Wie Contract Lifecycle Management die Lieferketteneffizienz steigert

Jetzt mehr denn je müssen Unternehmen die Dynamik der sich wandelnden Lieferkette überwachen und schnell reagieren. Um Echtzeit-Transparenz zu erlangen, mit Lieferanten zu kollaborieren und Geschäftsprozesse zu straffen, setzen viele Unternehmen auf Automatisierung. Eine aktuelle Oxford Economics-Umfrage unter 1.000 Supply-Chain-Führungskräften ergab, dass die Befragten „Automatisierung zur Erledigung routinemäßiger Aufgaben“ als wichtigstes strategisches Ziel für die Gesamtorganisation bewerteten.

Automatisierung wurde entwickelt, um die tägliche Produktivität zu verbessern. Sie ermöglicht es Nutzern, Geschäftsrichtlinien und -regeln in einem Contract Lifecycle Management (CLM)-System einzurichten, die auf den Fluss von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über Geschäftsaktivitäten angewendet werden – so dass diese ohne menschliches Eingreifen voranschreiten. Automatisierung lässt repetitive einfache Aufgaben ohne Risiko menschlicher Fehler erledigen. Dieser Artikel beleuchtet die vielfältigen Vorteile automatisierten CLM für das Management unternehmensweiter Lieferketten und wie Unternehmen Automatisierung optimal nutzen können, um Lieferantenrisiken in der Pandemie zu managen.

1. Transparenz schaffen

Automatisierung ermöglicht Zugriff auf Echtzeitinformationen, was Unternehmen erlaubt, sofort auf veränderte Bedingungen zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Automatisierte CLM-Systeme mit Lieferanten- und Vendor-Portalen können als Single Source of Truth für Echtzeit-Gespräche zwischen Lieferanten und Vendoren über Engpässe, Nachfrage und Verzögerungen dienen. Diese Transparenz in der Lieferkette ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Probleme effektiv zu managen, unterstützende Lösungen zu entwickeln sowie die Daten zu haben, um künftige Verzögerungen und Engpässe vorherzusagen.

2. Lieferantenrisiken frühzeitig erkennen

Die oben genannte Umfrage ergab, dass 39 % der Befragten in den letzten drei Jahren ein negatives Risikoereignis in ihrer Lieferkette erlebt haben, und 40 % stellten fest, dass ihre Exposition gegenüber Lieferkettenrisiken im gleichen Zeitraum gestiegen ist. Mit Automatisierung kann die Lieferkette kontinuierlich auf Ausreißer und potenzielle Risiken überwacht werden. Automatisierte Vertragsmanagementsysteme helfen, Lieferantenrisiken zu mindern, indem sie kennzeichnen, welche Lieferungen knapp sind, in welchem Umfang und ob ein Vertragsbruch vorliegt. Zudem kann fortschrittliches CLM künstliche Intelligenz nutzen, um riskante Klauseln und Lieferantenverträge zu flaggen, bevor sie jemals von der Organisation unterzeichnet werden.

3. Geschäftsprozesse beschleunigen

Mit Automatisierung können Unternehmen die langsamen, manuellen Prozesse eliminieren, die zur Lieferkettenverwaltung eingesetzt werden, und Mitarbeiter freisetzen, um sich auf wertsteigernde Aktivitäten zu konzentrieren. CLM-Automatisierung beseitigt Hindernisse in Lieferkettenprozessen wie Koordination, Überwachung, Bestandsprüfungen und Versand – und ermöglicht die vollständige Ausführung aus einem einzigen gesicherten System.

Automatisierte CLM-Lösungen erlauben es Unternehmen und Lieferanten zudem, Verträge und andere Anfragen direkt in das System einzuspeisen, was Geschäftsprozesse einschließlich Vertrieb, Beschaffung und Rechtsbetrieb beschleunigt.

