Strategische Beschaffung meistern: 5 bewährte Schritte zu erstklassigen Lieferanten

Während das traditionelle Ziel der Beschaffung darin bestand, einen Lieferanten zu identifizieren und zu beauftragen, der die Geschäftsanforderungen am besten erfüllt und am kosteneffizientesten ist, hat sich das Spiel 2020 dramatisch verändert. Da Unternehmen beispiellose Herausforderungen in Angebot und Nachfrage bewältigen mussten, waren sie gezwungen, ihre Lieferketten schnell umzustrukturieren, um die heutigen Anforderungen und die der nächsten sechs Monate zu erfüllen.

Warum strategische Beschaffung heute entscheidend ist

Die Notwendigkeit, die Beschaffung strategischer und reaktionsfähiger auf die Bedürfnisse der Organisation auszurichten, war nie größer. Während Unternehmen ihre Lieferketten für 2021 neu ausrichten, haben sie die Chance, ihre Beschaffungsprozesse zu überdenken und Strukturen zu schaffen, die optimale Ergebnisse liefern – indem sie diese fünf Schlüsselschritte für strategischen Beschaffungserfolg befolgen.

Schritt 1: Evaluieren, Daten sammeln und Strategie entwickeln

Der erste Schritt beginnt mit einer disziplinierten und organisierten Evaluierung Ihrer Beschaffungsbedarfe. Dieser Prozess umfasst:

Lieferantenbeziehungen festigen

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Beziehungen zu Ihren Lieferanten pflegen, um über bevorstehende Großprojekte – wie Neuentwicklungen oder Expansionspläne – informiert zu sein und sich darauf vorbereiten zu können.

Ausgabenanalyse

Führen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung durch, wie viel Ihre Organisation wofür, wo und in welchen Bereichen Ausgaben optimiert werden müssen.

Projektvalidierung

Ermitteln Sie, ob Sie für die vorgesehene Warengruppe einen neuen Lieferanten benötigen oder ob eine Neuverhandlung mit bestehenden Partnern ausreicht.

Datensammlung

Sammeln Sie die benötigten Anforderungen und Basisdaten:

• Bestehende Lieferantenverträge – einschließlich Bedingungen und Konditionen
• Leistungsbeschreibungen (Statement of Work)
• Beschaffungsmarktanalysen
• Ausgabendaten aus Ihrer Spendenanalyse

Projektstrategie

Entwickeln Sie Ihre Projektstrategie mit Umfang, Skalierung und den Typen der auszuwählenden Lieferanten. Schließen Sie auch Informationen zur Risikominimierung ein.

Schritt 2: Das passende Beteiligungsmodell wählen

Ein zentraler Aspekt der Strategieentwicklung ist die Auswahl geeigneter Beschaffungsverfahren wie eAuction oder detailliertes RFQ (Request for Quotation). Beide bieten Vorteile, doch die verschiedenen Überlegungen sollten sorgfältig abgewogen werden, um den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen zu finden.

Niedrige Komplexität, hoher Wert

Für Kategorien mit hohem Wert und verhältnismäßig einfacher Verhandlung sind sowohl eAuction als auch RFX geeignet. Prüfen Sie: Lohnt sich das Risiko, diesen Beschaffungsprozess als eAuction durchzuführen? Sie erzielen möglicherweise einen besseren Preis, riskieren aber, einen zuverlässigeren Lieferanten zu verprellen, der höhere Kosten rechtfertigt. Beispiel: Großbestellungen von Computerhardware wie Notebooks für die nächsten 3–6 Monate.

Hohe Komplexität, hoher Wert

Bei komplexen Beschaffungsprozessen – wie dem Kauf von Nischen- oder Spezialprodukten, geschäftskritischen Artikeln oder langfristigen Projekten wie der Ausstattung eines neuen Gebäudes – sollten Sie eine gute Beziehung zu potenziellen Lieferanten aufbauen. Das bedeutet mehr Zeit für den Beziehungsaufbau mit einer kleineren Anzahl renommierter Lieferanten, kombiniert mit einem Online-RFI oder RFP, das von führenden Beschaffungssystemen unterstützt wird.

Niedrige Komplexität, niedriger Wert

Hier erzielen Sie schnelle Erfolge. Produkte oder Dienstleistungen, die Sie in großen Mengen bestellen, können per eAuction vergeben werden. Geringwertige, einfach zu beschaffende Artikel wie Büromaterial oder Standardbedarf eignen sich für eAuctions, bei denen Lieferanten in einer kontrollierten Umgebung gegeneinander bieten.

Hohe Komplexität, niedriger Wert

Für diese Artikel empfiehlt sich ein RFX; bei komplexen Beschaffungsprozessen wäre eine eAuction zeitaufwendig und ineffizient. Beispiel: Ein kleines, aber kritisches Bauteil für Ihr Produkt, das exakt nach Spezifikation gefertigt und termingerecht geliefert werden muss.

Schritt 3: Angebote einholen und Lieferanten auswählen

Als Nächstes versenden Sie Requests for Proposals (RFPs), um ausgewählte Lieferanten über den Start des Beschaffungsprozesses zu informieren. Sie werden wahrscheinlich zahlreiche Rückfragen erhalten – kommunizieren Sie daher präzise Ihre Erwartungen. Anschließend werten Sie die eingegangenen Angebote aus.

