Leitfaden für kostenlose CMMS-Software:Kostenlos, Open Source oder Testversion?

Wartungsmanagement-Software gibt es in allen Formen und Größen, einschließlich kostenloser , Open-Source- und Test-CMMS-Versionen. Und jede hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die nicht nur mit dem Preis, sondern auch mit der einfachen Implementierung und Verwendung zusammenhängen.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie diejenige bekommen, die für Sie am besten funktioniert?

Der Trick besteht darin, die Unterschiede zwischen kostenloser, Open-Source- und Testsoftware zu kennen.

Der erste Schritt zur Entscheidung zwischen kostenloser, Open-Source- und Testsoftware besteht darin, Ihre Optionen zu verstehen, also lassen Sie uns zuerst mögliche Verwirrung beseitigen.

Definition von kostenloser, Test- und Open-Source-CMMS-Software

Bevor wir uns die Vor- und Nachteile von jedem ansehen, müssen wir einige klare Definitionen ausarbeiten.

Kostenlose CMMS-Software

Seltsamerweise hängt die Definition von „kostenlos“ davon ab, wen Sie fragen.

Für einige steht das Wort in direktem Zusammenhang mit Freiheit, und Software ist nur dann kostenlos, wenn der Benutzer die Freiheit genießen kann, sie nach Belieben zu verwenden, den Quellcode einfach zu untersuchen und zu ändern und sowohl die ursprünglichen als auch die modifizierten Versionen zu verteilen. Hier geht es bei kostenlos nicht um den Preis. Es geht um Freiheit.

Für den Rest von uns dreht sich bei kostenlos alles um den Preis. Wenn wir für die Software nichts bezahlen müssen, ist sie kostenlos.

Aber das führt zu der Frage:Warum sollte jemand Software kostenlos verschenken?

Es gibt eine Reihe möglicher Gründe. Es könnte ein Herzensprojekt sein. Jemand hat nach einer neuen Möglichkeit gesucht, etwas zu tun, hat es gebaut und möchte es jetzt teilen.

Oder es könnte ein Unternehmen sein, das hofft, Menschen in sein Software-Ökosystem zu bringen. Wenn Leute die kostenlose Version mögen, können sie auf eine kostenpflichtige Version upgraden. In vielen Fällen ist die Software kostenlos, weil Sie das Produkt dieses Unternehmens sind. Zum Beispiel lässt Facebook Sie ihre Software kostenlos nutzen, weil sie sich dann umdrehen und Ihre Benutzerdaten an Werbetreibende verkaufen können. Und es sind nicht nur die sozialen Medien, die so funktionieren. Wann haben Sie das letzte Mal für ein E-Mail-Konto bezahlt?

Open-Source-CMMS-Software

Es ist leicht, zwischen kostenlos und Open Source zu verwechseln, da viele Open-Source-Software ebenfalls kostenlos ist. Aber es gibt wichtige Unterschiede.

Das „offen“ in Open Source bezieht sich auf die Lizenz, die es jedem erlaubt, die Software frei zu nutzen, zu modifizieren und zu teilen. Es gibt tatsächlich einen Prozess, um offiziell Open Source zu werden, und Unternehmen können aus einer langen Liste von Open Source-Lizenzen wählen, darunter solche von MIT, Apache und Mozilla.

Software kann also kostenlos, aber nicht Open Source sein, wenn Sie sie nicht ändern oder frei teilen dürfen.

Ein gemeinsames Merkmal von Open-Source-Software ist, dass sie von einer engagierten Community von Unterstützern entwickelt und gepflegt wird. Aber das ist nicht immer der Fall. Es gibt viele Beispiele für Open-Source-Software, die das Ergebnis der Leidenschaft und des Einsatzes einer Person ist.

