CMMS-Expertenserie Teil 4:Vier Faktoren, die Ihr Software-Setup beeinflussen

Letzte Woche in Teil 3 unserer CMMS Expert Series , haben wir Ihnen die drei Arten der CMMS-Einrichtung gezeigt und die Kosten, Implementierungszeitpläne und Überlegungen aufgeschlüsselt, die Sie kennen sollten, bevor Sie eine Integrationsentscheidung treffen. Um diese Auswahl abzuschließen, gibt Ihnen Teil 4 einen Einblick in die vier Faktoren, die Sie bei der Auswahl Ihres Einrichtungstyps berücksichtigen sollten.

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Wir haben ein einfaches Flussdiagramm entwickelt, um die beste Vorgehensweise zu bestimmen, um Ihr System schnell zum Laufen zu bringen. In diesem Abschnitt gehen wir die Fragen in den blauen Blasen auf dem Diagramm durch, die sich auf die vier Faktoren beziehen, die das Setup beeinflussen. Nachdem Sie die vier Faktoren verstanden haben, können Sie das Flussdiagramm verwenden, um Ihren optimalen Einrichtungstyp zu bestimmen.

Vier Faktoren, die den Einrichtungstyp beeinflussen

1-Bestehende Wartungsverwaltungssoftware- Einfach ausgedrückt:Wenn Sie bereits über Wartungsmanagement-Software verfügen und zu einem anderen Anbieter wechseln möchten, ist möglicherweise bereits ein Großteil der Einrichtungsarbeit für Sie erledigt. Ihr Team hat weniger Hürden bei der Ersteinrichtung Ihrer neuen Datenbank und der Integration von Softwareprozessen in das tägliche Geschäftsleben. Dies wird sich während der Einführung von Teil 3 als nützlich erweisen. Im Moment ist die wichtigste Frage, die Sie sich stellen müssen, „Erlaubt Ihnen dieses aktuelle System, Ihre Daten zu exportieren?“. Wenn die Antwort ja ist, dann haben Sie Glück! Ihre Einrichtung ist gerade viel einfacher geworden und Ihre Wartungsverlaufsverfolgung ist jetzt viel umfangreicher geworden. Durch die Migration von Wartungsverlaufsdaten von einem alten System in ein neues haben Sie von Anfang an eine nahtlose und konsistente Nachverfolgung, anstatt Ihre Daten während des Wechsels zu verlieren. Neben der Wartungshistorie können in der Regel Listen von Vermögenswerten und Geräten, Benutzern, Inventar und Ersatzteilen sowie Arbeitsauftragsvorlagen von der alten Software in die neue migriert werden. Das Support-Team Ihres Anbieters kann Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu bereinigen und zu importieren, was diesen Vorgang erheblich vereinfacht.

Wenn Ihr aktuelles System es Ihnen nicht erlaubt, Ihre Daten zu extrahieren, haben Sie möglicherweise etwas mehr Arbeit vor sich, und hier kommt das Support-Personal des Anbieters ins Spiel. Vielleicht haben Sie alte Tabellenkalkulationen mit aufgelisteten Asset- und Ausrüstungsinformationen aufbewahrt, oder vielleicht kann Ihr aktueller Anbieter Informationen aus Ihrer alten Datenbank abrufen. Wenn alles andere fehlschlägt, können Sie Ihr altes Konto zumindest als Leitfaden für die Einrichtung Ihres neuen verwenden und Ihnen die Ausrüstung oder Vermögenswerte zeigen, die Sie zum Verfolgen und Kopieren in Ihre neue Datenbank verwendet haben. An dieser Stelle wird ein vollständiger oder teilweiser Einrichtungsservice empfohlen, um Sie schnell und korrekt zum Laufen zu bringen.

2-Integrationsbudget- Wie in Teil 1 erwähnt, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Budget Platz für Integrationsgebühren lassen. Die stündlichen Importgebühren können zwischen 150 $/Stunde liegen. bis $250/Std. je nach Anbieter, während andere diese Gebühr in die Lizenz einbeziehen oder die Kosten ganz aufbrauchen. Vor-Ort-Audits haben eine große Preisspanne, da sie normalerweise einen Tagessatz für Reise- und Verpflegungskosten hinzufügen und den Preis auf der Anzahl der an der Prüfung beteiligten Vermögenswerte basieren. 1.000 bis 3.000 US-Dollar pro Tag geben Ihnen eine Vorstellung von einem Audit-Preispunkt. Unabhängig davon, welche Einrichtungsroute Sie wählen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich für Hilfe bei der Einrichtung Ihres Systems zu entscheiden, was bedeutet, dass Sie zumindest teilweise für diese Dienste ein Budget einplanen müssen.

3-Umsetzungszeitraum- Sie können Ihren Implementierungszeitraum in drei verschiedenen Zeiträumen anzeigen:kurzfristig (1–3 Monate), mittelfristig (3–6 Monate) und langfristig (6 Monate–1 Jahr). Wenn Sie es nicht eilig haben, dieses neue System auf den Weg zu bringen, haben Sie möglicherweise mehr Zeit, es langsam und stetig selbst einzurichten. Sie können sich Zeit nehmen, Ihre Listen für den Import zu pflegen, Ihr eigenes Audit mit internen Mitarbeitern durchzuführen und Feedback von anderen Teammitgliedern zu den erforderlichen Berechtigungen oder den Assets zu erhalten, die sie verfolgen möchten. Wenn Sie Ihr System schneller zum Laufen bringen müssen, ist es möglicherweise sinnvoller, einen Fachmann einzustellen, der die Arbeit für Sie erledigt. Mit ihrem Fachwissen in der Branche und der Benutzerfreundlichkeit ihres eigenen Produkts können Anbieter vollständige Audits durchführen und Ihr Konto innerhalb eines Monats oder weniger einrichten.

4-Dedizierte interne Ressource- Ein dedizierter interner Mitarbeiter sollte als Ansprechpartner für die Einrichtung und den laufenden Systemsupport benannt werden. Diese Person sollte das System regelmäßig verwenden und neue Informationen an ihr Team von Softwarebenutzern weitergeben können. Dieser „Software-Champion“ kann beim Einrichten des neuen Systems helfen, indem er Asset-Informationen sammelt, Importtabellen ausfüllt und diese Informationen in die Software integriert. Einige Organisationen nutzen die Fähigkeiten eines externen Softwareberaters, um ein neues System richtig zu recherchieren und einzurichten. Andere Organisationen beauftragen Sommerpraktikanten oder Auszubildende mit der Einrichtung des Systems, was dies zu einem großen laufenden Projekt für die Dauer ihres Vertrags macht. Diese vorübergehende Einstellung könnte als Erstkontakt sinnvoll sein, aber stellen Sie sicher, dass dieser Champion sein Wissen erfolgreich an den Rest des Teams weitergegeben hat, das das System kontinuierlich nutzen wird. Wenn Sie einen ausgewiesenen Mitarbeiter in Ihrem Team haben, der das Mandat hat, Ihr System einzurichten, können Datenbanken viel schneller einsatzbereit sein als diejenigen, die dies nicht zu einer Priorität in der Wartungsabteilung machen.

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Lesen Sie Teil 5 unserer CMMS-Expertenserie wo wir die 5 Tipps zur Optimierung Ihrer CMMS-Einführungsstrategie besprechen.