Fünf Hürden beim Versand ins Homeoffice – und wie man sie überwindet

Für viele Unternehmen hat der diesjährige Massenexodus aus gemeinsamen Büroräumen zu einem Gerangel geführt, Mitarbeiter mit den am besten geeigneten Technologietools und Cloud-basierten Unternehmenssystemen auszustatten, um Remote-Arbeit zu unterstützen. Besonders anspruchsvoll sind Lösungen für Prozesse, die traditionell auf eine zentrale Unternehmensstruktur angewiesen sind – wie Poststellen und Versandabteilungen.

Wie führen Sie effektiv eine unternehmensweite Lösung ein, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Geschäftsmaterialien sicher, effizient und kostengünstig von verschiedenen Standorten aus zu versenden und zu versenden?

Organisationen, die zuvor beispielsweise vier Unternehmensniederlassungen verwaltet haben, müssen herausfinden, wie sie 4.000 Heimbüros effektiv verwalten können. Sie können Dokumente nicht einfach auf einen Postwagen werfen oder ein Paket in einem Postzentrum abgeben. Letztendlich haben Sie wichtige Stammeskenntnisse verloren, die normalerweise diese Prozesse verwalten würden.

Unabhängig davon, wie viele Home-Office-Standorte Sie in der aktuellen Umgebung haben, müssen Sie in fünf wichtigen Implementierungsphasen, deren Verwaltung Sie normalerweise auf ein zentrales Team angewiesen sind, herausfinden, wie Sie Onboarding, Konfiguration und Go-Live automatisieren und steuern an einem physischen Ort.

1. Einrichten des Systems

Stellen Sie in erster Linie sicher, dass das von Ihnen gewählte neue Cloud-basierte System Sie in die Lage versetzt, schnell und einfach Mobilfunkanbieterkonten und Endbenutzerberechtigungen zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass es über Massenimportfunktionen verfügt, mit denen Sie Informationen schnell laden können, sei es durch einen einfachen Excel-Listen-Upload oder durch die Integration in Ihr Personalmanagementsystem (HRMS). Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Implementierung nicht durch mühsame manuelle Dateneingabeaufgaben behindert wird.

Entscheidend ist auch ein klares Verständnis der zentralisierten Mailing- und Versandvorgänge Ihres Unternehmens, damit diese in rollenspezifische Workflows übersetzt werden können. Stellen Sie sicher, dass das System über Tools verfügt, um Benutzeroberflächen an Ihre Arbeitsweise anzupassen. Identifizieren Sie die Personen, die einbezogen werden müssen, und binden Sie sie frühzeitig in den Prozess ein, damit sie alle Prozesse und Anforderungen erfassen können, die das System durchsetzen muss. Wählen Sie einen Projekt-Champion und beauftragen Sie ihn, Administratoren und Spezialisten in einem funktionsübergreifenden Team zu vereinen, das die Konfiguration des Systems erfolgreich bis zum Abschluss begleitet.

2. Virtuelles Onboarding und Training

Sobald das System konfiguriert ist, können Sie die Home-Office-Lösung für Ihr gesamtes Team einführen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wer der Projektmeister ist – eine zentrale Anlaufstelle, die Fragen und andere Probleme beantworten kann, die als Benutzer an Bord des Systems auftreten können.

Bieten Sie Benutzern gemischte Onboarding- und Schulungsressourcen, die auf verschiedene Lernstile am Arbeitsplatz zugeschnitten sind, anstatt einen einheitlichen Ansatz zu verfolgen. Visuelle Lernende werden von Produktdemos und Schulungsvideos profitieren, ebenso wie akustische Lernende, wenn diese Tools auch eine auditive Komponente bieten. Verbale Lerner bevorzugen jedoch möglicherweise strukturierte Benutzerhandbücher, während kinästhetische (praktische) Lerner direkt eintauchen möchten, vielleicht mit einem Beispielprojekt, an dem sie üben können.

3. Durchsetzung der Datensicherheit

Während die Bereitstellung eines Remote-Home-Office-Mailing- und -Versandsystems Ihrem Team ermöglicht, von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus zu arbeiten, wirft dies für viele Unternehmen erhebliche Sicherheits- und Compliance-Bedenken auf. Sie verlieren die Möglichkeit, die Geräte und Verbindungen zu verwalten, über die Ihre Mitarbeiter darauf zugreifen.

