Die Rolle eines Instandhaltungsplaners: Betrieb optimieren & Zuverlässigkeit sichern

In kleineren Instandhaltungsteams trägt jeder viele verschiedene Hüte – der Instandhaltungsmanager ist genauso wahrscheinlich dabei, den Zeitplan festzulegen, wie die Ärmel hochzukrempeln und an Geräten zu arbeiten. Aber wenn Ihre Abläufe an Größe und Komplexität zunehmen, brauchen Sie jemanden im Team, der sich auf all die kleinen Details konzentriert, aber nie das große Ganze aus den Augen verliert. Jemanden, der nicht nur mit dem Team, sondern auch abteilungsübergreifend arbeiten kann.

Sie brauchen einen Instandhaltungsplaner.

Wie immer hilft es, mit grundlegenden Definitionen zu beginnen.

Was ist ein Instandhaltungsplaner?

Instandhaltungsplaner sorgen dafür, dass die Instandhaltungsabteilung das Beste aus ihren Technikern, Werkzeugen und ihrer Zeit herausholt, indem sie sicherstellen, dass jeder hat, was er braucht, um effizient zu arbeiten. Es ist ihr Job, die Arbeit zu planen, die die Techniker erledigen werden, die richtigen Techniker den richtigen Aufgaben zuzuordnen und dann den Bestand zu kontrollieren, damit das Team genau das hat, was es braucht, genau dann, wenn es es braucht.

Das deckt ihre strategische Rolle in der Abteilung ab. Aber was ist mit ihren Taktiken? Welche konkreten Schritte unternehmen sie tagtäglich, um diese Ziele zu erreichen?

Was sind die Verantwortlichkeiten eines Instandhaltungsplaners?

Planer beginnen damit, sicherzustellen, dass sie die Fähigkeiten der Abteilung und ihre Verantwortlichkeiten verstehen, einschließlich der Schätzung sowohl dessen, was das Team erledigen muss, als auch wie lange jeder Job dauern sollte. Sie müssen auch die übergeordneten Geschäftsziele der Organisation betrachten, damit sie wissen, wie sie diese durch Instandhaltungsaktivitäten am besten unterstützen können.

Instandhaltung planen

Von dort aus arbeiten sie aus, welche Instandhaltungsstrategien für jedes Asset implementiert werden sollen, und richten dann präventive Instandhaltungsprogramme ein und terminieren sie. Sie müssen auch eine Reihe von Workflows für den Umgang mit Bedarfsarbeitsaufträgen einrichten, einschließlich Wegen zur Prüfung von Anfragen, Priorisierung von Arbeit, Zuweisung von Arbeitsaufträgen und dann Verfolgung der Abschlussraten.

Interessen ausbalancieren

Ein Großteil ihrer Arbeit konzentriert sich auf Aktivitäten für die Instandhaltungsabteilung, aber eine der Schlüsselkompetenzen ist auch, Key Performance Indicators (KPIs) über die gesamte Organisation hinweg zu unterstützen – nach oben und unten im Organigramm. Sie wissen also, dass sie Inspektionen und Aufgaben für das Instandhaltungsteam planen müssen, aber sie wissen auch, dass sie versuchen müssen, diese um den Produktionszeitplan herumzuplanen.

Zum Beispiel: Wenn die Instandhaltung eine Presse offline nehmen muss, um das Schmiermittel zu testen oder zu wechseln, versucht der Instandhaltungsplaner, es zwischen den Produktionsläufen zu terminieren, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Was ist der Unterschied zwischen Instandhaltungsplaner und Instandhaltungsterminierer (Scheduler)?

Wenn Sie von Instandhaltungsterminierern gehört haben, fragen Sie sich vielleicht über die ganze Überschneidung zwischen den beiden Positionen. Die Realität ist, dass Planen und Terminieren tatsächlich zwei getrennte Jobs sind, aber je nach Größe des Betriebs möglicherweise von ein und derselben Person erledigt werden.

Wenn die Instandhaltungsabteilung groß genug ist, um sowohl einen Planer als auch einen Terminierer zu haben, würde sich der Planer mehr darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass die Techniker haben, was sie brauchen, um gut zu arbeiten – einschließlich der richtigen Werkzeuge und Teile – während der Terminierer sich darum kümmert, wann die Techniker die Arbeit machen, einschließlich sorgfältiger Priorisierung von Arbeitsaufträgen und Ausbalancieren von Instandhaltungs- und Produktionsbedürfnissen.

Wenn sie so viele Vorteile liefern, warum hat nicht jede Instandhaltungsabteilung einen Planer?

Aus demselben Grund, warum eine Abteilung, die einen Planer hat, trotzdem keinen Terminierer haben könnte. Es kommt alles auf die Größe des Betriebs an.

In Fällen, in denen die Größe der Anlagen, die Anzahl und Komplexität der Assets und Geräte und die Größe der Instandhaltungsabteilung keinen Vollzeit-Instandhaltungsplaner erfordern, macht der Instandhaltungsmanager die gesamte Instandhaltungsplanung und -terminierung selbst.

Es ist eine allgemeine Wahrheit über alle Organisationen: Je weniger Leute in der Band sind, desto mehr Instrumente muss jeder von ihnen spielen.

Wie wird man Instandhaltungsplaner?

