7 bewährte Wege, den Wert Ihres CMMS zu maximieren

Der Valentinstag steht vor der Tür und neben dem Verwöhnen Ihres Partners, Freundes oder der Familie mit Herzen und Küssen an diesem liebevollen Tag, denken wir bei Hippo CMMS, es ist wichtig, auch Ihrer treuen CMMS-Software Liebe zu zeigen. Ihre Wartungsmanagement-Software fühlt sich vielleicht vernachlässigt, wenn Sie seit einer Weile keinen Arbeitsauftrag erstellt oder Ihre Gerätedaten aktualisiert haben – also was gibt es Besseres, als jetzt zu reorganisieren und wieder auf Kurs zu kommen?

Um Sie in Stimmung zu bringen, haben wir unser großartiges Datenintegrations- und Schulungsteam befragt, wie man ein bestehendes CMMS-System besser strafft. Sie kamen auf häufige Probleme, die Kunden haben, wenn sie nicht genug Zeit mit ihrer Software verbringen, und einfache Wege, dies zu beheben.

1. LIEBE IST GEDULDIG – Die Kontoeinrichtung braucht Zeit

Wenn Sie gerade eine CMMS-Software für Ihre Wartungsabteilung gekauft haben, seien Sie darauf vorbereitet, viel Zeit damit zu verbringen. Eine ordnungsgemäße CMMS-Implementierung erfordert einen systematischen Prozess, um sicherzustellen, dass alle Benutzer, Assets, Geräte, Lagerbestände und zugehörigen Dokumente, ID-Tags und Bilder hinzugefügt werden. Am meisten Zeit nimmt das Sammeln all dieser Daten und deren Eingabe in Ihre Datenbank in Anspruch. Seien Sie geduldig mit diesem Prozess und verstehen Sie, dass Ihr Zeitplan von vier Hauptfaktoren abhängt: ob Sie bereits eine Wartungssoftware haben, Ihr Implementierungsbudget, der erforderliche Zeitrahmen und ob Sie eine dedizierte interne Ressource haben oder nicht. Unser Beitrag zu vier Faktoren, die das Setup beeinflussen, erklärt diese Punkte genauer.

Zusätzlich zur Geduld in der Setup-Phase sollten Sie auch die lange Zeit berücksichtigen, die es braucht, um alle Ihre Benutzer im System ordnungsgemäß zu schulen. Wenn Sie ein größeres Wartungsteam haben, kann die Planung relevanter Sitzungen für jede Rolle Zeit in Anspruch nehmen und das Meistern wichtiger Softwarefunktionen, geschweige denn ALLER Module, erfordert einen erheblichen Invest an Arbeitsstunden. Unser Beitrag zur Optimierung der Schulung für Ihr Team bietet großartige Vorschläge, wie Sie Ihr Personal in kürzester Zeit mit einem CMMS startklar machen.

Der Punkt: Verstehen Sie, dass neue Systeme Zeit für Setup und Wissensverbreitung brauchen. Zu glauben, Sie hätten innerhalb eines Monats nach Kauf ein voll funktionsfähiges CMMS, ist möglicherweise nicht realistisch. Wenden Sie realistische Zeitrahmen für Schulung und Setup an und seien Sie geduldig mit dem Fortschritt.

2. LIEBE SOLLTE NICHT KOMPLIZIERT SEIN – Datenbank entrümpeln

Ist Ihr CMMS voll von veralteten Geräten, Benutzern, die seit 2 Jahren im Ruhestand sind, und einer Liste präventiver Wartungsaufgaben, die Sie vor Monaten abgeschlossen haben? Wenn das nach Ihrer Datenbank klingt, ist es Zeit für Frühjahrsputz. Auf dem Laufenden zu bleiben über Abteilungsänderungen bedeutet, Ihr CMMS an aktuelle Praktiken anzupassen – schließlich sollte Ihre Software ein digitales Abbild Ihrer Wartungsoperationen sein. Für eine ordnungsgemäße CMMS-Implementierung nehmen Sie sich Zeit (wir empfehlen einmal monatlich), um alte Geräte aus dem System zu entfernen, Benutzerkontaktdaten zu aktualisieren und die Frequenz anzupassen, mit der Ihre PMs generiert werden. Unser Beitrag zu CMMS-Fallen erklärt Best Practices zum Entrümpeln Ihrer Datenbank und bringt Ihr System zurück auf Kurs.

