Strategische Beschaffung:Fünf Schritte zur Sicherung der besten Lieferanten

Als Nächstes müssen Sie Ausschreibungen (RFPs) versenden, um ausgewählte Lieferanten über die Einleitung eines Beschaffungsprozesses zu informieren. Sie werden wahrscheinlich mehrere Anfragen von potenziellen Lieferanten bearbeiten müssen, also erklären Sie genau, was Sie von ihnen erwarten. Sie erhalten dann Antworten von Lieferanten mit detaillierten Vorschlägen zur Bewertung.

Machen Sie eine Auswahlliste von Lieferanten, um sie in die nächste Verhandlungsphase zu bringen, in der Sie Ihre Beschaffungsaktivitäten durchführen. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Zusammenfassungen aller RFP-Antworten
• Detaillierte Auswahlliste aller Lieferanten
• Kopien der Lieferantenbewertung
• Detaillierte Verhandlungspläne

Recherche und prämiere deinen Lieferanten. Achten Sie bei der Suche nach Lieferanten nach möglichen Auszeichnungen auf Folgendes:

• Kommunikationsfähigkeiten . Wie war die Kommunikation mit Ihrem Lieferanten bisher? Sind sie bereit und in der Lage, Ihre Fragen zu beantworten? Erfolgt dies telefonisch, per E-Mail oder über ein Webportal? Wenn Sie während des Ausschreibungsverfahrens Schwierigkeiten haben, den Lieferanten zu erreichen, kann dies ein schlechtes Zeichen sein.
• Lieferantenbetrieb . Erkennen Sie, ob Ihr ausgewählter Lieferant Ihre Anforderungen kurzfristig und darüber hinaus erfüllen kann. Wir empfehlen, mit diesen Punkten zu beginnen:
• Finanzen . Ist Ihr ausgewählter Lieferant finanziell stabil/profitabel? Wie viel Schulden tragen sie? Wenn ihre finanzielle Situation nicht gut aussieht, erwägen Sie vielleicht, einen kürzeren Vertrag als Probe anzubieten.
• Infrastruktur . Fragen Sie Ihren Lieferanten, um herauszufinden, wie seine Organisation aufgebaut ist und ob er über die Systeme verfügt, um die Mengen an Waren/Dienstleistungen zu unterstützen, die Sie möglicherweise benötigen. Besichtigen Sie gegebenenfalls ihre Einrichtungen, um ihren Betrieb aus erster Hand mitzuerleben.
• Lieferkette . Ist ihre Lieferkette robust, um sie zu erhalten, wenn sich die Umstände zum Schlechteren ändern? Wenn Sie das Volumen eines Artikels erhöhen müssten, wäre die Lieferkette Ihrer Lieferanten in der Lage, dies zu berücksichtigen? Untersuchen Sie, ob sie kurzfristige Anforderungen wie ungewöhnliche Wetterbedingungen oder mildernde Umstände erfüllen können.
• Ethik . Bitten Sie Lieferanten um eine Kopie ihrer geltenden Erklärung zur sozialen Verantwortung des Unternehmens oder der Ethikrichtlinien, um sicherzustellen, dass diese Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
• Kunden . Hat Ihr Lieferant eine große Beziehung zu einem anderen Kunden? Wenn dies der Fall ist, könnte dies Ihnen helfen zu verstehen, wenn sie sich zu sehr auf einen Client verlassen, was möglicherweise den Service, den Sie erhalten, unterbrechen könnte.
• Katastrophenpläne . Sie integrieren Lieferanten in Ihre Lieferkette und müssen sicherstellen, dass sie im schlimmsten Fall weiterhin liefern können. Wenn sie diese Pläne nicht teilen, hinterfragen Sie die Gründe und überdenken Sie ihre Rentabilität.
• Kompetenz . Bewerten Sie die Fähigkeiten des Lieferanten anhand Ihrer Anforderungen. Sprechen Sie mit Account Managern oder anderen Personen des Lieferanten in Betracht. Stellen Sie eingehende Fragen zu ihrer Lieferfähigkeit unter außergewöhnlichen Umständen, wie beispielsweise bei extremen Wetterbedingungen oder Rohstoffknappheit. Sprechen Sie schließlich mit Kunden – Sie werden möglicherweise feststellen, dass Ihr Lieferant etwas nicht teilt.
• Kosten . Damit soll die Kostentransparenz gewährleistet werden. Fragen Sie Ihren Lieferanten:
  • Wie hoch sind die Gesamtkosten des Produkts/der Dienstleistung?
  • Beinhaltet diese Kosten Dinge wie Wartung, Service-Upgrades, außergewöhnliche Bestellungen (sofern zutreffend)?
  • Sind die Versandkosten enthalten?
  • Welche Margen machen sie?

