Enterprise Asset Management meistern: Funktionsweise, Vorteile und die richtige Software-Auswahl

Heutige Unternehmen sind bestens positioniert, um international Geschäfte zu tätigen, und müssen ständig neue Wege finden, ihre operative Effektivität zu steigern. Unabhängig von der Branche müssen Assets aller Art so verwaltet werden, dass der Return on Investment maximiert wird. Die Einführung neuer digitaler Plattformen hat Unternehmen geholfen, diese Erwartung zu erfüllen und größeren Wert aus ihren Anlagen und sonstigen Assets zu schöpfen.

Der globale Markt für Enterprise Asset Management (EAM)-Lösungen wird in den nächsten zehn Jahren voraussichtlich um 17 % pro Jahr wachsen. Ein Teil dieses Anstiebs ist auf den Übergang zu Cloud-basierten Plattformen und optimierten Systemen zurückzuführen, die sich leicht in andere Programme integrieren lassen. Diese neuen EAM-Systeme erleichtern den Zugriff auf wichtige Daten, die Organisation von Workflows und das Management von Wartungsaktivitäten für eine Vielzahl unterschiedlicher Asset-Typen. Der Gesamtnutzen dieser EAM-Tools ist ein verbesserter ROI für die Organisation.

In diesem Leitfaden werfen wir einen detaillierten Blick auf die EAM-Softwarelandschaft, die Funktionsweise dieser Plattformen und die Implementierung einer Lösung, die Ihrem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bringt.

Wir behandeln:

• EAM vs. CMMS
• Wie Enterprise Asset Management funktioniert
• Vorteile eines EAM-Systems
• Wer EAM benötigt
• Auswahl der richtigen EAM-Plattform
• Weiterführende Literatur zu Enterprise Asset Management

EAM vs. CMMS

Bei hunderten Asset-Management-Softwarelösungen am Markt kann es schwierig sein, die Unterschiede zwischen den verschiedenen Typen zu verstehen. Die beiden Hauptkategorien in diesem Bereich sind EAM und Computerized Maintenance Management Systems (CMMS). Beide Systeme verfolgen einen ähnlichen Zweck: Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Assets zu unterstützen. Der wesentliche Unterschied liegt in ihrem Umfang.

Eine CMMS-Plattform konzentriert sich grundsätzlich nur auf Wartungsmanagement als Kernfunktionalität. EAM-Systeme hingegen verfolgen einen umfassenderen Ansatz und bieten meist zusätzliche Funktionen wie Kostenanalyse, Flottenmanagement und Unterstützung für digitale und physische Assets. Beim Vergleich von EAM- und CMMS-Softwarelösungen gibt es oft Überschneidungen bei den Funktionen, daher ist es wichtig, sich während der Evaluation auf die eigenen Kernbedürfnisse zu konzentrieren.

Wie Enterprise Asset Management funktioniert

Der Hauptgrund für den Einsatz einer EAM-Plattform ist die Fähigkeit, den gesamten Lebenszyklus jedes einzelnen Assets zu verwalten. Die Möglichkeit, so viele Details an einem zentralen Ort zu verfolgen, hält Ihr Team auf dem gleichen Stand und vermeidet Verwirrung. Um zu verstehen, wie ein EAM funktioniert, müssen wir uns die Kernkomponenten ansehen, die die meisten Systeme ausmachen.

Budgetverwaltung

Um die Gesamtkosten jedes Assets zu ermitteln, ist es notwendig, verschiedene mit der Instandhaltung und dem Betrieb verbundene Kosten zu tracken. Die meisten EAMs ermöglichen die Erfassung von Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur-, Service- und sonstigen Ausgaben. In vielen Fällen lässt sich das EAM auch mit anderen Finanzsoftware-Tools integrieren und Budgets für jedes einzelne Asset sowie für Service- und Facility-Teams insgesamt verwalten.