Testversion der CMMS-Software

Testversionen gibt es in verschiedenen Formen, aber die Kernidee ist dieselbe:Probieren Sie es aus, bevor Sie kaufen. Es ist im Grunde dasselbe wie eine Probefahrt mit dem Auto. Das andere wichtige Merkmal von Gerichtsverfahren ist, dass sie enden. Sie können gegen die Reifen treten und mit dem Auto eine Spritztour machen, aber irgendwann müssen Sie es zurückbringen.

Abgesehen von diesen beiden gemeinsamen Merkmalen kann es zwischen den Studien viele Unterschiede geben. In einigen Fällen können Sie einige der Funktionen nur während einer Testversion nutzen. In anderen können Sie alle Funktionen nutzen, aber nur eine begrenzte Anzahl von Malen. In einer Testversion der Bestandsverwaltungssoftware können Sie also möglicherweise einen Arbeitsauftrag erstellen, aber nicht speichern. Oder Sie können es speichern, aber dann nicht zuweisen.

Vor- und Nachteile kostenloser, Test- und Open-Source-CMMS-Software

Nun, da wir wissen, was sie sind und wie sie sich voneinander unterscheiden, schauen wir uns die Vor- und Nachteile an. Am Ende gibt es nicht die eine beste Lösung für alle. Es hängt von Ihrer Situation, Ihren Bedürfnissen und Ihrer Toleranz für jede Reihe von Nachteilen ab.

Vorteile der kostenlosen Wartungsverwaltungssoftware

Hier sind die besten Teile der kostenlosen Wartungsmanagement-Software.

Das Beste daran ist, dass es kostenlos ist

Das ist ein großartiges Verkaufsargument, besonders wenn die meisten IPS-Softwares Geld kosten.

Welche Kosten vermeiden Sie also, wenn Sie Wartungssoftware kostenlos erhalten? Erstens können Sie die Implementierungskosten überspringen, die damit verbunden sind, Ihre Daten in die Software zu bringen und Ihr Team in der Software zu schulen. Zweitens gibt es keine laufenden Zahlungen. Im Allgemeinen verwenden CMMS-Anbieter das Geschäftsmodell Software as a Service (SaaS):Anstatt die Software von ihnen zu kaufen, abonnieren Sie sie. Dasselbe gilt für Netflix, wo Sie jeden Monat für den Zugriff auf ihren Dienst bezahlen.

Geringeres „wahrgenommenes Risiko“, leichtere Meinungsänderung

Und weil es kostenlos ist, fühlt es sich einfacher an, loszulegen, und wenn es Ihnen nicht gefällt, kehren Sie zurück und hören Sie auf, die Software zu verwenden.

Ein großer Teil der Anziehungskraft freier Software ist das geringe „wahrgenommene Risiko“. „Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen den Kosten, die mit einer Entscheidung verbunden sind, und wie sehr sie uns stresst. Es ist kein Problem, ein paar Dollar zu riskieren, um eine neue Art von Schokoriegel oder Frühstückszerealien auszuprobieren. Du verlierst nicht viel, wenn es für dich nicht klappt. Aber nur wenige Leute würden ein Haus ungesehen kaufen.

Nachteile kostenloser Wartungsverwaltungssoftware, d. h. Sie bekommen das, wofür Sie bezahlen

Kostenlose Software bringt Nachteile mit sich, die Sie sorgfältig abwägen müssen. Bei kostenloser Software kann es passieren, dass Sie kopfüber auf die Tatsache stoßen, dass „es so etwas wie ein kostenloses Mittagessen nicht gibt“.

Kein Support für Einrichtung, Schulung, fortlaufende Hilfe bei Problemen

Einer der Vorteile kostenloser Wartungsmanagement-Software ist, dass Sie nicht für die Implementierung bezahlen müssen. Aber der Grund, warum Sie dafür nicht bezahlen müssen, ist, dass Sie keine bekommen.

Und das bedeutet am Ende, dass Sie es selbst entwickeln und liefern müssen.

