7 Möglichkeiten, Ihrem CMMS Liebe zu zeigen

Der Valentinstag steht vor der Tür und neben dem Überschütten Ihres Lebensgefährten, Freundes oder Ihrer Familie an diesem schönen Tag mit Herzen und Küssen halten wir hier bei Hippo CMMS es für wichtig, Ihrer treuen CMMS-Software Liebe zu zeigen. Ihre Wartungsverwaltungssoftware fühlt sich möglicherweise ausgeschlossen, wenn Sie seit einiger Zeit keinen Arbeitsauftrag erstellt oder Ihre Geräteaufzeichnungen nicht aktualisiert haben. Gibt es also einen besseren Zeitpunkt, um sich neu zu organisieren und wieder auf Kurs zu kommen, als jetzt?

Um Sie in Stimmung zu bringen, haben wir unser nettes Datenintegrations- und Schulungsteam zu Möglichkeiten befragt, wie Sie Ihr bestehendes CMMS-System besser rationalisieren können. Sie haben einige häufig auftretende Probleme aufgezeigt, die Kunden haben, wenn sie nicht genug Zeit mit ihrer Software verbringen, sowie einfache Möglichkeiten, dies zu beheben.

1. LIEBE IST GEDULD– Es braucht Zeit, um Ihr Konto einzurichten

Wenn Sie gerade eine CMMS-Software für Ihre Wartungsabteilung gekauft haben, sollten Sie darauf vorbereitet sein, viel Zeit damit zu verbringen. Eine ordnungsgemäße CMMS-Implementierung erfordert einen systematischen Prozess, um sicherzustellen, dass alle Benutzer, Assets, Geräte, Inventar und die entsprechenden Dokumente, ID-Tags und Bilder hinzugefügt werden. Was am meisten Zeit in Anspruch nimmt, ist das Sammeln all dieser Daten und das anschließende Eingeben in Ihre Datenbank. Seien Sie geduldig mit diesem Prozess und verstehen Sie, dass Ihr Zeitplan von vier Hauptfaktoren abhängt; ob Sie über eine vorhandene Wartungssoftware, Ihr Implementierungsbudget, den erforderlichen Zeitrahmen und ob Sie über eine dedizierte interne Ressource verfügen oder nicht. In unserem Beitrag zu vier Faktoren, die sich auf die Einrichtung auswirken, werden diese Punkte ausführlicher erläutert.

Zusätzlich zu Geduld in der Einrichtungsphase sollten Sie auch die lange Zeit in Betracht ziehen, die es dauern könnte, bis alle Ihre Benutzer ordnungsgemäß im System geschult sind. Wenn Sie ein größeres Wartungsteam haben, kann die Planung von Sitzungen, die für jede Jobrolle relevant sind, Zeit in Anspruch nehmen, und wenn ein Mitarbeiter wichtige Softwarefunktionen beherrscht, ganz zu schweigen von ALLEN Modulen, erfordert dies eine erhebliche Investition an Arbeitsstunden. Unser Beitrag zur Optimierung der Schulung Ihres Teams bietet großartige Vorschläge, wie Sie Ihre Mitarbeiter in kürzester Zeit mit einem CMMS vertraut machen können.

Der Punkt hier ist, zu verstehen, dass es einige Zeit dauern kann, neue Systeme einzurichten und Wissen an den Rest Ihres Teams weiterzugeben. Zu glauben, dass Sie innerhalb eines Monats nach dem Kauf über ein voll funktionsfähiges CMMS verfügen, ist möglicherweise nicht realistisch. Wenden Sie sowohl bei der Schulung als auch bei der Einrichtung einen angemessenen Zeitrahmen an und seien Sie geduldig mit dem Fortschritt.

2. LIEBE SOLLTE NICHT KOMPLIZIERT SEIN – Räumen Sie Ihre Datenbank auf

Ist Ihr CMMS voll mit veralteter Ausrüstung, Benutzern, die seit 2 Jahren im Ruhestand sind, und einer Liste vorbeugender Wartungsaufgaben, die Sie vor Monaten abgeschlossen haben? Wenn das nach Ihrer Datenbank klingt, dann ist es an der Zeit, einen Winterputz durchzuführen. Um über Abteilungsänderungen auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Sie Ihr CMMS aktualisieren, um die aktuellen Praktiken nachzuahmen, schließlich sollte Ihre Software ein digitales Abbild Ihrer Wartungsvorgänge sein. Nehmen Sie sich für eine ordnungsgemäße CMMS-Implementierung Zeit (wir empfehlen einmal im Monat), alte Geräte aus dem System zu entfernen, die Kontaktinformationen der Benutzer zu aktualisieren und die Häufigkeit zu ändern, mit der Ihre PMs generiert werden. Unser Beitrag zu CMMS-Fallstricken erläutert Best Practices, um Ihre Datenbank zu entrümpeln und Ihr System wieder auf Kurs zu bringen.

