5 bewährte Wege, wie CMMS-Software die Wartungsorganisation verbessert

Computerized Maintenance Management Software ist ein großartiges Tool, das Wartungsprofis dabei hilft, organisierter zu werden. CMMS-Software rationalisiert Wartungsprozesse und erledigt alles von einfachen Anfragen bis hin zu Arbeitsaufträgen, präventiver Wartung, Bestandsmanagement und Ausfallzeitverfolgung.

Bei täglichen Aktivitäten, die immer in Bewegung sind, ist es herausfordernd, Arbeitsaufträge und andere Informationen zusammenzuhalten. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Wartungssoftware optimal nutzen, wird die Erledigung der anstehenden Arbeit so viel einfacher. Hier sind fünf Vorteile von CMMS Work-Order-Software, um ihre Wartungsabteilungen besser zu organisieren und Effizienzen zu verbessern.

Wartungsarbeiten kategorisieren

Typischerweise können Arbeitsaufträge zwischen verschiedenen Aktionen und Verantwortlichkeiten variieren. Abhängig von den Details eines Arbeitsauftrags können unterschiedliche Verfahren zu befolgen sein. Einige Arbeiten beziehen sich auf Infrastruktur, andere auf Gerätereparaturen. Die richtige Assoziation verwandter Arbeitsaufträge hilft, Muster in der Facility-Wartung zu finden. Es kann auch Projekte oder Abteilungen geben, die ihre Arbeitsauftragshistorie vom Rest der Arbeitsaufträge unterscheiden müssen.

Eine Ressource, die in CMMS genutzt werden kann, ist Work-Order-Software. Erstellen Sie benutzerdefinierte Namen für Wartungsaktivitäten und Abteilungen (Sanitär, Elektrik, Bodenbeläge usw.). Jeder erstellte Arbeitsauftrag kann dann unter einer der Kategorien abgelegt werden, was ihn mit jedem Arbeitsauftrag aus derselben Kategorie oder Unterkategorie assoziiert.

Durch das Erstellen einer Liste von Kategorien und Unterkategorien können Sie Wartungsaktivitäten besser zueinander anordnen und Wartungsberichte besser strukturieren. Dies kann Muster in Ausfällen oder Abteilungen aufdecken, die kritischere Wartungsprobleme haben.

Benutzerberechtigungen für Wartungsrollen zuweisen

Wenn Sie mehrere Benutzer in Ihrem Wartungsmanagement-Softwaresystem haben, behalten Sie im Hinterkopf, was Ihre Techniker und Wartungsteammitglieder sehen. Wenn ihre Rolle darin besteht, das Elektrische zu überwachen, sollten sie wahrscheinlich keine Arbeitsaufträge für Fensterreinigung sehen, wenn sie sich einloggen. Manager, deren Rolle darin besteht, abgeschlossene Arbeit zu verifizieren, sollten die einzigen sein, die Arbeitsaufträge als abgeschlossen markieren. Um ihnen zu helfen, sich zu fokussieren, sollte ihr Benutzerzugriff nur auf das bezogen sein, was ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sind.

Abhängig von Ihrer Software haben Sie möglicherweise eine feste Anzahl von Benutzerlizenzen für Ihr Wartungssystem. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Rolle jedes Einzelnen und ihre Benutzerberechtigungen zu überprüfen. Falls nötig, haben viele Softwareunternehmen Tech-Support zur Verfügung, um Ihnen zu helfen. Kontaktieren Sie sie, um Sie durchzugehen, welchen Benutzerzugriff jedes Mitglied haben sollte.

Wartungsberichte planen

Wie bereits erwähnt, kann Berichterstattung zeitaufwändig sein ohne die richtigen Werkzeuge. Wenn Sie die Art der Wartungsberichte kennen, die Sie verfolgen müssen, können viele Softwaresysteme diese für Sie voreinstellen. Mit Hippo CMMS erstellen unsere Kunden gespeicherte Berichte, um spezifische Wartungsaktivitäten zu überprüfen – Geräteausfallzeiten, Reparaturkosten, Lieferantenleistung usw. Diese sind verfügbar zur Anzeige oder können geplant werden, um regelmäßig an eine E-Mail-Liste gesendet zu werden.

Papierkram minimieren oder eliminieren

Die Verbesserung des Work-Order-Managements beinhaltet die Verwendung der besten Methode, um den Prozess von Anfang bis Ende zu verfolgen. Gedruckte Arbeitsaufträge können beim Übertragen von einer Person zur anderen verloren gehen. Dies macht es schwieriger, sie für wichtige Überprüfungen abzurufen. Es kann ein echtes Ärgernis sein, nach Inhalten und Dokumenten zu suchen, wenn man sie am dringendsten braucht. Deshalb ist es hilfreich, die Alternative zu Papier in Betracht zu ziehen – was weniger Papier oder gar keines ist.

Wenn möglich, scannen Sie Ihre Papierkopien von Gerätehandbüchern oder O&M-Handbüchern, um sie auf Ihrem Computer zu speichern. Diese können dann als PDF-Dateien in Ihre Software hochgeladen werden, um darauf zuzugreifen, wenn sie benötigt werden.

Lieferanten- und Zuliefererkontakte importieren

Wenn Sie Lieferanten für Service kontaktieren, ist es immer gut, den Prozess so weit wie möglich zu rationalisieren. Die Bereitstellung der richtigen Informationen ist der Schlüssel, um den benötigten Service oder Preisangebot zu erhalten.

Durch das Importieren der Kontakte für Ihre Lieferanten können diese direkt mit Arbeitsaufträgen in Ihrem System assoziiert werden. Dies wird dann zu einem Werkzeug, um die Lieferantenleistung im Laufe der Zeit nachzuverfolgen und zu überprüfen. Es ist auch nützlich zu wissen, ob Sie den besten Wert erhalten. Setzen Sie einen geplanten Bericht zur Lieferantenleistung mit den ihnen zugewiesenen Arbeitsaufträgen. Sie werden sehen können, ob Sie großartigen Wert erhalten oder ob es Zeit ist, nach einem anderen Lieferanten zu suchen.

Mit der Nutzung dieser Ressourcen können Sie die Last der täglichen Organisation verringern. Das Einrichten geeigneter Kategorien und Unterkategorien zum Abrufen verwandter Aufgaben. Die Strukturierung jedes Benutzerkontos im System entsprechend ihrer relevanten Rollen im Wartungsteam. Das Vorausplanen von Wartungsberichten, um ordnungsgemäß an der Überprüfung von Informationen zu arbeiten. Das Vorhandensein Ihrer Lieferanten in Ihrer CMMS-Software (auch als Facility-Management-Software bekannt) kann helfen, die Kommunikation zu rationalisieren und ihre Leistung zu überprüfen.

Durch Vorausplanung, Reduzierung des Nichtnotwendigen und Rationalisierung Ihrer Schritte dauert es weniger Zeit, mehr auf Ihrer Arbeitslast zu erledigen.