6 deutliche Anzeichen, dass Sie Ihr CMMS heute aktualisieren sollten

Wartungsmanager sind nicht besser als ihre Werkzeuge – und physische Werkzeuge sind nicht wichtiger als virtuelle: die Systeme, die Arbeitsaufträge, Aufgaben und Asset-Dokumente beherbergen. Wann haben Sie Ihre CMMS-Software das letzte Mal gründlich evaluiert?

Wenn Sie nicht wissen, dass CMMS für „Computerized Maintenance Management Software“ steht, wetten wir, dass Sie Papier-Workflows oder ein Tabellenkalkulationssystem nutzen. Das allein ist schon ein Grund für ein Upgrade. Aber selbst wenn Sie bereits ein zentrales System haben, sollten Sie regelmäßig dessen Gesundheit und Leistung überprüfen – genau wie Ihre Einrichtungen.

Als die SaaS- und Mobile-Revolution die IT-Branche durchdrang, haben sich viele Enterprise-Systeme, einschließlich CMMS, weiterentwickelt. Der Markt wächst weiter. Wartungs- und Facility-Management-Software soll laut MarketsandMarkets bis 2019 die 43-Milliarden-Dollar-Marke überschreiten. Wenn Sie die Landschaft der Softwareanbieter kürzlich nicht sondiert haben, um neue CMMS-Anwendungsfunktionen und flexible Preismodelle zu vergleichen, ist jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt.

Wie gut erfüllt Ihr aktuelles CMMS Ihre Bedürfnisse? Hier sind sechs Anzeichen, dass es Zeit für ein CMMS-Update sein könnte.

Mangelnde Transparenz

Wie viel wissen Sie über die Leistung und Wartung Ihrer Assets und Einrichtungen zu jedem beliebigen Zeitpunkt? Wenn es einen ganzen Tag dauert, nur einen grundlegenden Statusbericht zu erstellen – wie wollen Sie eine schnelle Entscheidung treffen, wenn es um Ihren Job, die Kontinuität des Dienstes oder die Sicherheit der Mitarbeiter geht?

Eine moderne, benutzerfreundliche CMMS-Anwendung sollte Echtzeit-Transparenz bieten, indem sie diverse Einrichtungs- und Gerätemetriken verfolgt und berichtet – von CMMS-Fehlercodes über Ausfallzeiten, Arbeitsauftragsabschluss, Betriebsstunden bis hin zum Ersatzteillager. Natürlich braucht nicht jeder Benutzer bei jedem Verfahren alle diese Metriken, aber alle Daten in einem System zusammenzuführen, bietet Facility Managern und anderen Entscheidungsträgern bequemen Zugriff. Berechtigungsbasierter Zugriff ermöglicht Nutzern die Nutzung spezifischer Funktionen, während der Zugriff auf nicht benötigte Funktionen blockiert wird. Berechtigungen lassen sich leicht an die Bedürfnisse jedes Nutzers anpassen, was die Oberfläche entlastet und die unmittelbare Aufgabe vereinfacht.

Compliance-Probleme

In jeder Branche gibt es Vorschriften und Regulierungen, die Sicherheit, Wartung und funktionale Serviceniveaus regeln. In einer papierbasierten Welt erfordert die Einhaltung dieser Vorschriften viel manuellen Aufwand – und höchstwahrscheinlich einen Facility Manager mit einem Gedächtnis wie ein Stahltrap.

Die richtige Computerized Maintenance Management Software kann einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, um Compliance-Raten zu erhöhen und redundante Arbeit zu minimieren. Verfolgen Sie den Status Ihrer Geräte, Fahrzeuge oder Einrichtungen über unsere CMMS-Anwendung und setzen Sie Benachrichtigungen für Garantieabläufe und routinemäßige Inspektionen. Sie können auch Reparaturhistorien protokollieren, alle Asset- und Gerätedokumente einschließlich O&M-Handbüchern, Spezifikationsblättern, ID-Tags und Gerätemodellbildern hinterlegen und einen sauberen Prüfpfad für zukünftige Inspektionen oder Anfragen pflegen.

Veränderungen bei der Arbeit, die die Wartung betreffen

Wenn Sie nur wenige Geräte oder eine kleinere Einrichtung verwalten, spüren Sie vielleicht nicht den Bedarf an einem dedizierten Softwaresystem. Sie kommen mit Tabellenkalkulationen und einem Aktenschrank gut zurecht. Das mag vorerst stimmen. Aber wenn sich Umstände ändern – neue Fahrzeuge/Geräte, modernisierte Einrichtungen oder neue regulatorische Herausforderungen – könnten Ihre aktuellen Workflows plötzlich unzureichend werden.