Es gibt keinen Königsweg, aber manche Routen sind häufiger als andere. Viele Planer beginnen mit einem Universitäts- oder Associate-Degree, oft in Facility Management oder etwas, das mit Ingenieurwesen zu tun hat. Von dort aus studieren sie Projektmanagement.

Aber weil das Instandhaltung ist, gibt es auch die traditionellen Ausbildungswege. Es ist möglich, in einer Planer-Assistenzposition zu starten, viel On-the-Job-Training und direkte Erfahrung zu sammeln und dann zu versuchen, von dort aufzusteigen.

Unabhängig vom Weg: Zukünftige Instandhaltungsplaner müssen detailorientierte Multitasker sein, die nie das große Ganze aus den Augen verlieren.

Und sie müssen sich mit einer Vielzahl verschiedener Technologien auskennen, einschließlich Software für computergestütztes Instandhaltungsmanagement (CMMS).

Wie erleichtert eine CMMS dem Instandhaltungsplaner das Leben?

Wenn eine Instandhaltungsabteilung groß genug ist, um einen Instandhaltungsplaner zu haben, ist sie zu groß, um auf Papier und Tabellen zu laufen. Es gibt zu viele bewegliche Teile für alte manuelle Methoden. Die richtige CMMS macht es möglich, auf dem Laufenden zu bleiben und einen Schritt voraus zu sein, indem sie kritische Workflows automatisiert und Ihnen hilft, Ihre Daten sicher, geschützt und zugänglich zu halten.

Hier sind nur zwei der Wege, wie eine CMMS hilft.

Instandhaltung terminieren

Erinnern Sie sich: Der große Unterschied zwischen manuellen Methoden und einer modernen CMMS-Lösung ist, dass die Software Ihnen hilft, all Ihre Daten an einem Ort zu halten – einer zentralen Datenbank, wo alles sicher, geschützt und für alle im Team zugänglich ist.

Und das macht das Terminieren viel einfacher. Statt zu versuchen, alles auf Post-its oder in schwer lesbaren Tabellen zu organisieren, kann der Instandhaltungsplaner alle Aufgaben und Inspektionen, die er zuweisen muss, auf intuitiven Kalendern sehen. Wenn sie den Zeitplan ändern müssen, um einen neuen Bedarfsarbeitsauftrag unterzubringen, können sie Zuweisungen per Drag-and-Drop schnell auf neue Termine verschieben.

Bestand kontrollieren

Mit Papier und Tabellen ist es unmöglich, Teile und Materialien genau zu verfolgen, wegen menschlicher Fehler. Und selbst wenn jeder immer die richtigen Zahlen aufschreibt, bedeuten die Zeitverzögerungen zwischen dem Zeitpunkt, an dem das Team Teile verwendet, und dem Zeitpunkt, an dem sie die Aufzeichnungen aktualisieren, dass Sie immer ein bisschen hinterherhinken. Sie haben vielleicht gute Zahlen darüber, was Sie letzte Woche hatten, aber Sie sind nie sicher, was Sie jetzt haben.

Mit einer CMMS verschwinden diese Probleme. Statt den Technikern vertrauen zu müssen, den Überblick zu behalten, hilft die Software Ihnen, es automatisch zu tun. Wenn der Instandhaltungsplaner einen Arbeitsauftrag einrichtet, kann er die erforderlichen Teile und Materialien in der Software verknüpfen. Dann, wenn die Techniker den Auftrag abschließen, aktualisiert die CMMS die Bestandszahlen automatisch.

Und sobald die Niveaus die anpassbaren Minima erreichen, sendet die CMMS eine Warnung, damit die Abteilung weiß, dass sie eine Bestellung aufgeben muss.

Nächste Schritte

Wir wollen sicherstellen, dass Sie die Lösung bekommen, die am besten für Sie funktioniert. Wir können bei allem helfen – von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allem, was mit Instandhaltung zu tun hat, bis zur Buchung einer Live-Software-Demo.

Zusammenfassung

Ein Instandhaltungsplaner arbeitet daran, sicherzustellen, dass die Instandhaltungsabteilung das Beste aus ihren Werkzeugen, Technikern und ihrer Zeit herausholt, indem er Inspektionen, Aufgaben und Zeitpläne sorgfältig organisiert. Obwohl sie aus der Instandhaltungsabteilung heraus arbeiten, koordinieren sie oft mit der Produktionsseite der Organisation, um sicherzustellen, dass alle in der Lage sind, ihre spezifischen Ziele und KPIs zu erreichen. Zum Beispiel würden sie geplante Ausfallzeiten zwischen Produktionsläufen terminieren.

Nicht alle Instandhaltungsabteilungen haben einen Planer, und in kleineren Teams macht der Facility Manager oder Instandhaltungsleiter die gesamte Planung. In größeren Teams gibt es möglicherweise sowohl einen Planer als auch einen Terminierer.

Unabhängig von der Anzahl der Techniker und Assets wird die Instandhaltungsplanung mit einer modernen CMMS einfacher. Statt zu versuchen, Arbeit mit leicht zu verlierenden, schwer lesbaren Zetteln oder Tabellenkalkulationen zu planen und zu verfolgen, können Sie all Ihre Daten an einem Ort aufbewahren, der in Echtzeit aktualisiert wird. Und weil Sie die Bestandsverfolgung automatisiert haben, sind Ihre Zahlen genau und aktuell – Sie müssen sich nie wieder Sorgen machen, dass kritische Teile oder Materialien ausgehen.