Ist ein Facility Audit für Ihr CMMS unverzichtbar? Expertenrat

Hippos Turnkey-Onboarding & Implementierungslösungen sorgen für reibungslosen CMMS-Start (Computerized Maintenance Management Software). Ein wichtiger Teil: Komplettes Facility Audit.

Was ist ein Facility Audit – und braucht Ihr Unternehmen eins?

Implementierungsspezialisten Mike Sokulski und Tyler Syrowitz haben weltweit Unternehmen geholfen, Assets in Hippos CMMS zu überführen. Mike: Audits überall – Museum im Flugzeugträger, kleine Inselgemeinde, sogar Gefängnis. Tyler: Kunden in Kanada & USA – Kirschverarbeitung, Stroh-zu-Papier-/Verpackungsanlage. Hier teilen sie Insights zu Facility Audits & Success-Setup.

Zuerst: Audits generell.

Was ist ein Facility Audit?

Generell: Audits = umfassende Reviews zur Baseline-Erstellung dessen, was schon da ist: Assets, Anlagen, Inventar sowie Prozesse & Verfahren. Erfassung: Was Sie haben & was Sie zur Pflege haben. Kategorisierung nach Durchführenden: Intern vs. Extern.

Allgemeine Definition. Dazu spezifischere Audit-Typen mit eigenen Prozessen/Zielen.

Was ist ein Facility Management Audit?

Hier: Möglichst vollständige Liste aller Assets & Anlagen inkl. aktuellem Zustand. Auch Infos zu bestehenden Wartungs- & Reparatursystemen.

Ziel: Wartungs-/Facility-Manager bei besten Entscheidungen unterstützen – welche proaktiven Programme implementieren, wann reparieren/ersetzen, wie budgetieren.

Kann umfassen:

• HLK-Anlagen
• Beleuchtung
• Elektrik
• Sanitär
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Beschilderung

Da Programme/Prozesse zur Facility-Instandhaltung geprüft werden: Auch Werkzeuge & MRO-Bestand.

Was ist ein Facility Safety Audit?

Hier: Nicht Assets, sondern Wirksamkeit des Gesundheits- & Sicherheitsmanagements. In USA großer Teil: OSHA-Compliance-Prüfung – weitreichend, z. B.:

• Arbeitsplatzergonomie
• Gehörschutz
• Brandschutz
• Materialhandling

Endphase: Stakeholder organisationsweit erstellen Auditbericht = Empfehlungsliste. Einfach: Zusatzbeschilderung, bessere Rutschmatten. Komplex: Neue SOPs, z. B. Lockout/Tagout.

Wichtig: Hippo macht Facility Management Audits für CMMS-DB-Setup. Hippo bietet keine Safety Audits an.

Rolle von Facility Audit Checklisten

Inhalt branchen-/anlagenspezifisch, Ziel immer gleich: Nichts vergessen.

Bei Facility Management Audit: Pro Bereich neue Checklisten. Später: Masterliste aller Assets → weitere Checklisten für zugehörige Doku. Beispiel: Jede Anlage in Produktionslinie → Checkliste für O&M-Handbücher, Garantien, historische Arbeitsaufträge, Schematics, Bilder.

Was ist ein Hippo CMMS Facility Audit?

Audit = Wie alle Asset-Infos in DB kommen, erklärt Mike. Implementierungsspezialist kommt vor Ort, katalogisiert Assets: mechanisch, elektrisch, sanitär, Produktion. Generell 3 Phasen.

Phase 1: Vor-Ort-Asset-Katalogisierung

Spezialist kommt vor Ort, katalogisiert Assets. Geht mit Kamera & Tablet durch Anlage: Fotos, Standorte auf digitalem Grundriss mappen, Infos sammeln. Mike sammelt pro Asset viel: „Seriennummern, Modellnummern, welches Elektrisch-Panel für Abschaltung, bei großen Assets sogar Motordaten.“

Jedes Unternehmen: Audit auf Situation zugeschnitten. Meist 2–3 Tage vor Ort. Selten >1 Woche → Hippo schickt beide.

Neuer Trend: Barcoding-Wunsch. „Während Audit Barcodes an Assets… Firmen mögen Referenznummer.“ Vorteil: Techniker scannen Barcode per Mobilgerät → alle Asset-Infos. Für Mike/Tyler: Zusatzschritte – passende Stelle für robustes Tag finden, Barcode zur Asset-Info hinzufügen.

Phase 2: Offsite-Datenbankaufbau

Zurück im Hippo-Büro: Alles zusammenfügen. „Infos durchkämmen & Ihre DB aufbauen“, sagt Mike. Dauer nach DB-Größe, typisch 4–6 Wochen, sagt Tyler.