Im Durchschnitt reduzieren die oben genannten Vorteile die für einen Vertragsabschluss benötigte Zeit um fast 60 Prozent. Natürlich erfordert dieser Gewinn etwas Vorplanung: Unternehmen müssen zunächst definieren, welcher repetitive Prozess automatisiert werden kann und den größten Wert für die Organisation bringt. Sobald eine Workflow-Automatisierungslösung ausgewählt ist, können Mitarbeiter Regeln für die Aufgabe innerhalb der Plattform einrichten und sie überwachen, während sie die spezifizierte Aufgabe erledigt, und bei Bedarf anpassen. Ideale Aufgaben für CLM sind beispielsweise Vertragsverteilung, Rechnungserstellung und Versand vorformulierter Antworten an Kunden mit häufigen Fragen.

4. Compliance wahren

Während Automatisierung den Betrieb ohne kritisches menschliches Auge am Laufen hält, sollten Compliance und Regulierung oberste Priorität haben. Automatisierte CLM-Workflows können so programmiert werden, dass sie Vorschriften und Unternehmensrichtlinien einhalten, sodass Mitarbeiter nicht mehr manuell prüfen müssen, ob jede Aufgabe konform ist. CLM verfolgt auch digitale Workflows, sodass Prüfer schnell und einfach wissen, welche Aufgabe wann und von wem erledigt wurde – das Ausgraben von Papierkram oder E-Mail-/Papier-Spuren entfällt, was allen Parteien die Sicherheit gibt, dass alle Prozesse innerhalb rechtlicher Grenzen befolgt wurden.

CLM-Automatisierung sammelt Daten für Regulierungsbehörden und stellt sicher, dass Lieferanten und Kunden nachweisen können, dass sie konform sind. Sie kann auch die Erstellung von Aufzeichnungen des gesamten Lieferkettenprozesses vom Anfang bis zum Ende ermöglichen, sodass autorisierte Personen jeden Schritt auf Einhaltung festgelegter Unternehmensregeln und -vorschriften prüfen und entsprechend Änderungen vornehmen können.

5. Remote-Arbeit unterstützen

Um die Lieferkette effizient am Laufen zu halten, müssen IT-Systeme die neue Remote-Arbeitslandschaft unterstützen, sodass Lieferanten, Partner und Kunden auf Dateien zugreifen, Unternehmensdaten schützen und den End-to-End-Prozess managen können. Während IT-Teams derzeit unter extremem Druck stehen, Mitarbeiter remote am Laufen zu halten, stellen no-code automatisierte Systeme, einschließlich CLM, sicher, dass Remote-Mitarbeiter Lösungen anpassen können, um Lieferkettenbedürfnisse zu erfüllen, ohne ständige IT-Abteilungsbeteiligung. Ohne Programmierkenntnisse ermöglichen no-code-Plattformen Nutzern, ihre Anwendungen oder Prozesse schnell selbst zu erstellen und auszuführen. Mit einem Markt, der von 13,2 Mrd. USD 2020 auf 45,5 Mrd. USD bis 2025 wachsen soll, erlauben Low-Code- und No-Code-Plattformen Lieferkettenexperten, digitale Strategien auszuführen, die am besten funktionieren, ohne manuelles Coding.

Da die COVID-19-Pandemie Unternehmen branchenübergreifend zwingt, die Unvorhersehbarkeit von Angebot und Nachfrage zu managen, ist automatisiertes CLM ein kritisches Werkzeug, um Transparenz zu gewinnen, mit Lieferanten zu kommunizieren und Risiken zu managen – alles bei gleichzeitiger Compliance und Zugänglichkeit für Remote-Mitarbeiter. Unternehmen, die automatisiertes CLM erfolgreich einführen, sind nicht nur im Katastrophenfall, sondern für allgemeine Kundenzufriedenheit und Unternehmenswachstum erfolgreich aufgestellt.

Colin Earl ist CEO von Agiloft.