6 Zeichen, dass es an der Zeit ist, Ihre CMMS-Anwendung zu aktualisieren.

Wartungsmanager sind nicht besser als ihre Werkzeuge, und physische Werkzeuge sind nicht wichtiger als virtuelle – die Systeme, die Arbeitsaufträge, Aufgaben und Anlagendokumente enthalten. Wann haben Sie Ihre CMMS-Software das letzte Mal gründlich evaluiert?

Wenn Sie nicht wissen, dass CMMS für „Computerized Maintenance Management Software“ steht, ist es sicher, dass Sie Papier-Workflows oder ein Tabellenkalkulationssystem verwenden. Das allein ist ein Grund für ein Upgrade. Aber selbst wenn Sie bereits über ein zentralisiertes System verfügen, sollten Sie seinen Zustand und seine Leistung regelmäßig überprüfen, genau wie bei Ihren Einrichtungen.

Als die SaaS- und mobile Revolution durch die IT-Branche fegte, haben sich viele Unternehmenssysteme, einschließlich CMMS, weiterentwickelt. Der Markt expandiert weiter. Laut MarketsandMarkets wird Wartungs- und Facility-Management-Software bis 2019 voraussichtlich 43 Milliarden US-Dollar überschreiten. Wenn Sie die Landschaft der Softwareanbieter in letzter Zeit nicht untersucht haben, um neue CMMS-Anwendungsfunktionen und flexible Preisoptionen zu vergleichen, ist jetzt möglicherweise der richtige Zeitpunkt dafür.

Wie gut erfüllt Ihre aktuelle CMMS-Anwendung Ihre Anforderungen? Hier sind sechs Anzeichen dafür, dass es an der Zeit sein könnte, die CMMS-Anwendung zu aktualisieren.

Mangelnde Sichtbarkeit

Wie viel wissen Sie zu jedem Zeitpunkt über die Leistung und Wartung Ihrer Anlagen und Einrichtungen? Wenn es einen ganzen Tag dauert, nur einen grundlegenden Statusbericht zu erstellen, wie werden Sie dann eine schnelle Entscheidung treffen, wenn das Schicksal Ihres Arbeitsplatzes, die Kontinuität des Dienstes oder die Sicherheit der Arbeitnehmer davon abhängt?

Eine moderne und benutzerfreundliche CMMS-Anwendung sollte Echtzeittransparenz bieten, indem sie eine beliebige Anzahl von Anlagen- und Ausrüstungsmetriken verfolgt und meldet, von CMMS-Fehlercodes bis hin zu Ausfallzeiten, Abschluss von Arbeitsaufträgen, Betriebsstunden und Teilebestand. Natürlich benötigt nicht jeder Benutzer diese Metriken bei jedem Verfahren, aber die Zusammenführung all Ihrer Daten in einem System bietet Facility Managern und anderen Entscheidungsträgern einen bequemen Zugriff. Der berechtigungsbasierte Zugriff bietet Benutzern die Möglichkeit, bestimmte Funktionen zu nutzen, während der Zugriff auf Funktionen blockiert wird, die sie nicht benötigen. Berechtigungen können leicht geändert werden, um die Bedürfnisse jedes Benutzers widerzuspiegeln, was dazu beiträgt, die Benutzeroberfläche zu entwirren und ihre unmittelbare Aufgabe zu vereinfachen.

Compliance-Probleme

In jeder Branche gibt es Codes und Vorschriften, die Sicherheit, Wartung und funktionelle Servicelevel regeln. In einer papierbasierten Welt erfordert die Einhaltung dieser Vorschriften viel manuellen Aufwand und – höchstwahrscheinlich – einen Facility Manager mit einem Verstand wie eine Stahlfalle.

Die richtige computergestützte Wartungsmanagementsoftware kann einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, um die Compliance-Raten zu erhöhen und redundante Arbeit zu minimieren. Verfolgen Sie den Status Ihrer Ausrüstung, Fahrzeuge oder Einrichtungen über unsere CMMS-Anwendung und stellen Sie Benachrichtigungen ein, um Sie an Garantieablauf und Routineinspektionen zu erinnern. Sie können auch den Reparaturverlauf protokollieren, alle Asset- und Ausrüstungsdokumente einschließlich Betriebs- und Wartungshandbücher, Datenblätter, ID-Tags und Gerätemodellbilder aufbewahren und einen sauberen Audit-Trail für zukünftige Inspektionen oder Anfragen pflegen.

Änderungen bei der Arbeit, die sich auf die Wartung auswirken

Wenn Sie nur wenige Geräte oder eine kleinere Einrichtung verwalten, haben Sie möglicherweise keinen Bedarf an einem dedizierten Softwaresystem. Mit Tabellenkalkulationen und einem Aktenschrank kommen Sie gut zurecht. Vorerst mag das stimmen. Aber wenn sich die Umstände ändern – neue Fahrzeuge/Ausrüstung, modernisierte Einrichtungen oder neue regulatorische Herausforderungen – könnten Ihre aktuellen Arbeitsabläufe plötzlich unzureichend werden.

