekommen, dass dieses Paradigma sich verschiebt. Beschaffung muss sich mit Geschäftsbeteiligten engagieren, nicht weil es vorgeschrieben ist, sondern weil es zu wirkungsvolleren Ergebnissen für das Geschäft führt.

Beschaffung kann jede Geschäfts-Funktion verbessern, indem sie sicherstellt, dass Teams ihre komplexesten Bedürfnisse einfach und digital definieren, diese an den Markt bringen und die besten Lieferanten für ihre Bedürfnisse finden, vergleichen, verhandeln, zuschlagen und unter Vertrag nehmen können.

Es gibt fünf entscheidende Momente in der Beschaffungsreise, wo Beschaffung größeren Wert für seine Stakeholder liefern, interne Partnerschaften stärken und sicherstellen kann, dass Geschäftsbereiche nachhaltige Ergebnisse erzielen.

1. Scoping (Bedarfsdefinition)

Der erste entscheidende Moment ist, wenn ein Geschäftsbeteiligter ein Problem oder eine Chance identifiziert, das er mit einem Drittanbieter adressieren möchte. Oft beginnt der Prozess in der heutigen Umgebung mit einer unklaren Definition der Bedürfnisse oder sogar einer Anforderung, die von einem Lieferanten statt vom Geschäftsbeteiligten definiert wird. Dies führt dazu, dass Beschaffung und potenzielle Lieferanten erhebliche Zeit und Zyklen verschwenden und die Bereitstellung des kritischen Service verzögert wird. Beschaffung kann diese Dynamik ändern, indem sie die Kraft fortschrittlicher Technologien wie KI nutzt, um Stakeholder durch die Erstellung ihrer Anforderungen auf schnellere, genauere und intuitivere Weise zu führen. Wenn die Anforderung alle wesentlichen Bedürfnisse im Voraus erfasst, spart jeder Beteiligte erhebliche Zeit und Zyklen und vermeidet Überkauf oder nachträgliche Change Orders.

2. Identifikation (Lieferantensuche)

Stakeholder müssen Lieferanten schnell und effizient identifizieren, die die Services liefern können, die sie benötigen, um Geschäftsprioritäten zu erreichen. Dazu muss Beschaffung in der Lage sein, hochqualifizierte Lieferanten für jeden Bedarf zu jedem Zeitpunkt dynamisch an die Oberfläche zu bringen. Sie können nicht auf den traditionellen RFI/RFP-Prozess warten, eine große Lieferantendatenbank oder einen Vendor Master durchsuchen, nach Empfehlungen fragen oder sich ausschließlich auf bestehende Beziehungen verlassen, um den besten Lieferanten zu finden.

3. Vergleich (Angebotsvergleich)

Geschäftsbeteiligte benötigen einen einfachen Weg, um einen qualitativen Seitenvergleich und eine finanzielle Analyse der erhaltenen Lieferantenangebote durchzuführen, damit sie schnell und ohne Bias bewerten können, welcher Lieferant für ihren spezifischen Servicebedarf am besten geeignet ist. Die Rolle der Beschaffung sollte nicht Datennormalisierung und Tabellenkalkulationsanalyse sein. Sie sollte Entscheidungsunterstützung und Stakeholder-Coaching sein. Wir sind völlig daran gewöhnt, dass dies in der Konsumwelt für uns erledigt wird, und sollten im Unternehmensumfeld nichts weniger erwarten.

4. Auswahl (Vergabe)

Die Zeit von der Bedarfsdefinition bis zur Lieferantenauswahl erheblich zu verkürzen und Teammitgliedern zu ermöglichen, sich während des gesamten Prozesses zu engagieren, bietet größere Transparenz und Effizienz. Angesichts des atemberaubenden Tempos des Geschäfts in der Digitalwirtschaft ist der traditionelle monatelange Prozess der Prüfung und Qualifizierung von Lieferanten, bevor Vereinbarungen unterzeichnet und die eigentliche Arbeit beginnt, schlicht nicht mehr tragfähig. Wir haben gelernt, digitalen Informationen zu vertrauen, um kritische persönliche Konsumentscheidungen zu treffen, und dies sollte der Standard im Unternehmen sein.

5. Touchless Procure-to-Pay

Jedes Unternehmen hat mehrere Partner, Lieferanten und Lösungen, mit denen es arbeitet, um spezifische Geschäftsanforderungen zu adressieren, und die Beschaffungsfunktion bildet da keine Ausnahme. Es ist kritisch, dass CPOs Best-of-Breed-Plattformen und Anwendungen auswählen, die nahtlos mit ihren Backbone-Systemen der Aufzeichnung (Systems of Record) integrieren. Mit den richtigen digitalen Lösungen können CPOs sicherstellen, dass die Methoden für Kontrollen, Compliance, Budgetfreigabe, Rechnungsabgleich, -freigabe und -zahlung vollständig automatisiert erfolgen. Es gibt schlicht keine Rolle für hochqualifizierte, ausgebildete Beschaffungsprofis, die manuell Anforderungsanfragen, Bestellungen, Rechnungen oder Verträge bearbeiten. Das Ergebnis jedes Beschaffungsprozesses, besonders bei komplexen Dienstleistungen, sollte ein nahtloses, touchloses, durch Robotic Process Automation getriebenes Setup im ERP-System der Aufzeichnung sein, damit die Erfahrung für den Geschäftsbeteiligten und die Beschaffung einfach, schnell und transparent bleibt.

Transformation durch Automatisierung

Unternehmen nehmen Technologie rasant an, um transaktionale Arbeit zu automatisieren, was der Beschaffung die ideale Gelegenheit bietet. Indem sie die Kraft der Automatisierung nutzen, können transformationale Beschaffungsleiter und ihre Teams strategischer und wirkungsvoller werden, größeren Wert für ihre Geschäftsbeteiligten und Unternehmen während des gesamten Beschaffungsprozesses liefern. Beschaffung sollte sich auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren, zu vertrauenswürdigen Beratern für ihre Stakeholder werden, sich mit Geschäftszielen und -prioritäten ausrichten und innovative Ideen und Ansätze für die Service-Beschaffung einbringen.

Wir sehen bereits einen dramatischen Wandel in der Wahrnehmung der Beschaffung in vielen Unternehmen, da mehr transformationale Leader hervortreten. Diese Beschaffungsteams haben eine kundenorientierte Denkweise und bieten Self-Service-Plattformen, die Stakeholdern einen Weg geben, autonomer zu sein, während sie das angemessene Maß an Governance sicherstellen und konsistente Prozesse und Ergebnisse vorantreiben.

Indem sie die digitale Neugestaltung der Beschaffung klug anführen, erfinden Beschaffungsleiter den Beruf neu und heben seinen organisatorischen Status als unverzichtbaren Geschäftspartner und Katalysator für Veränderung im gesamten Unternehmen.

Keith Hausmann ist Chief Revenue Officer bei Globality.