CMMS-Testphase optimal nutzen: Tipps für eine erfolgreiche Evaluation

Eine kostenlose Testphase kann ein entscheidender Schritt bei der Suche nach der passenden CMMS-Lösung sein. Sie bietet die Möglichkeit, die Software praktisch zu erproben, ihre Funktionsweise zu verstehen und zu entscheiden, ob sie den eigenen Anforderungen entspricht.

Doch wie bei den meisten Gelegenheiten gilt: Vorbereitung ist der Schlüssel, um den maximalen Nutzen daraus zu ziehen.

Worauf sollten Sie bei einer kostenlosen Testphase achten und wie gehen Sie am besten vor? Hier sind die wichtigsten Schritte, um das Optimum aus Ihrem CMMS-Test herauszuholen.

Vorbereitung vor Beginn der Testphase

Es ist ratsam, bereits vor dem offiziellen Start der Testphase aktiv zu werden. In der Regel stehen Ihnen etwa zwei Wochen Testzeit zur Verfügung – das ist ausreichend, aber Sie möchten keine wertvolle Zeit mit Vorarbeiten verschwenden, die Sie bereits im Vorfeld erledigen könnten.

Was gehört zu diesen Vorarbeiten?

Verschaffen Sie sich zunächst Klarheit über Ihre Ziele für den Test. Das kann so simpel sein wie „Ich möchte prüfen, ob diese CMMS-Software taugt“ oder so detailliert wie eine 100-Punkte-Checkliste, die jeden Aspekt der CMMS-Architektur und -Anwendung abdeckt.

Blocken Sie feste Zeitfenster für die Erprobung der Software. Wenn Sie bereits wissen, dass die nächste Woche mit vorbeugenden Wartungsarbeiten (PMs) für das gesamte Team plus externe Dienstleister vollgepackt ist, dazu noch eine große Teilelieferung erwartet wird, die sortiert und ins Inventar eingepflegt werden muss, und drei Ihrer besten Techniker im Urlaub sind – dann ist das keine gute Woche für einen Teststart.

In Instandhaltungsabteilungen ist fast jede Woche voll ausgelastet, besonders wenn der Grund für die Suche nach moderner CMMS-Software darin liegt, dass man noch mit veralteten Papier- und Tabellenkalkulationsmethoden kämpft. Planen Sie bewusst Zeit ein, um den Test so ergiebig wie möglich zu gestalten.

Reservieren Sie auch Zeit für alle weiteren Personen, die die Software testen sollen – insbesondere Wartungstechniker. Das kann ein formelles Meeting sein oder ein informelles Gespräch beim Mittagessen.

Branchenübergreifend liegen die Misserfolgsquoten bei Software-Einführungen bei bis zu 80 %, oft weil die Anwender die Software als zu komplex empfinden oder als Hindernis im Arbeitsalltag sehen.

Sie können diesem Problem vorbeugen, indem Sie frühzeitig sicherstellen, dass Ihre Techniker „an Bord“ sind. Ihre positive Reaktion ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für das gesamte CMMS-Projekt.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktdaten eines Ansprechpartners beim CMMS-Anbieter haben. Wenn Sie bereits die Testphase erreicht haben, steht fest, dass Sie auf dem Radar des Anbieters sind und dieser Sie kontaktieren kann. Aber Sie müssen auch wissen, wen Sie bei Fragen während des Tests erreichen können.

Mit diesen Vorbereitungen können wir nun darauf schauen, wie Sie den CMMS-Test nach dem Start optimal nutzen.

Nicht nur Features prüfen – auch Bedienfreundlichkeit bewerten

Es ist verlockend, direkt in die Funktionslisten einzutauchen, aber es gibt wichtigere Aspekte, die Sie zuerst prüfen sollten.

Ganz oben auf der Liste steht die User Experience (UX), das Layout und die generelle Bedienfreundlichkeit.

Öffnen Sie das CMMS auf so vielen verschiedenen Geräten wie möglich: Desktop, Tablet und Smartphone. Vergleichen Sie die Darstellung auf jedem Bildschirm. Funktioniert es am Desktop perfekt, wirkt aber auf dem Mobilgerät überladen? Erscheint es auf dem Tablet logischer als auf dem Büro-PC?

Warum ist das wichtig? Denken Sie daran, dass jeder Benutzertyp das CMMS vorwiegend von einem bestimmten Gerät aus nutzt. Wenn der CEO Reports aufruft, tut er das vom Desktop. Wenn Techniker Arbeitsaufträge prüfen und Barcodes scannen, nutzen sie die mobile Wartungs-App. Bei der Bewertung, wie gut das CMMS für einen bestimmten Nutzer funktioniert, müssen Sie das passende Endgerät verwenden.

Testen Sie, wie viel Sie eigenständig herausfinden können. Allein durch Betrachten der Software – wo Elemente platziert sind, wie sie beschriftet sind – wie viel erschließt sich Ihnen intuitiv?

