CMMS-Lösungen: 5 Anzeichen, dass Ihre Organisation ein CMMS braucht

Unternehmen erkennen heute die Vorteile einer CMMS-Implementierung. In der Vergangenheit waren Wartungsmanagementsysteme nur in Fertigungsanlagen zu finden, aber heute sehen wir Wartungssoftware in Bildungseinrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, Kommunen, Sport- und Freizeiteinrichtungen, Einkaufszentren – praktisch jeder Art von Facility. Wenn Sie Wartungs- oder Facility-Manager sind, fragen Sie sich vielleicht: „Wie erkenne ich, ob eine CMMS-Lösung für meine Organisation richtig ist?“ Die folgenden 5 verräterischen Anzeichen zeigen, dass Ihre Organisation ein Wartungsmanagementsystem braucht.

1. Ihr Unternehmen hat kein präventives Wartungsprogramm

Viele Unternehmen haben kein formales präventives Wartungsprogramm. Mit „formal“ meine ich standardisierte Prozesse und festgelegte Verfahren mit Automatisierung, die Menschen für die Aufgabenerfüllung verantwortlich machen. Präventive Wartung dient der Reduzierung von Geräteausfallzeiten. Oberflächlich betrachtet reduziert dies Zeit und Geld für Reparaturen. Zusätzlich erhöht regelmäßige präventive Wartung die Produktivität, reduziert Produktionsstillstände und erhöht die Lebenserwartung von Geräten. Organisationen haben oft präventive Wartungsprogramme, aber sie sind lückenhaft. Wenn Ihre Wartungsabteilung nach Handbuch, Klemmbrett oder Tabellenkalkulation arbeitet, sollten Sie präventive Wartungssoftware in Betracht ziehen. Der Wechsel zu einem präventiven Wartungssystem bietet viele Vorteile:

• Vorab-Benachrichtigungen, wenn PMs fällig sind
• Warnungen bei überfälligen präventiven Wartungsaufträgen
• Updates zu benötigten Teilen und aktuellen Lagerbeständen
• Teilebestellung bei Unterschreitung von Schwellenwerten
• Zeit- und Kostentracking für Arbeitsausführung
• Echtzeit-Reporting zur präventiven Wartungsleistung
• Etablierung einer Kultur, die präventive Wartung als Priorität ansieht

2. Reparaturen und ungeplante Wartung werden nicht dokumentiert

Wenn Sie CMMS für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, fragen Sie sich wahrscheinlich: „Wie oft ist Gerät ‚X‘ im vergangenen Jahr ausgefallen?“ „Wie viel Geld haben wir in die Reparatur von Maschine ‚Y‘ investiert?“ „Wie häufig reparieren wir die Dusche in Einheit 101?“ Mit einem Computerized Maintenance Management System finden Facility- und Wartungsmanager leicht Antworten auf solche Fragen und mehr. CMMS-Lösungen verfügen über On-Demand-Arbeitsauftragsmanagement-Tools, die Nutzern erlauben, ungeplante Wartungsereignisse bei Auftreten zu dokumentieren und von Einreichung bis Abschluss zu tracken. Durch diesen Prozess werden wichtige Daten aufgezeichnet, die Manager für informierte Entscheidungen nutzen können. Dazu gehören:

• Datum und Uhrzeit der Arbeitsauftragseinreichung
• Anforderer-Informationen
• Reaktionszeit des zugewiesenen Technikers oder Auftragnehmers
• Zur Fertigstellung benötigte Zeit
• Kosten und Materialien im Arbeitsauftrag
• Häufigkeit dieses Arbeitsauftragstyps

Zusätzlich zu all diesen Metriken verbessert ein computergestütztes Arbeitsauftragssystem die Reaktionszeit auf kritische Arbeitsaufträge. Wenn ein Aufzug ausfällt oder ein Rohr platzt, können Minuten GROSSE GELDVERLUSTE bedeuten. Wenn Verbesserung der Reaktionszeit auf ungeplante Wartung ein Ziel ist, hilft die Implementierung computergestützter Wartungssoftware dabei, dies zu erreichen.

