Ist ein Facility Audit das Richtige für Ihr CMMS-Setup?

Die schlüsselfertigen Onboarding- und Implementierungslösungen von Hippo stellen sicher, dass Sie Ihre computergestützte Wartungsmanagementsoftware (CMMS) so reibungslos wie möglich zum Laufen bringen können. Und ein wichtiger Teil des Prozesses kann eine vollständige Anlagenprüfung sein.

Aber was ist ein Facility Audit und sollte Ihr Unternehmen eines bekommen?

Die Implementierungsspezialisten Mike Sokulski und Tyler Syrowitz haben die ganze Welt bereist und dabei geholfen, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Assets in das CMMS von Hippo zu bringen. Mike hat überall Audits durchgeführt, darunter ein Museum in einem Flugzeugträger, eine kleine Inselgemeinde und sogar ein Gefängnis. Tyler hat mit Kunden in ganz Kanada und Amerika zusammengearbeitet, darunter eine Kirschverarbeitungsanlage und eine Anlage, die Stroh zu Papier und Verpackung verarbeitet. Hier teilen sie ihre Einblicke in Facility Audits und wie Unternehmen sich erfolgreich aufstellen können.

Aber schauen wir uns zuerst Audits im Allgemeinen an.

Was ist ein Facility-Audit?

Im Allgemeinen handelt es sich bei Audits um umfassende Überprüfungen, die Ihnen helfen, eine Grundlinie dessen zu erstellen, was Sie bereits vor Ort haben, einschließlich Vermögenswerte, Ausrüstung und Inventar sowie Prozesse und Verfahren. Es ist eine Möglichkeit, Informationen über alles zu erfassen, von dem, was Sie haben, bis zu dem, was Sie an Ort und Stelle haben, um sich darum zu kümmern. Sie können Audits auch danach kategorisieren, wer sie durchführt. Es gibt also interne und externe Audits.

Das ist eine allgemeine Definition. Es gibt auch spezifischere Arten von Audits mit jeweils eigenen Prozessen und Zielen.

Was ist ein Facility-Management-Audit?

Hier erstellen Sie eine möglichst vollständige Liste aller Vermögenswerte und Geräte, die Sie haben, und stellen Sie sicher, dass Sie Informationen über deren aktuellen Zustand angeben. Sie müssen auch Informationen über die Systeme angeben, die Sie für Wartung und Reparaturen haben.

Das Ziel besteht darin, dem Instandhaltungs- oder Facility-Manager dabei zu helfen, die bestmöglichen Entscheidungen darüber zu treffen, welche proaktiven Programme implementiert werden sollen, wann Anlagen repariert oder ersetzt werden müssen und wie dies alles budgetiert wird.

Ein Facility-Management-Audit kann Folgendes umfassen:

• HVAC-Systeme
• Beleuchtung
• Elektrik
• Sanitär
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Beschilderung

Da es sich um die Programme und Prozesse handelt, die Sie zur Wartung der Einrichtung eingerichtet haben, kann das Audit auch Werkzeuge und MRO-Inventar umfassen.

Was ist ein Anlagensicherheitsaudit?

Anstatt auf Vermögenswerte zu schauen, betrachten Sie hier die Wirksamkeit Ihres Gesundheits- und Sicherheitsmanagementprogramms. In den Vereinigten Staaten umfasst ein großer Teil dieser Audits die Überprüfung der Einhaltung von OSHA-Standards, die weitreichend sind und Folgendes umfassen können:

• Arbeitsplatzergonomie
• Gehörschutz
• Brandbekämpfung
• Materialhandhabung

In den letzten Phasen des Prozesses können Interessengruppen aus der gesamten Organisation zusammenarbeiten, um einen Auditbericht zu erstellen, der in vielerlei Hinsicht einfach eine Liste von Empfehlungen ist. In einigen Fällen kann es so einfach sein, zusätzliche Beschilderung hinzuzufügen oder zu besseren rutschfesten Matten zu wechseln. In anderen entwickeln Sie möglicherweise neue Standardarbeitsanweisungen. Zum Beispiel neue Lockout/Tagout-SOPs.

