Drei Best Practices für die MRO-Systemintegration

Technologie ist von enormer Bedeutung für die Lieferkette Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO). Von der Zustandsüberwachung über die Asset-Hierarchie bis hin zur Bestandsverfolgung und Ausgabenverwaltung ist die Rolle der Technologie absolut entscheidend.

Ohne die Fähigkeit zur effizienten Kommunikation wird die vollständige Integration der Lieferkette umso schwieriger. Unternehmen könnten Prozesse zusammenschustern, die auf den ersten Blick integriert erscheinen, es aber nicht sind. Sie könnten dazu führen, dass Informationen in zwei verschiedene Systeme eingegeben werden, was die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler erhöht und Rechnungsabweichungsberichte (IDRs) auslöst, deren Behebung Zeit und Ressourcen erfordert.

Im Gegensatz dazu erzwingt die Implementierung einer MRO-Systemintegration eine Überprüfung bestehender Geschäftsprozesse und deckt wo möglich Optimierungsmöglichkeiten auf. Die Idee ist, Fehler zu eliminieren und die Technologie durch Systemintegration wie vorgesehen funktionieren zu lassen. Zu den Vorteilen gehören Daten- und Bestandstransparenz, genauere und schnellere Bestellabwicklung, niedrigere Transaktionskosten und höhere Arbeitseffizienz.

Das ultimative Ziel ist es, das Beste aus jedem der beteiligten Systeme zu schöpfen und die MRO so fehlerfrei wie möglich zu gestalten. Im Folgenden finden Sie drei Best Practices, die Ihnen dabei helfen, dorthin zu gelangen.

Erkenne und verstehe die Notwendigkeit. Wenn Sie den Geschäftsprozess überprüfen und die Daten bestimmen, die zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen, müssen Sie das Aufzeichnungssystem für die Bestandsaufnahme identifizieren. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Transaktionen innerhalb des Aufzeichnungssystems ausgeführt werden, anstatt von einem anderen System auszugehen und dann zu versuchen, diese Daten mit dem Aufzeichnungssystem zu verbinden.

Wenn Sie beispielsweise den Wareneingang in einem System durchführen, sollte der Warenausgang im selben System erfolgen. Andernfalls könnte dies zu Diskrepanzen im Lagerbestand führen.

Darüber hinaus müssen Sie im Voraus das erwartete Transaktionsvolumen definieren, z. Infrastruktur, die für die Schnittstelle benötigt wird. Wenn das System das Volumen nicht verwalten kann, erfüllt es nicht den vorgesehenen Zweck.

Identifizieren und involvieren Sie wichtige Stakeholder. Das kritischste Element bei der Implementierung der MRO-Systemintegration ist die Einbeziehung wichtiger Interessengruppen, insbesondere der IT. Team, engagiert während des gesamten Projekts. Das es. Das Team sollte frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, wenn Planungsgespräche eingeleitet werden. Geschäftsteams sollten gleichermaßen engagiert sein, um sicherzustellen, dass die Schnittstellen auf die Geschäftserwartungen abgestimmt sind. Einkauf, Lieferkette, Finanzen, Betrieb und Wartung sollten alle in die Diskussionen und Planungen einbezogen werden.

Die Rechnungsstellung ist das Ende des MRO-Prozessablaufs und verursacht die meisten Probleme, wenn die Schnittstelle nicht richtig gestaltet ist. Für einen reibungslosen Ablauf des Kreditorenbuchhaltungsprozesses sollten die Kreditorenbuchhalter des Finanzteams konsultiert werden, um die Anforderungen für die Rechnungsübermittlung und -abstimmung zu definieren und zu dokumentieren.

Auch die Schulung der Endbenutzer ist wichtig. Sie können die effizienteste Benutzeroberfläche der Welt erstellen, aber wenn die Benutzer nicht gut geschult sind, ist das eine vergebliche Anstrengung.

Endbenutzer sollten in dem System, in dem sie Transaktionen durchführen, sowie in der Datenübertragung zwischen Systemen geschult werden. Außerdem wird empfohlen, den Endbenutzern eine einseitige Kurzanleitung zur Verfügung zu stellen, die die wichtigsten Schulungspunkte abdeckt. Wenn Sie verstehen, wie der Datenprozessfluss funktioniert, können Endbenutzer die vollen Systemfunktionen nutzen.

User Acceptance Testing (UAT) ist eine Phase im Projektplan, die Geschäftsanwendern die Möglichkeit bietet, die Schnittstelle zu testen und eventuelle Anpassungen zu identifizieren. In dieser Phase soll sichergestellt werden, dass die Schnittstelle das tut, wofür sie entwickelt wurde. Für diese Aufgabe sollte genügend Zeit eingeplant werden, und das Unternehmen sollte diese Gelegenheit voll ausschöpfen, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Fügen Sie Ressourcen für die Schnittstellenüberwachung und -verbesserung ein. Schließlich können Sie nicht einfach weggehen, sobald die Systemschnittstelle live geht. Für die Hyper-Betreuung nach dem Go-Live muss Zeit eingeplant werden, um sicherzustellen, dass sich die Endbenutzer mit der Benutzeroberfläche vollständig vertraut machen. Mindestens zwei Wochen für diese Aufgabe werden normalerweise empfohlen. Außerdem sollten Fehlerbehandlungsmechanismen und automatisierte Berichte entwickelt werden, um Probleme proaktiv zu bewältigen und die Belastung für die Benutzer zu minimieren. Der gesamte Zweck der neuen Benutzeroberfläche besteht darin, dem Unternehmen zu helfen, anstatt eine zusätzliche Belastung zu verursachen.

Für Schnittstellen, die sich auf Bestandsbilanzen auswirken, sollte ein wöchentlicher Bestandsabgleichsprozess implementiert werden, um sicherzustellen, dass die beiden Systeme nicht aus dem Gleichgewicht geraten. Als Beispiel würde ein Inventar-Snapshot aus dem Aufzeichnungssystem elektronisch an das externe System gesendet werden, um Abweichungen zu vergleichen und zu identifizieren. Geschäftsanwender sollten dann nachverfolgen, um abzustimmen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. In gleicher Weise sollte ein ähnlicher Abgleich für offene Postfächer eingerichtet werden. Linien zwischen den beiden Systemen.

Bei richtiger Durchführung fügt die MRO-Systemintegration ein wesentliches Element der Automatisierung und zeitsparender Verfahren hinzu, die die Lieferkettenkosten weiter senken.

Stanley Perli ist Senior Director of Enterprise Business Applications für Synovos.