Drei Lektionen für die Lebensmittelindustrie im Jahr 2021

Die Lebensmittelindustrie hat in diesem Jahr viel gelernt – mehr, als sie erwartet hatte. Insbesondere hat uns COVID-19 einige wichtige Lektionen über die Modernisierung von Qualität, Sicherheit und Lieferantenmanagement gelehrt.

Unsere Branche bewegt sich langsam in Richtung Modernisierung, auf Anweisung der neuen Ära der intelligenten Lebensmittelsicherheit der US-amerikanischen Food and Drug Administration und immer komplexer werdender Lieferketten, aber die Pandemie hat diesen Zeitplan zwangsläufig um Jahre verschoben. Wir hatten erwartet, dass wir die Technologie langsam aufrüsten könnten, um die neuen FDA-Richtlinien zu erfüllen, aber die Coronavirus-Pandemie hat diesen Zeitplan überzogen.

Die Unternehmensziele in der Lebensmittelindustrie änderten sich fast über Nacht, da 2020 zu einem Jahr der Reaktionen und kurzfristigen Lösungen wurde. Viele stellten fest, dass ihre Abläufe und Lieferketten nicht agil und belastbar genug waren und dass ihre Lieferantenpools nicht ausreichend vielfältig waren. Die meisten sahen, dass manuelle Prozesse zu langsam und die Ergebnisse zu unklar waren, um die schnellen Entscheidungen zu treffen, die erforderlich waren, um Türen offen zu halten und Mitarbeiter und Kunden zu schützen.

Im Laufe des Jahres wurde schmerzlich klar, dass bekannte manuelle Prozesse mit Papier, E-Mails und Tabellenkalkulationen einfach nicht ausreichen. Die digitale Transformation und die Modernisierung der Technologie sind Aktivitäten, die nicht auf später verschoben werden können, wenn Sie Transparenz und Einblicke gewinnen und datengesteuerte Entscheidungen treffen möchten.

Wenn Sie sich auf die Zukunft vorbereiten, ist es an der Zeit, die reaktive Phase des Jahres 2020 zu verlassen und sich proaktiven, langfristigen Aktivitäten und technischen Lösungen zuzuwenden, die skalierbare und transparente Prozesse unterstützen.

Durch die Transformation und Standardisierung Ihrer Technologie können Sie ein System schaffen, das die Voraussetzungen dafür schafft, Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, die Effizienz zu steigern und sich auf langfristiges Wachstum vorzubereiten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie loslegen können.

Denken Sie an kontinuierliche Qualität. Die Lebensmittelindustrie verlässt sich wie viele andere auf zeitpunktbezogene Berichte aus jährlichen Audits und nicht auf ein dynamisches System, das zeigt, wie Ihr Unternehmen jeden Tag läuft. Es ist an der Zeit, sich Ziele zu setzen, die eine kontinuierliche Qualität mit Lieferanten unterstützen, innerhalb Ihrer eigenen Wände und an jedem Standort.

Der erste Schritt besteht darin, sich die gesamte Software oder Technologie anzusehen, die Sie derzeit verwenden, um zu sehen, ob Sie Einzellösungen oder irrelevante Anwendungen konsolidieren oder eliminieren können. Sobald Sie sich ein klares Bild gemacht haben, können Sie fragen, ob Ihre Systeme miteinander „sprechen“ können, mit dem Ziel, ein durchgängiges Internet der Dinge zu schaffen, das alle Entscheidungsdaten in einer einzigen Quelle der Wahrheit verbindet. Dies hilft, Datensilos zu beseitigen und die Kommunikation zu verbessern.

Ein weiterer kontinuierlicher Qualitätsprozess ist die Diversifizierung der Auditarten. Große, jährliche „Schnappschuss“-Audits werden nicht verschwinden und sollten auch nicht. Aber schon vor der Pandemie haben viele Unternehmen damit begonnen, an jedem Standort Selbstbewertungen und andere schnelle Check-ins in ihre tägliche Aktivität aufzunehmen, um kontinuierlich nach Trends und Hotspots zu suchen. Diese Prüfungen werden mit einer Auditing-App durchgeführt, die mit einer Qualitätsmanagement-Software verbunden ist, sodass Manager die aktuellsten Informationen einsehen und bei Bedarf täglich datenbasierte Entscheidungen treffen können.

Entfernen Sie sich von manuellen Prozessen. Wie oft waren Sie frustriert über all Ihre Verwaltungsarbeit, wenn Sie stattdessen sinnvolle Arbeit mit Ihren Prozessen und Systemen leisten könnten? Wie oft ist ein Dokument oder andere Daten in E-Mail-Ketten oder Archiven „verloren“ gegangen? Wie oft haben Sie zusätzliche Stunden gearbeitet, um einen Bericht von Hand aus einer Vielzahl von Tabellenkalkulationen zusammenzustellen?

Es ist an der Zeit, dass die Technik einen Großteil Ihrer Verwaltungsarbeit übernimmt. Dies ist der Moment für die Lebensmittelindustrie, sich nicht mehr auf Papier, Tabellenkalkulationen und andere manuelle Prozesse zu verlassen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es bei der Modernisierung nicht darum geht, Menschen aus der Gleichung zu eliminieren. Es verwendet menschenzentrierte Technologie, die menschliche Fehler reduziert, den Verwaltungsaufwand verringert und die Ergebnisse verbessert. Sie müssen wahrscheinlich ein wenig im Voraus investieren, aber Technologie schafft Effizienz und Transparenz, die Ihnen am Ende Zeit und Geld sparen.

Aktualisieren Sie, wie Sie Anbieter und Lieferanten verwalten. Viele Herausforderungen begleiten das Onboarding neuer Lieferanten und das Management bestehender. E-Mails bleiben unbeantwortet; Verlängerungstermine werden leicht übersehen, und das Zurückholen von Verlängerungszertifizierungen, Dokumenten und Audits ist, gelinde gesagt, eine lästige Pflicht. Darüber hinaus drängen Sie möglicherweise auf die Diversifizierung Ihrer Lieferkette aufgrund von Störungen während der Pandemie. Zusammengenommen ist das eine Menge Kommunikation, Dokumente und Fälligkeitstermine, die man im Auge behalten muss. Darüber hinaus liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die staatlichen Standards erfüllen.

Die Verwendung von Software zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen macht es für alle Parteien einfacher, sodass alle schneller und mit mehr Zusammenarbeit arbeiten können. Lieferantenkommunikation, Zertifizierungseinreichungen und Auditergebnisse landen alle am selben Ort, sodass Sie Onboarding- und Erneuerungsaktivitäten schneller und sicherer bewerten können. Automatische Erneuerungserinnerungen können sich wiederholende Arbeiten stoppen oder sich Sorgen machen, ob eine Tabelle korrekt aktualisiert wurde.

Die Modernisierung von Systemen ist sowohl aus Wettbewerbs- als auch aus finanzieller Sicht sinnvoll. Der zwingendste Grund für eine Modernisierung sind für mich jedoch Ihre Mitarbeiter. In diesen prekären Zeiten tun sie mehr mit den gleichen oder weniger Ressourcen, nehmen mehr Stress auf und steuern auf ein tieferes und härteres Burnout zu. Wenn Sie mehr tun können, um Mitarbeiter zu stärken und Effizienz zu schaffen, werden Sie auf lange Sicht bessere Ergebnisse erzielen, und diese Investition zahlt sich am Ende am meisten aus. Es bedarf der Modernisierung, um Sie dorthin zu bringen.

Kari Hensien ist Präsidentin von RizePoint.