Kurzer, aber wichtiger Hinweis:Hippo führt Facility-Management-Audits durch, wenn es Organisationen hilft, ihre CMMS-Datenbank einzurichten. Hippo bietet keine Sicherheitsaudits an.

Welche Rolle spielen Audit-Checklisten für Einrichtungen?

Obwohl es von Ihrer Branche und Einrichtung abhängen kann, was Sie in die Checkliste aufnehmen, ist das allgemeine Ziel von Checklisten immer dasselbe:sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen.

Wenn Sie ein Facility-Management-Audit durchführen, können Sie für jeden Bereich neue Checklisten erstellen. Später, wenn Sie eine Hauptliste aller Ihrer Vermögenswerte und Geräte haben, können Sie zusätzliche Checklisten erstellen, die Ihnen beim Sammeln der gesamten zugehörigen Dokumentation helfen. Beispielsweise können Sie für jedes Gerät in einer Produktionslinie eine Checkliste erstellen, damit Sie sicher sein können, dass Sie die Betriebs- und Wartungshandbücher, Garantien, zugehörige Wartungs- und Reparaturaufträge sowie Schaltpläne und Bilder haben.

Das sind Audits im Allgemeinen. Aber was tut Hippo konkret für seine Audits?

Was ist ein Hippo CMMS-Anlagenaudit?

Ein Audit ist, wie alle Asset-Informationen, die in die Datenbank gelangen müssen, in die Datenbank gelangen, erklärt Mike. Ein Implementierungsspezialist kommt vor Ort und katalogisiert die Anlagen einer Einrichtung, einschließlich Mechanik, Elektrik, Sanitär und Produktion. Im Allgemeinen gibt es drei Phasen.

Phase eins:Vor-Ort-Katalogisierung von Assets

Zunächst trifft ein Implementierungsspezialist vor Ort ein, um Assets zu katalogisieren. Sie gehen mit Kamera und Tablet durch die Anlage, machen Fotos, kartieren Standorte auf einem digitalen Grundriss und sammeln Informationen. Mike sagt, dass er viel für jeden Vermögenswert sammelt, einschließlich „Seriennummern, Modellnummern, an welche Schalttafel es angeschlossen ist, falls Sie ihn abschalten müssen, und für einige größere Vermögenswerte sogar Motorinformationen.“

Jedes Unternehmen bekommt ein auf seine Situation zugeschnittenes Audit, aber normalerweise sind Mike oder Tyler zwei bis drei Tage vor Ort. In seltenen Fällen, wenn es so aussieht, als könnte es länger als eine Woche dauern, denkt Hippo darüber nach, beides zu versenden.

Ein neuer Trend sind Unternehmen, die Barcodes verlangen. „Während wir die Prüfung durchführen, bringen wir Strichcodes an den Vermögenswerten an … Viele Unternehmen mögen das. Sie mögen es, eine Nummer zu haben, auf die sie sich beziehen können“, sagt Mike. Der Vorteil für das Unternehmen besteht darin, dass spätere Techniker den Barcode-Tag mit einem mobilen Gerät scannen können, um auf alle Informationen des Assets zuzugreifen. Auf der Seite von Mike und Tyler fügt die Strichcodierung einige zusätzliche Schritte hinzu. Sie müssen einen guten Platz für das strapazierfähige Etikett finden, das sie dann zusammen mit dem Strichcode zu den Informationen des Vermögenswerts hinzufügen.

Phase zwei:Offsite-Datenbankaufbau

Zurück in Hippos Büro beginnen Mike und Tyler, alles zusammenzubauen. „Wir nehmen all diese Informationen, was eine Menge ist, und im Wesentlichen durchkämmen wir sie und bauen Ihre Datenbank auf“, sagt Mike. Die Zeiten variieren je nach Größe der Datenbank, aber Hippo schätzt normalerweise zwischen vier und sechs Wochen, um alles zu laden, sagt Tyler.

Phase drei:Planung der vorbeugenden Wartung

Alles hängt davon ab, wie viel von einem vorbeugenden Wartungsplan bereits vorhanden ist. In einigen Fällen benötigen Unternehmen lediglich ihre Informationen zum CMMS. In anderen helfen Mike und Tyler Unternehmen, einen Zeitplan zu erstellen. "Wir versuchen, einige Nachforschungen über die Ausrüstung anzustellen und PMs nach Industriestandard zu entwickeln." Hippo hat bereits viele dieser Informationen zur Hand, aber Mike und Tyler müssen manchmal nach Handbüchern suchen und sich direkt an Gerätehersteller wenden.

