Fünf Wege, wie das Vertragslebenszyklusmanagement Lieferketten gestalten kann

Unternehmen müssen heute mehr denn je die Dynamik der sich entwickelnden Lieferkette überwachen und schnell reagieren. Um Echtzeit-Transparenz zu erhalten, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten und Geschäftsprozesse zu rationalisieren, setzen viele Unternehmen auf Automatisierung. Eine kürzlich von Oxford Economics durchgeführte Umfrage unter 1.000 Führungskräften in der Lieferkette ergab, dass die Befragten die „Automatisierung zur Ausführung von Routineaufgaben“ als wichtigstes strategisches Ziel für die gesamte Organisation einstufen.

Die Automatisierung wurde entwickelt, um die tägliche Produktivität zu verbessern, und ermöglicht es Benutzern, Geschäftsrichtlinien und -regeln innerhalb eines Vertragslebenszyklus-Management-Systems (CLM) einzurichten, die für den Fluss von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über alle Geschäftsaktivitäten hinweg gelten, sodass sie ohne menschliches Personal vorankommen können Intervention. Die Automatisierung ermöglicht es, sich wiederholende einfache Aufgaben ohne das Risiko menschlicher Fehler zu erledigen. In diesem Artikel werden die vielen Vorteile des Einsatzes von automatisiertem CLM zur Verwaltung von Unternehmenslieferketten untersucht und wie Unternehmen die Automatisierung am besten nutzen können, um das Lieferantenrisiko inmitten der Pandemie zu managen.

1. Sichtbarkeit bieten

Die Automatisierung ermöglicht den Zugriff auf Echtzeitinformationen, sodass Unternehmen sofort auf sich ändernde Bedingungen reagieren und entsprechend fundierte Entscheidungen treffen können. Automatisierte CLM-Systeme mit Lieferanten- und Lieferantenportalen können als zentrale Informationsquelle für Echtzeitgespräche zwischen Lieferanten und Lieferanten über Ausfälle, Nachfrage und Verzögerungen dienen. Diese Transparenz der Lieferkette ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Probleme effektiv zu bewältigen und unterstützende Lösungen zu entwickeln sowie über die erforderlichen Daten zu verfügen, um potenzielle Verzögerungen und Engpässe in der Zukunft vorherzusagen.

2. Warnung vor Lieferantenrisiko

Dieselbe oben erwähnte Umfrage ergab, dass 39 % der Befragten in den letzten drei Jahren an irgendeinem Punkt in ihrer Lieferkette ein negatives Risikoereignis erlebt haben, und 40 % stellten fest, dass ihre Exposition gegenüber Lieferkettenrisiken im gleichen Zeitraum zugenommen hat. Durch zusätzliche Automatisierung kann die Lieferkette kontinuierlich auf Ausreißer und potenzielle Risiken überwacht werden. Automatisierte Vertragsmanagementsysteme helfen, das Lieferantenrisiko zu mindern, indem sie anzeigen, welche Lieferungen in welcher Höhe knapp werden und ob ein Vertragsbruch vorliegt. Darüber hinaus kann fortschrittliches CLM künstliche Intelligenz nutzen, um riskante Klauseln und Lieferantenvereinbarungen zu kennzeichnen, bevor sie vom Unternehmen unterzeichnet werden.

3. Beschleunigung von Geschäftsprozessen

Mit der Automatisierung können Unternehmen die langsamen, manuellen Prozesse zur Verwaltung von Lieferketten eliminieren, was den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich auf die Steigerung des Mehrwerts für das Unternehmen zu konzentrieren. Die CLM-Automatisierung beseitigt Hindernisse in Lieferkettenprozessen wie Koordination, Überwachung, Bestandsprüfung und Versand – und ermöglicht die Ausführung des gesamten Prozesses von einem einzigen gesicherten System aus.

Automatisierte CLM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen und Lieferanten auch, Verträge und andere Anfragen direkt in das System einzureichen, wodurch Geschäftsprozesse einschließlich Verkauf, Beschaffung und Rechtsvorgänge beschleunigt werden.