Nachdem Sie alle oben genannten Punkte überprüft haben, können Sie, wenn kein eindeutiger Gewinner erkennbar ist, erwägen, den RFP-Prozess für eine kleine Auswahl von Lieferanten wieder zu öffnen, um sie zu ermutigen, ihre Angebote zu verbessern. Wenn Sie eine RFX-Sourcing-Veranstaltung durchgeführt haben und dies angemessen ist, können Sie eine eAuktion gegen die letzten paar Lieferanten durchführen, um ein besseres Angebot zu erzielen.

Nach der Auswahl sollten Sie den Lieferanten und die internen Interessengruppen über ein "Commitment Go Document" benachrichtigen, in dem Folgendes angegeben ist:

• Preisvorschläge
• Schätzungen des finanziellen Nutzens
• Implementierungspläne
• Übergangspläne
• KPI-Kriterien und -Ziele
• Risikobewertung und -minderung (d. h. Compliance-Maßnahmen)
• Vertragsüberlegungen (d. h. SLA-Entwicklung / Zahlungsbedingungen / Verbesserung im Vergleich zum Vorjahr)
• Mitteilung an die Geschäftsleitung
• Kommunikationsplan für wichtige Interessengruppen

Vertragsdurchführung. Sie müssen mit Ihrem neuen Lieferanten zusammenarbeiten, um einen Kommunikationsplan zu entwickeln, um die neuen Waren zu implementieren, die Sie für Ihr Unternehmen ausgewählt haben. Die potenziellen Risiken der Beziehung sollten identifiziert und dann durch ausreichende Compliance-Maßnahmen gemindert werden. Diese Vereinbarungen werden dann durch einen unterzeichneten Vertrag formalisiert. In der Vergangenheit war dies ein enorm zeitaufwändiger Prozess, der die Vorbereitung einer Unmenge von Papierkram erforderte, aber heute kann die Technologie automatisch Verträge basierend auf vorbereiteten Informationen generieren, die zuvor in das System eingegeben und aus der zuvor eingereichten Ausschreibung erstellt wurden, um die Genauigkeit der Lieferanteninformationen zu gewährleisten .

Key Performance Indicators und Ziele sollten festgelegt und verfolgt werden, um Lieferanten zur Rechenschaft zu ziehen. Schließlich sind Sie bereit, die Eigentümerschaft des Lieferanten an die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen zu übertragen, wobei vereinbarte Prüfpunkte für die Service-Level-Bereitstellung und -Leistung im Vergleich zu den vereinbarten Service-Levels und KPIs vorhanden sind.

Rechnung einrichten und überwachen. Nach dem Onboarding des Lieferanten muss ein Rechnungsstellungsprozess eingerichtet werden. Jede neue Lieferantenvereinbarung bietet die Möglichkeit, sich für die Rechnungsautomatisierung einzusetzen, insbesondere wenn der neue Vertrag ein hohes Rechnungsvolumen generiert.

Die laufende Überwachung und Verfolgung der Lieferantenleistung sollte Folgendes umfassen:

• Pünktliche Warenlieferungen erhalten
• Hochwertige Produkte
• Exzellenter Kundenservice
• Die richtige Rechnung für den richtigen Betrag und die richtige Ware
• Wie schnell der Lieferant mit Ihnen kommuniziert
• Lagerverfügbarkeit

Schließlich sollten Sie den Wert der Einsparungen, die Sie mit dem neuen Lieferanten erzielt haben, verfolgen, um dem breiteren Unternehmen mitzuteilen, wie sich diese durch die Beschaffung ermöglichten Kosteneinsparungsmaßnahmen auf das Endergebnis ausgewirkt haben.

Der Kauf für ein Unternehmen ist selbst in den besten Zeiten ein komplexer Prozess. Die Sicherstellung eines soliden Prozesses ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Marktveränderungen, Lieferengpässe und sich ändernde Bedürfnisse kontinuierlich zu meistern.

Shannon Kreps ist Vice President of Product Marketing bei Medius, einem globalen Anbieter von Cloud-basierter Source-to-Pay-Software.