ERP-Software bietet Herstellern Struktur

Neue ERP-Lösungen widerlegen den Ruf der Software als „komplex und unhandlich“

Am Anfang braucht es nur eine originelle Idee und etwas Fertigungs-Know-how. Mit Erfolg kommt jedoch Wachstum, und mit Wachstum braucht das Unternehmen mehr Struktur.

„[Hersteller] beginnen mit Excel-Tabellen und vielleicht sind es ein oder zwei Leute“, sagte Fred Tillman, Vice President of Product Development in der Fertigungsabteilung von ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. „Plötzlich stellen sie zusätzliche Mitarbeiter ein und müssen Montageanleitungen standardisieren, sie müssen eine Wissensdatenbank standardisieren. Es ist sehr schwierig, auf ein ERP-System zu verzichten“, sagte er und bezog sich dabei auf Enterprise-Resource-Planning-Software.

„Und wenn Sie dann über eine Schicht hinausgehen, können Sie nicht die ganze Zeit dort sein“, fuhr Tillman fort. „Es ist in Ordnung, solange die Dinge im Tagesgeschäft gut laufen, aber das Wichtigste ist, wenn es Ausnahmen gibt – Materialien kommen zu spät oder ein Kunde ändert eine Bestellung. Wenn Sie all dies auf Papier tun, ist es sehr zeitaufwändig, diese Ausnahmen zu bearbeiten.“

Aus dem Startup wird nach einiger Zeit ein kleines oder mittelständisches Unternehmen. Es kann sich um Aufträge handeln oder um Produktionsarbeiten.

„Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kosten zu senken, sollten Sie ein gutes System haben“, sagte Mike Melzer, Vice President of Operations bei Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. „Wenn Sie ein gutes System haben, können Sie viel besser schlafen, wenn Sie wissen, was los ist, anstatt zu sagen:‚Wenn ich diesen Vertrag mit John Deere oder mit GM abschließe, was wird das mit mir machen?'“

Die „ein oder zwei Jungs“ sind bereit, ein ERP-System zu kaufen, aber sie haben Fragen:Wie relevant ist ERP-Software für kleine und mittlere Fertigungsbetriebe? ERP-Software hat den Ruf, komplex und unhandlich zu sein. Wie wird es einfacher und benutzerfreundlicher für Fertigungsvorgänge? Wie kann eine breit angelegte Softwarelösung speziell für Fertigungsbetriebe modifiziert und angepasst werden?

Einige dieser Anpassungen für die Fertigung sind bereits erfolgt. „Der Hauptunterschied (in der ERP-Software von Epicor) liegt in der Tatsache, dass wir Produktionsprozesse für die Fertigung haben“, sagte Christine Hansen, Director of Product Marketing Manufacturing bei Epicor Software Corp., Austin, Texas, die kürzlich ihr Fertigungs-ERP umbenannt hat Software Kinetik. „Sie werden feststellen, dass wir kostenbasierte Kostenvoranschläge, Engineering mit CAD-Integration, Produktions- und Arbeitsauftrags- oder Auftragsverwaltungsfunktionen, Qualität und ein MES (Manufacturing Execution System) haben. Das sind die Kernpunkte, auf die wir uns beim Herstellungsprodukt konzentrieren.“

Aber wenn der Benutzer noch mehr Individualisierung wünscht, haben Hansens Unternehmen und andere Lösungen entwickelt, die den Ruf „komplex und unhandlich“ widerlegen. ECI hat sogar eine ERP-Software namens JobBOSS2 für Job-Shops konfiguriert.

Anpassung durch Konfiguration, nicht durch Codierung

Die Konfigurationsfunktion von Epicor, Application Studio, verwendet einen Drag-and-Drop-Prozess, um seine Kinetic ERP-Anwendung in einer Ebene zu entwerfen, die über den inneren Funktionen der App liegt und einfach zu ändern ist, sagte Hansen. Mit Application Studio können Kunden anpassen, was Mitarbeitergruppen sehen, wenn sie ihre Computer öffnen. Einzelne Mitarbeiter können von dort aus noch mehr verfeinern, was auf ihren Bildschirmen angezeigt wird.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise Daten sehen müssen, die in der Fertigungshalle gesammelt wurden, können sie die relevantesten Felder sortieren. Sie können einen Drilldown durchführen, um Bilder eines fertigen Produkts anzuzeigen, während der Produktion erfasste Informationen hinzufügen und Informationen für die nächste Schicht hinterlassen. „Hier gibt es viele Möglichkeiten für Benutzer, ihren Arbeitsablauf innerhalb des Datenerfassungssystems an die einzigartige Arbeitsweise ihres Unternehmens anzupassen“, sagte Hansen.

Ebenfalls für verschiedene Jobkategorien konfigurierbar sind Dashboards, ein Sichtbarkeitstool, das verwendet wird, um Informationen so zu filtern, dass Ausnahmen angezeigt werden, die Aufmerksamkeit erfordern, wie beispielsweise verspätete Jobs oder Jobs, die auf Material warten.

