5 Möglichkeiten, wie CMMS-Software Ihre Wartungsarbeiten organisiert hält

Computerized Maintenance Management Software ist ein großartiges Tool, das Wartungsfachleuten dabei hilft, sich besser zu organisieren. CMMS-Software rationalisiert Wartungsprozesse und erledigt alles von einfachen Anfragen bis hin zu Arbeitsaufträgen, vorbeugender Wartung, Bestandsverwaltung und Ausfallzeitverfolgung.

Da die täglichen Aktivitäten immer unterwegs sind, ist es eine Herausforderung, Arbeitsaufträge und andere Informationen zusammenzuhalten. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Wartungssoftware am besten einsetzen, ist es viel einfacher, die zu erledigenden Arbeiten zu erledigen. Hier sind fünf Vorteile der CMMS-Arbeitsauftragssoftware zur besseren Organisation und Steigerung der Effizienz in ihren Wartungsabteilungen.

Wartungsarbeiten kategorisieren

Typischerweise können Arbeitsaufträge zwischen verschiedenen Aktionen und Verantwortlichkeiten variieren. Abhängig von den Details zu einem Arbeitsauftrag können unterschiedliche Verfahren zu befolgen sein. Einige Arbeiten beziehen sich möglicherweise auf die Infrastruktur, andere auf die Reparatur von Geräten. Die richtige Zuordnung verwandter Arbeitsaufträge hilft, Muster in der Anlagenwartung zu finden. Es kann auch Projekte oder Abteilungen geben, deren Arbeitsauftragshistorie von den übrigen Arbeitsaufträgen unterschieden werden muss

Eine Ressource, die in CMMS verwendet werden kann, ist Arbeitsauftragssoftware. Erstellen Sie benutzerdefinierte Namen für Wartungsaktivitäten und -abteilungen (Sanitär, Elektro, Bodenbelag usw.). Jeder erstellte Arbeitsauftrag kann dann unter einer der Kategorien abgelegt werden, wodurch er jedem Arbeitsauftrag aus derselben Kategorie oder Unterkategorie zugeordnet wird.

Durch die Erstellung einer Liste von Kategorien und Unterkategorien können Sie Wartungstätigkeiten besser einander zuordnen und Wartungsberichte besser strukturieren. Dies kann Muster in Ausfällen oder Abteilungen aufdecken, die kritischere Wartungsprobleme haben.

Benutzerberechtigungen für Wartungsrollen zuweisen

Wenn Sie mehrere Benutzer in Ihrem Wartungsmanagement-Softwaresystem haben, denken Sie daran, was Ihre Techniker und Mitglieder des Wartungsteams sehen. Wenn ihre Rolle darin besteht, die Elektrik zu überwachen, sollten sie wahrscheinlich keine Aufträge zum Reinigen der Fenster bearbeiten, wenn sie sich anmelden. Manager, deren Aufgabe darin besteht, abgeschlossene Arbeiten zu überprüfen, sollten die einzigen sein, die Arbeitsaufträge als abgeschlossen markieren. Damit sie sich besser konzentrieren können, sollte sich ihr Benutzerzugriff nur auf ihre Rollen und Verantwortlichkeiten beziehen.

Abhängig von Ihrer Software haben Sie möglicherweise eine feste Anzahl von Benutzerlizenzen für Ihr Wartungssystem. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Rolle jeder Person und ihre Benutzerberechtigungen zu überprüfen. Bei Bedarf stellen viele Softwareunternehmen technischen Support zur Verfügung, um Ihnen zu helfen. Wenden Sie sich an sie, damit sie Ihnen erklären können, welchen Benutzerzugriff jedes Mitglied haben sollte.

Wartungsberichte planen

Wie bereits erwähnt, kann die Berichterstellung ohne die richtigen Tools zeitaufwändig sein. Wenn Sie die Art der Wartungsberichte kennen, die Sie zur Nachverfolgung benötigen, können viele Softwaresysteme diese für Sie voreinstellen lassen. Mit Hippo CMMS erstellen unsere Kunden gespeicherte Berichte, um bestimmte Wartungsaktivitäten zu überprüfen – Geräteausfallzeiten, Reparaturkosten, Anbieterleistung usw. Diese können angezeigt oder regelmäßig an eine E-Mail-Liste gesendet werden.

Minimieren oder eliminieren Sie den Papierkram

Die Verbesserung des Arbeitsauftragsmanagements beinhaltet die Verwendung der besten Methode, um den Prozess von Anfang bis Ende im Auge zu behalten. Gedruckte Arbeitsaufträge können zwischen der Übertragung von einer Person zur anderen verloren gehen. Dies macht es schwieriger, sich an wichtige Überprüfungen zu erinnern. Es kann sehr mühsam sein, nach Inhalten und Dokumenten zu suchen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Deshalb ist es hilfreich, die Alternative zu Papier in Betracht zu ziehen – nämlich weniger oder gar kein Papier.

Wenn möglich, scannen Sie Ihre gedruckten Kopien von Gerätehandbüchern oder Betriebs- und Wartungshandbüchern, um sie auf Ihrem Computer zu speichern. Diese können dann als PDF-Dateien in Ihre Software hochgeladen werden, damit Sie bei Bedarf darauf zugreifen können.

Lieferanten- und Lieferantenkontakte importieren

Wenn Sie sich zwecks Wartung an Anbieter wenden, ist es immer gut, den Prozess so zu rationalisieren, wie es möglich ist. Die Bereitstellung der richtigen Informationen ist der Schlüssel zum Erhalt des erforderlichen Service- oder Preisangebots.

Indem Sie die Kontakte für Ihre Lieferanten importieren, können Sie Lieferanten direkt Arbeitsaufträgen in Ihrem System zuordnen. Dies wird dann zu einem Werkzeug, um die Leistung des Anbieters im Laufe der Zeit zu verfolgen und zu überprüfen. Es ist auch nützlich zu wissen, ob Sie den besten Wert erhalten. Legen Sie einen geplanten Bericht über die Lieferantenleistung mit den ihnen zugewiesenen Arbeitsaufträgen fest. Sie können sehen, ob Sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen oder dass es an der Zeit ist, sich nach einem anderen Anbieter umzusehen.

Mit dem Einsatz dieser Ressourcen können Sie die tägliche Organisation entlasten. Richten Sie geeignete Kategorien und Unterkategorien ein, um verwandte Aufgaben abzurufen. Strukturieren Sie jedes Benutzerkonto im System nach seinen relevanten Rollen im Wartungsteam. Achten Sie darauf, Wartungsberichte im Voraus zu planen, um ordnungsgemäß an der Überprüfung von Informationen zu arbeiten. Wenn Sie Ihre Anbieter in Ihre CMMs-Software (auch bekannt als Facility-Management-Software) integrieren, können Sie die Kommunikation optimieren und ihre Leistung überprüfen.

Indem Sie vorausplanen, das reduzieren, was nicht benötigt wird, und Ihre Schritte rationalisieren, brauchen Sie weniger Zeit, um mehr mit Ihrem Arbeitspensum zu erledigen.