Drei Gründe für den Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung

Da Lieferkettenprozesse immer automatisierter werden, haben viele Unternehmen die Vision, den Order-to-Cash-Zyklus zu digitalisieren. Der Prozess wird häufig in drei Schritte der Digitalisierung unterteilt:Beschaffung, Wareneingang sowie Eingangsrechnung und Zahlung.

Viele Unternehmen haben die Reise begonnen, aber sie zögern in ihren Bemühungen, sie abzuschließen. Konkurrierende Mitgliedsgruppen erschweren organisatorische Veränderungen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass drei oder vier Senior Vice Presidents oder C-Level-Führungskräfte an der Initiative beteiligt sind.

Ins Stocken geratene Digitalisierungsbemühungen haben oft ihre Wurzeln in widersprüchlichen Prioritäten. Ein Unternehmen legt möglicherweise mehr Wert auf das Umsatzwachstum als auf die Optimierung des Cashflows oder die Reduzierung der Gesamtkosten. Aber für diejenigen, die die letzten beiden Ziele verfolgen, kann die elektronische Rechnungsstellung enorme Vorteile bieten.

Der Erhalt einer Papierrechnung ist problematisch. Es kommt oft in einer Vielzahl von Formaten an, z. B. als E-Mail-PDF-Dateien, Fax oder per Post versandter Papierbogen. Die Eingabe der Informationen in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) kann teuer, zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Im Gegensatz dazu macht die Übertragung von Daten aus einer digitalen Rechnung per EDI oder XML in das ERP die Notwendigkeit menschlicher Interaktionen, vermeidet Eingabefehler und beschleunigt die Rechnungsfreigabe und -zahlung.

Nach der Digitalisierung einer Eingangsrechnung ergeben sich drei weitere wichtige Vorteile:

Möglichkeit, Lieferantenrabatte zu nutzen. Unternehmen, die Lieferantenrabatte in Anspruch nehmen, können den Cashflow beschleunigen und die Betriebskosten senken. Viele können dies jedoch nicht, weil der Prozess, die Rechnung in das ERP zu bekommen und anschließend zu genehmigen, so viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Digitalisierung eingehender Rechnungen beschleunigt den Erfassungsprozess und bereinigt fehlerhafte Daten. Der Aufwand eliminiert die Aussicht, dass ein ERP eine Rechnung ablehnt, weil sie keine eindeutige Identifikationsnummer hat und nicht innerhalb bestimmter Zeitgrenzen verarbeitet werden kann.

Automatisierung des Rechnungsabgleichs. Die meisten ERP-Systeme verfügen über die Fähigkeit, den Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich zu automatisieren, sobald die Daten digitalisiert sind. Wer mit mehreren Systemen arbeitet, ist jedoch oft nicht in der Lage, den Datenaustausch zwischen internen Systemen zu automatisieren. Unternehmen, die nicht in ein ERP investiert haben und immer noch eine Buchhaltungssoftware verwenden, werden Schwierigkeiten haben, den Abgleichsprozess zu digitalisieren.

Die gute Nachricht ist, dass ein digitalisierter Order-to-Cash-Prozess mithilfe eines Cloud-Integrationsunternehmens einen automatisierten Zwei- oder Drei-Wege-Matching in der Cloud bereitstellen kann, ohne dass man sich für diese Funktion auf ein ERP verlassen muss. Ein Zwei-Wege-Match kann die Rechnung mit der Bestellung vergleichen, während ein Drei-Wege-Match den Wareneingang hinzufügt. Eventuelle Mengen- oder Produktabweichungen können vor der Zahlung schnell erkannt und hervorgehoben werden. Infolgedessen zahlen Unternehmen nicht für "ungültige" Rechnungen.

Reduzierung der Arbeitskosten. Zusätzlich zu den Kosten für die Eingabe einer Rechnung in ein ERP- oder Buchhaltungssystem gibt es versteckte Kosten im Zusammenhang mit Lieferanten, die den Status der Rechnungsgenehmigung und -zahlung suchen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass mehrere Telefonanrufe von einem Anbieter über die Zahlung einer einzigen Rechnung hinausgehen. Wird der Prozess digitalisiert, ist es einfacher, herstellerspezifische Dashboards zu erstellen, die den Status der Rechnung und des Zahlungsdatums anzeigen. Solche digitalen Dashboards eliminieren die versteckten Kosten für die Kommunikation mit Anbietern über einen Prozess, der ihnen normalerweise verborgen bleibt.

Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses bietet eine Vielzahl potenzieller Vorteile, von denen einige offensichtlich sind und andere nicht vollständig erkannt werden. Wenn es für Ihr Unternehmen wichtig ist, Ausgaben zu reduzieren, den Cashflow zu optimieren und den Order-to-Cash-Prozess zu verbessern, sollten Sie die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen untersuchen.

Steve Scala ist Executive Vice President of Corporate Development bei DiCentral, einem globalen Anbieter von Managed Services für die Business-to-Business-Integration (B2Bi).