Regulatorische Compliance in Seniorenpflegeeinrichtungen durch fortschrittliche CMMS-Lösungen sicherstellen

Die lange Geschichte der Beteiligung von Bund, Ländern und Kommunen an Seniorenpflegeeinrichtungen hat viele Höhen und Tiefen, aber insgesamt gab es einen stetigen Anstieg der Anzahl der Vorschriften. Das bedeutet, dass die Wartungsabteilungen dieser Einrichtungen vor wachsenden Compliance-Herausforderungen stehen. Was ist die langfristige Lösung?

Voll ausgestattete CMMS-Software hilft Abteilungen, compliant zu bleiben. Ein gutes CMMS hilft Ihnen:

• Compliance-freundliche vorbeugende Wartungsprogramme einzurichten
• Agil zu bleiben und sich schnell an neue Vorschriften anzupassen
• Genaue Aufzeichnungen zu führen und datenreiche Berichte zu generieren

Compliance-freundliche vorbeugende Wartung

Es gibt Vorschriften sowohl dafür, wie Dinge gemacht werden, als auch wie oft. Das vorbeugende Wartungsmodul in einem funktionsreichen CMMS stellt sicher, dass diese Aufgaben planmäßig erledigt werden und nichts vergessen wird. Beispielsweise erfordern Seniorenpflegeeinrichtungen mit Demenzpatienten sehr spezifische Sicherheitsmerkmale. Da die Patienten ein erhöhtes Risiko haben, wegzulaufen – mit möglicherweise katastrophalen Folgen – ist der Bereich mit speziellen „Verwirrungsschlössern“ (confounding locks) gesichert. Pflegekräfte können sie leicht einstellen und öffnen, Patienten jedoch nicht, weil sie nicht wie Schlösser aussehen und die beweglichen Teile clever versteckt sind. Löst sich eines jedoch, können entschlossene Patienten sie ziemlich leicht öffnen. Ein CMMS-gestütztes vorbeugendes Wartungsprogramm stellt sicher, dass diese Schlösser regelmäßig geprüft und nachgezogen werden.

Und mit einem guten CMMS sind PMs, genau wie reguläre Bedarfsaufträge, voller Informationen, die Technikern helfen, Dinge sowohl pünktlich als auch korrekt zu erledigen, darunter:

• Vollständige Asset-Arbeitsauftragshistorie
• Zugehörige Teile und Materialien
• Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Digitale Versionen von O&M-Handbüchern (Operating & Maintenance)
• Anpassbare Checklisten
• Interaktive Grundrisse

Agile Anpassung durch datenreiche Arbeitsaufträge

Auf dem Laufenden zu bleiben bei regulatorischen Änderungen ist so herausfordernd, dass Seniorenpflegeeinrichtungen oft dedizierte Compliance-Beauftragte haben. Selbst für Einrichtungen mit Beauftragten verlangen Stellenausschreibungen für leitende Verwaltungspositionen generell, dass Bewerber über fundiertes Wissen der geltenden Gesetze verfügen.

Gott sei Dank wird vom Leiter der Wartungsabteilung nicht erwartet, enzyklopädisches Wissen über die neuesten Regeln und Vorschriften zu haben. Zum Beispiel müssen Sie nicht auswendig die Bundesvorschriften zum Brandschutz kennen (die übrigens im Joint Commission/NFPA Life Safety Book stehen – schon die PDF-Version wirkt schwer).

Aber Sie werden erwartet, Änderungen an den Richtlinien und Best Practices der Wartungsabteilung, die aus neuen Gesetzen resultieren, effizient an Ihre Techniker zu kommunizieren. Wenn es eine neue Bundesvorschrift darüber gibt, wie und wie oft Feueralarme getestet werden müssen, müssen Sie das Team informieren und die neuen Richtlinien durchsetzen.

Eine gute Krankenhaus-Wartungsmanagement-Software macht das viel einfacher. Ohne ein Computerized Maintenance Management System müssten Sie vielleicht eine Generalversammlung einberufen, um die Änderungen zu besprechen. Oder Sie senden eine E-Mail und hoffen, dass alle sie lesen und verstehen. Mit einem CMMS müssen Sie lediglich einige der Arbeitsaufträge im bestehenden vorbeugenden Wartungsplan aktualisieren. Indem Sie einfach die Häufigkeit der PMs ändern und die anpassbaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen aktualisieren, stellen Sie sicher, dass die Techniker alle neuen Regeln befolgen.

