Top 3 bewährte Strategien für nahtlose MRO-Systemintegration

Technologie ist von enormer Bedeutung für die Instandhaltungs-, Reparatur- und Betriebsmittel-Lieferkette (MRO). Von Condition Monitoring über Asset-Hierarchie, Bestandsverfolgung bis hin zu Ausgabenmanagement – die Rolle der Technologie ist absolut vital.

Ohne die Fähigkeit zur effizienten Kommunikation wird die vollständige Integration der Lieferkette umso herausfordernder. Unternehmen könnten Prozesse zusammenstückeln, die oberflächlich integriert wirken, es aber nicht sind. Das kann dazu führen, dass Informationen in zwei verschiedene Systeme eingegeben werden, was die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler erhöht und Rechnungsabweichungsberichte (IDRs) auslöst, die Zeit und Ressourcen zur Bearbeitung erfordern.

Im Gegensatz dazu erzwingt die Implementierung einer MRO-Systemintegration eine Überprüfung bestehender Geschäftsprozesse und deckt Optimierungspotenziale auf. Ziel ist es, Fehler zu eliminieren und der Technologie durch Systemintegration zu ermöglichen, wie vorgesehen zu funktionieren. Vorteile sind Daten- und Bestands-transparenz, präzisere und schnellere Auftragsabwicklung, niedrigere Transaktionskosten und höhere Personaleffizienz.

Das ultimative Ziel ist es, das Beste aus jedem der beteiligten Systeme zu ziehen und MRO-Prozesse so fehlerfrei wie möglich zu gestalten. Folgend drei Best Practices, um dorthin zu gelangen.

Bedarf erkennen und verstehen

Wenn Sie den Geschäftsprozess prüfen und bestimmen, welche Daten zwischen den Systemen fließen müssen, müssen Sie das führende System für Bestandsdaten (System of Record) identifizieren. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Transaktionen im führenden System durchgeführt werden, anstatt in einem anderen System zu entstehen und dann zu versuchen, diese Daten an das führende System zu übergeben.

Beispiel: Wenn Sie Wareneingang in einem System buchen, sollte die Warenausgabe im selben System erfolgen. Andernfalls kann es zu Bestandsdifferenzen kommen.

Zusätzlich müssen Sie im Voraus das erwartete Transaktionsvolumen definieren – etwa die Anzahl der SKUs im Lager, die mögliche Anzahl der Bestellpositionen und die Frequenz der Datentransfers – um die optimale IT-Infrastruktur für das Interface zu bestimmen. Wenn das System das Volumen nicht bewältigen kann, erfüllt es seinen Zweck nicht.

Wesentliche Stakeholder identifizieren und einbinden

Das kritischste Element bei der Implementierung der MRO-Systemintegration ist die Einbindung wichtiger Stakeholder – insbesondere des IT-Teams – während des gesamten Projekts. Das IT-Team sollte früh in den Planungsgesprächen eingebunden werden. Geschäftsbereiche sollten gleichermaßen involviert sein, um sicherzustellen, dass die Interfaces den Geschäftsanforderungen entsprechen. Einkauf, Supply Chain, Finanzen, Betrieb und Instandhaltung sollten alle in Diskussionen und Planung einbezogen werden.

Rechnungsstellung ist das Ende des MRO-Prozessflusses und verursacht die meisten Schmerzen, wenn das Interface nicht richtig designed ist. Vertreter der Kreditorenbuchhaltung aus dem Finanzteam sollten konsultiert werden, um Rechnungsübermittlungs- und Abgleichsanforderungen zu definieren und zu dokumentieren, damit der AP-Prozessfluss nahtlos verläuft.

Endbenutzer-Schulung ist ebenfalls wichtig. Man kann das effizienteste Interface der Welt bauen, aber wenn die Nutzer nicht gut geschult sind, ist die Mühe umsonst.

Endbenutzer sollten im System geschult werden, in dem sie transagieren, sowie darin, wie Daten zwischen Systemen übertragen werden. Zudem wird empfohlen, ein einseitiges Quick-Reference-Guide bereitzustellen, das die Kernpunkte der Schulung abdeckt. Das Verständnis des Datenprozessflusses hilft Endbenutzern, die vollen Systemfähigkeiten zu nutzen.

User Acceptance Testing (UAT) ist eine Phase im Projektplan, die Geschäftsnutzern die Möglichkeit gibt, das Interface zu testen und Anpassungen zu identifizieren. Dieser Schritt soll sicherstellen, dass das Interface tut, wofür es designed wurde. Ausreichend Zeit sollte dafür eingeplant werden, und das Geschäft sollte die Gelegenheit voll nutzen, um ein erfolgreiches Ergebnis zu sichern.

Ressourcen für Interface-Überwachung und -Verbesserung einplanen

Zuletzt kann man nicht einfach weggehen, sobald das System-Interface live geht. Zeit muss für die Post-Go-Live-Hypercare-Phase eingeplant werden, um sicherzustellen, dass Endbenutzer vollkommen mit dem Interface vertraut sind. Mindestens zwei Wochen werden dafür typischerweise empfohlen. Auch Fehlerbehandlungsmechanismen und automatisierte Berichte sollten entwickelt werden, um Probleme proaktiv zu managen und die Belastung für Nutzer zu minimieren. Der gesamte Zweck des neuen Interfaces ist es, das Geschäft zu unterstützen – nicht, eine zusätzliche Last zu schaffen.

Für Interfaces, die Bestandsstände beeinflussen, sollte ein wöchentlicher Bestandsabgleich implementiert werden, um sicherzustellen, dass die beiden Systeme nicht aus dem Gleichgewicht geraten. Als Beispiel: Ein Bestands-Snapshot aus dem führenden System würde elektronisch an das externe System gesendet, um zu vergleichen und Diskrepanzen zu identifizieren. Geschäftsnutzer sollten dann nachverfolgen, abgleichen und notwendige Anpassungen vornehmen. Entsprechend sollte ein ähnlicher Abgleich für offene Bestellpositionen zwischen den beiden Systemen eingerichtet werden.

Richtig durchgeführt, fügt die MRO-Systemintegration ein signifikantes Element an Automatisierung und zeitsparenden Verfahren hinzu, die die Lieferkettenkosten weiter senken.

Stanley Perli ist Senior Director Enterprise Business Applications bei Synovos.