Wartung aufwerten: 5 zentrale CMMS-Vorsätze für 2024

Für diejenigen von Ihnen, die bereits ein Computerized Maintenance Management System (CMMS) nutzen, wissen Sie: Es gibt immer Raum für Verbesserung. Wir haben einige Ziele skizziert, die Ihre Wartungsmanagement-Software auf ein höheres Level heben. Für diejenigen, die noch kein System haben, aber es für 2016 auf dem Radar haben, haben wir Schritte bereitgestellt, die Sie dorthin bringen und teure Fallstricke vermeiden helfen. Die ersten 5 CMMS-Software-Vorsätze richten sich an diejenigen, die noch kein CMMS nutzen, aber planen, während die letzten 5 für diejenigen gelten, die bereits Systeme haben, aber ihre Nutzung optimieren wollen.

1. Anforderungsliste für Ihre CMMS-Software-Vorsätze erstellen

Quellen zeigen 50 bis 200 verschiedene Wartungsmanagement-Softwarelösungen. Komplizierter wird es, da CMMS-Software ein breites Spektrum unterschiedlicher Features und Funktionen abdeckt. Manche Anwendungen sind auf Facility Management ausgerichtet, andere spezifisch für Feldwartung, wieder andere branchenspezifisch. Um Ihre Suche einzugrenzen, empfehlen wir, eine Liste der Schlüsselfunktionen zu erstellen, die Sie für Ihre CMMS-Software-Vorsätze benötigen, und dann einige Optionen zu recherchieren, die diese Anforderungen erfüllen. Beispiel:

• Wartungsanforderungs-Portal
• Arbeitsauftragsmanagement
• Präventive Wartung
• Multi-Standort
• Wartungshistorie-Reporting
• Vendor-Management
• Mobile CMMS-App
• Webbasiert

2. Recherche starten

Das ist wahrscheinlich der einfachste und schnellste Schritt hin zu einem Wartungssoftwaresystem. Sobald Sie Ihre Liste haben, nutzen Sie Ihre Lieblingssuchmaschine und suchen Sie. Geben Sie „CMMS“ bei Google ein und eine Liste verschiedener Softwareanbieter erscheint. Die meisten Anbieter-Websites haben Videos, Case Studies, Preisinfos, Kundenbewertungen, Screenshots und mehr. Einige haben Live-Chat, wo Sie in Echtzeit mit einem Vertriebsmitarbeiter chatten und Fragen stellen können.

Den Rechercheprozess noch einfacher machen Business-Software-Käuferführer online. Websites wie Software Advice und Capterra erlauben es Ihnen, die erforderlichen Features (direkt von Ihrer Liste) anzugeben und präsentieren Ihnen dann verschiedene Optionen, die Ihre Anforderungen erfüllen. Sie haben auch Berater, mit denen Sie sprechen können und die Ihnen helfen, Angebote einzuholen und Software-Demos zu arrangieren.

Unser kostenloser CMMS-Leitfaden ist Ihr Go-to-E-Book, das den gesamten Kaufprozess eines CMMS-Systems skizziert.

3. Demos vereinbaren

Wenn Sie es ernst meinen mit einem CMMS, müssen Sie an einigen Live-Demos teilnehmen. Wenn Sie gut recherchiert haben, sollten die von Ihnen ausgewählten Softwareanbieter Ihre Anforderungen von Ihrer Liste erfüllen. Wenn Sie neu in diesem Prozess sind: Live-Software-Demos einzurichten ist heutzutage sehr einfach. So einfach wie Anrufen oder E-Mail an den Anbieter und mitteilen, dass Sie eine Live-Demo arrangieren möchten. Dies kann mit sehr wenig Vorlaufzeit arrangiert werden. Screen-Sharing-Technologien wie GoToMeeting machen Software-Demos schnell und kostengünstig. Die meisten Wartungssoftware-Anbieter haben geplante Webinare, für die Sie sich registrieren können, oder Sie können eine persönliche Demo arrangieren. Wir empfehlen, an 3–5 Demos verschiedener Softwareanbieter teilzunehmen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

4. Angebote einholen

Bevor Sie in Software-Demos einsteigen, wollen einige von Ihnen wissen, welche Kosten auf Sie zukommen. Angebote von CMMS-Anbietern einzuholen ist genauso einfach wie Demos zu arrangieren. Es dauert vielleicht ein paar Minuten am Telefon, aber es lohnt sich. Sprechen Sie mit einem Vertriebsmitarbeiter und erklären Sie Ihre Anforderungen – sie werden Ihnen Optionen bieten. 3–5 Angebote verschiedener Anbieter sollten genug Vielfalt bieten, um ordnungsgemäß für CMMS-Software zu budgetieren.