Wie schwer ist es, die PMs zu ändern? Überhaupt nicht schwer, und einer der Hauptgründe ist, dass ein gutes CMMS auf einer cloud-basierten Datenbank basiert, was es aktuell und von jedem Mobilgerät aus zugänglich macht. Statt mit leicht verlorenen Zetteln oder einer Million verschiedener Versionen derselben Tabellenkalkulationsdatei zu arbeiten, schaut jeder, der auf das CMMS zugreift, auf die aktuellste Version der Daten. Sie müssen sich nie Sorgen machen, dass Techniker versehentlich eine alte, veraltete Kopie eines Formulars oder einer Datei verwenden.

Benutzerdefinierte, automatisch generierte Berichte

Compliance hat zwei Teile. Da ist der Teil, compliant zu sein. Und dann der ebenso wichtige Teil, es zu beweisen. Eine voll ausgestattete CMMS-Software macht beides viel einfacher.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Sie müssen die durchschnittliche Zeit ermitteln, die Techniker brauchen, um Arbeitsaufträge abzuschließen. Hier schauen wir nur auf Bedarfsaufträge – wir beantworten also im Grunde die Frage: „Wie lange dauert es, etwas zu reparieren, nachdem jemand bemerkt hat, dass es kaputt ist?“ Ohne CMMS müssen Sie zuerst all Ihre Bedarfsaufträge zusammentragen. Mit Papier oder Tabellenkalkulationen kommt es darauf an, wie organisiert Sie waren. Vielleicht haben Sie alle Papiere in einem ordentlichen Stapel oder alle Dateien ordnungsgemäß benannt und in einem Ordner gespeichert. Wenn nicht, kann es eine echte Herausforderung sein, all diese Papierfetzen und Einzeldateien zu finden. Das Schlimmste ist, durch Ihr E-Mail-Konto zu wühlen, um Dateien zu finden, die jetzt nur noch als E-Mail-Anhänge existieren.

Angenommen, Sie haben sie alle aufgespürt. Der nächste Schritt ist, sie einzeln durchzugehen und die Zeit zwischen Erstellung und Abschluss zu berechnen. Mit Tabellenkalkulationen mag es etwas einfacher sein, aber egal was – Sie schauen auf eine ziemliche Menge Klicken und Tippen. Der letzte Schritt: Alles auszudrucken, was bedeutet, Spalten millionenfach umzurangieren und zu skalieren, um alles auf eine Seite zu bekommen.

Mit CMMS-Software ist es völlig anders. Berichte sind anpassbar und werden automatisch generiert. Sie müssen keine Zahlen aufspüren. Alles ist bereits in der Software, garantiert genau und aktuell. Das CMMS erledigt die ganze Mathematik für Sie und druckt die Ergebnisse sogar schön formatiert aus.

Nächste Schritte

Für Seniorenpflegeeinrichtungen ist Compliance herausfordernd – es gibt viele Regeln, und sie ändern sich über hinaus. Dazu kommt, dass Versagen ernste Folgen hat. Im Bestfall stehen nur Geldstrafen an. Im schlimmsten Fall geht es um Verlust an Lebensqualität und Verletzungen oder Schlimmeres für einige unserer schutzbedürftigsten Mitmenschen. Das ist schrecklich.

Eine gute, voll ausgestattete, datengesteuerte Krankenhaus-Facility-Wartungsmanagement-Software macht Compliance so viel einfacher. Wenn Sie keine haben, oder eine haben, die nicht die versprochenen Ergebnisse liefert, ist jetzt der Zeitpunkt, mit Anbietern zu sprechen. Achten Sie darauf, wie sie mit Ihren Daten umgehen. Genau wie im Gesundheitswesen wird ein guter CMMS-Anbieter sehr sorgfältig mit fremden Informationen umgehen. Es sind Ihre Daten und sie sollten immer Ihre bleiben. Der Anbieter kümmert sich nur darum.