RPA-Erfolg maximieren: Wie Branchenführer planen und messbare Vorteile liefern

Planung und Realisierung von RPA-Vorteilen ist ein Prozess an sich – und es gibt drei Dinge, die es entlang des Weges wert sind, zu berücksichtigen.

Um das Meiste aus einer RPA-Lösung herauszuholen, muss viel Gedanke darein fließen, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Sie müssen pinpointen, welche Automatisierungsmöglichkeiten den meisten Wert präsentieren und dann die Vorteile messen.

In beratender Funktion mit Jaguar Land Rover gearbeitet, habe ich einen kontinuierlichen Backlog an Automatisierungsmöglichkeiten im Unternehmen gesehen. Leute kommen zu uns und bitten um Prozessautomatisierung – und bevor wir Ja sagen, müssen wir entscheiden, was die Vorteile für Jaguar sind.

Planung und Realisierung von RPA-Vorteilen ist ein Prozess an sich – und es gibt drei Dinge, die es entlang des Weges wert sind, zu berücksichtigen.

Kernziele bestimmen

Bevor man einen Prozess zur Automatisierung wählt, ist es nützlich zu kategorisieren, ob die Möglichkeit tatsächlich für das Business vorteilhaft ist, basierend auf dem, was man erreichen will.

Beispielsweise:

• Wollen Sie Zeit sparen? Wenn ja, bedenken Sie, wie lange Implementation dauert und wiegen Sie das gegen die gesparte Gesamtzeit für das Business ab.
• Welcher Prozentsatz der Fälle wird der Roboter tatsächlich handhaben können? Wenn Staff für Exception Cases gebraucht wird – wird tatsächlich eine Ersparnis erzielt?
• Begegnen Sie Compliance-Herausforderungen? RPA kann Enabler für Prozesskontrolle sein – Roboter führen den Task jeden Tag gleich aus.
• Wollen Sie Analytics sehen? Prozessautomatisierung kann Daten-Transparenz verbessern, indem sie klare, auditable Prozess-Logs produziert.

Wollen Sie Mitarbeiterengagement verbessern, indem Sie Work-Life-Balance für Staff erhöhen? Bestimmte Automatisierungsprozesse können lange Tasks aus der Gleichung nehmen und Staff-Retention erhöhen, da sie sich nicht überarbeitet fühlen.

Die Quintessenz: Sie wollen nicht wirklich alles automatisieren. Die richtigen Prozesse zu wählen hilft, die besten Wege zu identifizieren, den Erfolg zu messen – weil Sie ein klares Ziel haben, gegen das Sie vergleichen können.

Alle Stakeholder einbinden

Sie werden Menschen einbinden müssen bei der Implementierung einer RPA-Lösung. Zu viele Unternehmen behandeln RPA-Entwicklung als Silo-Aktivität und nehmen an, Kommunikation müsse nur zwischen Implementation-Staff und dem einzelnen Process-SME stattfinden (oder nur innerhalb des RPA-Teams selbst).

Doch breitere Einbindung zu fördern, kann RPA-Messung (und Erfolg) möglich machen.

Aber zuerst fragen Sie sich: Wer sind die Leute, die diese Daten liefern? Und wer nimmt Daten aus dem Prozess? Sie müssen bestimmen, wer Daten „upstream“ liefert und Outputs „downstream“ empfängt – und diese Parteien einbinden, um zu bestimmen, was sie von der Lösung wollen. Wenn die Upstream-Leute Daten nicht so liefern, wie der Roboter sie erwartet, ist die Lösung vorbei, bevor sie beginnt.

Noch größerer Schwerpunkt liegt auf People-Engagement, wenn man bedenkt, dass es unmöglich ist, 100 % eines Prozesses zu automatisieren. Irgendwann gibt es immer Unique Cases, die bewusste Entscheidung und menschliche Interaktion erfordern.

Die Lösung so schnell wie möglich live zu pushen, ist nicht die Antwort. Sie brauchen People, die vor, während und nach dem Prozess engagiert sind, um messbare Ergebnisse zu sehen.

Outputs messen und kritisch prüfen

Zuletzt sollten Sie anschauen, was Ihre automatisierten Prozesse letztlich in Relation zu den Implementierungsstunden produzieren.

Erreicht die Lösung das erwartete Level? Wenn nicht, müssen Sie potentielle Gründe in Betracht ziehen.

Das kann an mangelnder Einbindung im Team liegen. Beispielsweise sind manche Staff-Mitglieder vielleicht widerwillig, den Roboter zu nutzen oder nutzen ihn nicht korrekt – und Sie müssen die Gründe eruieren, bevor Sie sie ermutigen, ihre Praktiken anzupassen.

Sie müssen auch anschauen, wie viele Cases ein Roboter ablehnen könnte. Wenn 40 Cases an einem typischen Tag laufen, heißt das nicht, dass alle unversehrt durchgehen.

Wenn die Ergebnisse nicht ganz das sind, was Sie dachten, gibt es vielleicht einen Fehler unterwegs, der den Roboter zwingt, zurückzuweisen (was bedeutet, 40 Cases sind nicht wirklich 40 Cases).

Der richtige Weg, RPA zu planen und zu liefern

Die obigen Überlegungen helfen Ihnen, Zeit am richtigen Ort zu investieren, wenn es um RPA-Systeme geht.

Wenn Sie das zum ersten Mal tun oder feststellen, dass Ihre RPA-Lösungen nicht die erwarteten Vorteile liefern, können RPA-Delivery-Partner helfen, die Herausforderungen der Implementierung zu überwinden.
Automatisierung kann getrackt, gemessen, gemanagt und geändert werden, um nachhaltigen Erfolg zu sichern – Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie Ziele, Stakeholder und Outputs in Betracht ziehen.

Geschrieben von Fred Grover, Senior Consultant, Robiquity