Steigern Sie die Effizienz Ihrer Non-Profit-Organisation mit CMMS-Software

Wenn jeder Euro aus Spenden stammt, steht man unter ständigem Druck, Kosten zu senken. Non-Profit-Organisationen kürzen daher oft Bereiche, die nicht direkt der Klientenarbeit dienen – wie die Instandhaltung. Das aber treibt die Kosten langfristig in die Höhe, da reaktive Reparaturen und Desorganisation wertvolle Zeit von Freiwilligen und Mitarbeitern binden. Ständige Ausfälle und fehlende Ressourcen zur Behebung machen Ihre Organisation weniger effektiv und lassen sie den Fokus auf ihre Kernmission verlieren.

Das Geschäft mit dem Non-Profit-Management

Einrichtungen instand zu halten und gleichzeitig Kosten niedrig zu halten, fordert viele Organisationen heraus – bei Non-Profits ist es noch schwieriger. Kleine Non-Profits haben oft keinen festen Instandhaltungsleiter, und diejenigen, die einen haben, verlassen sich bei der Großteil der Wartungs- und Reparaturarbeiten auf Freiwillige. Die Anwesenheit ist unvorhersehbar, und es fehlt oft an Personal, um Wartungsaufgaben zu erledigen – ganz zu schweigen von der Schwierigkeit, Freiwillige mit den richtigen handwerklichen Fähigkeiten zu finden.

Auch die Kommunikation dessen, was zu tun ist, ist problematisch: Jemand, der nur ein- oder zweimal pro Woche kommt, kann nicht alle Wartungsbedürfnisse überblicken. Fällt etwas aus und nur ein oder zwei Freiwillige wissen, wie man es repariert, ist möglicherweise niemand verfügbar. Man muss entweder bis zu deren nächstem Einsatztag warten oder einen externen Auftragnehmer suchen.

Viele Non-Profits nutzen alte, gespendete Geräte, die häufiger kaputtgehen, und ihre Gebäude sind oft sanierungsbedürftiger als Neubauten und erfordern mehr Instandhaltung. Doch bei unvorhersehbaren Budgets besteht immer die Versuchung, Wartungsaufgaben so lange wie möglich aufzuschieben.

Zwar helfen Zuschüsse und Spendenkampagnen bei der Finanzierung wichtiger Programme, doch diese Mittel sind meist an ein einzelnes Projekt gebunden und können nicht für Gebäudeinstandhaltung oder -reparaturen verwendet werden. Kurz gesagt: Sie sind auf unerfahrene (und manchmal unzuverlässige) Freiwillige angewiesen, die veraltete Ausrüstung und Einrichtungen mit einem minimalen Budget warten.

Was ist CMMS-Software?

Ein Computerized Maintenance Management System (CMMS) ist eine Software, die alle Aspekte Ihrer Instandhaltungsaufgaben optimiert. Sie erleichtert:

• Planung und Automatisierung von Wartungsaufgaben in einem digitalen Kalender
• Ein einfaches Portal für Arbeitsauftragsanfragen für Klienten, Mitarbeiter und Freiwillige
• Verfolgung von Arbeitsaufträgen und deren Erstellung unterwegs per mobiler CMMS-App
• Generierung geplanter Arbeitsaufträge für externe Dienstleister
• Überwachung von Geräte- und Mitarbeiterleistung sowie Berichtserstellung

„Ohne Software sind Instandhaltungskräfte gezwungen, mit manuellen Methoden wie Papier-Arbeitsaufträgen, Tabellenkalkulationen und Kalendern zu arbeiten“, sagt Taylor Short, CMMS-Marktforscher bei Software Advice, einer Website, die CMMS-Software und andere Business-Software vergleicht und bewertet.

CMMS wird von kleinen Unternehmen bis hin zu multinationalen Konzernen eingesetzt, doch die Komplexität mancher Instandhaltungssoftware macht sie für die meisten Non-Profits unpraktikabel. Hippo CMMS ist so benutzerfreundlich gestaltet, dass es selbst für die kleinste Non-Profit-Organisation geeignet ist, bietet aber gleichzeitig Funktionen für große Organisationen mit komplexen Anforderungen.

Veranstalten Sie Spendengalas oder Presse-Events in Ihren Räumlichkeiten?