Es sollte viel sein. Wenn ein Unternehmen seine Software gut gestaltet, sollte sie weitgehend selbsterklärend sein. Das bedeutet nicht, dass Sie die Software über Nacht meistern. CMMS-Software ist nicht mit Spielen wie Candy Crush oder Tetris vergleichbar, die man meist durch Ausprobieren lernt. Aber wenn ein CMMS wirklich leicht zu erlernen ist, sollten Sie die Grundlagen zügig erfassen können.

Fokus auf die CMMS-Funktionen, die Sie wirklich brauchen

Viele Wartungsmanagement-Softwarelösungen werben mit langen Funktionslisten, aber Sie sollten nur jene interessieren, die Sie tatsächlich nutzen werden. Das ist vergleichbar mit der Wahl eines Kabelpakets: Es spielt keine Rolle, wie viele Sender Sie erhalten, sondern wie viele davon Sie tatsächlich schauen. Und wie beim Kabelfernsehen sind moderne Wartungsmanagement-Lösungen Abonnementdienste. Das Letzte, was Sie wollen, ist, für Funktionen zu zahlen, die Sie nie verwenden.

Dieser Rat mag zunächst ungewöhnlich klingen, aber es kann hilfreich sein, gar nicht erst über einzelne Features nachzudenken. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Workflows – also Zusammenstellungen verwandter Funktionen, die gemeinsam dabei helfen, Wartungsaufgaben zu erledigen. Warum? Weil Anwender CMMS-Software genau so nutzen.

Ein Beispiel für einen gängigen Use Case:

1. Einen neuen Bedarfs-Arbeitsauftrag erstellen
2. Ihn einem Wartungstechniker zuweisen
3. Den Arbeitsauftrag annehmen
4. Kommentare hinzufügen
5. Ihn abschließen
6. Seine Historie mittels KPIs und Reports auswerten

Statt nur zu kennen, wie einzelne Features funktionieren, erhalten Sie so ein Gefühl dafür, wie die tägliche Arbeit mit dem CMMS aussieht.

Unterschiede zwischen App und Desktop-Version prüfen

Dies knüpft an das Ziel an, zu verstehen, wie die Software für unterschiedliche Nutzerrollen funktioniert. Zudem möchten Sie sicherstellen, dass Sie keine Funktionen übersehen.

Die Hippo CMMS Mobile App ist ein perfektes Beispiel. Wenn Sie nur die Desktop-Version testen, verpassen Sie alle App-exklusiven Funktionen.

Warum gibt es gerätespezifische Funktionen? Da die App direkt auf dem Mobilgerät läuft, kann sie sich eng mit dessen Hard- und Software verbinden und so neue Funktionen ermöglichen, darunter:

• Push-Benachrichtigungen
• Barcode-Scanning
• Sprache-zu-Text bei Arbeitsaufträgen
• Offline-Synchronisation

Falls es Funktionen gibt, die nur in der App verfügbar sind, nehmen Sie sich die Zeit, diese gründlich zu testen.

Auch Support, Ressourcen und Software-Updates des Anbieters evaluieren

Nachdem Sie UX, Bedienfreundlichkeit, Layout, Features und Workflows geprüft haben, sollten Sie auch das Ressourcencenter des Anbieters unter die Lupe nehmen. Es ist zwar nicht strikt Teil der Software, aber ein wesentlicher Bestandteil der Gesamterfahrung – und genau die wollen Sie während der Testphase einschätzen.

Die Design-Experten von Apple definieren User Experience überraschend weit: als alle Interaktionen mit dem Produkt – bis hin dazu, wie einfach es ist, den neuen Computer vom Laden zum Auto zu tragen. Deshalb haben sie die Verpackungen so gestaltet, dass sie leichter zu tragen sind und besser auf Rücksitze passen.

Prüfen Sie daher auch die Support-Angebote, darunter:

• Wissensdatenbanken und Dokumentation
• Video-Tutorials
• Funktionsspezifische Anleitungen

Kurzusammenfassung

Kostenlose Testphasen sind hervorragend geeignet, um CMMS-Software zu erkunden und die passende Lösung zu finden. Der Schlüssel zum Erfolg ist Vorbereitung. Planen Sie feste Zeitfenster für sich und Ihr Team ein, um das CMMS gründlich zu prüfen.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Features. Schauen Sie zuerst auf das Gesamtlayout und das Design. Denken Sie daran: Wenn die Software schwer zu bedienen ist, wird sie niemand in Ihrem Wartungsteam nutzen. Nehmen Sie sich Zeit, gängige Use Cases zu definieren und durchzuspielen. Es ist sinnvoller, in Workflows zu denken als in isolierten Funktionen.

Beschränken Sie sich nicht nur auf die Software. Die Testphase ist die Chance, die gesamte User Experience zu erleben – einschließlich Support-Ressourcen.

Nächste Schritte

Nun, da Sie wissen, wie Sie das Maximum aus der Testphase herausholen, melden Sie sich jetzt für Ihre 14-tägige kostenlose Testphase bei Hippo CMMS an.