3. LIEBE IST STÄNDIG UND HÄUFIG – Füge häufig konsistente Datenformatierungen hinzu

Ein gut funktionierendes, benutzerfreundliches IPS-System erhält regelmäßig die Aufmerksamkeit, die es verdient. Ihr System sollte in die täglichen Wartungsaktivitäten einbezogen werden und nicht in letzter Minute nachgedacht werden. Dies hilft Ihnen, doppelte Eingaben zu vermeiden oder Änderungen an Arbeitsaufträgen nachzuholen, Aufgaben auf Ihrer Liste abzuhaken und Ihre Arbeitsstunden zu verfolgen. Die Verwendung einer mobilen CMMS-App zur Eingabe von Daten ist eine einfache Möglichkeit, konsistente und zeitnahe Aktualisierungen Ihres Systems sicherzustellen, da über die App aktualisierte Informationen sofort über das gesamte System verbreitet werden.

Abgesehen von der häufigen Nutzung Ihres Systems sollten Sie Ihr Bestes tun, um die Konsistenz bei der Eingabe von Daten zu wahren. Dies kann so detailliert sein, dass sichergestellt wird, dass alle Geräte die gleiche Namenskonvention verwenden, d. H. Air Handler Unit anstelle von AIR HANDLER Unit, oder es kann größer sein, wie sicherzustellen, dass jeder PM eine ordnungsgemäße Aufgabencheckliste hat oder dass Arbeitsauftragsprioritätsstufen immer verwendet werden. Bestimmen Sie die richtigen Eingaben, wenn Sie Ihrem System zum ersten Mal Daten hinzufügen, und halten Sie sich an diese Formatierung. Lesen Sie Ihre Informationen vor dem Speichern Korrektur oder beauftragen Sie einen engagierten Mitarbeiter mit der konsistenten Eingabe von Informationen. Dies erleichtert das Auffinden von Informationen erheblich und verwandelt eine unübersichtliche Augenwunde in eine informative Liste.

4. LIEBE IST KIND – Zeigen Sie Ihrem Wartungsteam etwas Liebe

Außer freundlich zu Ihrem CMMS zu sein, bedeutet, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Mitarbeiter wertzuschätzen. Ihr Team arbeitet hart, um sicherzustellen, dass die täglichen Aufgaben erledigt werden und die gesamte Anlage reibungslos läuft, also zeigen Sie ihnen ab und zu etwas Liebe. Unser Beitrag zu 31 Möglichkeiten, Ihre Wartungsabteilung zu motivieren hat einige großartige Ideen für unterhaltsame Teamausflüge oder dafür, Ihren Mitarbeitern Eigenverantwortung und Zielstrebigkeit zu vermitteln. Die Bemühungen Ihres Teams anzuerkennen, kann so einfach sein, wie eine kurze Notiz an Ihren Wartungstechniker im Kommentarbereich eines Arbeitsauftrags zu schreiben oder ihn zum Mittagessen einzuladen, um eine besondere Leistung zu feiern. Eine zufriedene Belegschaft ist der Schlüssel zur Gewährleistung von Produktivität und höherer Arbeitsqualität.

5. LIEBE LIEGT IM DETAIL – Fügen Sie Ihrer Datenbank Dokumente, Bilder, ID-Tags und mehr hinzu

Suchen Sie häufig nach Betriebs- und Wartungshandbüchern oder papierbasierten Datenblättern in Ihren Aktenschränken? Werden Sie zwischen einem Luftbehandlungsgerät und einem anderen verwechselt? Wenn Sie sich Mühe geben, nach Informationen zu suchen, sollten Sie Ihren Prozess ernsthaft überdenken. Einer der besten Teile einer CMMS-Software ist die Fähigkeit, Dokumente, ID-Tags und Bilder ihrem jeweiligen Vermögenswert oder Gerät zuzuordnen. Informationen, die an Geräten angebracht sind, können schnell und einfach über das System abgerufen werden. Sie können jedem Arbeitsauftrag Rechnungen, Verträge und mehr anhängen, damit diese Dokumente nie in einer Reihe von Ordnern oder Schränken verloren gehen. Nehmen Sie sich Zeit, um wichtige Materialien zu Assets hinzuzufügen, die Sie häufig verwenden. Eine gute Faustregel ist, ein Dokument/Bild zum System hinzuzufügen, wenn Sie es jemals mehr als einmal benötigt haben. Um diesen Prozess besser handhabbar zu machen, setzen Sie sich Ziele für die Eingabe von Dokumenten/Bildern, wie z. B. das Hinzufügen von fünf neuen häufig verwendeten Dokumenten pro Tag zu Ihrem System. Wenn Sie im Voraus mehr Zeit investieren, sparen Sie in Zukunft wertvolle Zeit.