Phase 3: Vorbeugende Wartung terminieren

Abhängig: Wie viel PM-Plan schon besteht. Manche: Nur Infos in CMMS. Andere: Mike/Tyler helfen beim Aufbau. „Recherche an Equipment, Branchenstandard-PMs erstellen.“ Hippo hat viel parat, manchmal Handbücher jagen / Hersteller direkt kontaktieren.

Sollte Ihr Unternehmen ein Facility Audit machen?

Mike empfiehlt, diese Fragen kritisch zu prüfen:

• Haben Sie eine genaue & vollständige Liste aller Assets?
• Jemand im Team, der alles in DB laden kann – und können Sie ihn von regulären Aufgaben abziehen?
• Assets nah beieinander? Oder Infos aus verschiedenen Standorten/Quellen?

Bei einem „Nein“: Ernsthaft über Audit nachdenken. Alternative: Eine Frage – Wollen Sie Turnkey-Lösung? Wenn Ja → Audit ist der Weg.

Tyler hat andere Frage: Wollen Sie effizient sein? Erfahrung zahlt sich bei Audits aus. Kürzlich: Firma glaubte, Tausende Assets für CMMS. Vor Ort: Tatsächlich Hunderte. Firma hatte jedes Teil als Asset gezählt, statt Gruppen zusammenhängender Teile. Tyler: „Laptop – 10 Assets oder 1? Bildschirm + Tastatur + Maus? Praktisch für Wartung: 1 Asset. Geht kaputt, Arbeitsauftrag → dann spezifizieren, welches Teil.“

Tyler sparte Zeit/Aufwand beim Audit. Langfristig: Verhindert aufgeblähte DB → erschwert Arbeitsauftragserstellung & PM-Terminierung. „Kostet Geld, uns kommen zu lassen, aber wir sparen ihnen Geld.“

Wie bereiten Implementierungsspezialisten Facility Audit vor?

Erst: Mike/Tyler kontaktieren Firma – Timeline & Stand der Instandhaltungsabteilung im Gesamtprozess kennen. Dann Logistik: An-/Abreisedaten, Sicherheitsanforderungen, Vor-Ort-Ansprechpartner festlegen. Manche: Kurze Tour + Safety-Video, dann allein. Andere: Manager/Teammitglied immer dabei.

Für Auditplanung anfordern:

• Gut lesbare digitale Grundrisse (PDF/CAD)
• Bestehende Assetlisten
• Aktuelle PM-Pläne
• Rohrleitungs- & Instrumentierungsdiagramme (P&ID)

Barcodes gewünscht? Hippo: Vorab Bescheid → Tags direkt an Site liefern.

Wie sollten Unternehmen sich auf Facility Audit vorbereiten?

Mehr Vorbereitung → besserer Audit. Alle angeforderten Dokumente, besonders saubere digitale Grundrisse → schnelleres Finden & Katalogisieren.

Zusätzlich: Gute Guides. Tyler: Jemand aus Firma, der Anlage kennt → bessere Zugänglichkeit in DB. Tyler will: Guides kennen Techniker-Spitznamen für Assets. Diese (oft idiosynkratischen) Namen nutzen → Techniker & DB sprechen gleiche Sprache.

Kenntnisreiche Guides = Genauigkeit. Mike/Tyler: Viele Branchen, viele Assets gesehen, aber manchmal Neues. Tyler: Kirschsortier-/Verpackungsmaschinen aus Italien – Guide unverzichtbar für richtige CMMS-Daten.

Mike: Assets nach Kritikalität ranken lassen → wichtigste zuerst. Zeit am Ende → Nice-to-haves.

Nutzen des Facility Audits

Manche Firmen überrascht: Hippo CMMS erleichtert Neueinstellung, sagt Mike. Statt alles zeigen zu müssen: Neue Techniker nutzen info-reiche digitale Grundrisse. Statt gemeinsamer Reparatur-Demo: Historische Asset-Daten oder anpassbare Checklisten anschauen.

Tyler: Audits = Chance für Instandhaltungsabteilungen zu sehen, wie sehr Hippo sich kümmert & Begeisterung für neue Software zu spreaden. Neues Projekt braucht Staff Buy-in → Audits führen Technologie ein & holen alle ins Boot.

Nächste Schritte

Hippo hilft Ihnen, die passende Lösung zu finden – Fragen zu Audits beantworten, Live-Software-Demo buchen.

CEO Summary

Facility Audits wichtiger Implementierungsteil, wenn keine genaue Assetliste existiert. Facility Management Audit: Auditoren erfassen alle Assets/Anlagen + bestehende Programme zur Instandhaltung/Reparatur. Fokus: Aktueller Zustand → Manager bessere proaktive Wartung & Kostenprognose. Safety Audit: Fokus Sicherheit, systematische Compliance-Datenerfassung. Entscheidung für Hippo-Vor-Ort-Auditoren: Aktuelle Records-Qualität, Asset-Nähe, Kapazität für Dateneingabe prüfen. Beste Entscheidung: Direkte Konsultation mit CMMS-Provider-Implementierungsteam.