Wenn solche Veränderungen in den nächsten sechs Monaten anstehen, ist es ratsam, jetzt mit der Recherche nach Lösungen zu beginnen und ein System einzurichten. Mit dem Aufkommen weiterer SaaS-Anbieter, die erschwingliche CMMS-Anwendungen offerieren, können selbst kleinste Betriebe von straffem Arbeitsauftragsmanagement und einer Datenbank externer Auftragnehmer profitieren. CMMS-Anwendungen sind auch skalierbar und können problemlos mit einem Unternehmen wachsen, um sich verändernden Betriebsanforderungen anzupassen. Indem Sie jetzt Optionen recherchieren oder mit einfachen CMMS-Anwendungsfunktionen starten, sind Sie voraus, wenn es an größere Implementierungsentscheidungen geht.

Tipps, wie Sie Zeit bei der CMMS-Recherche sparen, finden Sie in unserem kostenlosen CMMS-Leitfaden.

Ihre Techniker tragen noch Klemmbretter

An sich ist nichts „falsch“ daran, ein Klemmbrett zu nutzen. Techniker und Wartungspersonal haben jahrzehntelang mit Papier gearbeitet, bevor moderne Business-Software aufkam. Aber wenn Sie eine CMMS-Anwendung besitzen und Ihre Mitarbeiter immer noch ihre Bemühungen mit papierbasierten Prozessen und Dateneingabe verdoppeln, ist es vielleicht Zeit für ein Upgrade.

Ein cloudbasiertes oder hybrides Cloud-System sollte die Notwendigkeit älterer, redundanter Workflows beseitigen, indem es Echtzeit-Zugriff auf Daten und Berichte von jedem Standort bietet. Viele Anbieter stellen sogar native mobile Apps bereit, damit Techniker Arbeitsaufträge von ihren Smartphones und Tablets lesen, einreichen, ändern und abschließen können.

Mangelnde Integration

Tauscht Ihr aktuelles CMMS Daten mit anderen relevanten Geschäftssystemen aus – wie Bestandsverwaltung, Immobilienverwaltung und Buchhaltung? Wenn Sie ein 10 Jahre altes Server-basiertes Produkt nutzen, dessen Anbieter Updates eingestellt hat, lautet die Antwort wahrscheinlich nein. Diese horizontale Integration ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Wartungseinheit den Rest des Unternehmens unterstützt.

Suchen Sie daher nach einer CMMS-Anwendung, die entweder native Integration mit den von Ihnen genutzten Systemen unterstützt (Plug-and-Play) oder eine flexible API (Application Programming Interface) für benutzerdefinierte Integration bereitstellt. Wenn alles fehlschlägt, stellen Sie zumindest sicher, dass Ihre Wartungsdaten ohne Strafgebühr einfach aus Ihrer Datenbank extrahiert werden können.

Fehlerhafter Arbeitsauftragsprozess

Arbeitsaufträge sind das Lebenselixier fast jedes Wartungsbetriebs – ihre effiziente Verwaltung kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg als Geschäftseinheit ausmachen. Wenn Ihre First-Time-Fix-Rate (FTF) niedrig ist und Arbeitsaufträge häufig hinter dem Zeitplan liegen, lässt sich das Problem meist auf fehlerhafte Workflows oder schlechtes Datenmanagement zurückführen.

Beispiel: Ihr aktuelles CMMS bietet keine integrierte Bestandsfunktion, die mit Arbeitsaufträgen verknüpft ist. Deshalb merken Techniker oft erst mitten im Job, dass ihnen die nötigen Teile oder Materialien fehlen. Bei der Systemrecherche suchen Sie nach einer Lösung, die Ihre aktuellen Workflows unterstützt und dort Verbesserungen bringt, wo nötig. Wichtig ist auch, dass die Arbeitsauftragsfunktion den Zugriff für Unternehmensmitarbeiter und Kunden erweitert – für alle, die ein Interesse an Ihren Einrichtungen und Geräten haben.

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Vielleicht ist die eigentliche Frage nicht Wann ist es Zeit für ein Upgrade?, sondern Was hält mich zurück? Da CMMS-Anwendungen zunehmend erschwinglicher und zugänglicher werden, führen Wartungseinheiten in allen Branchen neue Systeme ein, um ihre Arbeitsweise zu verbessern und Overhead-Kosten zu senken. Warten Sie nicht, bis es zu spät ist, Ihr nächstes CMMS zu finden. Wenn Sie sich mit einem der Symptome auf dieser Liste identifizieren, ist es an der Fall, mit Recherche und Produktvergleich zu beginnen.