Wie sieht das aus? Sie müssen alle Daten ganz alleine in die Software laden und sicherstellen, dass Sie die aktuellen Best Practices für Konsistenz, Genauigkeit und Informationsarchitektur befolgen. Und dann müssen Sie mit der Schulung des Wartungsteams beginnen.

Selbst für die einfachste CMMS-Software benötigen Sie Handbücher und Schulungsvideos. Und dann brauchen Sie jemanden, der Schulungen für jeden in der Organisation durchführt, der die Software verwendet. Und nicht nur ein Satz. Da Menschen das CMMS je nach Rolle unterschiedlich nutzen, benötigen Sie maßgeschneiderte Schulungsmaterialien. Zum Beispiel ein Set für die Techniker und ein anderes für den CEO.

Kostenlose CMMS-Software, aber kostenpflichtige Datenbanken

Selbst wenn Sie die Software kostenlos erhalten, müssen Sie dafür bezahlen, dass Ihre Daten irgendwo gespeichert werden. Ihre erste Option ist ein lokaler Server, was bedeutet, dass Sie für die anfängliche Hardware und dann die laufenden Kosten für Upgrades und Ersatz bezahlen. Darüber hinaus müssen Sie, wenn Sie nicht wissen, wie man einen Server einrichtet und wartet, jemanden bezahlen, der es tut.

Ihre zweite Option ist ein Cloud-basierter Server, d. h. die Anmietung von Speicherplatz bei einem kommerziellen Anbieter. Der Vorteil ist, dass sich jemand anderes um einen Teil des IT-Aufwands für Sie kümmert. Aber es sind zusätzliche Kosten, die durch Ihre kostenlose Software entstehen.

Vorteile von Open-Source-Software für vorbeugende Wartung

Denken Sie daran, dass der Unterschied zwischen kostenloser und Open-Source-Software nicht so sehr der Preis ist, sondern die Art und Weise, wie Sie die Software modifizieren und verwenden können, wodurch unterschiedliche Vor- und Nachteile entstehen.

Direkter Zugriff auf den Quellcode

Wenn Sie möchten, können Sie die Software anpassen und genau das bekommen, was Sie brauchen. Jede Funktion wird genau auf Ihre genauen Spezifikationen abgestimmt.

Das klingt auf dem Papier großartig, aber es ist dasselbe, als würde man sagen, dass einer der Vorteile Ihres Autos darin besteht, dass Sie die Motorhaube öffnen und selbst daran arbeiten können. Das ist großartig für Leute, die wissen, wie man Autos repariert, aber ohne wirklichen Wert für Leute, die sowieso einen qualifizierten Mechaniker bekommen, der die ganze Arbeit erledigt.

Sicherheit

Open-Source-Software wird in der Regel von großen Gemeinschaften engagierter Freiwilliger entwickelt, was ein großer Vorteil sein kann, wenn es darum geht, die Software und Ihre Daten sicher und geschützt zu halten. Die Idee ist, dass bei so vielen Leuten, die sich die Software ansehen und daran arbeiten, alle Fehler und Schwachstellen früher entdeckt werden. Und das nicht nur, wenn die Community die Software zum ersten Mal entwickelt. Der laufende Support und die Upgrades tragen dazu bei, dass alles während der gesamten Lebensdauer der Software sicher und stabil bleibt.

Nachteile von Open-Source-Software für vorbeugende Wartung

Genau wie bei kostenloser Software gibt es Nachteile, die mit allen Vorteilen einhergehen.

Sicherheit

War das nicht einer der Vorteile?

Es lohnt sich, etwas länger bei diesem Thema zu bleiben. Aus den gleichen Gründen soll Open Source sicherer sein, es ist aber auch potenziell gefährlicher.

Bei proprietärer Software (die Art, für die Sie bezahlen) gibt es eine kleinere Gruppe von Entwicklern, was es für das Unternehmen viel einfacher macht, die Entwickler sorgfältig zu überprüfen und zu verfolgen, wer was mit dem Quellcode gemacht hat. Da Open Source so offen ist, ist es für jemanden viel einfacher, bösartigen Code einzuschleusen, Ihr System zum Absturz zu bringen und Ihre Daten zu stehlen.

