Top 3 Vorteile des Umstiegs auf elektronische Rechnungsstellung

Da Supply-Chain-Prozesse zunehmend automatisiert werden, haben viele Organisationen die Vision, den Order-to-Cash-Zyklus zu digitalisieren. Der Prozess wird oft in drei Digitalisierungsschritte unterteilt: Beschaffung, Wareneingang und eingehende Rechnung sowie Zahlung.

Viele Unternehmen haben die Reise begonnen, bleiben aber in ihren Bemühungen stecken, sie abzuschließen. Konkurrierende Interessengruppen erschweren organisatorischen Wandel. Es ist nicht unüblich, dass drei oder vier Senior Vice Presidents oder C-Level-Führungskräfte in die Initiative involviert sind.

Gestoppte Digitalisierungsbemühungen wurzeln oft in konfligierenden Prioritäten. Ein Unternehmen könnte stärkeres Gewicht auf Umsatzwachstum legen als auf Cashflow-Optimierung oder Gesamtkostensenkung. Für jene, die die beiden letzteren Ziele verfolgen, kann E-Invoicing mächtige Vorteile liefern.

Probleme mit Papierrechnungen

Der Empfang einer Papierrechnung ist problematisch. Sie trifft oft in verschiedenen Formaten ein – als per E-Mail versendete PDFs, Faxe oder per Post zugesandte Papierblätter. Die Information in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) einzupflegen, kann teuer, zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Im Gegensatz dazu eliminiert der Datentransfer von einer digitalen Rechnung via EDI oder XML in das ERP die Notwendigkeit menschlicher Interaktion, vermeidet Eingabefehler und beschleunigt Rechnungsfreigabe und -zahlung.

Drei weitere wichtige Vorteile

Sobald eine eingehende Rechnung digitalisiert wurde, ergeben sich drei weitere wichtige Vorteile:

1. Lieferantenrabatte nutzen

Unternehmen, die sich Lieferantenskonti zunutze machen, können Cashflow beschleunigen und Betriebskosten senken. Viele können das nicht, weil der Prozess, die Rechnung ins ERP zu bekommen und anschließend freizugeben, so viel Zeit beansprucht. Die Digitalisierung eingehender Rechnungen beschleunigt den Erfassungsprozess und bereinigt schlechte Daten. Der Aufwand eliminiert die Gefahr, dass ein ERP eine Rechnung ablehnt, weil ihr eine eindeutige Identifikationsnummer fehlt und sie nicht innerhalb bestimmter Zeitgrenzen verarbeitet werden kann.

2. Automatisierung der Rechnungsprüfung

Die meisten ERP-Systeme haben die Fähigkeit, Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich zu automatisieren, sobald die Daten digitalisiert sind. Unternehmen mit mehreren Systemen sind jedoch oft unfähig, den Datenaustausch über interne Systeme zu automatisieren. Unternehmen, die nicht in ein ERP investiert haben und noch Buchhaltungssoftware nutzen, werden Schwierigkeiten haben, den Abgleichsprozess zu digitalisieren.

Die gute Nachricht: Ein digitalisierter Order-to-Cash-Prozess über einen Cloud-Integrationsanbieter kann automatisierten Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich in der Cloud bieten, ohne auf ein ERP für diese Funktion angewiesen zu sein. Ein Zwei-Wege-Abgleich vergleicht die Rechnung mit dem Bestellauftrag, ein Drei-Wege-Abgleich fügt den Wareneingang hinzu. Jegliche Abweichung in Menge oder Produkt kann vor Zahlung schnell identifiziert und hervorgehoben werden. Dadurch zahlen Unternehmen nicht für „ungültige“ Rechnungen.

3. Reduzierung von Personalkosten

Zusätzlich zu den Kosten der Rechnungseingabe in ein ERP- oder Buchhaltungssystem gibt es versteckte Kosten durch Lieferanten, die den Status von Rechnungsfreigabe und -zahlung abfragen. Es ist nicht unüblich, mehrere Anrufe eines Lieferanten zur Zahlung nur einer Rechnung zu erhalten. Ist der Prozess digitalisiert, lassen sich herstellerspezifische Dashboards leichter erstellen, die den Status der Rechnung und das Zahlungsdatum anzeigen. Solche digitalen Dashboards eliminieren die versteckten Kosten der Kommunikation mit Lieferanten über einen Prozess, der ihnen typischerweise verborgen bleibt.

Die Digitalisierung des eingehenden Rechnungsprozesses bietet eine Vielzahl potenzieller Vorteile, einige offensichtlich, andere nicht voll gewürdigt. Wenn Kostensenkung, Cashflow-Optimierung und Verbesserung des Order-to-Cash-Prozesses für Ihr Geschäft wichtig sind, prüfen Sie die Digitalisierung Ihrer eingehenden Rechnungen.

Steve Scala ist Executive Vice President of Corporate Development bei DiCentral, einem globalen Anbieter von B2B-Integrations-(B2Bi)-Managed-Services.