CMMS-Experten-Serie – Teil 4: Vier Schlüsselfaktoren für die Wahl Ihres Software-Setups

Letzte Woche in Teil 3 unserer CMMS-Experten-Serie zeigten wir Ihnen die drei Arten von CMMS-Setup und schlüsselten Kosten, Implementierungszeiträume und Überlegungen auf, die Sie vor einer Integrationsentscheidung kennen sollten. Um diese Auswahl zu vervollständigt, gibt Ihnen Teil 4 Einblick in die vier Faktoren, die Sie bei der Wahl Ihres Setup-Typs berücksichtigen sollten.

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Wir haben ein einfaches Flussdiagramm entwickelt, um den besten Aktionsplan zu bestimmen, um Ihr System schnell zum Laufen zu bringen. In diesem Abschnitt gehen wir die Fragen in den blauen Blasen des Diagramms durch, die sich auf die vier setup-beeinflussenden Faktoren beziehen. Nach Verständnis der vier Faktoren können Sie das Flussdiagramm nutzen, um Ihren optimalen Setup-Typ zu bestimmen.

Vier Faktoren, die den Setup-Typ beeinflussen

1. Bestehende Wartungsmanagement-Software

Kurz gesagt: Wenn Sie bereits Wartungsmanagement-Software haben und zu einem anderen Anbieter wechseln möchten, ist ein Großteil der Setup-Arbeit möglicherweise bereits erledigt. Ihr Team hat weniger Hürden beim initialen Setup der neuen Datenbank und bei der Integration der Software-Prozesse in den täglichen Geschäftsalltag. Das kommt in Teil 3 – Rollout – zugute. Die primäre Frage, die Sie sich jetzt stellen müssen: „Erlaubt mein aktuelles System den Export Ihrer Daten?“. Wenn ja, haben Sie Glück! Ihr Setup wird deutlich simpler und Ihr Wartungshistorie-Tracking wird viel umfangreicher. Durch Migration der Wartungshistorie vom alten in das neue System haben Sie nahtloses, konsistentes Tracking von Anfang an, statt Daten beim Wechsel zu verlieren. Zusätzlich zu Wartungshistorie können typischerweise Asset- und Gerätelisten, Benutzer, Lagerbestände, Ersatzteile und Arbeitsauftrags-Vorlagen migriert werden. Das Support-Team Ihres Anbieters kann Ihnen helfen, Ihre Daten zu bereinigen und zu importieren, was den Prozess stark vereinfacht.

Wenn Ihr aktuelles System keinen Datenextrakt erlaubt, haben Sie etwas mehr Arbeit vor sich – hier kommt der Anbieter-Support ins Spiel. Vielleicht haben Sie alte Tabellenkalkulationen mit Asset- und Geräteinfos, oder Ihr aktueller Anbieter kann Infos aus Ihrer alten Datenbank ziehen. Wenn alles fehlschlägt, können Sie zumindest Ihr altes Konto als Leitfaden für das Setup des neuen nutzen, indem Sie die früher getrackten Geräte oder Assets kopieren. Voller oder teilweiser Setup-Service wird an diesem Punkt empfohlen, um schnell und korrekt startklar zu sein.

2. Integrationsbudget

Wie in Teil 1 erwähnt: Stellen Sie sicher, dass Sie Raum in Ihrem Budget für Integrationsgebühren lassen. Stündliche Importgebühren liegen je nach Anbieter zwischen 150–250 $/Stunde, während andere diese Gebühr in der Lizenz enthalten oder die Kosten ganz übernehmen. Vor-Ort-Audits haben eine breite Preisspanne, da sie meist Tagessätze für Reise und Verpflegung hinzufügen und den Preis basierend auf der Anzahl der involvierten Assets berechnen. 1.000–3.000 $ pro Tag geben eine Vorstellung von Audit-Preispunkten. Unabhängig vom gewählten Setup-Weg empfehlen wir dringend, sich für mindestens teilweise Hilfe beim Setup zu entscheiden – Sie müssen also mindestens teilweise für diese Services budgetieren.

3. Implementierungszeitrahmen

Sie können Ihren Implementierungszeitrahmen in drei Phasen betrachten: kurzfristig (1–3 Monate), mittelfristig (3–6 Monate), langfristig (6 Monate – 1 Jahr). Wenn Sie nicht unter Zeitdruck stehen, das neue System zu starten, haben Sie mehr Zeit, es langsam und stetig selbst einzurichten. Sie können sich Zeit nehmen, Ihre Listen zum Import zu pflegen, Ihren eigenen Audit mit internem Personal durchzuführen und Feedback von Teammitgliedern zu benötigten Berechtigungen oder zu trackenden Assets einzuholen. Wenn Sie das System schneller brauchen, ist es sinnvoller, einen Profi zu beauftragen. Mit ihrer Branchenexpertise und Vertrautheit mit ihrem eigenen Produkt können Anbieter vollständige Audits durchführen und Ihren Account innerhalb eines Monats oder weniger einrichten.

4. Dedizierte interne Ressource

Ein dedizierter interner Mitarbeiter sollte als Ansprechpartner für Setup und laufenden System-Support ernannt werden. Diese Person sollte das System regelmäßig nutzen und neue Infos an ihr Team von Software-Nutzern weitergeben können. Dieser „Software-Champion“ kann beim Setup des neuen Systems helfen, indem er Asset-Infos sammelt, Import-Tabellen ausfüllt und diese Infos mit der Software integriert. Manche Organisationen nutzen die Fähigkeiten eines externen Software-Beraters, um ein neues System richtig zu recherchieren und einzurichten. Andere beauftragen Sommerpraktikanten oder Trainees mit dem Setup, was dies zu einem großen laufenden Projekt für die Dauer ihres Vertrags macht. Diese temporäre Einstellung könnte als initialer Setup-Kontakt Sinn machen, aber stellen Sie sicher, dass dieser Champion ihr Wissen erfolgreich an den Rest des Teams weitergegeben hat, das das System laufend nutzt. Wenn Sie einen benannten internen Champion mit dem Mandat haben, Ihr System einzurichten, können Datenbanken viel schneller startklar sein als bei denen, die dies nicht zur Priorität in der Wartungsabteilung machen.

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Lesen Sie Teil 5 unserer CMMS Expert Series, in der wir die 5 Tipps zur Optimierung Ihrer CMMS-Rollout-Strategie besprechen.