5. Kostenlose Testversionen nutzen

Viele der CMMS-Softwareanbieter, die Sie evaluieren, bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie die Softwarefunktionalität testen und prüfen können, ob sie passt. Nutzen Sie kostenlose Testangebote unbedingt und spielen Sie mit der Software. Sie können kostenlose Tests vor Live-Demos machen, aber wir empfehlen, zuerst eine Demo mit einem Vertriebsmitarbeiter zu durchlaufen, sich mehr mit der Software und Navigation vertraut zu machen, und dann einen Test zu starten. Tests laufen meist 30 Tage und erfordern keine Kreditkarte oder Verpflichtung.

6. KPIs für Reporting festlegen

Wenn Sie derzeit ein CMMS nutzen, aber neu darin sind, haben Sie wahrscheinlich nur an der Oberfläche seiner Reporting-Fähigkeiten gekratzt. Einer der größten Vorteile von Wartungssoftware ist die Fähigkeit, präzises Reporting zu verschiedenen Metriken zu liefern. Wir schlagen vor, in die Reporting-Fähigkeiten einzutauchen und zu bestimmen, welche Key Performance Indicators (KPIs) Ihrer Organisation nützen würden. Einige Metriken, die Sie extrahieren möchten: monatliche Wartungskosten, Mean Time to Repair (MTTR), Mean Time Between Failure (MTBF), Geräteausfallzeiten, Arbeitsauslastungsraten, zu bestellende Teile und mehr. Bessere Analysen sind ein großartiger Weg, das neue Jahr zu beginnen. Wenn Sie unsicher sind, was die oben genannten Akronyme bedeuten, lesen Sie unseren Beitrag zu den Top 12 CMMS-Begriffen.

7. Mehr Nutzer hinzufügen

Wenn Sie großartigen Wert aus Ihrem Wartungsmanagementsystem ziehen, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, mehr Personen in Ihrem Unternehmen einzubinden. Wenn Ihre CMMS-Lizenz unbegrenzte Nutzer umfasst, ist das ein No-Brainer. Wenn zusätzliche Sitze gekauft werden müssen, berücksichtigen Sie definitiv die Kosten und was vernünftig ist. Der Punkt: Ihr Wartungsmanagementsystem muss nicht auf Wartungstechniker, Facility Manager und Vorgesetzte beschränkt sein. Andere in Ihrer Organisation können von einem gewissen Grad an Zugriff profitieren. Das Top-Management sollte Reports erhalten, andere Mitarbeiter sollten Wartungsanfragen einreichen können, und externe Vendor können ebenfalls einbezogen werden.

8. Andere Module nutzen

Machen Sie es zu Ihrem Ziel, das Maximum aus Ihrem CMMS herauszuholen, indem Sie erkunden, welche anderen Module Ihnen zur Verfügung stehen und von denen Sie profitieren können. Wartungs- und Facility-Management-Software kommen mit einer Reihe von Modulen, die verschiedene Bereiche Ihres Wartungsbetriebs optimieren. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie alle nutzen. Vereinbaren Sie ein Meeting mit Ihrem CMMS-Account-Repräsentanten, um Ihre Ziele für das neue Jahr zu besprechen – sie können Ihnen Wege empfehlen, mehr aus Ihrer Investition herauszuholen.

9. Inventur Ihrer Geräte durchführen

Einer der härtesten Teile, ein Wartungsmanagementsystem gut zum Laufen zu bringen, ist, alle Geräte und Assets in das System zu bekommen, damit Sie sie tracken können. Als Sie starteten, haben Sie wahrscheinlich eine Geräteliste importiert, aber es ist gut möglich, dass Sie nicht alles erfasst haben. Ein Ziel für 2016 sollte sein, einen gründlichen Audit Ihrer Anlage durchzuführen und sicherzustellen, dass Sie alle Geräte erfassen. Aber hören Sie nicht dort auf – Sie sollten sich auch bemühen, Bilder der Geräte, ID-Tags, Seriennummern zu erhalten und Handbücher und andere relevante Dokumente hochzuladen. Denken Sie daran: Ihr CMMS kann ein hervorragendes Werkzeug sein, das all Ihre Gerätedaten beherbergt, aber es ist nur so gut wie die eingegebenen Daten. Wenn Sie keine Zeit für den Audit Ihrer Anlagen haben, stellen Sie einen Aushilfsmitarbeiter ein oder fragen Sie Ihren CMMS-Anbieter nach deren Services.

10. Zusätzliche Schulung erhalten

Wenn Sie Ihr Wartungsmanagementsystem schon eine Weile nutzen, gibt es gute Chancen, dass viele neue Features hinzugefügt wurden, die Sie nicht kennen. Oder Ihre Fähigkeiten und Vertrautheit mit dem System sind fortgeschrittener als bei Ihrer initialen Schulung. Machen Sie 2016 zum Ziel, mehr Schulung zu erhalten und zu sehen, was Sie noch lernen und aus Ihrer CMMS-Software herausholen können.

Wir bei Hippo wünschen Ihnen allen ein sicheres und glückliches neues Jahr. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen über unsere All-in-One-CMMS-Plattform.