Bei Finanzierungsmodellen zahlen Sie am Ende trotzdem

Genau wie bei kostenloser Software fallen Kosten an. Zuerst müssen Sie für die Einrichtung und Schulung bezahlen. Denken Sie daran, es ist auch nicht nur ein Satz von Materialien. Da Sie unterschiedliche Arten von Benutzern haben, benötigen Sie unterschiedliche Arten von Schulungen.

Bei populäreren Open-Source-Programmen finden Sie wahrscheinlich vorhandenes Schulungsmaterial, das von der Software-Community entwickelt wurde. Und vielleicht gibt es sogar Ausbildungsbetriebe. Aber auch hier müssen Sie sie bezahlen.

Nehmen wir an, Sie lieben die Software, wünschen sich aber wirklich, sie hätte diese eine bestimmte Funktion. Mit der kostenlosen CMMS-Software können Sie beispielsweise ein PM einrichten, aber Sie können nicht zwischen schwebenden und festen oder meter- und zeitbasierten unterscheiden.

Wie erhalten Sie die Must-Have-Funktion?

In einigen Fällen müssen Sie es selbst entwickeln, was nur möglich ist, wenn Sie eine IT-Abteilung haben, die mit den richtigen Leuten besetzt und in der richtigen Höhe finanziert ist. Wie viel kostet es Sie, wenn der IT-Leiter Stunden damit verbringt, eine neue Funktion zu programmieren und zu testen?

Ihre andere Option ist die Verwendung von Feature-Prämien. Posten Sie Ihre Anfrage auf einer Seite wie BountySource und warten Sie dann, bis jemand die Funktion für Sie erstellt oder optimiert. Auch hier müssen Sie Geld bezahlen. Aber das ist nur, wenn Sie das Glück haben, dass sich jemand entscheidet, an Ihrer Anfrage zu arbeiten.

Vorteile von Bestandsverwaltungssoftware für Testversionen

Im Gegensatz zu den ersten beiden ist die Testsoftware ein zeitlich begrenzter Blick auf die proprietäre Software, die Sie übernehmen möchten. Aber genau wie die ersten beiden hat es seine eigenen Vor- und Nachteile.

Bekommen Sie ein echtes Gefühl für die Software

Erinnern Sie sich an das erste Mal, als Sie sich ans Steuer eines Autos gesetzt und versucht haben zu fahren? Diese Mischung aus Aufregung und Nervosität. Nur irgendwie zu wissen, was du tust …

Was seltsam ist, denn das erste Mal, dass Sie ein Auto gefahren sind, war wahrscheinlich auch das millionste Mal, dass Sie in einem Auto gefahren sind. Denken Sie an all die Zeiten, in denen Sie bereits jemanden in Filmen, im Fernsehen und im wirklichen Leben Auto fahren gesehen haben. Und trotz all dem Zuschauen warst du dir immer noch nicht 100% sicher, wie es geht.

Genauso ist es mit der Software. Sie haben vielleicht Online-Videos und sogar Live-Demonstrationen gesehen, aber es selbst zu tun ist immer anders. Der einzige Weg, wirklich zu wissen, ob Software leicht zu erlernen ist, besteht darin, zu versuchen, sie zu lernen. Und die einzige Möglichkeit herauszufinden, ob es Ihren Anforderungen entspricht, besteht darin, es zu verwenden. Nichts geht über direkte Erfahrung.

Wenn Sie eine bessere Vorstellung davon haben möchten, wie Software für Sie in der Praxis funktionieren würde, nicht nur in der Theorie, ist eine Testversion eine großartige risikofreie Möglichkeit, dies herauszufinden.