Im Durchschnitt reduzieren die oben genannten Vorteile den Zeitaufwand für die Vertragsabwicklung um fast 60 Prozent. Dieser Gewinn erfordert natürlich eine gewisse Vorausplanung:Unternehmen müssen zunächst definieren, welcher sich wiederholende Prozess automatisiert werden kann und dem Unternehmen den größten Nutzen bringt. Sobald eine Lösung für die Workflow-Automatisierung ausgewählt ist, können Mitarbeiter Regeln für die Aufgabe innerhalb der Plattform einrichten und diese während der Ausführung der angegebenen Aufgabe überwachen und entsprechend anpassen. Ideale Beispielaufgaben für CLM sind das Verteilen von Verträgen, das Erstellen von Rechnungen und das Senden vorgefertigter Antworten an Kunden, die eine häufige Frage stellen.

4. Einhaltung der Compliance

Auch wenn die Automatisierung die Dinge am Laufen halten kann, ohne dass ein kritisches menschliches Auge erforderlich ist, sollten Compliance und Regulierung dennoch oberste Priorität haben. Automatisierte CLM-Workflows können so programmiert werden, dass sie Vorschriften und Unternehmensrichtlinien einhalten, sodass Mitarbeiter nicht mehr manuell überprüfen müssen, ob jede Aufgabe konform ist. CLM verfolgt auch digitale Workflows, sodass Auditoren schnell und einfach wissen können, welche Aufgabe von wem und zu welcher Zeit erledigt wurde. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Papierkram oder E-Mail-/Papierpfade von Mitarbeitern auszugraben, und gibt allen Parteien die Gewissheit, dass alle Prozesse befolgt wurden innerhalb gesetzlicher Grenzen.

Die CLM-Automatisierung sammelt Daten für Aufsichtsbehörden und stellt sicher, dass Lieferanten und Kunden den Nachweis erbringen können, dass sie die Vorschriften einhalten. Es kann auch die Erstellung von Aufzeichnungen über den gesamten Lieferkettenprozess von Anfang bis Ende ermöglichen, sodass autorisierte Personen bestätigen können, dass jeder Schritt innerhalb der festgelegten Unternehmensregeln und -vorschriften liegt, und entsprechende Änderungen vornehmen.

5. Unterstützung der Remote-Arbeit

Um die Lieferkette effizient in Gang zu halten, müssen IT-Systeme in der Lage sein, die neue Remote-Arbeitslandschaft zu unterstützen, sodass Lieferanten, Partner und Kunden auf Dateien zugreifen, Unternehmensdaten schützen und den End-to-End-Prozess verwalten können. Während IT-Teams derzeit unter extremem Druck stehen, ihre Mitarbeiter aus der Ferne zu betreiben, stellen automatisierte Systeme ohne Code, einschließlich CLM, sicher, dass Remote-Mitarbeiter Lösungen an die Anforderungen der Lieferkette anpassen können, ohne dass die IT-Abteilung ständig beteiligt werden muss. Ohne Programmierkenntnisse ermöglichen No-Code-Plattformen Benutzern, ihre Anwendungen oder Prozesse schnell selbst zu erstellen und auszuführen. Mit einem Marktwachstum von 13,2 Milliarden US-Dollar im Jahr 2020 auf 45,5 Milliarden US-Dollar bis 2025, ermöglichen Low-Code- und No-Code-Plattformen Supply-Chain-Experten die Umsetzung der am besten geeigneten digitalen Strategien ohne manuelle Codierung.

Da die COVID-19-Pandemie Unternehmen in allen Branchen dazu zwingt, die Unvorhersehbarkeit von Angebot und Nachfrage zu bewältigen, ist automatisiertes CLM ein entscheidendes Werkzeug, um Unternehmen dabei zu helfen, Transparenz zu gewinnen, mit Lieferanten zu kommunizieren und Risiken zu managen, während sie gleichzeitig konform und für Remote-Mitarbeiter zugänglich bleiben. Unternehmen, die automatisiertes CLM erfolgreich einsetzen, werden nicht nur im Angesicht einer Katastrophe erfolgreich sein, sondern auch für die allgemeine Kundenzufriedenheit und das Geschäftswachstum.

Colin Earl ist CEO von Agiloft.