Wesentliche Fragen vor der Auswahl einer CMMS-Lösung

Die Welt des Wartungsmanagements hat sich weiterentwickelt, da Marktanforderungen, wirtschaftliche Herausforderungen und technologische Fortschritte Unternehmen quer durch alle Branchen fordern. Als Reaktion darauf ist Computerized Maintenance Management Software (CMMS) zu einer wachsenden Branche geworden, die Wartungsmanagementlösungen für Unternehmen jeder Größe anbietet. Angesichts der Vielzahl und Vielfalt an Wartungsmanagementsystemen auf dem Markt kann die Suche nach einer CMMS-Lösung, die genau zu Ihrem Unternehmen passt, jedoch eine zusätzliche Herausforderung darstellen – da Unternehmen in ihren einzigartigen Bedürfnissen und Strukturen variieren.

Während CMMS-Software viel verspricht, hängt das Ernten der potenziellen Vorteile weitgehend davon ab, die Bedürfnisse des Unternehmens, die Fähigkeiten der Software und andere branchenspezifische Faktoren in Einklang zu bringen. Die richtige Passform kann nicht nur Ihre Wartungsabteilung, sondern Ihr gesamtes Unternehmen transformieren. Eine Umfrage unter 558 Unternehmen, die CMMS-Software nutzen, ergab eine durchschnittliche 28 %ige Produktivitätssteigerung nach der Implementierung ihrer neuen Software. Generell ist der beste Weg, die richtige Wartungsmanagementlösung für Ihre Organisation zu finden, die richtigen Fragen an CMMS-Anbieter zu stellen.

2 Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie mit der CMMS-Suche beginnen:

1. Ein CMMS-Auswahlteam zusammenstellen

Bevor Sie die Suche nach einer passenden CMMS-Lösung starten, müssen Sie mehrere Stakeholder in Ihrem Unternehmensbetrieb konsultieren. Schauen Sie auf diejenigen, die in Ihrer Wartungsabteilung arbeiten oder mit Ihren externen Auftragnehmern und Lieferanten zusammenarbeiten. Ihre Einblicke und Rückmeldungen sind wichtig, da sie wissen, was notwendig ist, um den Betrieb zu verbessern, und wie man mit den Folgen von Geräteausfällen umgeht.

2. Ihre Anforderungen definieren

Ermitteln Sie die Funktionen, die Sie benötigen, um 100 % Ihres Wartungsmanagements auf ein Softwaresystem zu übertragen. Wenn Sie Ihr aktuelles CMMS ersetzen möchten, betrachten Sie die Aufgaben, in denen Ihr aktuelles System Defizite aufweist, und notieren Sie Funktionen, die Sie als redundant empfinden.

Erstellen Sie eine Liste unverzichtbarer Funktionen sowie eine sekundäre Liste wünschenswerter, aber nicht zwingender Attribute. Holen Sie sich Input von Ihrem CMMS-Auswahlteam. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, hier einige häufig nachgefragte Funktionen:

• Verfolgung monatlicher oder vierteljährlicher Wartungsreparaturkosten
• Reduzierung von Geräteausfallzeiten durch präventive Wartungstools
• Beseitigung des Papierbedarfs
• Einfaches Arbeitsauftragsmanagement und Anfrageformulare
• Möglichkeit, Arbeitsaufträge per Mobilgerät zu bearbeiten (haben sie sowohl eine iOS- als auch Android-App?)
• Methode zur Verfolgung von Geräte- und Ersatzteillagerorten
• Kalendersystem für die Planung von Wartungsaktivitäten
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und zur oberen Führungsebene, falls nötig

4 Vorabfragen an jeden CMMS-Anbieter

Sobald Sie eine grobe Vorstellung vom benötigten Funktionsumfang haben, müssen Sie Lösungen identifizieren, die potenziell zu Ihrer Organisation passen (wir empfehlen, 3 oder 4 verschiedene Anbieter zum Vergleich auszuwählen). Bei Gesprächen mit Anbietern beachten Sie Folgendes:

Bieten sie eine Demo an?

Steigen Sie nie in ein System ein, egal wie hoch der Preis, ohne es zuerst zu testen. Wenn der Anbieter eine Demonstration koordinieren kann, die bereits auf Ihre Unternehmensbedürfnisse abgestimmt ist, ist das ein Schritt in die richtige Richtung. Während der CMMS-Software-Demo beziehen Sie sich auf Ihre Liste der erforderlichen Funktionen, um sicherzustellen, dass das CMMS Ihre Bedürfnisse erfüllt. Seien Sie vorsichtig bei übermäßiger Funktionalität, die Sie nicht benötigen – Sie zahlen wahrscheinlich dafür, auch wenn Sie sie nie nutzen.

