Die entscheidende Rolle eines strukturierten Instandhaltungsworkflows

Gut organisierte Instandhaltungsprogramme haben einen klaren Equipment-Wartungsworkflow (siehe Diagramm). Beispielsweise ein Workflow mit folgenden Schritten:

• Externe Nutzer oder Kunden senden Wartungsanfragen.
• Wir planen diese Arbeiten sowie vorbeugende Wartung und erstellen Arbeitsaufträge.
• Techniker erhalten die Aufträge und führen sie aus.
• Wir erstellen Wartungsberichte usw.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Fehler in diesen Wartungsworkflow-Prozessen verursachen viele Probleme. An jedem im Diagramm gezeigten Fluss (Pfeile) können Probleme auftreten.

Verschiedene Workflow-Fehler & ihre Auswirkungen

1. Fehlende Arbeitsanfragen oder Ausfallmeldungen

Externe Nutzer – Kunden, Bediener etc. – senden Wartungsanfragen oder melden Ausfälle. Nehmen wir an, täglich gehen mehrere Anfragen ein. Wir übersehen einige in der Warteschlange – die Arbeit wird nie erledigt. Alarme oder Probleme an kritischen Anlagen werden ignoriert oder übersehen. Folge: Kaskadenausfälle.

Bekannt? Ist Ihnen das schon passiert?

Hier ist Wartungssoftware extrem nützlich. Sie hilft, Anfragen und Meldungen zu verfolgen. Zudem lassen sich daraus Arbeitsaufträge für Techniker generieren. Mehr dazu in „How Maintenance Services Should Manage Maintenance Request Forms“.

2. Vorbeugende Wartung wird nicht geplant

Verschiedene Anlagen und Einrichtungen haben unterschiedliche geplante Wartungsbedarfe. Z. B. regelmäßiger Filterwechsel an HLK-Anlagen, Ölstandskontrollen an bestimmten Maschinen. Fehlende oder nicht rechtzeitig geplante vorbeugende Wartung führt zu Ausfällen und Betriebsstörungen.

Mit CMMS-Software lassen sich geplante Wartungen terminieren und die nötigen Arbeitsaufträge generieren. Siehe „How To Schedule Preventive Maintenance Work Orders“ für die Umsetzung.

3. Arbeitsaufträge werden nicht versendet

Die richtigen Techniker müssen die Arbeitsaufträge erhalten. Das CMMS-Programm kann diese per E-Mail oder SMS an Techniker oder externe Dienstleister senden. Alternativ Ausdruck und Verteilung.

4. Techniker vergessen Arbeit oder melden Abschluss nicht zurück

Mit Wartungssoftware lassen sich offene Aufträge verfolgen und Statusupdates von Technikern empfangen – per E-Mail oder SMS, zur Aktualisierung und Schließung offener Aufträge. Wichtig: Vergessen Techniker einen Auftrag oder melden Status nicht, kann das CMMS automatisch Erinnerungen senden!

5. Schlechte Berichterstattung an das Management

Das Management will regelmäßige, verständliche Berichte über die Instandhaltungsarbeit. Manuell ist das zeitaufwendig und schwierig.

CMMS-Software erstellt Standardberichte und vergleicht Leistung mit Vorperioden. Siehe „3 Quick Maintenance Metrics For Maintenance Planners“ für benötigte Informationen.

Fazit: Workflow-Fehler verursachen hohe Kosten!

Viele dieser Fehler haben große Auswirkungen. Verlorene oder unvollständige Wartung führt zu Kaskadenausfällen – die Instandhaltungsabteilung wirkt inkompetent!

Schlechtes, verspätetes Reporting an das Management ist ebenso schädlich. Entscheidungen über Budgets basieren auf schlechten Daten – oft zum Nachteil der Instandhaltung.

Mit guter Wartungsplanungssoftware (CMMS) können Instandhaltungsleiter und -planer solche Probleme vermeiden oder reduzieren.

Die richtige Wartungsmanagement-Software auswählen

Suchen Sie CMMS-Software für Ihre Instandhaltungsabteilung? Bei hunderten Programmen ist die richtige Wahl schwer!

Tipp: Die meisten Software-Bewertungsseiten sind nicht das, was sie scheinen. Viele sind werbefinanziert – man wird zu Produkten gelenkt, die nicht zu den eigenen Bedürfnissen passen.

Dieser kostenlose „CMMS Software Selection Guide“ bietet vielfältige Tipps für Ihre eigene Evaluation. Nutzen Sie ihn, um das passende Produkt zu finden. Viel Erfolg!