4 bewährte Strategien für effizientes Asset Management in Bildungseinrichtungen

Wir denken selten an Schulen als besonders asset-intensive Entitäten, aber zunehmend füllen Bildungseinrichtungen ihre Räume mit teuren Assets, um mit unserer sich ständig wandelnden, technologiegetriebenen Welt Schritt zu halten. Die Zeiten von Heften und Bleistiften in Klassenzimmerregalen sind vorbei; es ist nicht ungewöhnlich, selbst Kleinkinder das „ABC“ auf einem Tablet lernen zu sehen, das ihrem Kindergarten gehört. Deshalb wird Education Asset Tracking schnell zur Notwendigkeit – von kleinen privaten Institutionen bis zu riesigen öffentlichen Schuldistrikten und Universitäten.
Wie gehen Sie als Administrator vor, um ein Asset Tracking Management Programm zu implementieren, das sowohl logistischen als auch finanziellen Bedürfnissen Ihrer Institution gerecht wird? Die Antwort finden Sie, indem Sie über Standardverfahren von Bildungseinrichtungen hinausblicken und stattdessen tun, was die besten Corporate Supply Chain Manager seit Jahren tun, um ihre Unternehmensassets zu managen. Um deren erfahrenes Know-how in Ihre einzigartige Bildungseinrichtung zu integrieren, folgen Sie diesen vier Best Practices:

1. Transparentes System zur Zentralisierung Ihrer Daten entwickeln
2. Scanning-Verfahren für Ihr mobiles Inventar implementieren
3. Verantwortlichkeits-System etablieren, das zu Ihrer Institution passt
4. Allen Mitarbeitern eine Rolle in Ihrem Education Asset Tracking Plan geben

Lesen Sie weiter, wie die Erstellung eines Education Asset Tracking Plans Ihrer Institution wertvolle Zeit und Geld spart.

1. Transparentes System zur Zentralisierung Ihrer Daten entwickeln

Unabhängig von Größe und Umfang Ihrer Bildungseinrichtung ist es wichtig, dass Sie entweder in ein System investieren oder eines entwickeln, auf das Ihre Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Darin können sie neue Assets hinzufügen und deren Zustand in Echtzeit melden. Dies funktioniert besonders gut für große Organisationen, die ständig Software und Technologie upgraden.
Diese Mitarbeiter sollten auch die Möglichkeit haben, Asset-Beschreibungen hinzuzufügen, Schäden oder Diebstahl zu melden und zukünftig notwendige Wartung einzutragen – wie Abonnement- und Garantieablaufdaten. Indem Sie dieses System vollständig transparent gestalten, mit spezialisierten Logins für jeden Mitarbeiter, kann Ihre Organisation besser verfolgen, welche spezifischen Assets zum Gesamterfolg beitragen oder nicht. Die Verpflichtung zu einem konsistenten System vereinfacht auch Budget-Reviews, Audits und Steuerzeit erheblich und präzisiert sie.

2. Scanning-Verfahren für Ihre mobilen Assets implementieren

Da sich unsere technologische Welt weiterentwickelt, müssen es auch Bildungseinrichtungen – besonders jene mit teuren mobilen Assets wie Laptops, Tablets, Audio- und Video-Equipment. Wir wissen, dass der Besitz dieser Geräte Segen und Fluch zugleich sein kann; während sie die Bildungsressourcen der Schüler erweitern, sind sie leider extrem diebstahlgefährdet.
Um dem entgegenzuwirken, wählen Sie einen ganzheitlichen Ansatz, um Ihre teuren mobilen Assets mit einer Asset-Tagging- und Barcode-Scanning-Lösung im Blick zu behalten. Dies gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Check-in/Check-out-Informationen per einfachem Barcode-Scan in Ihr zentrales Datensystem einzupflegen – wertvolle Historien-Daten für jedes Ihrer mobilen Assets.

3. Verantwortlichkeits-System etablieren, das zu Ihrer Institution passt

Es ist kein Geheimnis, dass viele im Bildungssektor sich vom Tagesdruck überwältigt fühlen, was Asset Accountability zu einem sensiblen Thema macht. Dennoch erfordern selbst die vollständigsten automatisierten Education Asset Tracking Systeme Kollaboration.
Planen Sie vierteljährliche oder monatliche Erinnerungen, um sicherzustellen, dass jeder Ihrer Mitarbeiter klar ist über die Assets, für die er verantwortlich ist, und geben Sie stets gründliche Anweisungen, wie das transparente Datensystem optimal genutzt wird. Beispiel: Wenn eine Lehrerin 30 Laptops, 20 Tablets und einen Fernseher in ihrem Klassenzimmer hat, garantieren Sie, dass sie weiß, dass jedes einzelne dieser Geräte für Zustand, aktuellen Standort, Diebstahl etc. getrackt werden muss. Denken Sie daran: Klarheit ist der erste Schritt zur Förderung von Verantwortlichkeit.

4. Allen Mitarbeitern eine Rolle in Ihrem Education Asset Tracking Plan geben

Wer auch immer Ihr Asset Tracking Plan managt, muss allen Mitarbeitern, die häufig Zugriff auf mobile Assets haben, eine Rolle darin geben. Schauen Sie genau auf jede Abteilung Ihrer Institution; wahrscheinlich werden teure Assets täglich an eine oder mehrere Abteilungen weitergereicht. Das mag notwendig sein, birgt aber die inhärente Gefahr von Verlust oder Diebstahl.
Indem Sie allen Mitarbeitern die Zügel Ihres Asset Tracking Plans übergeben, schaffen Sie sofort Verantwortungsbewusstsein – unabhängig von offizieller Position. Manchmal braucht ein Mitarbeiter nur direktes Wissen um den Wert, den ein Asset für die Institution bringt, um dessen Sicherheit zu gewährleisten.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter über ein transparentes Tracking-System in der Schleife, und auch Sie werden beruhigt sein, dass Ihre Assets ordnungsgemäß verwaltet und geschützt werden.

Verwandte Beiträge:

1. What is Asset Identification? Methods of Asset Identification, Best Practices, and More
2. 5 Ways to Master Barcode Inventory Management: The Right Tools, Technology, and Training for Seamless Barcode Inventory Management Implementation
3. 3 Essential Asset Tracking Tips for Schools and Educators: Automate, Plan, and Collaborate with IT
4. Using Asset Management to Improve Maintenance and Cut Costs