Bonus-Tipp:Anstatt Ihr Büro zu durchsuchen, um wichtige Dokumente wie Betriebs- und Wartungshandbücher zu finden und zu scannen, oder Stunden damit zu verbringen, in Ihrer Einrichtung herumzulaufen, um Bilder von Geräten/ID-Tags zu machen, suchen Sie online danach. Die meisten Anleitungen und Betriebs- und Wartungshandbücher können von der Website des Anbieters heruntergeladen werden, während Gerätebilder eine einfache Google-Bildsuche erfordern. Vertrauen Sie uns, es ist eine enorme Zeitersparnis und Ihre Techniker werden es Ihnen danken, dass Sie ihnen auf Knopfdruck weitere Informationen zur Verfügung stellen.

6. LIEBE HAT SEINE GRENZEN – Kenne die Grenzen deines Systems

Wie alle guten Dinge hat ein IPS-System seine Grenzen. Software ist nur so gut wie die Daten, die Sie hineingeben. Es wird Ihre Arbeitsaufträge nicht auf magische Weise per Telepathie anzeigen – jemand muss Daten manuell in die Felder eingeben und auf „Speichern“ klicken. Obwohl Spracherkennungssoftware und automatische Schreibwerkzeuge einen langen Weg zurückgelegt haben, ist nichts so gut wie ein Mensch. Der Punkt ist, verstehen Sie die Merkmale und Funktionen Ihres Systems, bevor Sie es kaufen. Wissen, welche Daten automatisch aktualisiert werden und welche manuell eingegeben werden müssen, damit Sie klare Erwartungen an die Fähigkeiten der Software haben.

Wenn Ihre Software Ihnen nicht alle Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen benötigt, müssen Sie möglicherweise erneut auf Ihre Softwareauswahl zugreifen, oder vielleicht müssen Sie etwas mehr Geld für die Datenintegration ausgeben. Die meisten CMMS-Anbieter bieten vollständige Datenintegrationsdienste an, bei denen der Anbieter für die Datenerfassung (Hochladen Ihrer Betriebs- und Wartungshandbücher, Bestandsaufnahme Ihres Ersatzteilbestands, Hinzufügen aller Geräte usw.) sowie für die Kontoeinrichtung verantwortlich ist. Durch das Vermieten dieser Arbeit kann Ihr Unternehmen viel Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihre Datenbank auf Anhieb richtig eingerichtet und optimiert ist. Kundenspezifische Entwicklung kann auch die aktuellen Einschränkungen Ihres Systems überwinden. Viele Anbieter arbeiten mit Ihnen zusammen, um benutzerdefinierte Module für Ihr Unternehmen zu einem günstigen Preis zu erstellen. Wenn dieses neue Tool für andere Kunden von Wert ist, kann der Anbieter einer Aufteilung der Entwicklungsgebühr zustimmen. Erkunden Sie Ihre Optionen und verstehen Sie, wie Sie am besten mit Einschränkungen umgehen.

7. LIEBE IST ABENTEUERLICH – Probieren Sie ein neues Modul aus

Die Technologie entwickelt sich ständig weiter und wird für alle Arten von technischen Qualifikationsniveaus rationalisierter und benutzerfreundlicher. Stellen Sie sicher, dass Sie über neue Funktionen Bescheid wissen, die Ihr CMMS-Anbieter entwickelt hat, seit Sie das System ursprünglich gekauft haben. Es kann der Fall sein, dass Sie einen außergewöhnlichen Wert aus einem Strichcodesystem oder interaktiven Grundrissen ziehen können ohne mehr für die Funktion bezahlen zu müssen. Wenn Sie sich nicht abenteuerlustig genug fühlen, um erweiterte Funktionen zu verwenden, versuchen Sie, eine einfachere Funktion zu nutzen, für die Sie keine Zeit hatten, sich damit zu beschäftigen. Leistungsstarke Reporting-Tools können Einblicke in alle Aspekte Ihrer Wartungsvorgänge bieten und, was noch besser ist, sie sind sehr einfach zu erstellen. Sie können es sogar „einstellen und vergessen“, indem Sie Berichts-E-Mails mit einer Häufigkeit Ihrer Wahl auslösen. Machen Sie einen Spaziergang auf der wilden Seite und tauchen Sie in eine neue Funktion ein. Ihr Unternehmen wird sicher Vorteile sehen, wenn Sie Funktionen nutzen, die über die einfache Arbeitsauftragsverwaltung hinausgehen.

Wenn Sie Ihr System lieben, können Sie mehr daraus machen, sei es durch die Nutzung neuer Funktionen oder die Straffung der Datenbankwartung. Indem Sie im Vorfeld mehr Zeit damit verbringen, Asset-Informationen richtig hinzuzufügen und eine überladene Benutzeroberfläche zu bereinigen, werden Sie und Ihr Team später viel effizienter arbeiten. Denken Sie daran, dass sich jeder gerne wertgeschätzt fühlt, und Ihre CMMS-Software ist da keine Ausnahme.

Um mehr über die Optimierung Ihres CMMS zu erfahren, Kontakt unser freundliches Support-Team.