Für welche Branche ist die Software gedacht?

Einige CMMS-Lösungen sind für eine bestimmte Art von Unternehmen oder Organisationen konzipiert. Non-Profits und kleine Unternehmen benötigen nicht dieselben Tools wie Großunternehmen und Krankenhäuser.

In einer medizinischen Umgebung verfolgen Wartungsmitarbeiter beispielsweise Geräte im Wert von Millionen Dollar, die ständig zwischen Krankenhausetagen bewegt werden. Diese Geräte dürfen nicht ausfallen, da Menschenleben davon abhängen. In diesem Fall sollten Wartungsaufgaben auf spezifische Intervalle getimt oder mit auslösenden Ereignissen verknüpft sein, die jederzeit eintreten können.

Andere Unternehmen benötigen vielleicht eine Lösung, die nicht nur die Wartungsbedürfnisse ihrer Geräte und Gebäude überwacht, sondern auch die Serviceanforderungen ihres Fuhrparks. Zwar verfügen einige CMMS-Suiten über Flottenmanagement-Funktionen, doch nicht jeder CMMS besitzt dieses Feature. Alternativ könnten die Bedürfnisse eines kleineren Büros darauf beschränkt sein, geschäftskritische Maschinen betriebsbereit zu halten und Glühbirnen sowie Staubsaugerfilter planmäßig zu wechseln.

Ist das CMMS benutzerfreundlich?

Usability ist der Schlüssel. Sie werden keinen Return on Investment sehen, wenn Sie Zeit, Ressourcen und Geld damit verschwenden, Ihr neues CMMS zu verstehen. Ein CMMS ist nicht nur für die technikaffinen Mitglieder Ihrer Organisation – es ist für alle gedacht. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter, vom Wartungstechniker im Erdgeschoss bis zum C-Level-Manager, Ihr CMMS täglich effektiv nutzen müssen.

Bei CMMS gilt: Je mehr Daten und Aufwand Sie investieren, desto besser der Ertrag aus dem System. Wenn Sie ein Softwaresystem wählen, das technisches Know-how erfordert, wird es schwierig, das Potenzial des Systems auszuschöpfen. Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, das System zu lernen – oder sich gar weigert, weil es zu frustrierend ist – können Fehler auftreten: Eine HLK-Anlage könnte an einem heißen Julitag ausfallen oder ein lebensrettendes Gerät im Krankenhaus nicht wie erforderlich funktionieren. Ein CMMS sollte als Assistent der Wartungsabteilung betrachtet werden – eine Software, die in jeder Phase eines Wartungsprozesses eingesetzt wird. Egal wie raffiniert ein CMMS sein mag, es hat nur Wert, wenn Mitarbeiter bereit und in der Lage sind, es zu nutzen. Die Systemakzeptanz aller Nutzer wird durch die Wahl benutzerfreundlicher CMMS-Software (oft als Facility-Management-Software bezeichnet) drastisch erhöht.

Fragen Sie CMMS-Anbieter, wie lange die Systemimplementierung üblicherweise dauert und wie viele Support-Anrufe ein neuer Kunde in den ersten Monaten typischerweise tätigt. Diese Fragen geben Ihnen eine gute Vorstellung davon, wie benutzerfreundlich ihre Software wirklich ist.

Ist die Software webbasiert oder installiert?

Eine webbasierte CMMS-Lösung (auch als Software as a Service (SaaS) oder Cloud Computing bezeichnet) wird typischerweise vom Anbieter auf dessen Hardware gehostet und in dessen eigenem Rechenzentrum verwaltet. Benutzer greifen über das Internet darauf zu – entweder über eine Website oder eine spezifische App oder Softwarelösung. Andererseits wird ein installiertes CMMS vollständig vor Ort gehostet, was bedeutet, dass die gesamte Hardware vom Unternehmen installiert, verwaltet und kontrolliert werden muss, das das CMMS nutzt.

