CMMS-KPIs meistern: Effizienz steigern & Erfolg vorantreiben

KPIs (Key Performance Indicators / Schlüsselkennzahlen) drehen sich um Zielsetzung und Fortschrittsverfolgung. Im Grunde die Bausteine des Erfolgs. Aber wie funktionieren sie und welche sollten Sie nutzen?

Bevor Sie einen KPI haben, brauchen Sie ein Ziel. Haben Sie das Ziel, können Sie entscheiden, welche KPIs Sie nutzen, um zu messen, wie gut Sie abschneiden. Aber Vorsicht: Es lohnt sich, genauer hinzusehen beim Konzept „wie gut Sie abschneiden“. Es ist oft nicht so einfach wie nur „gut“ oder „schlecht“.

KPIs für Weite und Geschwindigkeit

Beispielsweise verfolgen Sie vielleicht die „Time on Wrench“ (Schraubenschlüsselzeit), mit dem Ziel, dass Techniker mindestens 50 % ihres Tages aktiv mit dem Abschließen von Arbeitsaufträgen verbringen. Die Zahlen zeigen, Sie liegen aktuell bei 45 % – Sie machen es gut, oder? Sie sind nah am Ziel. Aber wie lange hat es gedauert, dorthin zu kommen? Was, wenn Sie nur ein Prozent pro Jahr gewinnen? Sie haben Fortschritte gemacht, aber es hat sehr lange gedauert, und blickend in die Zukunft: Sind Sie bereit, fünf Jahre zu warten, bis Sie endlich Ihr Ziel erreichen?

Um zu bestimmen, wie gut wir abschneiden, reicht ein KPI-Typ meist nicht aus. In diesem Beispiel haben wir einen, der uns sagt, wie nah wir am Ziel sind, und einen anderen, der uns sagt, wie schnell wir uns darauf zubewegen. Es ist wie eine Autoreise. Ein KPI-Typ sagt Ihnen, wie weit Sie gekommen sind – das ist Ihr Tachometer (Kilometerzähler). Ein anderer Typ sagt Ihnen, wie schnell Sie auf Ihr Ziel zusteuern – das ist Ihr Geschwindigkeitsmesser. Und Sie brauchen beide, um wirklich zu verstehen, wie Ihre Reise verläuft.

Nachlaufende und vorauslaufende KPIs

Groß lassen sich Performance-Indikatoren in zwei Kategorien einteilen: nachlaufende (lagging) und vorauslaufende (leading). Der erste ist der, der einem in den Sinn kommt, wenn man an KPIs denkt; der zweite ist vielleicht etwas weniger offensichtlich, aber genauso wichtig.

Nachlaufende Indikatoren (Lagging Indicators)

Hier nutzen Sie historische Daten, um zu sehen, ob Sie sich einem Ziel nähern oder davon entfernen. Wenn Ihr Ziel ist, Gewicht zu verlieren oder die Anzahl der Liegestütze zu steigern, die Sie schaffen, schauen Sie auf Ihr Gewicht oder Ihre persönlichen Liegestütz-Rekorde der letzten Monate, tragen sie in ein Diagramm ein und betrachten die Trendlinie.

Es geht bergauf! Die hellblaue Trendlinie zeigt einen generellen Anstieg.

Beim Abnehmen wollen Sie eine nach unten zeigende Linie, bei mehr Liegestützen eine nach oben zeigende. Mit nachlaufenden Indikatoren können Sie grob vorhersagen, wann Sie Ihr Ziel erreichen. Es wird nicht exakt sein, aber wenn alles im Großen und Ganzen gleich bleibt, haben Sie eine gute Vorstellung von der Zukunft. Denken Sie daran: Für nachlaufende KPIs haben Sie einen pro Ziel. Sie wollen abnehmen – der KPI ist Ihr Gewicht. Sie wollen mehr Liegestütze schaffen – der KPI ist Ihre Maximalzahl an Liegestützen.

Vorauslaufende Indikatoren (Leading Indicators)

Hier verfolgen Sie all die Dinge, die Sie tun sollten, um Ihr Ziel zu erreichen. Im Gegensatz zu nachlaufenden KPIs, wo es generell einen pro Ziel gibt, haben Sie jetzt eine Sammlung. Zum Abnehmen können Sie KPIs zu aufgenommenen und verbrannten Kalorien, Zeit im Fitnessstudio (die Sie weiter in Cardio- und Krafttraining-KPIs unterteilen können) und sogar Stunden Schlaf pro Nacht einbeziehen. Sie verfolgen nicht die absolute Bewegung zum Ziel. Stattdessen schauen Sie auf die Dinge, von denen Sie wissen, dass sie Ihnen helfen, dorthin zu gelangen.