Lebenszyklusmanagement

Ein EAM kann Ihr Team durch jede der wichtigen Phasen im Lebenszyklus eines Assets führen. Es gibt weit mehr zu beachten als nur Anschaffung und Außerbetriebnahme. Zu den wichtigsten Schritten im Asset-Lebenszyklus, die in einem EAM trackbar sind, gehören:

• Planung
• Beschaffung
• Installation
• Betrieb
• Wartung
• Versetzungen
• Außerbetriebnahme
• Verkauf, Lagerung oder Entsorgung

Die Möglichkeit, Kosten und Arbeitsaufträge jeder Phase zu überwachen, hilft Ihnen und Ihrem Team, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Da Anforderungen je nach Geschäft und Branche variieren, lassen sich viele Eingabefelder und Details im System anpassen.

Analyse und Reporting

Die großen Datenmengen in einer EAM-Softwareplattform lassen sich nutzen, um nahezu jeden Aspekt Ihres Geschäfts zu analysieren. Sie können eigene Key Performance Indicators (KPIs) hinzufügen und Metriken verfolgen, die für Ihren spezifischen Betrieb am relevantesten sind. Auch die Generierung von Reports für das Management zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen ist möglich.

Vertragsmanagement

Besonders bei großen Industrieanlagen und spezialisierten Werkzeugen gibt es oft zahlreiche zu verwaltende Verträge. Dazu gehören Software-, Service- und Lieferkettenvereinbarungen. Ein EAM bündelt sie, sodass Sie jederzeit auf Ihre wichtigsten Informationen zugreifen und Updates mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten teilen können.

Wartungsmanagement

Eines der Module, das stark mit CMMS-Plattformen überlappt: Wartungsmanagement hilft bei der Verfolgung von Arbeitsaufträgen, Kosten und Beständen im Zusammenhang mit Geräte- und Asset-Instandhaltung. Einige Softwaretools ermöglichen die Analyse und Schätzung von Zeitplänen für präventive, prädiktive und korrektive Wartungsarbeiten. Ihr Wartungsteam kann das System auch nutzen, um Ersatzteillager zu tracken und Werkzeuge sowie Verbrauchsmaterial zu organisieren.

Arbeitsauftragsmanagement

Arbeitsaufträge organisieren Aktivitäten zwischen Personal und Auftragnehmern, die mit Ihren Assets interagieren. Dieser Prozess profitiert enorm von der Automatisierung, die viele EAM-Systeme bieten. Beispielsweise kann bei Erkennung eines Problems automatisch ein Arbeitsauftrag der richtigen Ressource zugewiesen werden – ohne Verzögerung und ohne ein anderes System nutzen zu müssen.

Personalmanagement

Assets im Blick zu behalten ist das eine – Mitarbeiter zu tracken kann genauso herausfordernd sein. Die Verwaltung von Arbeitszeiten und Prioritäten wird durch ein EAM dank integrierter Zeitpläne und der Möglichkeit zur Echtzeit-Zuweisung erheblich erleichtert.

Vorteile eines EAM-Systems

Eine erfolgreiche Softwareimplementierung sollte Arbeitsschritte reduzieren und Ihren Betrieb effizienter machen. Da ein EAM einfachen Informationszugriff per Scan oder wenigen Klicks bietet, fallen kaum Ausfallzeiten oder Verzögerungen an. In Kombination mit Scanhardware und einer Reihe von Barcode-Etiketten und -Tags lässt sich Asset-Management für einen wirklich optimierten Ansatz automatisieren. Hier sind einige der wichtigsten Möglichkeiten, wie eine EAM-Einführung Ihren Betrieb unterstützen kann:

• Höhere Effizienz. Wie erwähnt lassen sich Arbeitsaufträge planen, Wartungsaktivitäten managen und Ressourcen zuweisen – alles aus einem einzigen EAM-Dashboard. Das spart nicht nur Zeit für Ihr Personal, sondern verkürzt auch die Zeit zwischen Aufgaben erheblich und beseitigt Verzögerungen über Abteilungen hinweg.
• Workflow-Integration. Die meisten Unternehmen haben bereits mehrere Hardware- und Software-Tools im Einsatz. Ähnlich wie eine ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning) lässt sich ein EAM meist in mehrere andere Tools integrieren für eine umfassende Übersicht über die gesamte Organisation. Die Kernfunktion des Enterprise Asset Management ist es, als zentrales Repository für alle assetbezogenen Informationen zu fungieren.
• Verbesserte Genauigkeit. Genauere Bestands- und Asset-Zahlen erfordern regelmäßige Prüfungen wichtiger Lagerbestände. Da Asset-Barcode-Etiketten auf jedem Artikel angebracht und in eine EAM-Datenbank eingepflegt werden können, ist es möglich, Einheiten jederzeit schnell zu scannen und zu verifizieren.
• Inventar-/Asset-Kontrolle. Besonders bei verteilten Flotten wie Fahrzeugen oder Außendienstausrüstung kann die Kontrolle über Ihr Eigentum schwierig sein. Durch Standardisierung einer Asset-Identifikationsnummer und eines Barcodes für jede Einheit können Sie jeden Artikel schnell identifizieren und Assets einfach zwischen Standorten transferieren oder ihren Status in Echtzeit aktualisieren.
• Compliance. Viele Branchen, wie Militär und Verteidigung, haben strenge Anforderungen an das Tracking sensibler und potenziell gefährlicher Assets. Andere, wie die Pharmaindustrie, unterliegen strengen Regeln für Chargenrückverfolgbarkeit und historische Aufzeichnungen. Ein EAM kann zweifellos als wichtige Ressource bei Audits dienen.

Wer braucht EAM?

Die meisten Unternehmen könnten von einer EAM-Softwareplattform profitieren, aber bestimmte Rollen innerhalb einer Organisation finden diese Ressourcen besonders hilfreich. Jeder, der mit Ressourcenbudgetierung, -allokation und -management befasst ist, nutzt ein EAM oft für Planungszwecke. Daneben gibt es weitere Rollen, die häufig mit Asset Management assoziiert werden:

• Geschäftsführung. Fundierte Entscheidungen fallen leichter, wenn genaue Daten vorliegen. Die Kosten- und Budgetzahlen, die ein EAM für jedes Asset berechnet, können zur Zielsetzung und Festlegung von Abteilungs-prioritäten genutzt werden.
• Asset Manager. Diese Rollen sind besonders kritisch für Unternehmen wie Flughäfen und Versorger, die große Asset-Flotten im Dauerbetrieb haben. Ein EAM liefert diesen Managern Echtzeitdaten zum Status der Ausrüstung und den Orten, an denen gearbeitet wird.
• Projektmanager. Ein Projektmanager nutzt ein EAM oft, um Zeitpläne für Teile und Ausrüstung zu prüfen, die für die überwachte Arbeit benötigt werden. Die Planungsfunktionen helfen auch bei der Ressourcenzuweisung für Arbeiten, die zur Vorbereitung neuer Bauvorhaben und Installationen nötig sind.
• IT-Manager. Ein spezifischer Teilbereich von EAM-Software wird als IT Asset Management (ITAM) bezeichnet. Diese Plattformen fokussieren sich auf die Bedürfnisse von IT-Teams, aber in vielen Fällen kann eine IT-Abteilung auch ein traditionelles EAM nutzen, um Softwareverträge, Hardware und andere Assets zu überwachen.
• Facility Manager. Der Facility Manager spielt eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Gebäudebetrieb. Wartungsarbeiten zu koordinieren und HLK, Möbel und andere Hardware zu überwachen gehört dazu. Manager, die Lager oder Produktionsstätten überwachen, nutzen ein EAM auch, um Arbeiten in mehreren dieser Bereiche zu planen und zu tracken.