3. Warten auf Teile ist ein häufiger Rückschlag

Stellen Sie fest, dass Ihr Wartungsteam oft auf Teile warten muss? Werden Arbeitsaufträge regelmäßig verzögert, weil Sie nicht haben, was Sie in Lager und bestellten Teilen brauchen? Wenn dies häufige Probleme sind, ist es Zeit, mit der Recherche zu CMMS-Software zu beginnen. Fast alle computergestützten Wartungssoftwares kommen mit Inventarmanagement-Tools, die Wartungsmanagern erlauben, sicherzustellen, dass kritische Teile verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Inventarmanagement-Software kann:

• Min- und Max-Mengenschwellen festlegen
• Detaillierte Infos zu Lieferanten und Teilekosten bereitstellen
• Teile mit Geräten und präventiven Wartungsaufträgen verknüpfen
• Warnungen senden, wenn Lagerbestände niedrig sind
• Mit Barcode-Scannern und mobilen Geräten scannen
• Bestellaufträge generieren
• Teileverbrauch und -kosten über Zeit tracken
• Inventarverlust durch Diebstahl oder anderes reduzieren
• Abschreibungskosten durch Just-in-Time reduzieren

CMMS-Lösungen geben Wartungs- und Facility-Managern mehr Kontrolle über ihr Inventar und stellen sicher, dass kritische Teile verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.

4. Tracking und Planung von Arbeitskräften muss verbessert werden

Wenn Ihre Wartungsabteilung 1 oder 2 Personen umfasst, sind Arbeitskräftetracking und Terminplanung vielleicht einfach genug und mit Outlook oder ähnlichen Kalenderanwendungen zu managen. Je mehr die Wartungsabteilung wächst und je mehr Personen involviert sind, desto komplizierter wird das Tracking von Arbeitsstunden und die Planung von Aufgaben. Viele Unternehmen operieren ohne formale Tracking-Systeme für ihre Wartungsteams und fühlen, dass sie reibungslos ohne Probleme laufen. CMMS-Software sollte nicht nur in Betracht gezogen werden, wenn Probleme offensichtlich sind, sondern wenn Operationen verbessert werden können. Wartungssoftwaresysteme sind instrumental bei der Identifikation und Auflösung von Engpässen bei Arbeitsauslastung, Überwachung der Mitarbeiterreaktionsfähigkeit, Arbeitskosten, Planung präventiver und geplanter Wartung und Prognose. Diese Systeme geben Managern die Möglichkeit, Reaktionszeit und Arbeitsauslastung zu verbessern und Arbeitskosten zu senken.

5. Keine formalen Leistungsmessgrößen vorhanden

Damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, braucht es eine Kultur der Kostensenkung im gesamten Unternehmen. Kosten existieren nicht, um anzuhäufen; sie sind da, um reduziert zu werden. CMMS-Lösungen statten Manager mit mächtigen Reporting-Tools aus, die Echtzeitdaten zur Wartungsbetriebsleistung liefern und ihnen helfen, informierte Entscheidungen und präzisere Prognosen zu treffen. Wenn Sie neu im CMMS sind, profitieren Sie von Reports zu Arbeitskräften, Lagerbeständen und Reparaturkosten, und je mehr Sie sich einbringen, desto mehr gelangen Sie zu granulareren Metriken wie Mean-Time-to-Respond, Mean-Time-to-Repair, Geräteausfallzeiten, Arbeitsauslastungsraten und Trendanalysen. Letztendlich kann CMMS-Software so konfiguriert werden, dass sie auf alle aufgezeichneten Daten berichtet und ein notwendiges Werkzeug zur Optimierung der Wartungseffizienz ist.

Laut Websites wie Software Advice und Capterra gibt es weit über 100 CMMS-Lösungen, alle mit Arbeitsauftragsmanagement, präventiver Wartung und Inventar- und Gerätemanagement-Modulen. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Recherche. Investitionen in Wartungsmanagement-Software müssen nicht tausende Dollar vorab kosten. Es gibt viele Möglichkeiten für kostenlose Testversionen und Optionen für Organisationen jeder Größe.