Wie Branchenriesen RPA-Vorteile planen und realisieren

Das Planen und Realisieren von RPA-Vorteilen ist ein Prozess für sich – und dabei sind drei Dinge zu beachten.

Um das Beste aus einer RPA-Lösung herauszuholen, muss viel darüber nachgedacht werden, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Sie müssen genau bestimmen, welche Automatisierungsmöglichkeiten den größten Wert darstellen, und dann die Vorteile messen.

Bei meiner Arbeit mit Jaguar Land Rover in einer Beratungsfunktion habe ich einen kontinuierlichen Rückstand an Automatisierungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens festgestellt. Leute kommen zu uns und fragen nach automatisierten Prozessen – und bevor wir ja sagen, müssen wir entscheiden, welche Vorteile Jaguar davon hat.

Das Planen und Realisieren von RPA-Vorteilen ist ein Prozess für sich – und es gibt drei Dinge, die es wert sind, dabei berücksichtigt zu werden.

Legen Sie Kernziele fest

Bevor Sie einen zu automatisierenden Prozess auswählen, ist es hilfreich zu kategorisieren, ob die Gelegenheit tatsächlich für das Unternehmen von Vorteil ist, basierend auf dem, was Sie erreichen möchten.

Zum Beispiel:

• Wollen Sie Zeit sparen? Wenn ja, überlegen Sie, wie lange die Implementierung dauern wird, und wägen Sie dies gegen die Zeitersparnis für das Unternehmen insgesamt ab.
• Wie viel Prozent der Fälle wird der Roboter tatsächlich bewältigen können? Wenn für diese Ausnahmefälle Personal benötigt wird, wird tatsächlich eine Einsparung erzielt?
• Stehen Sie vor Compliance-Herausforderungen? RPA kann ein Wegbereiter für die Steuerung Ihrer Prozesse sein, und Roboter erledigen die Aufgabe jeden Tag auf die gleiche Weise.
• Möchten Sie Analysen sehen? Durch die Automatisierung von Prozessen kann die Datentransparenz verbessert werden, indem klare überprüfbare Prozessprotokolle erstellt werden.

Möchten Sie das Mitarbeiterengagement verbessern, indem Sie die Work-Life-Balance für die Mitarbeiter verbessern? Bestimmte Automatisierungsprozesse können langwierige Aufgaben aus der Gleichung herausnehmen und die Mitarbeiterbindung erhöhen, da sie sich nicht überarbeitet fühlen.

Die Quintessenz ist – Sie wollen nicht wirklich alles automatisieren. Die Auswahl der richtigen Prozesse hilft Ihnen dabei, die besten Möglichkeiten zur Erfolgsmessung zu finden – da Sie ein klares Ziel haben, mit dem Sie sich vergleichen können.

Alle Beteiligten einbeziehen

Bei der Implementierung einer RPA-Lösung müssen Sie Mitarbeiter einbeziehen. Zu viele Unternehmen behandeln die RPA-Entwicklung als isolierte Aktivität und gehen davon aus, dass die Kommunikation nur zwischen dem Implementierungspersonal und dem KMU mit einem einzelnen Prozess (oder nur innerhalb des RPA-Teams selbst) erfolgen muss.

Die Förderung des Engagements in größerem Umfang kann jedoch die RPA-Messung (und den Erfolg) ermöglichen.

Aber fragen Sie sich zuerst:Wer sind die Personen, die diese Daten bereitstellen? Und wer nimmt Daten aus dem Prozess? Sie müssen bestimmen, wer die Daten „upstream“ nimmt und die Ergebnisse „downstream“ empfängt, und diese Parteien einbeziehen, um zu bestimmen, was sie von der Lösung erwarten. Wenn die vorgelagerten Personen die Daten nicht so bereitstellen, wie es der Roboter erwartet, ist die Lösung vorbei, bevor sie beginnt.

Noch größerer Wert wird auf das Engagement der Mitarbeiter gelegt, wenn man bedenkt, dass es unmöglich ist, einen Prozess zu 100 % zu automatisieren. Irgendwann wird es immer Einzelfälle geben, die eine bewusste Entscheidung und menschliche Interaktion erfordern.

Die Lösung so schnell wie möglich live zu schieben, ist nicht die Antwort. Sie brauchen Menschen, die sich vor, während und nach dem Prozess mit dem Prozess befassen, um Ergebnisse zu sehen, die Sie messen können.

Ergebnisse messen und kritisieren

Schließlich sollten Sie sich ansehen, was Ihre automatisierten Prozesse im Verhältnis zu den für die Implementierung aufgewendeten Stunden letztendlich produzieren.

Erreicht die Lösung das erwartete Niveau? Wenn nicht, müssen Sie einige der möglichen Gründe dafür in Betracht ziehen.

Dies kann auf mangelndes Engagement innerhalb des Teams zurückzuführen sein. Beispielsweise zögern einige Mitarbeiter, den Roboter zu verwenden, oder verwenden ihn nicht richtig – und Sie müssen die Gründe dafür ermitteln, bevor Sie sie ermutigen, ihre Praktiken anzupassen.

Sie müssen sich auch ansehen, wie viele Fälle ein Roboter ablehnen könnte. Wenn an einem typischen Tag 40 Fälle laufen, bedeutet das nicht, dass sie alle unbeschadet überstehen.

Wenn die Ergebnisse nicht ganz so sind, wie Sie es sich vorgestellt haben, liegt möglicherweise ein Fehler vor, der den Roboter zum Zurückschieben zwingt (was bedeutet, dass 40 Fälle nicht wirklich 40 Fälle sind).

Der richtige Weg zur Planung und Bereitstellung von RPA

Wenn Sie die oben genannten Punkte berücksichtigen, können Sie Zeit an der richtigen Stelle investieren, wenn es um RPA-Systeme geht.

Wenn Sie dies zum ersten Mal tun oder feststellen, dass Ihre RPA-Lösungen nicht die erwarteten Vorteile bieten, können RPA-Bereitstellungspartner Ihnen helfen, die Herausforderungen bei der Implementierung einer Lösung zu meistern.
Automatisierung kann nachverfolgt, gemessen, verwaltet und verändert werden, um einen nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten – Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie Ziele, Stakeholder und Ergebnisse berücksichtigen.

Geschrieben von Fred Grover, Senior Consultant, Robiquity