Sollte Ihr Unternehmen eine Betriebsprüfung durchführen lassen?

Mike empfiehlt Unternehmen, sorgfältig über die folgenden Fragen nachzudenken:

• Haben Sie eine genaue und vollständige Liste aller Ihrer Vermögenswerte?
• Haben Sie jemanden im Team, der alles in die Datenbank laden kann, und können Sie es sich leisten, ihn von seinen regulären Aufgaben abzuziehen?
• Liegen Ihre Vermögenswerte nahe beieinander? Oder werden Informationen von verschiedenen Orten und Quellen kommen?

Wenn ein Unternehmen auf eine der oben genannten Fragen mit Nein antwortet, sollte es ernsthaft über eine Prüfung nachdenken, sagt Mike. Alternativ kann ein Unternehmen entscheiden, indem es sich eine Frage stellt:Wollen Sie eine schlüsselfertige Lösung? Wenn die Antwort ja ist, ist ein Audit der richtige Weg.

Tyler hat eine andere Frage, die sich Unternehmen stellen können:Wollen Sie effizient sein? Tyler weiß, dass sich Erfahrung auszahlt, wenn es um Wirtschaftsprüfung geht. Kürzlich arbeitete er mit einem Unternehmen zusammen, das dachte, es hätte Tausende von Vermögenswerten, die in das CMMS eingegeben werden müssten. Als Tyler vor Ort ankam, stellte er fest, dass es sich tatsächlich um Hunderte handelte. Das Unternehmen zählte jedes Teil als Vermögenswert, wenn es oft nur Gruppen zusammenhängender Teile betrachten musste. „Denken Sie an Ihren Laptop“, sagt Tyler. „Sie können zehn Assets oder eines haben. Würden Sie sagen, es ist ein Bildschirm plus eine Tastatur plus eine Maus? Praktisch gesehen ist es für die Wartung ein Asset.“ Wenn es kaputt geht und Sie den Arbeitsauftrag schreiben, können Sie genauer angeben, welcher Teil Ihrer Aufmerksamkeit bedarf, rät er.

Tyler sparte diesem Unternehmen Zeit und Mühe während des Audits. Er bewahrte auch die Instandhaltungsabteilung vor langfristiger Frustration. Seine Arbeit verhindert, dass Unternehmen ihre Datenbank aufblähen, was die Erstellung von Arbeitsaufträgen und die Planung von vorbeugenden Wartungsarbeiten erschwert. „Es kostet Geld, dass wir dorthin kommen, aber wir sparen ihnen Geld“, erklärt er.

Wie bereiten sich Implementierungsspezialisten auf ein Facility Audit vor?

Zuerst wenden sich Mike und Tyler an das Unternehmen, weil sie den Zeitplan des Unternehmens kennen müssen und wissen müssen, wie weit die Wartungsabteilung im Gesamtprozess fortgeschritten ist. Anschließend müssen sie die Logistik ausarbeiten, z. B. Ankunfts- und Abreisedaten festlegen, Sicherheitsanforderungen überprüfen und festlegen, wer die Verbindungsperson vor Ort sein wird. In einigen Einrichtungen erhalten Mike und Tyler eine kurze Tour und müssen sich ein Sicherheitsvideo ansehen, bevor sie ihre Arbeit alleine erledigen können. In anderen ist ein Manager oder ein Mitglied der Wartungsabteilung immer bei ihnen.

Bitten Sie den Implementierungsexperten um Hilfe bei der Planung des Audits:

• Gut lesbare, digitale Grundrisse, meist als PDFs oder CADs
• Vorhandene Vermögensverzeichnisse
• Aktuelle PM-Zeitpläne
• Rohrleitungs- und Instrumentierungsdiagramme (P&ID)

Wenn ein Unternehmen Strichcodes wünscht, möchte Hippo dies lieber im Voraus wissen, sodass die Tags direkt an die Website gesendet werden können.