„Dashboards helfen dabei, sicherzustellen, dass Sie sich der Probleme bewusst sind, bevor sie zu größeren Problemen werden“, sagte sie.

Eine mögliche Alternative zu Dashboards ist Epicor Collaborate, ein anpassbares Messaging-Tool. Innerhalb der Customer Relationship Management (CRM)-Funktion kann ein Mitarbeiter, der einen neuen Kunden einbringt, die Finanzabteilung automatisch um eine Bonitätsprüfung bitten. Er kann auch automatische Benachrichtigungen einrichten, um ein Angebot nachzuverfolgen oder Kunden zu benachrichtigen, wenn ihre Bestellungen versandt werden.

„Anstatt Dashboards für all diese Indikatoren zu nutzen, können Sie über die von Ihnen ausgewählten Ereignisse benachrichtigt werden“, sagte Hansen.

„Einzigartig für Ihr Unternehmen sind die Einblicke, die Sie aus Ihren Abläufen gewinnen möchten, und Hier kommt ein gutes Berichtspaket ins Spiel“, sagte Tillman. Er forderte dringend zu fragen, ob das Produkt über eine Berichtsstruktur verfügt, in der der Kunde entweder Berichte erstellen oder ein professionelles Serviceteam mit der Einrichtung beauftragen kann.

„Die Berichte und KPIs (Key Performance Indicators), die Sie messen möchten, und die Erkenntnisse, die Sie gewinnen möchten, können spezifisch für Ihre Fertigungsabläufe sein“, sagte Tillman. „Sie möchten also ein gutes Berichtspaket haben.“

Unbestreitbar wesentlich ist die Fähigkeit zur Integration von Drittanbietern. „Ein Anbieter mit mehreren vorgefertigten Integrationen ist eine Möglichkeit, das ERP zu erweitern oder zu modifizieren“, sagte Tillman.

Wenn Sie beispielsweise ein Hersteller sind, der an die Öffentlichkeit verkauft, benötigen Sie möglicherweise ein E-Commerce-Paket, da Sie dadurch effizienter werden, sagte Tillman. Oder ein Geschäft möchte vielleicht BAM-Software (Business Activity Monitoring) wie KnowledgeSync verwenden, die von einem Unternehmen im Besitz von ECI ist.

„KnowledgeSync ermöglicht es Ihnen, kontinuierlich zu warnen oder nach Bedingungen zu suchen, die auftreten können, und dann entsprechende Maßnahmen zu ergreifen“, sagte Tillman. „Es erweitert das ERP wirklich über seinen Zweck hinaus.“

Beispielsweise kann das BAM eine überfällige Rechnung im ERP erkennen und den Workflow an die Finanzabteilung automatisieren, um den Kredit dieses Kunden zu sperren.

Das Vertriebsteam, das die Salesforce CRM-Anwendung verwendet, muss möglicherweise Bestellungen einholen Informationen aus dem ERP. Das Team kann Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) aus dem ERP aufrufen, um die Daten zu extrahieren und in Salesforce zu importieren.

„Die API-Schicht ist eine Möglichkeit, Daten sicher in und aus dem System zu bekommen und sie zur Integration oder Erweiterung des Systems zu verwenden“, sagte Tillman. „Wir versuchen, alle Integrationen von Drittanbietern bereitzustellen, aber es gibt immer ein anderes System, das jemand integrieren möchte, und die APIs ermöglichen dies.“

Eine weitere einfache Möglichkeit, die Anpassung effektiv zu gestalten, besteht darin, ein paar Codezeilen zu schreiben, um schwebende Feiertage wie Memorial Day und Labor Day zu kennzeichnen.

„Es können sechs Codezeilen sein, die mit dem Feiertagskalender abgeglichen werden; Sie drücken darauf und es heißt:‚Labor Day, wir werden es an diesem Tag nicht versenden‘“, sagte Melzer. „Sie schreiben es in [der hauseigenen Programmiersprache von Global Shop Solutions] GAB, die Visual BASIC sehr ähnlich ist“, bezieht sich auf den abgekürzten Namen Global Application Builder für die Software.

Qualitätsdokumente werden im Dokumentenkontrollsystem von Global gespeichert. „Sie bauen kein Teil in ein Flugzeug, ohne zu wissen, woher das Material stammt. Wenn Sie also Ihr Material von einem Lieferanten kaufen, wird es mit einer Menge oder einer Schmelznummer verknüpft“, sagte Melzer. „Sie können Ihre Materialnummer scannen und wenn Sie diese für einen Arbeitsauftrag oder einen Auftrag verwenden und Ihr Teil an Boeing, SpaceX oder GM versenden, können Sie ein Zertifizierungspaket erstellen, damit sie genau wissen, woher es stammt .“

Das Dokumentenkontrollsystem ist in Branchen nützlich, die für die Qualitätsverfolgung bekannt sind – Luft- und Raumfahrt, Automobil und Medizin. Aber ein neuer Akteur, der von der Verfolgung von Materialien und Prozessen abhängig ist, ist die Öl- und Gasindustrie, die sich nach der Ölkatastrophe von Deepwater Horizon im Golf von Mexiko im Jahr 2010 stärker auf Qualität konzentrierte.

