Fünf Bereiche, in denen Beschaffungsbeauftragte Wert schaffen

Der Einkauf galt nicht immer als idealer, agiler strategischer Partner des Unternehmens. Umständliche Beschaffungsprozesse, lange Kauf- und Vertragszyklen und Lücken in der Fachkompetenz haben zu einer Trennung zwischen dem Einkauf und den verschiedenen Geschäftsbereichen geführt, die er bedient.

Diejenigen von uns mit langjähriger Erfahrung im Einkauf wissen, dass es im gesamten Prozess erhebliches Verbesserungspotenzial gibt, insbesondere im Bereich der Beschaffung hochwertiger, komplexer Dienstleistungen. Obwohl Verbrauchertechnologien einen Sprung nach vorn gemacht haben und alle Aspekte der individuellen Kauf- und Konsumaktivitäten erheblich verändert haben, hinken die Beschaffung von Unternehmen und die von ihr eingesetzte Technologie merklich hinterher. Praktisch gesehen haben sich Beschaffungsprozess und Technologie seit Jahrzehnten nicht wesentlich geändert.

Jetzt, mit den zusätzlichen Fähigkeiten fortschrittlicher Technologien, einschließlich künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, ändert sich die Dynamik. Diese Fortschritte bieten Chief Purchasing Officers und anderen Einkaufsleitern eine bedeutende Gelegenheit, dem rasanten Tempo und den Anforderungen eines globalen Geschäftsökosystems gerecht zu werden.

Bewaffnet mit den beispiellosen Erkenntnissen, die K.I. liefern kann, ist der Einkauf in der Lage, ein echter strategischer Partner für alle Geschäftsbereiche zu werden, der den Leistungsumfang, die Lieferantenidentifizierung und -bewertung, den Einkauf und das laufende Management erheblich verbessert. Ein strategischer Partner zu sein bedeutet, die Unternehmenskultur und -praxis zu ändern, aber transformierende Führungskräfte, die dies gut machen, liefern ihren Unternehmen bereits neue und innovative Wertquellen und werden dadurch von ihren Kollegen anerkannt.

Das Mandat der Beschaffung konzentrierte sich in der Vergangenheit auf die Gewährleistung von Governance, Compliance, Lieferkontinuität und Kostensenkung. Geschäftsbeteiligte haben sich oft nicht an die Beschaffungsstrategie gewandt, weil sie nicht das Gefühl hatten, dass das funktionale Wissen und die Fachkompetenz vorhanden waren, um ihre Ziele und Prioritäten zu erreichen. Es ist an der Zeit, dass sich dieses Paradigma ändert. Die Beschaffung muss mit den Interessenvertretern des Unternehmens interagieren, nicht weil sie vorgeschrieben ist, sondern weil sie zu wirkungsvolleren Ergebnissen für das Unternehmen führt.

Die Beschaffung kann jede Geschäftsfunktion verbessern, indem sichergestellt wird, dass Teams selbst ihre komplexesten Anforderungen einfach und digital definieren, auf den Markt bringen und leicht die besten Lieferanten für ihre Anforderungen finden, vergleichen, verhandeln, vergeben und Verträge mit ihnen abschließen können.

Es gibt fünf entscheidende Momente auf der Beschaffungsreise, in denen die Beschaffung ihren Stakeholdern einen höheren Wert bieten kann, interne Partnerschaften verbessert und sichergestellt wird, dass Geschäftsfunktionen nachhaltige Ergebnisse erzielen.

Umfang. Der erste entscheidende Moment ist, wenn ein Geschäftsbeteiligter ein Problem oder eine Gelegenheit identifiziert, die er mithilfe eines Drittanbieters angehen möchte. In der heutigen Umgebung beginnt der Prozess häufig mit einer unklaren Bedarfsdefinition oder sogar mit einer Anforderung, die von einem Lieferanten anstelle des Geschäftsbeteiligten definiert wird. Dies führt dazu, dass Beschaffung und potenzielle Lieferanten viel Zeit und Zyklen verschwenden, was die Bereitstellung des kritischen Dienstes verzögert. Die Beschaffung kann diese Dynamik ändern, indem sie die Leistungsfähigkeit fortschrittlicher Technologien wie K.I. um Stakeholder schneller, genauer und intuitiver durch die Erstellung ihrer Anforderungen zu führen. Wenn die Anforderung alle wichtigen Anforderungen im Voraus erfasst, sparen alle Beteiligten viel Zeit und Zyklen und vermeiden spätere Überkäufe oder Änderungsaufträge.

