3 wichtige Asset-Tracking-Tipps für Schulen und Pädagogen:Automatisierung, Planung und Zusammenarbeit mit der IT

Schulen aller Art müssen ihre Vermögenswerte genau nachverfolgen, um die Standards des Governmental Accounting Standards Board (GASB) und des Financial Accounting Standards Board (FASB) einzuhalten und gegenüber ihren Interessengruppen rechenschaftspflichtig zu sein. Da Schulen stärker auf Finanzierung und Zuwendungen von außen angewiesen sind, müssen sie ihr Vermögen auf verantwortungsvolle Weise verwalten und nachverfolgen, um die Ausgaben gegenüber diesen Interessengruppen zu rechtfertigen. Schulen verfügen jedoch über so viele Vermögenswerte, die über Campus, Einrichtungen, Klassenzimmer und Verwaltung, Lehrer und Schüler verteilt sind, dass es fast unmöglich sein kann, Vermögenswerte genau zu verfolgen. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Schulen ihre Asset-Tracking-Praktiken verbessern können, darunter

1. Optimieren und automatisieren Sie die Bestandsverfolgung
2. Arbeiten Sie mit IT-Teams zusammen, um Laptops und Mobilgeräte zu verfolgen
3. Erstellen Sie einen Vermögensverwaltungsplan

1. Optimieren und automatisieren Sie das Asset-Tracking

Wenn Schulen etwas aus dem Debakel des Computerinventars des Los Angeles Unified School District im Jahr 2014 lernen sollen, als Geräte im Wert von fast 200.000 US-Dollar gestohlen wurden oder verschwanden, dann ist es, dass die Einführung bewährter Verfahren zur Bestandsverfolgung entscheidend ist, um Fehler und einen kostspieligen Verlust von Geräten zu vermeiden .
Schulbezirke und andere Bildungseinrichtungen, die Best Practices für die Bestandsverfolgung übernehmen und rationalisieren und automatisieren Sie ihre Prozesse, bestehen Sie Audits mit Bravour und verfolgen Sie ihre Assets viel einfacher als diejenigen, die sich auf Tracking verlassen Vermögen manuell. Lehrer und Administratoren schätzen auch die Zeitersparnis beim Ein- und Auschecken von Assets, wenn der Prozess nahtlos mit einer Asset-Tracking-Lösung abläuft, die Barcodes und Asset-Tags für genaues Scannen verwendet.
Wenn sich Ihr Schulbezirk oder Ihre Bildungseinrichtung darauf verlässt Excel oder einem anderen manuellen Prozess zur Nachverfolgung von Assets, kosten Sie Mitarbeiter Stunden, die sie damit verbringen, die Aufzeichnungen einzelner Assets über ihre Lebensdauer zu aktualisieren. Bei manuellen Systemen ist es auch viel wahrscheinlicher, dass Verwirrung und Fehler auftreten, die zu verlorenen, beschädigten oder gestohlenen Geräten führen können, bevor jemand bemerkt, dass ein Problem vorliegt. Und manuelle Prozesse ziehen die Menschen nicht so zur Verantwortung wie automatisierte Prozesse.
Tatsächlich haben große Schulbezirke und höhere Bildungseinrichtungen unglaubliche Schwierigkeiten, ihre Vermögenswerte zu verfolgen, ähnlich wie der LA Unified School District. Colleges und Universitäten melden oft Verluste in Höhe von Zehntausenden bis Millionen von Dollar, und diese Verluste können minimiert und praktisch eliminiert werden, wenn Institutionen Asset-Tracking-Systeme einführen. Effektive Asset-Management-Technologielösungen verwenden Strichcode-Scanner, um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu verringern und genaue Aufzeichnungen in Echtzeit in einer Datenbank zu führen.

2. Arbeiten Sie mit IT-Teams zusammen, um Laptops und mobile Geräte zu verfolgen

Wenn Schulen eine Eins-zu-eins-Technologieinitiative starten, bei der Schülern ein Laptop, Tablet oder iPad ausgeliehen wird, laufen sie Gefahr, viel Geld zu verlieren, wenn Vermögenswerte verloren gehen oder beschädigt werden. IT-Experten in Bildungseinrichtungen erkennen, dass die Initiativen eine umfassende Planung erfordern, und führen die Verantwortung bei der Implementierung von Asset-Tracking-Systemen, bevor sie Geräte an Schüler ausgeben. Die Verwaltung der Geräte kann für IT-Teams zu einer Vollzeitbeschäftigung werden, wenn ihre Bildungseinrichtungen nicht in ein Asset-Tracking-System investieren.
Diejenigen, die Asset-Tracking-Systeme implementieren, schätzen die Zeit- und Kosteneinsparungen, die sie durch die Automatisierung von Asset-Tracking-Prozessen erzielen und jederzeit wissen, wer Geräte an- und abmeldet, ob sie beschädigt sind, welche Eltern versichert sind und welche verloren gegangen sind. Viele dieser Systeme verwenden Barcode-Scanner, die mit Studenten- und Mitarbeiter-IDs und Geräteseriennummern verknüpft sind, sodass keine Zweifel darüber bestehen können, wer ein Gerät abgemeldet hat. Einige IT-Experten in Bildungseinrichtungen investieren lieber in fortschrittliche Asset-Tracking-Technologien, die Berichtsfunktionen beinhalten und ihrem gesamten Team die Möglichkeit geben, Geräteinformationen in Echtzeit zu verfolgen und anzuzeigen.

3. Erstellen Sie einen Vermögensverwaltungsplan

Die meisten Schulen haben ein IT-Team, das ihre Geräte verfolgen kann, aber auch diejenigen, die den Wert der Erstellung eines Asset-Management-Plans für alle ihre Assets nicht verstehen. Öffentliche Schulbezirke benötigen insbesondere ein effektives Vermögensverwaltungsprogramm, da Vermögenswerte in den meisten Fällen mit Steuergeldern oder Zuschüssen erworben werden. Und viele öffentliche Schulen haben begrenzte Mittel und müssen daher die Lebenszyklen ihrer Vermögenswerte maximieren. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Assets ordnungsgemäß nachverfolgt werden, ist die Erstellung eines Asset-Management-Plans.
Anlagenverwaltungspläne für Bildungseinrichtungen berücksichtigen insbesondere alle Anlagen, von HLK-Systemen über Gebäude bis hin zu Hardware . Da viele Schulen nicht über das nötige Geld verfügen, um neue Anlagen zu kaufen, um ältere zu ersetzen, verlassen sie sich auf einen Anlagenverwaltungsplan, um zu bestimmen, was repariert werden soll und wann. Asset-Management-Pläne beinhalten auch vorbeugende Wartung, um Assets so lange wie möglich in gutem Zustand zu halten. Das beste Szenario besteht darin, einen Asset-Management-Plan mit einem Asset-Tracking-System zu verbinden, um eine vollständige Aufzeichnung aller Assets, ihres Wartungsplans und ihrer Tracking-Informationen zu erhalten.
Schulen müssen ihre Assets ordnungsgemäß verfolgen, um die GASB einzuhalten und FASB-Standards und gegenüber ihren Stakeholdern rechenschaftspflichtig zu sein. Um die Asset-Tracking-Praktiken zu verbessern und das Endergebnis festzuhalten, müssen Bildungseinrichtungen die Asset-Tracking rationalisieren und automatisieren, mit ihren IT-Teams zusammenarbeiten, um Laptops und mobile Geräte zu verfolgen, und einen Asset-Management-Plan erstellen.
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