Generell sind webbasierte CMMS-Lösungen deutlich günstiger und bieten Nutzern ein viel höheres Maß an Support mit in das Produkt integrierten Support-Features. Doch weil sie nicht vor Ort gehostet werden, fühlen sich Nutzer manchmal weniger kontrolliert über ihr CMMS, da sie keine Kontrolle über die Hardware haben, auf der ihre Installation läuft. Manche empfinden ihre Daten auf webbasierten Plattformen als weniger sicher als bei On-Premise-Hosting. Das Thema Datensicherheit hat für heutige anspruchsvolle SaaS-Modelle Priorität. Für eine detaillierte Erklärung zur Sicherheit webbasierter CMMS lesen Sie unseren Artikel hier. Wie viele webbasierte CMMS-Anbieter setzt Hippo 256-Bit-Verschlüsselung zum Schutz der Kundendaten ein. Zudem führt es jährliche routinemäßige Sicherheitstests an seiner Hardware durch, um mögliche Lücken sofort zu schließen. Angesichts der Kosten für verwaltete Sicherheitsdienste ist es unwahrscheinlich, dass ein installiertes CMMS in der Praxis sicherer ist als eine webbasierte Lösung.

5 Fragen zu Ihrer CMMS-Preisgestaltung

Das richtige CMMS für Ihr Unternehmen zu finden, ist nur ein Teil der Gleichung. Der andere Teil sind die CMMS-Softwarekosten. Die tatsächlichen Kosten der CMMS-Nutzung variieren von Anbieter zu Anbieter, abhängig von gewünschten Funktionalitäten, Nutzeranzahl und verwalteter Datenmenge. Einzelbenutzerlizenzen kosten mindestens 25 $ pro Monat, wobei die Gebühren auf 200 $ pro Monat steigen können, ohne andere jährliche Abonnement- oder Servicegebühren. Für verlässliche und genaue Kosteninformationen schauen Sie über die Angaben auf CMMS-Anbieter-Websites hinaus. Nehmen Sie sich Zeit, direkt mit dem Anbieter über Produkt und Kosten zu kommunizieren, bevor Sie CMMS-Software kaufen, indem Sie folgende Fragen stellen:

Berechnet der Anbieter Gebühren für jeden zusätzlichen Benutzer?

Während einige CMMS-Lösungen auf einer pauschalen Lizenzgebühr basieren, verlangen andere einen steigenden Betrag je nach Anzahl der zugreifenden Benutzer. Dieses Thema muss geklärt werden, um zu bestimmen, ob ein System in Ihr Budget passt. Systeme, die für zusätzliche Benutzer berechnen, können für schnell wachsende Unternehmen prohibitiv sein. Eine bessere Alternative könnten Pakete sein, die eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern erlauben, wodurch Bedenken bezüglich steigender Kosten entfallen.

Es ist auch wichtig, Anbieter zu fragen, wie sie einen Benutzer definieren. Ist ein Benutzer jemand, der nur auf das System zugreift, oder jemand, der Arbeitsauftragsanfragen stellen kann? Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Anbieter auf derselben Seite stehen, um das Angebot, das Sie erhalten, genau einschätzen zu können.

Ist die Preisstruktur transparent?

Identifizieren Sie versteckte Gebühren, indem Sie detailliert mit CMMS-Anbietern über ihre Gebührenstruktur sprechen. Erklären Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und fragen Sie direkt, welche Gebühren Sie künftig erwarten können. Wie angemerkt, knüpfen nicht alle CMMS-Systeme ihre Kosten an die Nutzeranzahl. Einige berechnen nach der Anzahl der monatlich eingereichten Arbeitsaufträge, andere haben Tarife, die sich ändern, je nachdem, wie viele Standorte, Gebäude oder Abteilungen Ihr Unternehmen hat oder erwirbt.

Wenn webbasierte Software eine Option ist, ziehen Sie dies in Betracht. Preise für webbasierte Software sind typischerweise flexibler und handhabbarer und in inkrementellen (jährlichen oder monatlichen) Zahlungen verfügbar. Alternativ erfordert standortbasierte Software, die auf dedizierten Firmenservern installiert werden muss, typischerweise höhere Vorabkosten; und trotz dieser Kosten muss ein Unternehmen möglicherweise weiterhin monatlich oder jährlich für Lizenzgebühren und ein Support-Abonnement zahlen.

Gibt es Rabatte?

Viele CMMS-Unternehmen bieten Rabatte für Non-Profit-Kunden, langfristige Verpflichtungen und andere Kundentypen an. Fragen Sie während Ihrer Recherche jeden Anbieter, welche Rabatte er anbietet. Rabattbeträge variieren von Anbieter zu Anbieter; berücksichtigen Sie alle anwendbaren Rabatte in Ihren Überlegungen und der endgültigen Entscheidungsfindung.

Wie lautet die Rückerstattungsrichtlinie?