Identifikation. Stakeholder müssen schnell und effizient Lieferanten identifizieren, die die Dienstleistungen erbringen können, die sie zum Erreichen der Geschäftsprioritäten benötigen. Dazu muss der Einkauf jederzeit hochqualifizierte Lieferanten für jeden Bedarf dynamisch auffinden können. Sie können es kaum erwarten, auf den traditionellen RFI/RFP-Prozess zu warten, eine große Lieferantendatenbank oder einen Lieferantenstamm zu durchsuchen, um Empfehlungen oder Empfehlungen zu bitten oder sich ausschließlich auf bestehende Beziehungen zu verlassen, um den besten Lieferanten zu finden.

Vergleich. Geschäftsinteressenten benötigen eine einfache Möglichkeit, einen qualitativen Vergleich und eine Finanzanalyse der erhaltenen Lieferantenvorschläge parallel durchzuführen. So können sie schnell und unvoreingenommen beurteilen, welcher Anbieter für ihren spezifischen Servicebedarf am besten geeignet ist. Die Rolle der Beschaffung sollte nicht in der Datennormalisierung und Tabellenkalkulation bestehen. Es sollte Entscheidungsunterstützung und Stakeholder-Coaching sein. Wir sind es gewohnt, dass dies in der Konsumwelt für uns erledigt wird. und sollten in der Unternehmenswelt nicht weniger erwarten.

Auswahl. Die deutliche Verkürzung der Zeit vom Scoping bis zur Lieferantenauswahl und die Ermöglichung der Einbindung der Teammitglieder in den gesamten Prozess sorgen für mehr Transparenz und Effizienz. Angesichts des rasanten Geschäftstempos in der digitalen Wirtschaft ist der traditionelle monatelange Prozess der Überprüfung und Qualifizierung von Lieferanten vor Vertragsabschluss und Beginn der eigentlichen Arbeit einfach nicht mehr praktikabel. Wir vertrauen mittlerweile digitalen Informationen, um wichtige persönliche Konsumentscheidungen zu treffen, und dies sollte auch in Unternehmen der Standard sein.

Touchless Procure-to-Pay. Jedes Unternehmen hat mehrere Partner, Lieferanten und Lösungen, mit denen es zusammenarbeitet, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen, und die Beschaffungsfunktion ist keine Ausnahme. Es ist wichtig, dass CPOs die branchenführenden Plattformen und Anwendungen auswählen, die sich nahtlos in ihre Backbone-Aufzeichnungssysteme integrieren lassen. Mit den richtigen digitalen Lösungen können CPOs sicherstellen, dass die Methoden zum Erreichen von Kontrollen; Einhaltung; Haushaltsgenehmigung; und Rechnungsabgleich, Genehmigung und Zahlung erfolgen vollständig automatisiert. Es gibt einfach keine Rolle für hochqualifizierte, ausgebildete Beschaffungsexperten, die manuell Anforderungen, Bestellungen, Rechnungen oder Verträge berühren. Das Ergebnis jedes Sourcing-Prozesses, insbesondere komplexer Dienstleistungen, sollte eine nahtlose und berührungslose robotergesteuerte Einrichtung im Enterprise-Resource-Planning-System sein, damit die Erfahrung für die Geschäftsinteressenten und die Beschaffung weiterhin einfach, schnell und transparent.

Unternehmen setzen Technologien zur Automatisierung von Transaktionsvorgängen schnell ein und setzen sie ein, was der Beschaffung die ideale Gelegenheit bietet. Durch die Nutzung der Kraft der Automatisierung können transformierende Einkaufsleiter und ihre Teams strategischer und wirkungsvoller agieren und ihren Geschäftsbeteiligten und Unternehmen während des gesamten Beschaffungsprozesses einen höheren Wert bieten. Die Beschaffung sollte sich auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren, vertrauenswürdige Berater für ihre Stakeholder werden, sich an den Geschäftszielen und -prioritäten ausrichten und innovative Ideen und Ansätze in die Dienstleistungsbeschaffung einbringen.

Wir sehen bereits einen dramatischen Wandel in der Sichtweise der Beschaffung in vielen Unternehmen, da immer mehr transformative Führungskräfte auftauchen. Diese Beschaffungsteams haben eine kundenorientierte Denkweise und bieten Self-Service-Plattformen, die es den Beteiligten ermöglichen, autonomer zu sein, während sie gleichzeitig ein angemessenes Governance-Niveau gewährleisten und konsistente Prozesse und Ergebnisse fördern.

Durch die geschickte Führung der digitalen Neugestaltung der Beschaffung erfinden Einkaufsleiter den Beruf neu und stärken ihre organisatorische Stellung als unverzichtbarer Geschäftspartner und Katalysator für Veränderungen im gesamten Unternehmen.

Keith Hausmann ist Chief Revenue Officer bei Globality.