3. LIEBE IST KONSISTENT UND HÄUFIG – Konsistente Datenformatierung häufig hinzufügen

Ein gut funktionierendes, benutzerfreundliches CMMS erhält die Aufmerksamkeit, die es verdient, auf häufiger Basis. Ihr System sollte in tägliche Wartungsaktivitäten integriert sein und kein nachträglicher Einfall in letzter Minute. Dies hilft, Doppeleingaben oder Aufholen bei Arbeitsauftrags-Modifikationen, Abhaken von Aufgaben und Verfolgen von Arbeitsstunden zu vermeiden. Die Nutzung einer mobilen CMMS-App zur Dateneingabe ist ein einfacher Weg, um konsistente und zeitnahe Updates Ihres Systems zu gewährleisten, da Informationen, die über die App aktualisiert werden, sofort im gesamten System verbreitet werden.

Abgesehen von häufiger Systemnutzung sollten Sie Ihr Bestes tun, um Konsistenz bei der Dateneingabe zu wahren. Dies kann so granular sein wie die Sicherstellung, dass alle Geräte dieselbe Benennungskonvention nutzen (z. B. „Luftbehandlungsgerät“ statt „LUFTBEHANDLUNGSGERÄT“), oder größer skaliert wie die Sicherstellung, dass jeder PM eine ordnungsgemäße Aufgaben-Checkliste hat oder dass Arbeitsauftrags-Prioritätsstufen immer verwendet werden. Bestimmen Sie korrekte Eingaben bei der erstmaligen Dateneingabe und bleiben Sie bei dieser Formatierung. Korrekturlesen Sie Ihre Infos vor dem Speichern oder benennen Sie einen dedizierten Mitarbeiter für konsistente Dateneingabe. Dies erleichtert das Auffinden von Informationen und verwandelt ein unübersichtliches Durcheinander in eine informative Liste.

4. LIEBE IST GÜTIG – Zeigen Sie Ihrem Wartungsteam Wertschätzung

Über die Freundlichkeit zu Ihrem CMMS hinaus geht es darum, sich Zeit für Ihr Personal zu nehmen. Ihr Team arbeitet hart, um tägliche Aufgaben zu erledigen und den Gesamtbetrieb reibungslos zu halten – zeigen Sie ihnen ab und zu Wertschätzung. Unser Beitrag zu 31 Wegen, Ihre Wartungsabteilung zu motivieren hat tolle Ideen für Teamevents oder die Vermittlung von Eigentum und Zweck an Ihre Mitarbeiter. Die Anerkennung der Teamleistungen kann so einfach sein wie eine kurze Notiz an Ihren Wartungstechniker im Kommentarfeld eines Arbeitsauftrags oder sie zum Mittagessen einzuladen, um einen besonderen Erfolg zu feiern. Eine glückliche Belegschaft ist der Schlüssel zu Produktivität und höherer Arbeitsqualität.

5. LIEBE STECKT IM DETAIL – Dokumente, Bilder, ID-Tags und mehr zur Datenbank hinzufügen

Suchen Sie häufig nach O&M-Handbüchern oder papierbasierten Datensheets in Ihren Aktenschränken? Verwechseln Sie eines Luftbehandlungsgeräts mit einem anderen? Wenn Sie auch nur einen Funken Aufwand in die Suche nach Informationen stecken, sollten Sie Ihren Prozess ernsthaft überdenken. Einer der besten Aspekte einer CMMS-Software ist die Möglichkeit, Dokumente, ID-Tags und Bilder ihren jeweiligen Assets oder Geräten zuzuordnen. An Geräten angehängte Informationen können schnell und einfach über das System abgerufen werden. Sie können Rechnungen, Verträge und mehr an jeden Arbeitsauftrag anhängen, damit diese Dokumente nie in einer Reihe von Ordnern oder Schränken verloren gehen. Nehmen Sie sich Zeit, wichtige Materialien zu häufig genutzten Assets hinzuzufügen. Eine gute Faustregel: Fügen Sie ein Dokument/Bild zum System hinzu, wenn Sie es jemals mehr als einmal benötigt haben. Um den Prozess handhabbarer zu machen, setzen Sie sich Dokument/Bild-Eingabeziele wie das Hinzufügen von fünf neuen häufig genutzten Dokumenten pro Tag. Mehr Zeit vorab investiert spart wertvolle Zeit in der Zukunft.

