Gewährleistung der ersten Meile für die direkte Materialbeschaffung

Immer häufiger auftretende und schwerwiegende Störungen haben unangemessene Prozesse und betriebliche Schwächen in den Lieferketten ins Rampenlicht gerückt. Und obwohl es fast unmöglich ist, jedes mögliche Szenario vorherzusagen, wird die Zurückhaltung von Unternehmen bei der Einführung neuer Technologielösungen und -ansätze die Dauer der auftretenden Probleme weiter verschärfen und verlängern.

Für produzierende Unternehmen ist die „erste Meile“ ein Spiel mit hohen Einsätzen, das oft bis zu 70 % des Umsatzes ausmacht. Hier werden Rohstoffe beschafft, konsolidiert und produziert. Die Beschaffung von Rohstoffen wie Kohle, Kalkstein, Stahl, Kupfer usw. erfordert den Aufbau einer globalen Reichweite und das Management mehrerer Ebenen von Komplexität und Risiken.

Sourcing ist ein besonders reif für Innovation und Modernisierung. Führungskräfte aus einer Vielzahl von Branchen kennen die Herausforderungen beim Management des Beschaffungsprozesses nur zu gut. Sie identifizieren den Bedarf für ein bestimmtes Produkt und sichern das Budget, um es zu beschaffen – und dann nimmt der komplizierte Prozess der Einbeziehung und Bewertung verschiedener Anbieter ein Eigenleben an und macht aus einem Problem zwei.

Herausforderungen bei der Beschaffung sind in allen Branchen weit verbreitet, insbesondere jedoch bei Rohstoffen und Direktmaterialien aufgrund der schieren Größe des Raums – Materialien werden normalerweise in großen Mengen gekauft, was massive Lieferungen und viel Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Interessengruppen erfordert. Darüber hinaus kann die Qualität dieser Materialien stark variieren, und viele Unternehmen haben Mühe, die erforderliche Sichtbarkeit zu erlangen, um dies zu berücksichtigen. Schließlich müssen Beschaffungsprozesse termingerecht abgeschlossen werden, da selbst kleine Verzögerungen zu massiven Unterbrechungen der Lieferkette führen können. Ein Beispiel ist die Suezkanal-Saga, die im März stattfand und weiterhin große Auswirkungen auf eine beträchtliche Anzahl globaler Industrien hat.

Leider sind viel zu viele Unternehmen von Legacy-Plattformen und veralteten Prozessen eingesperrt, die eine effiziente Beschaffung unmöglich machen. ERP-Systeme erfüllen nur langsam die Anforderungen der direkten Materialwirtschaft, bei der oft mehrere Arten von Produktkategorien mit spezifischen Qualitätsparametern berücksichtigt werden, die Altprozesse nicht angemessen unterstützen können. P2P-Systeme hingegen sind meist darauf ausgelegt, indirekte Ausgaben zu verwalten, bei denen Lieferanten weitgehend austauschbar sind. Im Gegensatz dazu hängt die Verwaltung direkter Materialien von einer intensiven und nachhaltigen Zusammenarbeit mit Lieferanten ab, die als strategische Partner zusammenarbeiten, um die Geschäftsziele zu erreichen.

Die vielleicht größte Ineffizienz ist der Mangel an Zusammenarbeit und Transparenz zwischen den verschiedenen Interessengruppen in der Lieferkette, da viele Lieferanten als Blackboxes fungieren, wenig Einblick in ihre Abläufe bieten und es schwierig machen, Inputs zu verfolgen, Abweichungen zu verfolgen und Risiken zu managen.

Die wenige Zusammenarbeit findet oft hauptsächlich über unsichere, antiquierte Methoden wie E-Mail oder Telefon statt – während gleichzeitig wichtige und hochsensible Informationen oft gespeichert und über die bescheidene Tabellenkalkulation geteilt werden. Es kann auch schwierig sein, bei Bedarf die richtigen Stakeholder zu erreichen. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen sich bemühen, auf dringende oder unvorhergesehene Angelegenheiten zu reagieren.

Es ist an der Zeit, die Geschäftspraktiken der ersten Meile durch bessere Beschaffungsstrategien zu verändern. Hersteller, die auf direkte Materialien angewiesen sind, müssen die neuen Effizienzvorteile noch nutzen – zum Teil, weil die von ihnen verwendeten Systeme zu komplex und zu unflexibel für ihre Anforderungen sind. Ohne die Fähigkeit, kategoriespezifische Probleme anzugehen, riskieren Hersteller, neue Möglichkeiten zu verpassen, um die Waren, auf die sie sich verlassen, flexibler, kollaborativer und effektiver zu beschaffen.