Wie sollten sich Unternehmen auf ein Facility Audit vorbereiten?

Je besser sich ein Unternehmen auf das Audit vorbereitet, desto besser läuft es. Das Vorhandensein aller angeforderten Dokumente, insbesondere sauberer digitaler Grundrisse, beschleunigt das Auffinden und Katalogisieren von Assets.

Zusätzlich zu guten Karten ermutigt Tyler Unternehmen, gute Reiseführer bereitzustellen. Jemanden aus dem Unternehmen zu haben, der mit der Einrichtung vertraut ist, trägt dazu bei, die Datenbanken besser zugänglich zu machen. Insbesondere möchte Tyler, dass seine Guides wissen, ob die Techniker spezielle Namen für eines der Assets haben. Durch die Verwendung dieser Namen, die völlig eigenwillig sein können, wird sichergestellt, dass die Techniker und die Datenbank dieselbe Sprache sprechen.

Sachkundige Führer sorgen auch für Genauigkeit. Obwohl Mike und Tyler Einrichtungen in vielen verschiedenen Branchen geprüft und alle Arten von Vermögenswerten gesehen haben, stoßen sie manchmal auf etwas Neues. Tyler hat eine Anlage voller hochspezialisierter, aus Italien importierter Maschinen zum Sortieren und Verpacken von Kirschen geprüft, und sein Leitfaden war von unschätzbarem Wert, um die richtigen Informationen in das CMMS zu bringen.

Mike ermutigt Unternehmen auch, ihre Assets nach Kritikalität zu ordnen, damit die wichtigsten zuerst erledigt werden. Wenn am Ende des Audits noch Zeit bleibt, kann er zu einer sekundären Liste von Nice-to-haves übergehen.

Was sind die Vorteile der Betriebsprüfung?

Manche Unternehmen seien überrascht, wie das CMMS von Hippo die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert, sagt Mike. Anstatt zu wissen, wo sich alles befindet, können neue Techniker auf informationsreiche digitale Grundrisse zugreifen. Anstatt durch eine gewöhnliche Reparatur geführt zu werden, können sie sich historische Daten für eine Anlage ansehen oder einer anpassbaren Checkliste folgen.

Tyler sieht Audits als eine Chance für Wartungsabteilungen, um zu sehen, wie sehr sich Hippo darum kümmert, und um die Begeisterung für die Implementierung einer neuen Facility-Management-Software zu verbreiten. Jedes neue Projekt erfordert ein gewisses Maß an Zustimmung der Mitarbeiter, um erfolgreich zu sein, und Audits helfen, die Technologie einzuführen und alle an Bord zu holen.

Nächste Schritte

Hippo ist hier, um Ihnen zu helfen, die für Sie am besten geeignete Lösung zu finden, einschließlich der Beantwortung Ihrer Fragen zu Audits und der Buchung einer Live-Softwaredemo.

CEO-Zusammenfassung

Anlagenaudits sind ein wichtiger Teil des Implementierungsprozesses, wenn Ihre Organisation nicht bereits über eine genaue Anlagenliste verfügt. Bei einem Facility Management sammeln Prüfer Informationen zu all Ihren Vermögenswerten und Geräten sowie zu den vorhandenen Programmen zu deren Wartung und Reparatur. Mit einem Fokus auf den aktuellen Zustand besteht das Ziel darin, dem Wartungs- oder Facility-Manager dabei zu helfen, eine bessere proaktive Wartung einzurichten und zukünftige Kosten zu prognostizieren. Bei einem Sicherheitsaudit einer Anlage verlagert sich der Schwerpunkt auf die Sicherheit, und die Auditoren sammeln systematisch Daten zu Fragen der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften. Bei der Entscheidung, ob Sie Vor-Ort-Prüfer von Hippo hinzuziehen möchten, müssen Sie sich ansehen, wie gut Ihre aktuellen Aufzeichnungen sind, wie nah Ihre Vermögenswerte beieinander liegen und ob Sie es sich leisten können, dass Techniker alles sammeln und in das Neue eintragen Datenbank. Letztendlich ist die beste Entscheidungsmöglichkeit die direkte Beratung mit dem Implementierungsteam Ihres CMMS-Anbieters.