CMMS meistern: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur nahtlosen Integration von Wartungssoftware

Wenn Ihre Organisation ein CMMS/Wartungssoftwareprogramm kauft, wird eine Ihrer ersten Herausforderungen sein, wie Sie Ihr neues System einrichten und nutzen. Ihre IT-Abteilung oder Berater können das System installieren und eine erste Einrichtung vornehmen. Allerdings müssen der Wartungsplaner oder Wartungsmanager entscheiden, wie das System eingerichtet und genutzt wird!

Ist Ihnen das schon passiert?😒

Sie müssen einen Weg finden, das System zu nutzen, ohne laufende Wartungsoperationen zu behindern oder zu verlangsamen. Schließlich ist der kritische Job hier die laufende Geräte- & Facility-Wartung.

Denken Sie einfach darüber nach…

Die Wartungsmanagement-Software ist nur ein Werkzeug. Sie sollte Wartungsarbeiten nicht aufhalten oder verzögern, weil sie eingerichtet werden muss oder einen komplizierten Workflow hat.

Wie können wir das mit minimaler Störung erreichen?

Einige CMMS-Software-Einrichtungsentscheidungen

1. Wie werden Sie Daten in das System eingeben? In welcher Reihenfolge sollten Sie die Daten eingeben? Müssen Sie alle Ihre Daten eingeben?

Eines der ersten Elemente, die Sie eingeben, sind Ihre Geräte und Einrichtungen. Wenn Sie die Informationen in einer kommagetrennten Datei haben, können Sie wahrscheinlich einen großen Teil davon importieren. Kommagetrennte Textdateien kann fast jedes Programm erstellen. Sagen Sie, Sie haben eine Geräteliste in einer Excel-Tabelle. Sie sollten in der Lage sein, Excel zu nutzen, um sie als kommagetrennte Datei zu speichern.

Sobald Sie all Ihre Anlagen und Einrichtungen im System haben, möchten Sie weitere Informationen hinzufügen, wie Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, Techniker usw. Dann beginnen Sie, die ungeplanten und geplanten Wartungsaufgaben an verschiedenen Geräten oder Einrichtungen zu definieren. Dieser Prozess kann etwas Zeit in Anspruch nehmen!

Daher ist es meist am besten, mit einigen Ausfall-Aufgaben zu beginnen. Alternativ eine generische Ausfall-Aufgabe für jede Art von Wartung erstellen. So können Sie sofort Arbeitsaufträge erstellen und das System nutzen.

Siehe „Eight CMMS/ Maintenance Software Setup Tips“ für Vorschläge, wie Sie vorgehen können. Das ist besonders nützlich, wenn Sie CMMS-Software zuvor noch nicht in der Organisation genutzt haben.

2. Welche Art von Wartung – Ausfall oder präventiv – sollten Sie zuerst angehen?

Sie sollten wahrscheinlich Ausfallwartungsarbeiten zuerst angehen. AufgabenDefinitionen für diese Art von Arbeit erstellen und Arbeitsaufträge generieren. Um das System schneller nutzbar zu machen, möchten Sie vielleicht einige generische Ausfall-Aufgaben erstellen und Arbeitsaufträge daraus generieren. Während Sie das System nutzen, können Sie weitere spezialisierte Aufgaben und Anweisungen hinzufügen.

Je schneller Sie die Ausfallwartung unter irgendeine Art von Kontrolle bringen, desto besser. Dies ist die teuerste Wartung und die Ursache für die meiste Unzufriedenheit und Betriebsprobleme und Verzögerungen.

3. Welchen Wartungsworkflow werden Sie nutzen? Wer ist verantwortlich für das Versenden von Arbeitsaufträgen und das Sammeln von Rückmeldungen?

Normalerweise haben Sie einen Workflow, bei dem jemand Arbeitsanfragen annimmt, Arbeitsaufträge erstellt, präventive Wartung plant und diese an Techniker oder Auftragnehmer zur Ausführung weitergibt. Diese Person spielt im Wesentlichen die Rolle des Wartungsplaners oder Wartungsvorgesetzten (siehe „Role Of The Maintenance Planner In Maintenance Management Programs“). In kleinen Wartungseinrichtungen könnte die Person sogar ein Büroverwalter oder eine andere nicht-wartungsspezifische Person sein.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Nach Abschluss muss es einen Weg geben, wie der Arbeitsauftragsstatus und anderes Feedback zurück in das System gelangt. Je nach den Fähigkeiten des genutzten Wartungssoftwarepakets muss dies manuell von jemandem oder automatisiert durch die Techniker selbst erfolgen. Zudem muss der Wartungsplaner oder -vorgesetzte ein Auge auf die Dinge haben und sicherstellen, dass die Arbeit rechtzeitig erledigt wird und nicht ausstehend bleibt.

4. Welche Ergebnisse erwarten Sie? Welche Berichterstattung oder Datenanalyse hilft Ihnen, festzustellen, ob Sie diese Ergebnisse erzielen?

Berichterstattung ist eine sehr wichtige Komponente Ihres Wartungsmanagementsystems. Ohne sie haben Sie und andere keine Möglichkeit, sicher zu wissen, wie Sie performen. Idealerweise muss die Wartungssoftware in der Lage sein, Ihnen eine kurze Zusammenfassung nützlicher Statistiken zu präsentieren, wie Arbeitsauftragsrückstand, durchschnittliche Tage bis zur Arbeitsauftragserledigung, ausstehende Arbeitsaufträge und Arbeitsanfragen, Geräte, die die meiste Ausfallwartungszeit benötigen usw.

Sie können unseren „Key Maintenance Metrics“-Leitfaden herunterladen, der unten erwähnt wird, für eine Liste wichtiger Statistiken und deren Nutzung.

Nutzen Sie diese Informationen, um Bereiche von Besorgnis und Verbesserung zu identifizieren. Sie sollten allmählich eine Reduzierung der Ausfallwartung im Laufe der Zeit und eine entsprechende Zunahme geplanter/präventiver Wartung sehen. Sobald dies geschieht, ist Ihre Wartungsmanagementsoftware auf dem besten Weg, sich selbst zu bezahlen!

Wartungsmanagement-Software-Auswahlleitfaden

Suchen Sie derzeit nach einem CMMS-Softwarepaket für Ihre Organisation? Dann werden Sie diesen CMMS Software Selection Guide sehr nützlich finden, um die richtige Wahl zu treffen. Mit einer Reihe von Fragen und Checklisten können Sie die richtige Wahl für Ihre spezifischen Bedürfnisse unter mehreren konkurrierenden Produkten identifizieren.