Instandhaltungsdaten erklärt: Der Schlüssel zu zuverlässigem Asset-Management

Wenn Sie Verantwortlichkeit in der Instandhaltungsabteilung wollen, brauchen Sie zuerst Transparenz. Aber das große Instandhaltungsbild aufzubauen, kann herausfordernd sein, weil es so viele verschiedene Teile involviert und viele von ihnen ständig in Bewegung sind.

Hier kommen genaue, zuverlässige Instandhaltungsdaten ins Spiel.

Was sind Instandhaltungsdaten?

Instandhaltungsdaten sind die Daten, die Sie mit dem Instandhaltungsteam teilen, damit es Ihre Assets am Laufen halten kann. Es sind auch die Daten, die Sie über Ihre Assets erfassen – einschließlich der Arbeit, die das Team an ihnen verrichtet, sowie der Ergebnisse dieser Arbeit in Form von Instandhaltungsmetriken, Key Performance Indicators (KPIs) und Berichten.

Was ist der Unterschied zwischen Instandhaltungsdokumentation und Instandhaltungsdaten?

Auf manchen Ebenen gibt es gar keinen Unterschied. Tatsächlich kann man fast philosophisch darüber sein und sagen: „Es sind alles Daten. Alles sind Daten.“

Aber wenn Sie zu tief in diesen Kaninchenbau fallen, könnten Sie sich dabei ertappen, zu argumentieren, dass The Matrix ein Dokumentarfilm ist. Also ist es hilfreich, praktische Grenzen zwischen Instandhaltungsdokumentation und Instandhaltungsdaten zu ziehen.

Instandhaltungsdokumentation ist im Grunde statisch. Einmal haben Sie sie, ändert sie sich tendenziell nicht. Ihre Instandhaltungsdokumentation kann also Folgendes umfassen:

• Richtlinien (Policies)
• Verfahren (Procedures)
• Checklisten
• Handbücher (Manuals)
• Schaltpläne (Schematics)
• Diagramme
• PM-Zeitpläne
• Garantien (Warranties)

Instandhaltungsdaten sind meistens weniger statisch, obwohl es nicht so sehr daran liegt, dass sie sich ständig ändern, sondern dass sie ständig wachsen. Hier haben Sie also:

• Arbeitsaufträge (Work Orders)
• Bestandsstände (Inventory Levels)
• Inspektionsergebnisse
• Instandhaltungsmetriken
• KPIs

Je nach den von Ihnen verwendeten Instandhaltungsstrategien könnten Sie auch Daten von mechanischen Messgeräten bis hin zu direkt an Ihren Assets montierten Sensoren einbeziehen.

Warum sind Instandhaltungsdaten wichtig?

Es gibt ein großartiges Zitat über die Wichtigkeit von Daten vom Organisationstheoretiker Geoffrey Moore: „Ohne Big Data sind Sie ein Reh mitten auf der Autobahn.“ Aber mit Instandhaltungsdaten wissen Sie, wo Sie waren, wo Sie sind und wohin Sie gehen.

Der andere große Vorteil ist, dass Sie, wenn Sie gute Daten haben, keine Zeit damit verschwenden müssen, sich auf Bauchgefühle, Hoffnungen und Gebete oder sogar gebildete Vermutungen zu verlassen. Stattdessen haben Sie echte Zahlen, denen Sie wirklich vertrauen können.

Hier ist ein weiteres Zitat über Daten: „Wenn wir Daten haben, schauen wir uns Daten an. Wenn wir nur Meinungen haben, gehen wir mit meiner.“ Es stammt vom ehemaligen CEO von Netscape und zeigt, wie gute Daten der große Gleichmacher sind. Sie sparen Ihnen die Zeit, darüber zu streiten, was getan wurde und was Sie als Nächstes tun müssen. Daten sind ein perfekter Weg, aus der Falle herauszukommen, Dinge auf eine bestimmte Art zu tun, weil „wir es immer so gemacht haben“.

Also, wie bekommen Sie gute Instandhaltungsdaten?

Beginnen Sie damit, all die Wege zu vermeiden, wie Sie am Ende mit schlechten Daten landen können – einschließlich der Abhängigkeit von manueller Eingabe und dem Aufbewahren von allem auf Papier oder in Tabellen. Wenn Sie sich von denen entfernen können, können Sie gute Daten bekommen.

Aber warum sind diese Methoden so berüchtigt schlecht darin, gute Daten zu produzieren? Was macht sie so zuverlässig unzuverlässig?

Jedes Mal, wenn jemand im Team manuell Daten eingibt, laufen Sie das reale Risiko, dass sie Fehler hinzufügen. Es braucht nur einen Moment der Ablenkung, um versehentlich eine 1 statt einer 7 aufzuschreiben. Und selbst wenn der erste Techniker es richtig macht, gibt es immer die Chance, dass der nächste es nicht tut. Einsen sehen einer Sieben sehr ähnlich.