Wenn eine dieser Änderungen für die nächsten sechs Monate ansteht, ist es eine gute Idee, jetzt mit der Suche nach Lösungen zu beginnen und ein System einzurichten. Mit dem Aufkommen von mehr SaaS-Anbietern, die erschwingliche CMMS-Anwendungen anbieten, können selbst die kleinsten Betriebe von einem optimierten Arbeitsauftragsmanagement und einer Datenbank mit externen Auftragnehmern profitieren. CMMS-Anwendungen sind außerdem skalierbar und können problemlos mit einem Unternehmen wachsen, um sich ändernden betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Indem Sie jetzt nach Optionen suchen oder mit einfachen CMMS-Anwendungsfunktionen beginnen, sind Sie der Zeit voraus, wenn es an der Zeit ist, umfassendere Implementierungsentscheidungen zu treffen.

Laden Sie für Tipps, wie Sie bei der Suche nach CMMS-Anwendungen Zeit sparen können, unseren kostenlosen CMMS-Leitfaden herunter.

Ihre Techniker tragen Klemmbretter

Es ist nichts „falsch“ daran, eine Zwischenablage an und für sich zu verwenden. Techniker und Wartungspersonal haben jahrzehntelang vor dem Aufkommen moderner Unternehmenssoftware mit Papier gearbeitet. Aber wenn Sie eine CMMS-Anwendung besitzen und Ihre Mitarbeiter immer noch sind ihre Bemühungen mit papierbasierten Prozessen und der erneuten Dateneingabe verdoppeln, ist es möglicherweise an der Zeit, ein Upgrade in Betracht zu ziehen.

Ein Cloud-basiertes oder hybrides Cloud-System sollte die Notwendigkeit älterer, redundanter Workflows eliminieren, indem es Echtzeitzugriff auf Daten und Berichte von jedem Ort aus ermöglicht. Viele Anbieter bieten sogar native mobile Apps an, damit Techniker Arbeitsaufträge von ihren Smartphones und Tablets aus lesen, übermitteln, ändern und abschließen können.

Mangelnde Integration

Tauscht Ihr aktuelles IPS-System Daten mit anderen relevanten Geschäftssystemen wie Bestandsverwaltung, Immobilienverwaltung und Buchhaltung aus? Wenn Sie ein 10 Jahre altes serverbasiertes Produkt verwenden, dessen Anbieter die Veröffentlichung von Updates eingestellt hat, lautet die Antwort wahrscheinlich nein. Diese Art der horizontalen Integration ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Wartungseinheit den Rest des Unternehmens unterstützt.

Suchen Sie zu diesem Zweck nach einer CMMS-Anwendung, die entweder die native Integration mit den von Ihnen verwendeten Systemen unterstützt (Plug-and-Play) oder eine flexible API (Application Program Interface) für die benutzerdefinierte Integration bietet. Wenn alles andere fehlschlägt, stellen Sie sicher, dass Ihre Wartungsdaten einfach und ohne Strafgebühr aus Ihrer Datenbank extrahiert werden können.

Fehlerhafter Arbeitsauftragsprozess

Arbeitsaufträge sind das Lebenselixier fast aller Wartungsvorgänge, daher kann ihre effiziente Verwaltung den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg als Geschäftseinheit ausmachen. Wenn Ihre First-Time-Fix (FTF)-Rate niedrig ist und Ihre Arbeitsaufträge häufig hinter dem Zeitplan zurückbleiben, können Sie das Problem normalerweise auf fehlerhafte Arbeitsabläufe oder schlechtes Datenmanagement zurückführen.

Beispielsweise bietet Ihre aktuelle CMMS-Anwendung keine integrierte Bestandsfunktion in Verbindung mit Arbeitsaufträgen, sodass Ihre Techniker einen Auftrag oft zur Hälfte erledigen, bevor sie feststellen, dass sie nicht über die erforderlichen Teile oder Materialien verfügen. Versuchen Sie bei der Recherche nach Systemen, eines zu finden, das Ihre aktuellen Arbeitsabläufe unterstützt und bei Bedarf Verbesserungen bringen kann. Es ist auch wichtig, dass die Arbeitsauftragsfunktion den Benutzerzugriff auf Mitarbeiter und Kunden des Unternehmens ausdehnt – wer auch immer einen Anteil an Ihren Einrichtungen und Geräten haben könnte.

Vielleicht ist die eigentliche Frage, die Sie sich stellen sollten, nicht Wann ist es Zeit für ein Upgrade? aber Was hält mich zurück? Da CMMS-Anwendungen immer erschwinglicher und zugänglicher werden, führen Wartungseinheiten in allen Branchen neue Systeme ein, um ihre Arbeitsweise zu verbessern und Gemeinkosten zu senken. Warten Sie nicht, bis es zu spät ist, um Ihre nächste CMMs-Anwendung zu finden. Wenn Sie sich mit einem der Symptome auf dieser Liste identifizieren, ist es an der Zeit, mit der Recherche zu beginnen und Produkte zu vergleichen.