4 Best Practices für die Nachverfolgung von Bildungsinhalten

Wir denken nicht oft, dass Schulen eine besonders vermögenswerte Einrichtung sind, aber immer mehr Bildungseinrichtungen füllen sich bis zum Rand mit teuren Vermögenswerten, um besser mit unserer sich ständig verändernden, technologisch getriebenen Welt Schritt halten zu können. Vorbei sind die Zeiten, in denen Aufsatzbücher und Bleistifte die Regale der Klassenzimmer säumten; Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Kleinkind sogar das „ABC“ auf einem Tablet lernt, das seiner Vorschule gehört. Aus diesem Grund wird die Nachverfolgung von Bildungsressourcen schnell zu einer Notwendigkeit für alles, von kleinen, privaten Einrichtungen bis hin zu großen öffentlichen Schulbezirken und Universitäten.
Also, wie gehen Sie als Administrator bei der Implementierung einer Nachverfolgung von Vermögenswerten vor? Verwaltungsprogramm, das sowohl den logistischen als auch den finanziellen Anforderungen Ihrer Institution entspricht? Um dies zu beantworten, müssen Sie über die Standardverfahren von Bildungseinrichtungen hinausblicken und stattdessen damit beginnen, das zu tun, was die besten Supply-Chain-Manager von Unternehmen seit Jahren bei der Verwaltung der Vermögenswerte ihrer Unternehmen tun. Befolgen Sie diese vier Best Practices, um ihr erfahrenes Know-how in Ihre einzigartige Bildungseinrichtung zu integrieren:

1. Entwickeln Sie ein transparentes System zur Zentralisierung Ihrer Daten
2. Implementieren Sie Scanverfahren für Ihr mobiles Inventar
3. Errichten Sie ein Rechenschaftssystem, das für Ihre Institution funktioniert
4. Geben Sie allen Mitarbeitern eine Rolle in Ihrem Bildungs-Asset-Tracking-Plan

Fahren Sie fort, um mehr darüber zu erfahren, wie die Erstellung eines Nachverfolgungsplans für Bildungsressourcen Ihrer Institution wertvolle Zeit und Geld sparen kann.

1. Entwickeln Sie ein transparentes System zur Zentralisierung Ihrer Daten

Unabhängig von der Größe oder dem Umfang Ihrer Bildungseinrichtung ist es wichtig, dass Sie entweder in ein System investieren oder ein System entwickeln, auf das Ihre Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Darin haben sie die Möglichkeit, neue Assets hinzuzufügen und in Echtzeit über ihren Zustand zu berichten. Dies funktioniert besonders gut für große Organisationen, die ihre Software und Technologie ständig aktualisieren.
Diese Mitarbeiter sollten auch befugt sein, Beschreibungen der Vermögenswerte, eine Möglichkeit zum Melden von Schäden oder Diebstahl und alle erforderlichen Wartungsarbeiten hinzuzufügen Zukunft, wie Abonnement- und Garantieablaufdaten. Indem Sie dieses System vollständig transparent machen, mit speziellen Anmeldungen für jeden Mitarbeiter, wird Ihr Unternehmen besser in der Lage sein, den Überblick über die spezifischen Vermögenswerte zu behalten, die entweder zu Ihrem Gesamterfolg beitragen oder nicht. Durch die Verpflichtung zu einem konsistenten System werden auch Haushaltsüberprüfungen, Prüfungen und Steuerzeiten viel einfacher und präziser.

2. Implementieren Sie Scanverfahren für Ihre mobilen Assets

Da sich unsere technologische Welt weiterentwickelt, müssen sich auch Bildungseinrichtungen entwickeln, insbesondere diejenigen, die über teure mobile Vermögenswerte in Form von Laptops, Tablets, Audio- und Videogeräten usw. verfügen. Wir alle wissen, dass der Besitz dieser Geräte ein Segen sein kann und ein Fluch; Während die Geräte die Bildungsressourcen eines Schülers verbessern, sind sie leider extrem anfällig für Diebstahl.
Um dies zu beheben, wählen Sie einen ganzheitlichen Ansatz, um Ihre teuren mobilen Geräte mit einer Lösung zum Markieren und Scannen von Barcodes im Auge zu behalten. Auf diese Weise können Mitarbeiter Ihrem zentralisierten Datensystem durch einfaches Scannen eines Barcodes Check-in-/Check-out-Informationen hinzufügen, die als wertvolle Verlaufsdaten für jedes einzelne Ihrer mobilen Geräte dienen.

3. Richten Sie ein Rechenschaftssystem ein, das für Ihre Institution funktioniert

Es ist kein Geheimnis, dass sich viele Beschäftigte im Bildungssektor oft vom alltäglichen Druck überfordert fühlen, was die Idee der Vermögensverantwortung zu einem sensiblen Thema macht. Allerdings erfordern selbst die umfassendsten automatisierten Systeme zur Nachverfolgung von Bildungsressourcen Zusammenarbeit.
Planen Sie vierteljährliche oder monatliche Erinnerungen, um sicherzustellen, dass jeder einzelne Ihrer Mitarbeiter die Vermögenswerte, für die er verantwortlich ist, genau kennt, und stellen Sie diese immer zur Verfügung mit ausführlichen Anweisungen zur optimalen Nutzung des transparenten Datensystems. Wenn eine Lehrerin beispielsweise 30 Laptops, 20 Tablets und einen Fernseher in ihrem Klassenzimmer hat, stellen Sie sicher, dass sie weiß, dass jedes einzelne dieser Geräte auf Zustand, aktuellen Standort, Diebstahl usw. zurückverfolgt werden muss. Denken Sie daran, dass Klarheit das Wichtigste ist erster Schritt zur Förderung der Verantwortlichkeit.

4. Weisen Sie allen Mitarbeitern eine Rolle in Ihrem Bildungs-Asset-Tracking-Plan zu

Wer auch immer für die Verwaltung Ihres Asset-Tracking-Plans verantwortlich ist, muss allen Mitarbeitern, die häufig Zugriff auf mobile Assets haben, insbesondere eine Rolle darin zuweisen. Schauen Sie sich jede einzelne Abteilung Ihrer Institution genau an; Die Chancen stehen gut, dass teure Vermögenswerte täglich an eine oder mehrere Abteilungen weitergegeben werden. Es mag eine Notwendigkeit sein, aber darin liegt die inhärente Gefahr von verlorenem oder gestohlenem Eigentum.
Indem Sie allen Mitarbeitern die Zügel Ihres Vermögensverfolgungsplans geben, vermitteln Sie sofort ein Gefühl der Verantwortlichkeit, unabhängig von ihrer offiziellen Position. Manchmal ist alles, was ein Mitarbeiter zum Schutz der Sicherheit eines Vermögenswerts braucht, direktes Wissen über den Wert, den es der Institution bringt.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden, indem Sie ihnen ein transparentes Nachverfolgungssystem zur Verfügung stellen, und auch Sie können sich darauf verlassen in dem Wissen, dass Ihr Vermögen ordnungsgemäß verwaltet und geschützt wird.

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