Es ist wichtig, die Sicherheitsprotokolle Ihres Unternehmens neu zu bewerten und Richtlinien festzulegen, die sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Remote-Mitarbeiter schützen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Single Sign-On (SSO)-Zugriff verwenden, und nutzen Sie die Sicherheitsfunktionen des Systems, um Ihre Bemühungen zu unterstützen – wie variable Sichtbarkeitsrechte, regelbasierte Berechtigungseinstellungen und automatisierte Genehmigungsprozesse. Auf diese Weise können Sie die zentrale Kontrolle darüber behalten, wer auf das System zugreifen kann und was sie darin sehen und tun können.

4. Sicherstellung der Mitarbeiterbeteiligung

Wie das Sprichwort sagt, kann man ein Pferd zum Wasser führen, aber man kann es nicht zum Trinken bringen. Ebenso können Sie Ihre Mitarbeiter mit einem sicheren Remote-System ausstatten und sie in der Nutzung schulen, jedoch ist dies eine weitere Herausforderung. Tatsächlich scheitert eine neue Software meistens an der mangelnden Benutzerakzeptanz und nicht an der Funktionalität des Tools selbst.

Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Spediteure oder Versand- und Versandmethoden selbst auswählen können, kann dies zum Verlust der Kontrolle über die Ausgaben führen – oder, schlimmer noch, ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn sie in Postämtern oder Versandzentren von Spediteuren anstehen.

Die Kommunikation von oben nach unten durch engagierte Führungskräfte ist entscheidend, um die Bedeutung der neuen Versandlösung für das Home-Office zu demonstrieren. Warum implementieren Sie dieses System? Wie wird es dem Unternehmen helfen, seine Geschäftsziele zu erreichen? Welche Vorteile bringt es jedem Mitarbeiter in seiner Rolle? Hier kann die Anpassung von Apps an bestimmte Workflows helfen.

Die Individualisierung des „Warums“ hinter der Investition ist von besonderer Bedeutung. Heben Sie das System als Investition hervor, die den Mitarbeitern zugute kommt, und nicht nur, um den Betrieb während des Remote-Betriebs zu erleichtern – sei es, um ihre Arbeit zu erleichtern, mühsame Aufgaben zu rationalisieren oder zu eliminieren und/oder ihnen zusätzliche Einblicke oder Funktionen zu geben, die sie vorher nicht hatten .

5. Nachverfolgung der Benutzerverantwortung

Es reicht jedoch nicht aus, die Zustimmung der Mitarbeiter zu fördern. Sie müssen es auch kontrollieren und verfolgen; idealerweise durch Reporting-Funktionalität basierend auf einer einzigen Transaktionsdatenbank, die von allen Benutzern generierte Post- und Versandtransaktionen erfasst. Punktversandlösungen oder Lösungen für einzelne Spediteure schaffen Datensilos, die Sie daran hindern, konsolidierte Kostenstellenabgleichsberichte zu erstellen, die Ihnen ansonsten helfen würden, Budgetüberschreitungen oder Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Kosten für alle Spediteure zu finden.

Neben der Überwachung der Benutzeraktivität ermöglichen Ihnen viele Lösungen das Ausführen von Berichten, um inaktive Benutzer hervorzuheben. Sie können auch „unerwünschte“ Versender identifizieren, die sich nicht an die Unternehmensrichtlinien halten, z.

Oftmals ist eine mangelnde oder unsachgemäße Verwendung des Systems auf Schulung und Sensibilisierung zurückzuführen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Feedback zu Schwachstellen zu geben, die Sie mit Konfigurationstools für die Systemverwaltung beheben können.

Es ist zwar noch unklar, wann die COVID-19-Krise abklingen wird, aber sicher ist, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen die Vorteile der Arbeit von zu Hause aus anerkennen. Viele Organisationen werden die Option weit über die Pandemie hinaus als „neue Normalität“ annehmen.

Dementsprechend können Unternehmen mit einer zentral verwalteten Versand- und Versandlösung für alle Spediteure und alle Benutzer weiterhin Kosten und Effizienz kontrollieren und gleichzeitig die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten.

Bob Malley ist Geschäftsführer bei Pierbridge.