Das richtige CMMS zu finden, ist harte Arbeit, und wenn Sie unzufrieden sind, ist Rechtsmittel wichtig. Fragen Sie, ob der Anbieter eine Zufriedenheitsgarantie bietet. Erfahren Sie, wie lange diese gilt und welche Bedingungen gelten. Da Installation und Implementierung von CMMS-Software ein langwieriger Prozess von mehreren Wochen oder Monaten sein kann, ist eine erweiterte Rückerstattungsfrist angemessen.

Was kostet die Einrichtung?

Die Kosten der Softwareimplementierung können teuer sein und letztlich ein Dealbreaker. Erkundigen Sie sich nach den typischen Einrichtungskosten und fragen Sie, wie viel ihre Kunden im ersten Jahr typischerweise zahlen. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Implementierungshürden hat, bauen Sie einen Puffer in die Schätzung ein.

Systemeinrichtung erfolgt typischerweise auf zwei Arten: Der Kunde richtet alles selbst ein, oder der Kunde zahlt dem CMMS-Softwareunternehmen für Unterstützung. Die Entscheidung für Selbstinstallation sollte nicht nur vom Kostenfaktor geleitet sein, sondern auch von den verfügbaren technischen Fähigkeiten, die für den Prozess erforderlich sind. Für manche Unternehmen können die Zeit, Ressourcen und Frustration einer Selbstinstallation die Entscheidung für Anbieterunterstützung vorzuziehen machen. In diesem Fall sind Anbieter möglicherweise eher bereit, Ihre Datenbank zu befüllen und Ihr Personal zu schulen. Wenn Sie Geld sparen wollen, indem Sie Ihr neues CMMS selbst einrichten, das System aber so kompliziert ist, dass Sie die Hilfe des Anbieters benötigen, ist es möglicherweise nicht die richtige Software für Sie. Generell sind webbasierte Systeme einfacher zu implementieren als On-Premise-Systeme, die dedizierte Hardware erfordern. Es ist wichtig, die Kostenunterschiede im Voraus gut zu bewerten, falls Sie Anbieterunterstützung in Betracht ziehen.

2 Tech-Support-Fragen an jeden CMMS-Anbieter

Selbst die benutzerfreundlichste Software kann von Wachstumsschmerzen begleitet sein; der entscheidende Faktor ist, sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Schulung und ein robustes Support-Team Schwierigkeiten minimieren. Wenn Sie planen, ein CMMS erfolgreich zu implementieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Anbieter ein Team hat, das Ihr Unternehmen unterstützt. Hier sind zwei Fragen für Ihre Erstberatung:

Bieten sie Schulung an?

Finden Sie heraus, ob der CMMS-Anbieter Sie darin schult, Datenbanken einzurichten, Daten einzugeben, präventive Wartung zu planen und Arbeitsaufträge zu queuen – sowie alle anderen Services, die Ihr Team aus Ihrem CMMS benötigt. Ebenfalls: Ist Schulung in Ihrer Monatsgebühr (oder der Einrichtungsgebühr) enthalten? Wenn nicht, welche zusätzlichen Kosten fallen für Schulung an? Der beste Ansatz ist, sicherzustellen, dass einige Schlüsselpersonen – wie Management und andere essenzielle Nutzer – so schnell wie möglich in der Software geschult werden. Diese Führungskräfte können ihr Wissen dann im Laufe der Zeit an andere Wartungsteammitglieder weitergeben. Diese Art der Informationsweitergabe kann Geld sparen, wenn der von Ihnen gewählte CMMS-Anbieter für Schulung und Support berechnet.

Ist der Support leicht erreichbar?

Ermitteln Sie die Zeiträume, in denen der Support kontaktiert werden kann, und – ebenso wichtig – die erwartete Reaktionszeit. Fragen Sie nach den verfügbaren Kommunikationsmethoden. Je nach Umständen und Tageszeit funktioniert E-Mail am besten, zu anderen Zeiten sind Telefon oder Chat bevorzugt. Finden Sie heraus, ob das Support-Team qualifiziert ist? Mit anderen Worten: Rufen Sie eine 0800-Callcenter-Nummer an, wo der technische Support outgesourct ist, oder interagieren Sie mit festangestellten Technikern, die in der Lage sind, Bugs zu beheben und das Kundenerlebnis zu verbessern?