Egal wie chaotisch es hinter den Kulissen zugeht – bei einer Spendengala oder einem Medien-Event muss Ihre Organisation perfekt wirken. Das Gebäude muss blitzsauber sein, das Klima stimmen, und sichtbare Schäden an den Einrichtungen müssen beseitigt sein.

Zudem müssen Sie möglicherweise eine AV-Anlage oder andere selten genutzte Geräte aufbauen, um Gäste zu unterhalten und zu informieren. Ein fehlendes Mikrofonkabel oder eine durchgebrannte Sicherung kann den Unterschied ausmachen zwischen einer beeindruckenden Keynote, die Spender überzeugt, und einem Fiasko, das sie zweifeln lässt, Ihre Organisation zu unterstützen.

Hippos On-Demand-Arbeitsauftrags-Management hilft Ihnen, sicherzustellen, dass alle Reparatur- und Aufbauaufgaben vor dem großen Event erledigt sind. Das Tool verbindet Mitarbeiter, Freiwillige, Instandhaltungsleiter und externe Techniker. Jeder mit Zugang kann Wartungsanfragen stellen, sobald Bedarf besteht, und der Instandhaltungsleiter wird sofort benachrichtigt.

Der Leiter kann dann jede Aufgabe einem Freiwilligen oder externen Auftragnehmer zuordnen, kategorisieren, priorisieren und weitere Details hinzufügen. Zudem ermöglichen detaillierte Berichte die Verfolgung abgeschlossener Arbeitsaufträge oder die Entdeckung überfälliger Projekte.

Da Hippo CMMS von jedem Gerät aus funktioniert, kann jeder mit Systemzugriff in Ihrer Organisation Arbeitsaufträge aktualisieren. So wissen Sie, dass die PA-Anlage aufgebaut und der Besprechungsraum gereinigt ist, statt erst festzustellen, dass das Mikrofon nicht funktioniert, wenn es zu spät ist.

Verwalten Sie mehrere Immobilien?

Kleine Non-Profits können mit guter Führung und einigen engagierten Freiwilligen laufen. Die Arbeit über mehrere Standorte erhöht jedoch die Komplexität der Facility-Management-Aufgaben drastisch.

Logistik wird kniffliger: Man kann sich nicht auf Mundpropaganda oder Papier-Arbeitsaufträge verlassen, da Informationen nicht zuverlässig zwischen den Gebäuden fließen. Werkzeuge, die in einem Gebäude deponiert wurden, landen im anderen, weil Mitarbeiter oder Freiwillige sie für Reparaturen entleihen. Ohne zentrales System wird die Berichterstattung über den Instandhaltungsfortschritt über alle Standorte hinweg zeitaufwändiger.

Diese mangelnde Organisation fällt oft erst im Notfall auf: Ein Rohrbruch im neuen Gebäude, ein Stromausfall – und man weiß nicht, welche Ersatzteile vorrätig sind. Man hofft, dass die Werkzeuge dort sind, wo man sie zuletzt sah, oder gibt Geld für einen Notfall-Baumarktbesuch aus.

Hippo CMMS beseitigt den Stress der Instandhaltung mehrerer Standorte. Unser Asset- und Geräte-Managementsystem ermöglicht die Ansicht aller Geräte über einen Grundriss und speichert Bilder, Betriebs- und Wartungshandbücher sowie andere wichtige Informationen, damit Freiwillige, Mitarbeiter und externe Auftragnehmer stets alle relevanten Dokumente griffbereit haben. Sie können sogar Bestandswarnungen einrichten, um nachzubestellen, wenn Teile zur Neige gehen, und regelmäßige Wartungen für HLK, Warmwasserbereiter und alles andere planen, was konstante Wartung benötigt.

Bieten Sie Gesundheitsdienstleistungen an?

Im Gesundheitswesen können kleine Fehler gravierende Folgen haben. Ob Sie in einem großen Non-Profit-Krankenhaus oder einer kleinen kostenlosen Klinik arbeiten – saubere Einrichtungen und funktionierende Geräte machen einen großen Unterschied in der Qualität der Patientenversorgung.

Zudem sind Wartungsverfahren im Gesundheitswesen komplexer: Es gibt spezifische Regeln, wie und wann Einrichtungen gereinigt werden müssen, und strenge Zutrittskontrollen, die die Wartungsplanung erschweren. Spezialgeräte wie MRTs benötigen regelmäßige Wartung durch externe Techniker. Und darüber hinaus muss die reguläre Gebäude- und Einrichtungswartung erledigt werden.