Da es unwahrscheinlich ist, dass Ihr Job darin besteht, Ihren Taillenumfang zu beobachten und Liegestütze-Meister zu werden, lohnt sich ein konkretes Beispiel aus der Fertigung. Ihr Ziel: die geringstmögliche Anzahl ungeplanter Arbeitsaufträge für Ihre große, kritische Presse. Ihr nachlaufender KPI ist simpel: die Anzahl der Bedarfsaufträge an dieser Presse. Je niedriger diese Zahl, desto besser schneiden Sie ab. Für vorauslaufende KPIs können Sie die Anzahl verpasster PMs verfolgen. Wie oft wurden geplante Sichtinspektionen versäumt? Wie oft haben Sie das Testen und den Schmierstoffwechsel ausgelassen? Es könnte sein, dass Techniker eine spezielle Schulung benötigen, bevor sie PMs an der Presse durchführen dürfen. Ein weiterer vorauslaufender KPI könnte die Anzahl der Techniker sein, die diese Schulung abgeschlossen haben.

KPIs, die wirklich zählen

Welche KPIs sind am wichtigsten? Das hängt davon ab, woran Sie etwas liegt und was Sie verbessern wollen. Am Ende ist ein guter KPI einer, der das Verhalten von Menschen verbessert. Er bringt sie dazu, ihre Arbeitsweise zu überdenken und von gängigen Praktiken zu Best Practices zu wechseln.

Lassen Sie sich nur nicht hinreißen. Am Anfang haben Sie vielleicht eine lange Liste, aber Sie werden sie etwas eingrenzen wollen. Mit guter CMMS-Software sind KPIs leicht einzurichten, aber in manchen Fällen bedeutet das Verfolgen eines KPIs, neue Datenerfassungswege einzurichten. Ein Beispiel: Sie wollen abnehmen, aber bevor Sie einen KPI für Ihren Fortschritt einrichten können, müssen Sie erst ein Waage kaufen. Ein anderes Beispiel: Sie wollen einen KPI zur Zyklenzahl einer Pumpe. Haben Sie eine zuverlässige, genaue Methode, diese Daten zu erheben, oder müssen Sie in neue Ausrüstung investieren?

Wenn Sie sich nicht entscheiden können oder unsicher sind, welche am besten für Ihren Betrieb funktionieren, können Sie immer mit einigen der Standard-KPIs beginnen.

Die „Klassiker“ unter den KPIs

Ihre finale KPI-Liste wird durch Ihre Branche und spezifischen Umstände und Bedürfnisse bestimmt. Und sie kann sich im Laufe der Zeit ändern, während Sie sie verfeinern, Ziele erreichen und neue setzen. Zum Start könnte es jedoch am besten sein, mit den gängigeren KPIs zu gehen. Ein Vorteil: Für die häufigeren gibt es „World-Class“-Standards, die sich über die Zeit durch direkte praktische Erfahrung etabliert haben. Sie müssen „World-Class“-Standards nicht als Ihre Anfangsziele nutzen, aber es ist gut, sie im Hinterkopf als Benchmark zu behalten.

MTBF (Mean Time Between Failures)

Für diesen und den nächsten gibt es einen ganzen Blogbeitrag, der die Unterschiede, die Anwendung und die Wichtigkeit erklärt.

Kurzfassung: Die mittlere Zeit zwischen Ausfällen ist die Zeit, die ein Asset läuft, bevor es repariert werden muss. Nicht ersetzt, repariert. Das ist wichtig, weil er nur für reparierbare Assets verwendet wird.

Nehmen Sie die gesamten Betriebsstunden des Assets, die Anzahl der Ausfälle und die Reparaturzeit nach jedem Ausfall. Teilen Sie dann die gesamten Betriebsstunden durch die Gesamtzahl der Ausfälle. Die Zeit, in der es für vorbeugende Wartung offline war, nicht mitzählen. Wenn das viel zum Im-Kopf-Behalten scheint – weil es das sein kann. Für eine umfassendere Erklärung siehe den Original-Blogbeitrag. Und um diesen KPI tatsächlich einzurichten und zu verfolgen, holen Sie sich ein gutes CMMS.