Für die meisten Kunden, die in ein CMMS investieren, ist ein geplantes präventives Wartungsprogramm Kern ihres Geschäfts. Wenn ein Systemfehler die Funktionalität Ihrer präventiven Wartung oder einer anderen lebenswichtigen Funktion stört, ist eine schnellstmögliche Lösung essenziell. Telefon-Pingpong, 45 Minuten in der Warteschleife oder die Weiterleitung eines Arbeitsauftragstickets an jemand anderen können frustrierend und teuer sein. Erkundigen Sie sich, wie und von wem diese Probleme gelöst werden. Support ist etwas, woran Unternehmen selten denken, bis ein Problem auftritt. Erkundigen Sie sich vor dem CMMS-Kauf nach Support-Services.

3 Fragen zum langfristigen CMMS-Erfolg

Beim CMMS-Kauf fokussiert man sich oft auf die Gegenwart – Installationskosten und Mitarbeiterschulung. Zukünftige Auswirkungen, wenn das System mit dem Unternehmenswachstum und der Evolution mithalten muss, werden übersehen. Berücksichtigen Sie diese drei Faktoren, die Ihr Unternehmen in Zukunft beeinflussen könnten:

Kann Ihre CMMS-Software mit Ihrem Unternehmenswachstum skalieren?

Unternehmen sind dynamisch – sie verändern und entwickeln sich über die Zeit. Sprechen Sie mit Ihrem CMMS-Anbieter und finden Sie heraus, ob die Software sich an Unternehmenswachstum anpassen kann – einschließlich Gebäudeerweiterungen, Personalaufstockung oder veränderten Wartungsaufgaben. Krankenhäuser erleben beispielsweise laufende Veränderungen wie die Einführung neuer Geräte, die tägliche Wartung erfordern, oder die Hinzufügung eines Rettungswagenfuhrparks, der 24/7 einsatzbereit sein muss. In diesem Fall sollte ein CMMS diese Herausforderungen bewältigen können. Antizipieren Sie, dass Ihr Unternehmen sich wahrscheinlich weiterentwickeln wird, und dass Ihre Software sich mit Ihnen entwickeln muss. Stellen Sie sicher, dass alle Details der Expansionsfähigkeiten der Software im Voraus geklärt sind.

Antizipieren Sie die Möglichkeit, dass sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, und dass Ihre Software in der Lage sein muss, sich mit Ihnen zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass alle Details im Voraus geklärt sind, damit Ihr Unternehmen nicht mitten in einer größeren Veränderung oder Expansion unvorbereitet getroffen wird.

Können die Daten für die Nutzung in einem anderen CMMS-System extrahiert werden?

Wenn Ihr Unternehmen die Grenzen der gewählten Software überschreitet, ist es wichtig, dass Sie nicht in der Position sind, mit einem neuen System von vorne beginnen zu müssen. Eine wichtige Frage: Erlaubt der Anbieter Ihnen, die auf seinem System gespeicherten Daten für die Nutzung in einer neuen Wartungsmanagement-Software umzuwidmen? Erkundigen Sie sich unbedingt nach dem Verfahren, falls eine Datenextraktion notwendig wird.

Wie häufig erfolgen Software-Updates?

Seriöse Softwareunternehmen haben ein Entwicklerteam, das kontinuierlich an der Verbesserung seiner Software arbeitet. Updates sind üblich und zeigen, dass Ihr CMMS-Anbieter in eine langfristige Beziehung zu zufriedenen Kunden investiert. Generell werden webbasierte Software häufiger aktualisiert als Software, die auf firmeneigenen Servern installiert ist. Diese Updates führen jedoch in der Regel nicht zu Dienstunterbrechungen. Da Unterschiede in Update-Häufigkeit und zugehörigen Ausfallzeiten von Anbieter zu Anbieter und Format zu Format variieren, ist es am besten, nachzufragen, wie häufig Software-Updates veröffentlicht werden, zu welcher Zeit sie erscheinen und welche Ausfallzeiten, falls vorhanden, während Update-Installationen zu erwarten sind.

Um das richtige CMMS für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie Fragen stellen und Antworten finden

Wenn Sie Ihre Wartungsbedürfnisse noch immer per Tabellenkalkulation verfolgen, ist es Zeit, ein CMMS als effizientere, produktivere und profitablere Alternative in Betracht zu ziehen. Das US-Energieministerium berichtet, dass Unternehmen im Durchschnitt einen 20 %igen Rückgang der Geräteausfallzeiten verzeichneten, sobald Wartungsmanagementsystem-Software implementiert war. Doch selbst mit dem Potenzial für große Kosteneinsparungen wissen Sie vielleicht bereits, dass die Suche nach einem CMMS, das zu Ihrem Unternehmen passt, entmutigend sein kann.