Hippo CMMS bietet Gesundheits- und Krankenhaus-Instandhaltungslösungen für Organisationen jeder Größe. Es ist skalierbar und bietet unbegrenzte Benutzer, sodass Sie jedem die passende Zugriffsebene geben können – vom leitenden Administrator bis zu Technikern, die nur bei spezialisierten Reparaturen kommen.

Ärzte, Pflegekräfte und anderes Personal können Arbeitsanfragen an den Instandhaltungsleiter senden, der sie priorisiert und in Echtzeit an Reinigungspersonal, Auftragnehmer oder externe Techniker weiterleitet. Manager können die Software so einstellen, dass automatisch Aufgabenlisten für präventive Wartungsaktivitäten erstellt werden, die Mitarbeiter auf mobilen Geräten empfangen und aktualisieren können.

Da die Software Auftragnehmerinformationen organisiert und speichert, ist es einfach, spezialisierte präventive Wartung im Blick zu behalten. Ob der Boden morgen geschrubbt oder das Röntgengerät in 6 Monaten von einem externen Techniker gewartet werden muss – Hippo CMMS sendet und verfolgt den Arbeitsauftrag automatisch.

Sind die Assets in Ihrer Einrichtung unersetzlich?

Die ruhige, reflektierende Atmosphäre einer Galerie oder eines Museums mag das Gegenteil einer geschäftigen Gesundheitseinrichtung sein, doch beide erfordern sorgfältige Pflege durch das Instandhaltungspersonal. Vernachlässigen Sie die nötige Wartung der Klimakontrolle, könnte ein unersetzliches Gemälde oder Kulturgut beschädigt werden. Verwenden Sie das falsche Reinigungsmittel, könnte ein einzigartiges Antiquitätsstück zerstört werden.

Hippo CMMS reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler. Arbeitsaufträge werden nicht mündlich weitergegeben oder auf Papier notiert – sie werden in der Software protokolliert und verfolgt, mit so viel Detail wie nötig. Präventive Wartungsaufträge enthalten schrittweise Checklisten, die einen standardisierten Ansatz für jeden Arbeitsauftrag gewährleisten.

Das ist kein trivialer Unterschied: Es wäre unpraktisch, ein Reinigungsteam mit einem Ordner voller spezifischer Anweisungen für jedes Objekt oder jeden Abschnitt einer fragilen Sammlung loszuschicken. Mit Hippo ist es einfach: Jeder Mitarbeiter erhält individuelle Arbeitsaufträge auf seinem Smartphone oder Tablet mit speziellen Pflegehinweisen für jede Aufgabe. Durch größere Rechenschaftspflicht und mehr Informationen können Sie sicher sein, dass jedes Mitglied Ihres Instandhaltungspersonals die Werke mit der gebotenen Sorgfalt behandelt.

Haben Sie Schwierigkeiten, Vorschriften und Inspektionen einzuhalten?

Wenn Sie in den USA tätig sind, unterliegen Sie wahrscheinlich OSHA-Vorschriften und Arbeitsgesetzen. Hinzu kommen Bauvorschriften – Rauchmelder und Feuerlöscher warten, Fluchtwege freihalten. Zusätzliche Vorschriften gelten, wenn Sie Wohnraum oder medizinische Dienstleistungen anbieten, Kurse unterrichten, eine Werkstatt betreiben, Produkte verkaufen oder Speisen zubereiten und servieren – fast alles, was Ihre Organisation tut, fügt Compliance-Anforderungen hinzu. Eine einzige nicht bestandene Inspektion kann hohe Bußgelder, Betriebsschließung und Reputationsschaden nach sich ziehen.

Hippo CMMS erleichtert die Einhaltung all der kleinen Details. Routinemäßige Compliance-Aufgaben wie das Freihalten von Notausgängen können in automatische, wiederkehrende Arbeitsaufträge umgewandelt werden. Der CMMS informiert den Instandhaltungsleiter automatisch, sodass auch Aufgaben, die nur alle paar Monate anfallen – wie das Prüfen der Rauchmelder – nicht vergessen werden.

In einer Non-Profit-Organisation zählt jeder Dollar. Eine ineffiziente Instandhaltungsabteilung belastet Ihr Budget und macht Ihre Organisation weniger effektiv. Hippo CMMS hilft Ihrer Non-Profit-Organisation, all die Arbeit im Hintergrund zu bewältigen und dabei mehr Geld für Ihre Mission zu sparen.