Die richtige EAM-Plattform auswählen

Die Wahl einer EAM-Plattform ist zweifellos ein Teamprojekt. Da diese Softwaresysteme so viele verschiedene Abteilungen verbinden, ist es entscheidend, mit einem umfassenden Planungsprozess zu starten. Keine zwei EAM-Softwareprogramme sind genau gleich, und es kann große Unterschiede geben – selbst innerhalb derselben Produktfamilie. Hier sind einige der wichtigsten Schritte, die Ihnen helfen, ein EAM-Programm zu wählen, das all Ihre kritischsten Bedürfnisse erfüllt:

1. Bedarfsanalyse. Da eine EAM-Plattform für so viele verschiedene Aktivitäten genutzt werden kann, ist es oft sinnvoll, nur mit den höchsten Prioritäten zu starten. Ein EAM kann auch zusammen mit anderen Facility-Verbesserungen wie Asset-Tagging oder Lagerautomatisierung implementiert werden, daher kann es wichtig sein, auch diese Anforderungen zu prüfen.
2. Hardware- und Software-Inventur. Die Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Systeme hilft, Kompatibilitätsprobleme zu identifizieren. Es ist auch ratsam, Überschneidungen in den Fähigkeiten zu verstehen, da Sie entscheiden müssen, wie Sie jedes Tool optimal einsetzen.
3. Mobilitätsplanung. Da so viele EAM-Plattformen heute cloud-basiert sind, ist es eine hervorragende Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern Echtzeitdaten von jedem Gerät aus bereitzustellen. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Software mit der von Ihnen unterstützten mobilen Hardware kompatibel ist und Ihr Team Zugriff auf die benötigten Informationen hat.
4. Skalierbarkeit und Integration. Die besten Enterprise-Softwarepakete sind hochskalierbar, mit Plänen, die sich an wechselnde Bedürfnisse anpassen lassen. Planen Sie immer für zukünftiges Wachstum und verifizieren Sie, dass Ihr EAM-Programm hochgradig anpassbar ist und sich in Ihre Kernsoftware-Tools integrieren lässt.
5. ROI-Bewertung. Vielleicht die wichtigste Messgröße für eine erfolgreiche EAM-Einführung ist ein robuster Return on Investment (ROI). Nach Abschluss der anderen Planungsschritte prüfen Sie immer Ihre Finanzprognosen, ob der erwartete Payback Ihren Erwartungen entspricht.

Dies sind nur einige der vielen Überlegungen, die ein Team vor der Implementierung einer neuen EAM-Plattform anstellen muss. Der formale Schritt zu echtem Enterprise Asset Management ist ein großes Commitment – und eines, das oft zu erheblichen Kosteneinsparungen und operativen Effizienzsteigerungen führt.

Mit sorgfältiger Planung können Sie ein wirklich verlässliches Asset-Management-Programm schaffen. Es ist eine aufregende Zeit mit so vielen EAM-Optionen am Markt, und Sie werden wahrscheinlich eine finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Indem Sie sich mit den wichtigen Komponenten eines EAM und den Unterschieden zwischen ähnlichen Softwarepaketen vertraut machen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und die Kosten Ihrer Systemeinführung managen.

Weiterführende Literatur zu Enterprise Asset Management

Um mehr über Asset Management und EAM-Systeme zu erfahren, besuchen Sie folgende Ressourcen:

• 50 Best Enterprise Asset Management (EAM) Software Systems (Camcode)
• EAM vs. CMMS: Don't get fooled (SwainSmith)
• Top Asset Management Training Programs & Courses (Camcode)
• UK Guide to EAM (Sapphire Systems)
• Quick Guide to EAM (AssetWORKS)
• 50 Best Asset Management Software Tools (Camcode)
• Making the Transition to Enterprise Asset Management (Archibus)
• EAM and CMMS Implementations: Are you getting what you paid for? (Emerson)
• Top Asset Management Conferences 2020 (Camcode)
• Understanding the impact and value of enterprise asset management (IBM)