Durch das Bewältigen der ersten Meile können Unternehmen antizipieren, wie sich Störungen auf ihre Wertschöpfungsketten auswirken und Maßnahmen ergreifen, um diese Auswirkungen zu minimieren. Mit Echtzeit-Transparenz und verbesserter Kommunikation können Unternehmen besser mit Lieferanten zusammenarbeiten, um Alternativen zu entdecken, Produktionszeitpläne anzupassen und Auswirkungen auf das Endergebnis zu minimieren.

Aufbau eines besseren Lieferantennetzwerks

Für einige Unternehmen kann das Risikomanagement die Schaffung eines vielfältigeren, lokaleren Lieferantennetzwerks beinhalten, anstatt sich auf einige wenige globale Lieferanten zu verlassen. Andere haben möglicherweise komplexe Spezifikationen, die nur von wenigen qualifizierten Lieferanten erfüllt werden können. Um die langfristige Verfügbarkeit kritischer Direktmaterialien zu gewährleisten, finden Fertigungsunternehmen neue Wege, um Lieferanten schneller einzubinden und engere Beziehungen zu ihren Beschaffungspartnern aufzubauen – alles mit standardisierten, technologieunterstützten Prozessen.

Mit verbesserten Einblicken und besserer Kommunikation können Einkäufer die Fähigkeiten eines bestimmten Lieferanten besser verstehen, potenzielle Engpässe identifizieren und bei Bedarf Notfallpläne erstellen. Da sich die Bemühungen vom bloßen Überleben zum Erfolg entwickeln, werden der Grad und die Geschwindigkeit der Erholung eines Unternehmens direkter von seiner Fähigkeit zum Aufbau von Lieferantenbeziehungen abhängen.

Automatisierung kritischer Prozesse

Die Komplexität der direkten Materialbeschaffung erfordert einen automatisierten, optimierten Ansatz für kritische Prozesse – von Beschaffungsereignissen über Bestellungen (POs) bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Mit einem vollständigen Überblick über die Prozesse in ihrer gesamten Lieferkette haben Unternehmen einen tieferen Einblick in das, was funktioniert und was nicht. Durch die Automatisierung kritischer Prozesse können Unternehmen die Arbeit rationalisieren, die Kommunikation verbessern und Fehler reduzieren, die zu Verzögerungen führen können.

Die automatisierte Nachverfolgung von Bestellungen, die Echtzeitintegration mit ERP-/MRP-Systemen und der automatisierte Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Belegen können Unternehmen dabei helfen, die Produktivität in kritischen Direktausgabenkategorien zu verbessern. Sie können Änderungen an etablierten Prozessen vornehmen und die Auswirkungen dieser Änderungen messen, um eine kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben. Schließlich können sie KI/ML-Algorithmen auf die von ihnen generierten Daten anwenden, um Prozesse und Oberflächenintelligenz weiter zu verfeinern.

Zusammenarbeit und Einblicke fördern

Da Unternehmen immer komplexer werden und ihre Reichweite vergrößern, wird der Bedarf an sicherer und zugänglicher Zusammenarbeit nur zunehmen. Unternehmen, denen es gelingt, Räume zu schaffen, in denen Mitarbeiter, Partner und Lieferanten in Selbstbedienung zusammenarbeiten können, werden erfolgreich sein. Durch die Beseitigung von Silos und die Externalisierung von Informationen von mehreren Parteien können Fertigungsunternehmen die Transparenz in ihren Lieferantennetzwerken erhöhen, Probleme schneller lösen, die Lieferantenleistung verbessern und einen echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Jeder dieser Ansätze trägt zu einer grundlegenden Wahrheit bei:Heute ist der Gesamttechnologieentwurf eines Unternehmens ein zentraler Bestandteil seiner Risikomanagementstrategie. Da Lieferketten immer komplexer werden und die Fehlerquote sinkt, müssen sich Unternehmen der digitalen Transformation stellen, um intern die Effizienz zu maximieren und Kontrahenten, Investoren und anderen Interessengruppen Stabilität zu demonstrieren. Diejenigen, die dies nicht tun, werden schnell überholt und ausmanövriert, da die Innovation immer schneller wird. Dies gilt insbesondere für die erste Meile, die den Unterschied zwischen einer profitablen Transaktion und einer wilden Gänsejagd ausmachen kann.

Die Implementierung von Lösungen zur Erfüllung dieser Anforderungen kann im Vorfeld zu einigen Unterbrechungen führen, aber mit einem disziplinierten Ansatz können Unternehmen heute einen reibungslosen Übergang vollziehen und gleichzeitig ihre Erfolgschancen morgen maximieren. In einer Welt voller Unsicherheit können Fertigungsunternehmen auf die Vorteile der digitalen Transformation bauen.

Manav Garg ist Gründer und CEO von Eka Software Solutions.