Erstellen Sie eine Shortlist für die nächste Verhandlungsphase. Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Unterlagen bereithalten:

• Zusammenfassungen aller RFP-Antworten
• Detaillierte Shortlist aller Lieferanten
• Kopien der Lieferantenbewertungen (Viability Evaluation)
• Detaillierte Verhandlungspläne

Schritt 4: Lieferanten prüfen und zuschlagen

Bei der Prüfung potenzieller Lieferanten bewerten Sie folgende Kriterien:

Kommunikationsfähigkeit

Wie verlief die Kommunikation bisher? Ist der Lieferant bereit und in der Lage, Fragen zu beantworten – per Telefon, E-Mail oder Webportal? Schwierigkeiten in der Angebotsphase sind oft ein Warnsignal.

Lieferantenbetrieb

Prüfen Sie, ob der Lieferant Ihre kurz- und langfristigen Anforderungen erfüllen kann. Beginnen Sie mit:

Finanzen

Ist der Lieferant finanziell stabil und profitabel? Wie hoch ist die Verschuldung? Bei bedenklicher Finanzlage erwägen Sie einen kürzeren Testvertrag.

Infrastruktur

Untersuchen Sie die Organisationsstruktur und Systeme des Lieferanten auf Skalierbarkeit. Besichtigen Sie vor Ort die Einrichtungen, um sich ein direktes Bild zu machen.

Lieferkette

Ist die Lieferkette des Lieferanten robust genug für widrige Umstände? Kann sie Volumensteigerungen absorbieren? Prüfen Sie die Flexibilität bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Extremwetter.

Ethik

Fordern Sie die Corporate-Social-Responsibility-Erklärung oder Ethikrichtlinien an, um Übereinstimmung mit Ihren Standards zu prüfen.

Kundenstruktur

Ist der Lieferant stark von einem Großkunden abhängig? Das könnte Ihre Servicequalität gefährden.

Notfallpläne

Sie integrieren Lieferanten in Ihre Supply Chain – stellen Sie sicher, dass sie auch im Krisenfall liefern können. Fehlende Pläne sind ein Ausschlusskriterium.

Kompetenz

Vergleichen Sie die Fähigkeiten des Lieferanten mit Ihren Anforderungen. Sprechen Sie mit Account Managers und weiteren Ansprechpartnern. Stellen Sie gezielte Fragen zur Lieferfähigkeit unter Extrembedingungen (Wetter, Rohstoffknappheit). Holen Sie Referenzen bei dessen Kunden ein.

Kosten

Schaffen Sie Transparenz bei der Preisgestaltung:

• Was ist der Gesamtkostenpreis für Produkt/Dienstleistung?
• Sind Wartung, Service-Upgrades, Sonderbestellungen enthalten?
• Sind Lieferkosten inkludiert?
• Welche Margen kalkuliert der Lieferant?

Wenn nach der Prüfung kein klarer Favorit feststeht, können Sie den RFP-Prozess für eine kleine Auswahl wiedereröffnen, um verbesserte Angebote zu erhalten. Falls Sie ein RFX durchgeführt haben und es passt, kann eine abschließende eAuction unter den Finalisten den Preis weiter drücken.

Nach der Auswahl benachrichtigen Sie den Lieferanten und interne Stakeholder über ein „Commitment Go Document“ mit:

• Zuschlagsangeboten
• Finanziellen Nutzenprognosen
• Implementierungsplänen
• Übergangsplänen
• KPI-Kriterien und -Zielen
• Risikobewertung und -minderung (Compliance-Maßnahmen)
• Vertraglichen Aspekten (SLA-Entwicklung, Zahlungsbedingungen, kontinuierliche Verbesserung)
• Kommunikation an das Senior Management
• Kommunikationsplan für Schlüsselinteressengruppen

Schritt 5: Vertragsimplementierung und laufendes Management

Arbeiten Sie mit dem neuen Lieferanten an einem Kommunikationsplan für die Einführung der neuen Waren/Dienstleistungen. Identifizieren und mindern Sie potenzielle Risiken durch Compliance-Maßnahmen. Diese Vereinbarungen werden heute durch Technologie automatisiert – Verträge werden auf Basis vordefinierter Daten und der vorherigen RFP generiert, was Genauigkeit und Effizienz sichert.

Definieren und verfolgen Sie Key Performance Indicators (KPIs), um Lieferantenverantwortung sicherzustellen. Übertragen Sie schließlich die Lieferantenverantwortung an die zuständigen Personen in Ihrer Organisation mit vereinbarten Checkpoints für Service-Level-Erfüllung und KPI-Performance.

Rechnungsstellung und Monitoring

Nach dem Onboarding muss ein Rechnungsprozess eingerichtet werden. Neue Lieferantenvereinbarungen bieten die Chance, für Rechnungsautomatisierung zu plädieren – besonders bei hohen Rechnungsvolumina.

Die laufende Leistungsüberwachung sollte umfassen:

• Pünktliche Lieferungen
• Hohe Produktqualität
• Exzellenter Kundenservice
• Korrekte Rechnungen (Betrag, Ware)
• Kommunikationsgeschwindigkeit
• Lagerverfügbarkeit

Tracken Sie abschließend die erzielten Einsparungen, um dem Unternehmen den Beitrag der Beschaffung zum Unternehmensergebnis zu demonstrieren.

Geschäftliche Beschaffung ist ein komplexer Prozess – selbst in ruhigen Zeiten. Ein solider Prozess ermöglicht es Ihrer Organisation, Marktveränderungen, Lieferengpässe und sich wandelnde Bedürfnisse dauerhaft souverän zu meistern.

Shannon Kreps ist Vice President Product Marketing bei Medius, einem globalen Anbieter cloudbasierter Source-to-Pay-Software.