Schauen Sie mehr auf die Software

Demos sind eine großartige Möglichkeit, die Software live und in Aktion zu sehen. Aber es kann schwierig sein, die Zeitpläne der Leute aufeinander abzustimmen, damit jeder die Möglichkeit hat, daran teilzunehmen. Außerdem gibt es eine Grenze dafür, wie viele Personen Sie um einen Bildschirm stopfen können.

Aber viele Softwaretests laufen zwei Wochen oder länger, was mehr als genug Zeit für alle Mitglieder des Wartungsteams ist, die Software auszuprobieren. Sie haben die Möglichkeit, einige On-Demand-Arbeitsaufträge und vorbeugende Wartungsinspektionen und -aufgaben einzurichten, und die Techniker haben die Möglichkeit, mit der Software im Außendienst zu arbeiten.

Nachteile von Bestandsverwaltungssoftware für Testversionen

Versuche sind großartig, aber nicht ohne einige kleinere Probleme.

Einige davon könnten Dummy-Daten sein

Eine gute Datenbank braucht Zeit, was einer der Gründe dafür ist, dass kostenlose Software nicht kostenlos ist, einschließlich derjenigen, um Ihre Daten in die Datenbank zu bekommen. Selbst für einen kleinen Betrieb ohne viele Vermögenswerte und Ausrüstung möchten Sie nicht viel Ihrer 14 Tage damit verbringen, die Datenbank vorzubereiten.

Daher könnte der CMMS-Anbieter die Software mit ein paar Dummy-Daten vorab laden. So haben Sie die Möglichkeit, die Software gleich auszuprobieren.

Das Problem ist, dass Sie nicht alle Ihre Daten und Workflows verpackt und aufgebaut sehen, wie Sie es nach einer umfassenden Implementierung tun würden. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie sofort anfangen können, mit der Software zu spielen, und Sie können genügend eigene Daten hinzufügen, um ein echtes Gefühl für das CMMS und seine Funktionen zu bekommen, einschließlich Asset Management, Arbeitsauftrags- und vorbeugendes Wartungsmanagement und Bestandskontrolle.

Alle guten Dinge müssen ein Ende haben, sogar eine CMMS-Software-Testversion

Es hängt vom Anbieter ab, aber egal wie lange die Testversion dauert, sie endet irgendwann. Um das Beste aus Ihrer Testversion herauszuholen und sicherzustellen, dass es sich nicht so anfühlt, als wäre sie zu früh beendet, ist es wichtig, ein wenig im Voraus zu planen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Vorstellung von den spezifischen Funktionen haben, die Sie ausprobieren möchten, und von den Wartungsworkflows, die Sie einrichten möchten. Es könnte eine gute Idee sein, eine Checkliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass Sie alles abdecken.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sich mit anderen Schlüsselmitgliedern des Teams koordinieren. Beginnen Sie die Testversion nicht direkt, wenn Ihr vertrauenswürdigster leitender Techniker eine Woche Urlaub nimmt. Sie möchten, dass die richtigen Leute genug Zeit mit der Software haben.

Und stellen Sie sicher, dass Sie bei Fragen einen zuverlässigen Ansprechpartner beim IPS-Anbieter haben. Denken Sie daran, dass selbst die am einfachsten zu bedienende CMMS-Software mit einer Schulung ausgestattet ist, sodass es ganz natürlich ist, dass Sie während der Testversion Fragen haben. Wenn Sie jemanden beim Anbieter haben, der Sie durch Schluckauf führen kann, profitieren Sie viel mehr von der Testphase.

Nächste Schritte

Wenn Sie von Papier und Tabellenkalkulationen wegkommen möchten, ist es jetzt an der Zeit, sich an CMMS-Anbieter zu wenden und das Gespräch zu beginnen. Sie können Ihnen Ihre Möglichkeiten erklären und Ihnen helfen, die für Sie am besten geeignete zu finden.

Sobald Sie Ihre Liste eingegrenzt haben, können Sie eine Software-Testversion einrichten, gegen die Reifen treten und einige Daten für eine Spritztour herausnehmen.