"Ich meine, es ist über Nacht umgedreht", sagte Melzer.

Unerwartete Situationen

Erinnern Sie sich an die „ein oder zwei Jungs“, die ein Produktionsunternehmen gegründet haben? Was wäre, wenn sie sich damit zufrieden geben würden, klein zu bleiben und die Relevanz eines ERP für ihren Shop in Frage stellten? Könnten sie nicht mit einer Tabellenkalkulation auskommen? „Ein Großteil unserer Konkurrenz ist eine Tabellenkalkulation“, sagte Tillman von ECI.

Aber klein zu sein bedeutet nicht, dass Ihr Geschäft einfach ist. „Wir können einen Hersteller haben, der in Bezug auf den Umsatz klein ist, aber sehr komplexe Herstellungsprozesse hat“, sagte Hansen von Epicor.

Ein ERP kann sogar unwissentlich bei Personalproblemen auf unerwartete Weise helfen. Dies kann einen so einfachen Schritt wie das gelbe Hervorheben von Feldern beinhalten, um Benutzern zu zeigen, welche Informationen sie auf einem Bildschirm ausfüllen müssen, sagte Melzer. „Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem Sie Mitarbeiter vertauschen oder ständig andere Rollen einnehmen, wäre es hilfreich zu sagen:‚Hier sind die Felder, die wir unbedingt ausfüllen müssen‘“, sagte er. P>

In einem weiteren Beispiel von Melzer kann ein ERP dabei helfen, festzustellen, welche Mitarbeiter Schulungen benötigen, selbst wenn die Produktionszahlen insgesamt gut aussehen. Das geschah in einem Geschäft eines Kunden von Global Shop Solutions in der Automobilindustrie in Tennessee, das über Nacht einen Produktionsschub von 20 Prozent erhielt, sagte Melzer. Das Unternehmen installierte in der Werkstatt einen Monitor mit einem Bildschirm, der die Produktion der einzelnen Arbeiter verfolgt. Während die meisten Arbeiter gute Zahlen hatten, kämpfte einer.

„Was passiert ist, ist, dass sie in den Pausenraum gehen und andere sagen:‚Was ist los‘?“ sagte Melzer. „Wenn sie ihm etwas beibringen können, werden sie es tun. Das Front Office musste nichts tun und über Nacht haben sie wirklich 20 Prozent zugelegt.“

Ihrem Ruf nicht gerecht werden

ERP-Software hat zwar den Ruf, komplex und unhandlich zu sein, bietet aber auch automatisierte Prozesse und Zugriffe. Beispielsweise verfügt Epicor über ein eingebettetes Wartungsmanagement-Tool, mit dem ein Hersteller Geräte aus Wartungsperspektive verfolgen kann. Es kann zählen, wie viele Teile auf einer Maschine produziert wurden, und eine Warnung senden, wenn eine Wartung erforderlich ist.

Es gibt auch eine Automatisierung im Workflow. „Es gibt ein enormes Maß an Automatisierung im gesamten Unternehmen von Benutzer zu Benutzer“, sagte Hansen. „Zum Beispiel kann ein Benutzer ein Angebot oder einen Auftrag eingeben. Das fließt dann zur Produktion, die dann zur Beschaffung fließt, um zu sagen:‚Hier ist, was wir kaufen müssen‘, was dann zu den Fakturierungsprozessen sowie zu den Kreditorenbuchhaltungen fließt.“

Die Software von Global Shop Solutions macht etwas Ähnliches.

„Wir hassen die doppelte Dateneingabe“, sagte Melzer. „Mit einem nahtlosen ERP-System können Sie Informationen auf einmal eingeben und alles fließt. Es macht Ihr Leben einfach so viel einfacher.“

Ein ERP macht es auch einfacher, Geschäfte mit Ihnen zu machen, sagte Tillman. „Als Kunde kann mir ein ERP helfen, die Lieferzeiten besser zu bestimmen“, sagte er. „Es kann Online-Informationen bereitstellen, bei denen sich ein Kunde anmelden und den Status seiner Bestellung einsehen kann und ob alles pünktlich läuft. Es kann einen Kunden proaktiv benachrichtigen, wenn seine Arbeit erledigt ist.

„Mit der CRM-Funktion können Sie wirklich sehen, was diese Person in der Vergangenheit gekauft hat, was ihre Geschichte ist, sodass Sie bei einem Rückruf alle diese Informationen zur Hand haben“, fuhr er fort. „Das ist mit einem papierbasierten System sehr schwierig.“

Fast im Handumdrehen ist aus den „ein oder zwei Jungs“ mit der Idee und dem Know-how ein vollwertiger Laden mit einem laufenden Geschäft geworden.