Selbst wenn Sie alle richtigen Daten perfekt bekommen, sind Papieraufzeichnungen schwer zu teilen und zu verfolgen. Wenn Sie den neuen Arbeitsauftrag zu einem Techniker bringen wollen, beinhaltet die „Übergabe“, ihn zu finden und das Papier direkt in seine Hand zu drücken. Wenn sie es schaffen, den Papierkram nicht zu verlieren oder zu beschädigen, bekommen Sie ihn vielleicht sogar zurück, nachdem sie den Arbeitsauftrag abgeschlossen haben.

Bei Tabellen können Sie leicht viele neue Daten erstellen, aber das arbeitet am Ende gegen Sie. Weil nichts all diese Kopien der Dateien verbindet, gibt es auch keinen Weg für Sie zu wissen, welche die aktuellste ist, welche die aktuellsten Daten hat.

Wie hilft eine CMMS dabei, sicherzustellen, dass Sie gute Daten bekommen, die Sie in bessere Instandhaltung umsetzen können?

Mit altmodischen Methoden haben Sie immer Probleme beim Sammeln guter Daten, sie sicher zu halten, sie einfach zu teilen und sicherzustellen, dass jeder die aktuellste Version hat.

Eine gute CMMS-Lösung (Computerized Maintenance Management Software) hilft Ihnen, all diese Probleme zu vermeiden, weil sie eine zentrale Datenbank hat, in der Sie all Ihre Daten sicher, geschützt und zugänglich aufbewahren können.

Erfassung automatisieren

Sobald Ihre CMMS eingerichtet ist, wird die Dateneingabe viel einfacher – und damit auch viel zuverlässiger. Statt alles aufschreiben zu müssen, können Sie die Software nutzen, um alles zu tun – von der Prüfung von Instandhaltungsanfragen bis zur Erstellung, Priorisierung, Zuweisung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen. Und weil alles an einem Ort ist, müssen Sie nicht ständig Dinge kopieren, was die Schritte eliminiert, in denen Sie am wahrscheinlichsten Fehler einbauen.

Für die Techniker macht die Software es viel einfacher, Arbeitsaufträge vor Ort und in Echtzeit zu aktualisieren. Statt sich erinnern zu müssen, was sie gemacht haben, und es dann alles aufzuschreiben, sobald sie zurück im Instandhaltungsbüro sind, können Techniker die CMMS-Mobil-App nutzen, um ihre Updates sofort einzugeben. Und weil es bereits Datenfelder und Dropdown-Menüs gibt, sehen sie genau, welche Daten sie einschließen müssen.

Auswertung automatisieren

Sobald Sie gute Instandhaltungsdaten haben, können Sie sie arbeiten lassen. Mit der CMMS können Sie all diese Rohdaten in umsetzbare Einblicke in Ihre Instandhaltungsabläufe verwandeln. Jetzt wissen Sie:

• Welche Assets Sie am meisten kosten zu warten
• Wie viel Sie für Bedarfs- vs. präventive Instandhaltung ausgeben
• Wie lange Reparaturen an kritischen Assets tendenziell dauern
• Warum Bestandssteigen oder -fallen
• Welche PMs Feinjustierung oder neue Zeitpläne brauchen

Und das ist erst der Anfang. Indem Sie wichtige Instandhaltungsmetriken und Key Performance Indicators (KPIs) verfolgen, können Sie endlich die Transparenz bekommen, die Sie brauchen, um die Verantwortlichkeit durchzusetzen, die Sie wollen.

Nächste Schritte

Hippo hilft Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihnen passt – von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allem, was mit Instandhaltung zu tun hat, bis hin zur Buchung einer Live-Software-Demo.

Zusammenfassung

Obwohl es wahr ist, dass „Daten König sind“, sind nicht alle Daten gleich. Instandhaltungsdokumentation tends eher statisch zu sein und umfasst Ihre Handbücher, Vorlagen, Garantien, Bilder und Schaltpläne. Instandhaltungsdaten tendieren dazu, weniger statisch zu sein – aber das liegt hauptsächlich daran, dass sie ständig wachsen. Hier können Sie Arbeitsaufträge und Sensordaten einbeziehen. Sobald Sie gute Daten haben, können Sie bessere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre Instandhaltungsabläufe führen und verbessern. Sobald Sie wissen, wo Sie waren und wo Sie jetzt sind, können Sie leichter und besser entscheiden, wohin Sie wollen. Aber gute Daten zu bekommen, ist schwer, wenn Sie alte manuelle Methoden verwenden. Es gibt zu viele Stellen, wo falsche Daten hinzugefügt werden oder Ihre guten Daten verloren gehen. Moderne CMMS-Software macht das Leben viel einfacher, weil sie Ihnen hilft, all Ihre Daten in einer zentralen Datenbank zu behalten. Von dort aus hilft die Software Ihnen, diese Rohdaten in Einblicke in Ihre Abläufe zu verwandeln.