Fünf Hürden beim Home-Office-Versand für Remote-Teams meistern

Für viele Unternehmen hat der diesjährige Massenexodus aus gemeinsamen Büroräumen zu einem Wettlauf geführt, Mitarbeiter mit passenden Technologie-Tools und cloudbasierten Enterprise-Systemen für Remote-Arbeit auszustatten. Besonders herausfordernd sind Lösungen für Prozesse, die traditionell auf einer zentralisierten Unternehmensstruktur beruhen – wie Poststellen und Versandabteilungen.

Wie rollt man effektiv eine unternehmensweite Lösung aus, die Mitarbeitern ermöglicht, Geschäftsmaterialien sicher, effizient und kosteneffektiv von verstreuten Standorten aus zu versenden?

Organisationen, die zuvor vielleicht vier Unternehmensstandorte verwalteten, müssen nun herausfinden, wie sie effektiv 4.000 Home-Offices managen. Man kann Dokumente nicht einfach auf einen Postwagen legen oder ein Paket in ein Postzentrum bringen. Letztlich ist erhebliches implizites Wissen verloren gegangen, das diese Prozesse typischerweise steuerte.

Unabhängig davon, wie viele Home-Office-Standorte Sie in der aktuellen Umgebung haben, müssen Sie herausfinden, wie Sie Onboarding, Konfiguration und Go-Live entlang fünf entscheidender Implementierungsphasen automatisieren und kontrollieren, die Sie normalerweise auf ein zentrales Team in einem physischen Standort verlassen würden.

1. Systemeinrichtung

Zunächst muss das gewählte cloudbasierte System es ermöglichen, schnell und einfach Carrier-Konten und Endbenutzerberechtigungen zu erstellen. Bestätigen Sie, dass es Bulk-Import-Fähigkeiten besitzt, um Informationen rasch zu laden – sei es durch einen einfachen Excel-Listenupload oder Integration mit Ihrem Human Resources Management System (HRMS). Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Implementierung nicht durch mühsame manuelle Dateneingabe behindert wird.

Ebenso entscheidend ist ein klares Verständnis Ihrer zentralisierten Versand- und Versandabläufe, damit diese in rollenspezifische Workflows übersetzt werden können. Stellen Sie sicher, dass das System Tools bietet, um Benutzeroberflächen an Ihre Arbeitsweise anzupassen. Identifizieren Sie die Personen, die involviert sein müssen, und binden Sie sie frühzeitig ein, damit sie alle Prozesse und Anforderungen erfassen können, die das System durchsetzen muss. Wählen Sie einen Projekt-Champion und beauftragen Sie ihn, Administratoren und Spezialisten in einem funktionsübergreifenden Team zu vereinen, das die Systemkonfiguration erfolgreich bis zum Abschluss begleitet.

2. Virtuelles Onboarding und Training

Sobald das System konfiguriert ist, sind Sie bereit, die Home-Office-Lösung an Ihr gesamtes Team auszurollen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wer der Projekt-Champion ist – ein zentraler Ansprechpartner, der Fragen und andere Probleme adressieren kann, die beim Onboarding der Nutzer mit dem System auftreten.

Bieten Sie Nutzern gemischte Onboarding- und Trainingsressourcen an, die verschiedene Lernstile am Arbeitsplatz bedienen, statt einen One-Size-Fits-All-Ansatz zu verfolgen. Visuelle Lerner profitieren von Produktdemos und Trainingsvideos, auditive Lerner, wenn diese Tools auch eine auditive Komponente bieten. Verbal Lerner bevorzugen möglicherweise strukturierte Benutzerhandbücher, während kinästhetische (praxisorientierte) Lerner direkt einsteigen wollen, vielleicht mit einem Beispielprojekt, an dem sie üben können.

3. Datensicherheit durchsetzen

Während ein Remote-Home-Office-Versandsystem Ihr Team befähigt, von jedem Ort mit Internetverbindung zu arbeiten, wirft dies für viele Unternehmen erhebliche Sicherheits- und Compliance-Bedenken auf. Sie verlieren die Kontrolle über die Geräte und Verbindungen, über die Ihre Mitarbeiter darauf zugreifen.