MTBF verrät Ihnen viel, darunter:

• wie gut Techniker Reparaturen durchführen
• wie sorgfältig Bediener ein Asset nutzen
• wie effektiv Ihre PMs Probleme früh erkennen

MTTF (Mean Time To Failure)

Wie lange hält eine Glühbirne? Das ist die mittlere Zeit bis zum Ausfall: wie lange etwas läuft, bevor es ersetzt werden muss. Im Gegensatz zu MTBF schauen wir hier nur auf Assets, die nicht repariert, nur ersetzt werden können. Für den MTTF brauchen Sie mehrere Exemplare desselben Artikels. Sagen wir, Sie haben fünf Glühbirnen, die 30, 31, 30, 35 und 25 Stunden halten. Der MTTF ist die Summe geteilt durch fünf: etwas über 30 Stunden.

MTTF sagt uns, wir sollten die Glühbirnenmarke wechseln. Diese Zahlen sind miserabel. Generell: Wenn Sie diesen KPI verbessern wollen, müssen Sie bessere Qualität kaufen. Der beste Satz aus dem alten Blogbeitrag: „Das ist Ihr Sie-bekommen-was-Sie-zahlen-KPI.“

Wartungsrückstand (Maintenance Backlog)

Der stetig wachsende Stapel Arbeitsaufträge, den Ihr Techniker abarbeiten muss. Auf den ersten Blick könnte man denken, man wolle null Rückstand, aber ein sehr niedriger KPI hier deutet tatsächlich darauf hin, dass Sie wahrscheinlich überbesetzt sind.

Geplanter Wartungsanteil (Planned Maintenance Percentage – PMP)

Wartungsabteilungen haben viele gute Gründe, sich von der Ungewissheit reaktiver, bedarfsorientierter Arbeitsaufträge und dem damit verbundenen Stress und Kosten zu lösen. Vorbeugende Wartung stellt sicher, dass Probleme entdeckt und behoben werden, bevor sie zu budgetsprengenden Problemen heranwachsen.

PMP zeigt Ihnen, welcher Prozentsatz all Ihrer Arbeitsaufträge vorbeugende Wartung sind. Je höher die Zahl, desto besser. Der World-Class-Standard liegt bei etwa 80 %.

Vorbeugende Wartung Compliance (Preventive Maintenance Compliance – PMC)

Ähnlich wie PMP, aber etwas anders. Hier schauen Sie darauf, wie viele Ihrer PMs tatsächlich abgeschlossen werden. Wenn Ihre Zahl hoch ist, bedeutet das, Ihr vorbeugendes Wartungsprogramm wird befolgt. Bei 100 % könnte es Zeit sein, weitere PMs in den Plan aufzunehmen – Sie scheinen die Ressourcen dafür zu haben.

Eine niedrige Zahl bedeutet, Ihr vorbeugendes Wartungsprogramm wird nicht befolgt, und auf lange Sicht wird das auch den PMP nach unten ziehen.

Nächste Schritte

Wenn Sie kein CMMS haben, besorgen Sie sich eins. Nichts macht das Verfolgen von KPIs einfacher als ein intuitives, benutzerfreundliches CMMS. Nicht sicher, ob sich ein CMMS lohnt? Sie können Ihren CMMS-ROI mit unserem ROI-Rechner berechnen. Sie erhalten eine gute Vorstellung davon, wie die Rechnung zu Ihren Gunsten aufgeht. Wenn Sie bereits ein CMMS haben, aber es nicht das liefert, was versprochen wurde, holen Sie sich ein neues. In jedem Fall: Achten Sie beim Gespräch mit Anbietern darauf, nach KPIs zu fragen. Sie wollen eine Lösung, die das Verfolgen und Berichten erleichtert.

Wenn Sie bereits ein CMMS haben, sind KPIs ein großartiger Weg, Ihre Investition zu nutzen. Wenn Sie Ihr CMMS lieben, aber unsicher sind, wie Sie es für KPIs nutzen sollen, rufen Sie Ihren Anbieter an und fragen Sie nach zusätzlichem Training. Scheuen Sie sich nicht. Ein guter Anbieter will, dass Sie das Maximum aus seinem Produkt herausholen.