Asset-Tracking in Schulen meistern: 3 Schlüsselstrategien für Automatisierung, Planung & IT-Zusammenarbeit

Schulen aller Art müssen ihre Assets präzise verfolgen, um den Standards des Governmental Accounting Standards Board (GASB) und des Financial Accounting Standards Board (FASB) zu entsprechen und gegenüber ihren Stakeholdern rechenschaftspflichtig zu sein. Da Schulen zunehmend auf Finanzierung und Stiftungen externer Quellen angewiesen sind, müssen sie ihre Assets verantwortungsvoll verwalten und verfolgen, um Ausgaben gegenüber diesen Stakeholdern zu rechtfertigen. Doch Schulen verfügen über so viele Assets, die über Campus, Einrichtungen, Klassenzimmer sowie Administratoren-, Lehrer- und Schülerhäuser verteilt sind, dass eine präzise Asset-Verfolgung nahezu unmöglich sein kann. Es gibt einige Wege, wie Schulen ihre Asset-Tracking-Praktiken verbessern können, darunter:

1. Asset-Tracking straffen und automatisieren
2. Mit IT-Teams zusammenarbeiten, um Laptops und mobile Geräte zu verfolgen
3. Einen Asset-Management-Plan erstellen

1. Asset-Tracking straffen und automatisieren

Wenn Schulen etwas aus dem Computer-Inventar-Debakel des Los Angeles Unified School District 2014 lernen können, als Geräte im Wert von fast 200.000 $ gestohlen wurden oder fehlten, dann dass die Einführung von Asset-Tracking-Best-Practices entscheidend ist, um Fehler und kostspielige Geräteverluste zu vermeiden.

Schulbezirke und andere Bildungseinrichtungen, die Asset-Tracking-Best-Practices übernehmen und ihre Prozesse straffen und automatisieren, bestehen Audits mit Bravour und verfolgen ihre Assets viel einfacher als jene, die auf manuelle Asset-Verfolgung setzen. Lehrer und Administratoren schätzen auch die Zeitersparnis beim Ein- und Auschecken von Assets, wenn der Prozess nahtlos mit einer Asset-Tracking-Lösung läuft, die Barcodes und Asset-Tags für präzises Scannen nutzt.

Wenn Ihr Schulbezirk oder Ihre Bildungseinrichtung auf Excel oder einen anderen manuellen Prozess zur Asset-Verfolgung setzt, kosten Sie Mitarbeiter Stunden, die sie für die Aktualisierung einzelner Asset-Datensätze über deren Lebensdauer aufwenden. Manuelle Systeme beinhalten auch viel eher Verwirrung und Fehler, die zu verlorenen, beschädigten oder gestohlenen Geräten führen können, bevor jemand merkt, dass ein Problem besteht. Und manuelle Prozesse machen Menschen nicht so rechenschaftspflichtig wie automatisierte Prozesse.

Tatsächlich haben große Schulbezirke und Hochschulen enormen Schwierigkeiten, ihre Assets zu verfolgen, ganz wie der LA Unified School District. Colleges und Universitäten melden regelmäßig Verluste in Höhe von Zehntausenden bis Millionen Dollar, und diese Verluste können minimiert und praktisch eliminiert werden, wenn Institutionen Asset-Tracking-Systeme einführen. Effektive Asset-Management-Technologielösungen nutzen Barcode-Scanner, um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu reduzieren und Echtzeit-genaue Datensätze in einer Datenbank zu führen.

2. Mit IT-Teams zusammenarbeiten, um Laptops und mobile Geräte zu verfolgen

Wenn Schulen eine 1:1-Technologie-Initiative starten, die die Ausleihe von Laptops, Tablets oder iPads an Schüler umfasst, riskieren sie, viel Geld zu verlieren, wenn Assets verloren gehen oder beschädigt werden. IT-Profis in Bildungseinrichtungen erkennen, dass diese Initiativen umfangreiche Planung erfordern und führen die Implementierung von Asset-Tracking-Systemen an, bevor Geräte an Schüler ausgegeben werden. Die Verwaltung der Geräte kann zu einem Vollzeitjob für IT-Teams werden, wenn ihre Bildungseinrichtungen nicht in ein Asset-Tracking-System investieren.

Diejenigen, die Asset-Tracking-Systeme implementieren, schätzen die Zeit- und Kosteneinsparungen, die sie durch die Automatisierung von Asset-Tracking-Prozessen erzielen und jederzeit zu wissen, wer Geräte ein- und auscheckt, ob sie beschädigt sind, welche Eltern Versicherungen abgeschlossen haben und welche verloren gegangen sind. Viele dieser Systeme nutzen Barcode-Scanner, die mit Schüler- und Mitarbeiter-IDs sowie Geräteseriennummern verknüpft sind, sodass keine Frage darüber aufkommt, wer ein Gerät ausgeliehen hat. Einige IT-Profis in Bildungseinrichtungen bevorzugen Investitionen in fortschrittliche Asset-Tracking-Technologien, die Reporting-Funktionen umfassen und ihrem gesamten Team die Möglichkeit geben, Geräteinformationen in Echtzeit zu verfolgen und einzusehen.

3. Einen Asset-Management-Plan erstellen

Die meisten Schulen haben ein IT-Team, das ihre Geräte verfolgen kann, aber auch jene, die keines haben, verstehen den Wert der Erstellung eines Asset-Management-Plans für all ihre Assets. Öffentliche Schulbezirke benötigen insbesondere ein effektives Asset-Management-Programm, da Assets in den meisten Fällen mit Steuergeldern oder Fördermitteln gekauft werden. Und viele öffentliche Schulen haben begrenzte Mittel und müssen Asset-Lebenszyklen daher maximieren. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Assets ordnungsgemäß verfolgt werden, ist die Erstellung eines Asset-Management-Plans.

Speziell berücksichtigen Asset-Management-Pläne für Bildungseinrichtungen alle Assets – von HLK-Systemen über Gebäude bis hin zu Hardware. Da viele Schulen nicht das Geld haben, um neue Assets zur Ersetzung älterer zu kaufen, verlassen sie sich auf einen Asset-Management-Plan, um zu entscheiden, was wann repariert werden soll. Asset-Management-Pläne beinhalten auch vorbeugende Wartung, um Assets so lange wie möglich in gutem Zustand zu halten. Der Idealfall ist die Verbindung eines Asset-Management-Plans mit einem Asset-Tracking-System, um einen vollständigen Datensatz aller Assets, ihrer Wartungspläne und Tracking-Informationen zu haben.

Schulen müssen ihre Assets ordnungsgemäß verfolgen, um GASB- und FASB-Standards einzuhalten und gegenüber ihren Stakeholdern rechenschaftspflichtig zu sein. Um Asset-Tracking-Praktiken zu verbessern und die Bilanz zu halten, müssen Bildungseinrichtungen Asset-Tracking straffen und automatisieren, mit ihren IT-Teams zusammenarbeiten, um Laptops und mobile Geräte zu verfolgen, und einen Asset-Management-Plan erstellen.
Bilder via Pixabay von rawpixel und Flickr von UMichLibrary