Bonustipp: Statt durchs Büro zu kämmen, um wichtige Dokumente wie O&M-Handbücher zu finden und zu scannen, oder Stunden damit zu verbringen, durch Ihre Anlage zu laufen, um Geräte/ID-Tags zu fotografieren – suchen Sie online. Die meisten Anleitungen und O&M-Handbücher können von der Lieferantenwebsite heruntergeladen werden, während Gerätebilder eine einfache Google-Bildersuche erfordern. Vertrauen Sie uns, das ist ein enormer Zeitsparer und Ihre Techniker werden es Ihnen danken, mehr Infos an ihren Fingerspitzen zu haben.

6. LIEBE HAT GRENZEN – Kennen Sie die Limitationen Ihres Systems

Wie alle guten Dinge hat ein CMMS-System seine Grenzen. Software ist nur so gut wie die Daten, die Sie hineingeben. Sie wird Ihre Arbeitsaufträge nicht per Telepathie anzeigen – jemand muss Daten manuell in Felder eingeben und speichern. Obwohl Spracherkennung und automatische Schreibtools weit gekommen sind, ist nichts so gut wie ein Mensch. Der Punkt: Verstehen Sie die Features und Funktionen Ihres Systems, BEVOR Sie es kaufen. Wissen Sie, welche Daten sich automatisch aktualisieren und welche manuell eingegeben werden müssen, damit Sie klare Erwartungen an die Fähigkeiten der Software haben.

Wenn Ihre Software nicht alle Funktionalitäten bietet, die Ihr Geschäft braucht, müssen Sie möglicherweise Ihre Softwarewahl überdenken oder es ist eine Frage, etwas mehr in Datenintegration zu investieren. Die meisten CMMS-Anbieter bieten vollständige Datenintegrationsservices an, bei denen der Anbieter für Datensammlung (Hochladen Ihrer O&M-Handbücher, Erfassen Ihres Ersatzteillagers, Hinzufügen aller Geräte etc.) sowie Account-Setup verantwortlich ist. Die Auslagerung dieser Arbeit kann Ihrer Organisation viel Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihre Datenbank ordnungsgemäß und optimiert von Anfang an eingerichtet ist. Individuelle Entwicklung kann auch die aktuellen Limitationen Ihres Systems überwinden. Viele Anbieter arbeiten mit Ihnen an der Erstellung benutzerdefinierter Module für Ihre Organisation zu einem Preis. Wenn dieses neue Tool Wert für andere Kunden zeigt, könnte der Anbieter zustimmen, die Entwicklungskosten zu teilen. Erkunden Sie Ihre Optionen und verstehen Sie, wie Sie am besten mit Limitationen umgehen.

7. LIEBE IST ABENTEUERLICH – Ein neues Modul ausprobieren

Technologie entwickelt sich ständig weiter, wird für alle technischen Kenntnisstände schlanker und benutzerfreundlicher. Stellen Sie sicher, dass Sie über neue Features informiert sind, die Ihr CMMS-Anbieter seit Ihrem Erstkauf entwickelt hat. Vielleicht können Sie außergewöhnlichen Wert aus einem Barcode-System oder interaktiven Grundrissen ziehen, ohne mehr für das Feature zu zahlen. Wenn Sie sich nicht abenteuerlich genug fühlen für erweiterte Features, versuchen Sie, einen grundlegenderen Feature zu nutzen, für den Sie bisher keine Zeit hatten. Leistungsstarke Reporting-Tools können Einblicke in alle Aspekte Ihrer Wartungsoperationen geben und sind sogar sehr einfach zu erstellen. Sie können sie sogar „einstellen und vergessen“, indem Sie Report-E-Mails mit einer Frequenz Ihrer Wahl auslösen. Wagen Sie sich auf die wilde Seite und tauchen Sie in ein neues Feature ein – Ihr Unternehmen wird sicherlich Nutzen daraus ziehen, Features jenseits simpler Arbeitsauftragsverwaltung zu nutzen.

Ihrem System Liebe zu zeigen, ermöglicht Ihnen, mehr daraus herauszuholen – sei es durch Nutzung neuer Features oder Straffung der Datenbankwartung. Indem Sie mehr Zeit vorab in das ordnungsgemäße Hinzufügen von Asset-Informationen und Bereinigen einer unübersichtlichen Oberfläche investieren, werden Sie und Ihr Team später viel effizienter arbeiten. Denken Sie daran: Jeder mag es, wertgeschätzt zu werden, und Ihre CMMS-Software ist da keine Ausnahme.

Um mehr über die Optimierung Ihres CMMS zu erfahren, kontaktieren Sie unser freundliches Support-Team.