Es ist wichtig, die Sicherheitsprotokolle Ihres Unternehmens zu überdenken und Richtlinien zu etablieren, die sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Remote-Mitarbeiter schützen. Nutzen Sie Single Sign-On (SSO) und die Sicherheitsfunktionen des Systems – wie variable Sichtbarkeitsrechte, regelbasierte Berechtigungseinstellungen und automatisierte Genehmigungsprozesse. Dies ermöglicht Ihnen, zentrale Kontrolle darüber zu behalten, wer auf das System zugreifen kann und was sie darin sehen und tun können.

4. Mitarbeiterakzeptanz sicherstellen

Wie das Sprichwort sagt: Man kann ein Pferd zum Wasser führen, aber nicht zwingen zu trinken. Ähnlich können Sie Ihr Personal mit einem sicheren Remote-System ausstatten und schulen, aber sie zur Nutzung zu bewegen, ist eine andere Herausforderung. Tatsächlich scheitert neue Software meist an mangelnder Benutzerakzeptanz, nicht an der Funktionalität des Tools selbst.

Mitarbeiter selbst ihre Carrier oder Versandmethoden wählen zu lassen, kann zu Kontrollverlust über Ausgaben führen – oder schlimmer, ein Sicherheitsrisiko schaffen, wenn sie in Schlangen an Postämtern oder Carrier-Versandzentren warten.

Top-down-Kommunikation von engagierter Führung ist entscheidend, um die Wichtigkeit der neuen Home-Office-Versandlösung zu demonstrieren. Warum implementieren Sie dieses System? Wie hilft es dem Unternehmen bei seinen Geschäftszielen? Wie nützt es jedem Mitarbeiter in seiner Rolle? Die Anpassung von Apps an spezifische Workflows kann hier helfen.

Die Individualisierung des „Warum“ hinter der Investition ist von besonderer Bedeutung. Betonen Sie das System als Investition, die den Mitarbeitern nützt, nicht nur, um den Geschäftsbetrieb während des Remote-Betriebs aufrechtzuerhalten – sei es, um ihren Job zu erleichtern, lästige Aufgaben zu straffen oder zu eliminieren und/oder ihnen zusätzliche Einblicke oder Funktionalitäten zu geben, die sie vorher nicht hatten.

5. Nutzerverantwortung verfolgen

Es reicht nicht, Mitarbeiterakzeptanz zu fördern. Sie müssen sie auch kontrollieren und verfolgen – idealerweise durch Reporting-Funktionalität basierend auf einer einzigen Transaktionsdatenbank, die alle von Nutzern generierten Versand- und Versandtransaktionen erfasst. Point-Shipping-Lösungen oder Single-Carrier-Lösungen schaffen Datensilos, die Sie daran hindern, konsolidierte Kostenstellenabstimmungsberichte zu erstellen, die sonst helfen würden, Budgetüberschreitungen oder Diskrepanzen zwischen erwarteten und tatsächlichen Kosten für alle Carrier zu finden.

Zusätzlich zur Überwachung der Nutzeraktivität ermöglichen viele Lösungen Berichte, um inaktive Nutzer hervorzuheben. Sie können auch „schwarze Schafe“ identifizieren, die nicht der Unternehmensrichtlinie folgen – etwa einen Express-Carrier-Service nutzen, wenn ein Ground-Service günstiger wäre, oder das System für unautorisierte private Sendungen missbrauchen.

Oft mangelnde Systemnutzung oder unsachgemäße Nutzung auf Training und Bewusstsein zurück. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Feedback zu Schmerzpunkten zu geben, die Sie mit Systemadministrations-Konfigurationstools adressieren können.

Während noch unklar ist, wann die COVID-19-Krise abklingen wird, ist sicher: Mitarbeiter und Arbeitgeber erkennen gleichermaßen die Vorteile der Heimarbeit. Viele Organisationen werden die Option als „neue Normalität“ weit über die Pandemie hinaus annehmen.

Entsprechend können Unternehmen weiterhin Kosten und Effizienz kontrollieren, während sie Mitarbeiter schützen, mit einer zentral verwalteten Versand- und Versandlösung für alle Carrier und alle Nutzer.

Bob Malley ist Managing Director bei Pierbridge.