Warum religiöse Institutionen eine Facility-Management-Software implementieren

Nicht jede Kirche kann die Sixtinische Kapelle sein. Aber auch bescheidene Gotteshäuser profitieren von einer richtig implementierten Facility-Management-Software.

Im Gegensatz zu vielen kommerziellen Unternehmen müssen sich religiöse Organisationen oft mit einer erhöhten finanziellen Unsicherheit und einer Belegschaft aus enthusiastischen, aber vorübergehenden Freiwilligen auseinandersetzen. Facility Management Software hilft Ihnen in jedem Fall, den richtigen Weg einzuschlagen.

Geld sparen

Wenn sich die Leute hinsetzen, um ein Haushaltsbudget zu planen, ist das erste, was sie tun, all das Geld zu addieren, das jeden Monat hereinkommt. Dann teilen sie diese Summe auf ihre verschiedenen Ausgaben auf, und alles, was übrig bleibt, wird gespart. Aber das durchschnittliche Gotteshaus hat oft nicht den Luxus zu wissen, wie viel Geld es monatlich geben wird. In der Spendenbox steht immer ein anderer Betrag. Manchmal ist der Kuchenverkauf ein voller Erfolg. Andere Male ist die Wahlbeteiligung geringer als erwartet. Familien in der Versammlung benötigen möglicherweise plötzlich finanzielle Unterstützung. Alternativ kann sich ein Mitglied über einen unerwarteten Geldsegen freuen und beschließen, eine große Spende zu leisten.

Da sich ihre finanzielle Situation schnell ändern kann, müssen Gotteshäuser immer sparsam sein und heute für die Unsicherheit von morgen sparen. Gotteshäuser sparen Geld mit einem Facility-Management-System durch:

• Verlängerung der Anlagenlebensdauer durch vorbeugende Wartung
• Kosten senken mit Bestandsverfolgung
• Budgetierung im Voraus für Reparaturen und Ersatz

Verlängerung der Asset-Lebensdauer

Eine der großen Stärken einer voll ausgestatteten Facility-Management-Software besteht darin, dass sie es Ihnen ermöglicht, vorbeugende Wartungsaufträge (PMs) zu planen. Anstatt darauf zu warten, dass etwas kaputt geht, sind Sie mit dem Modell der vorbeugenden Wartung immer einen Schritt voraus und können kleine Probleme finden und beheben, bevor sie zu großen, kostspieligen Problemen werden. Es ist die gleiche Idee hinter dem Überprüfen des Öls und dem Wechseln der Reifen an Ihrem Auto.

Ein gutes Beispiel sind die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen in Ihrem Gebäude. Sie erfordern regelmäßige Inspektionen und in den meisten Fällen eine saisonale Reinigung. Sie können PMs einrichten, die Sie dann mit E-Mail-Benachrichtigungen daran erinnern, dass Arbeit fällig ist. Die Software kann auch PMs an Drittanbieter senden.

Kosten senken mit Bestandsverfolgung

Selbst der Austausch eines kleinen, billigen Teils kann teuer werden, wenn Sie es über Nacht versenden müssen. Die Bestandsverfolgung hilft Ihnen, dieses Problem zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Wenn Sie Ihr Facility-Management-System zum ersten Mal einrichten, führen Sie eine Prüfung Ihres Teile- und Materialbestands durch und laden diese Zahlen dann in die Software. Jedes Mal, wenn Sie einen Arbeitsauftrag erstellen, können Sie auflisten, was Sie verwenden möchten. Wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, werden die Teile und Materialien automatisch von Ihren Gesamtsummen abgezogen. Hier ist der beste Teil:Sie können Schwellenwerte für jeden festlegen. Sobald der Bestand unter den Sollwert fällt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. In einem voll ausgestatteten Facility-Management-System können Sie die Software so einstellen, dass sie automatisch mehr Verbrauchsmaterialien von Anbietern bestellt.

Eine Kirchenverwaltungssoftware stellt auch sicher, dass Sie nicht mehr haben, als Sie brauchen. Man vergisst leicht, dass zu viel Inventar genauso teuer sein kann wie zu wenig. Nehmen Sie zum Beispiel Vakuumbeutel. Sie möchten nie ohne genügend Taschen erwischt werden, also bestellen Sie so viele, wie es Ihr Budget zulässt. Sie haben ein Problem gelöst, aber zwei weitere geschaffen. Zuerst müssen Sie jetzt wissen, wie Sie einen Platz finden, an dem Sie all diese Taschen aufbewahren können. Der Fachausdruck dafür ist Kostenübernahme. Zweitens laufen Sie Gefahr, dass Ihr alter Staubsauger ersetzt wird, bevor Sie Ihren Vorrat aufgebraucht haben. Und denken Sie daran, dass diese Taschen nur zu diesem einen Modell passen. Sobald Sie die alte Maschine durch etwas neueres und schöneres ersetzt haben, werden die Taschen unbrauchbar.

Aber mit einem automatisierten System können Sie sehen, wie viele Beutel Sie im Durchschnitt verwendet haben (und wie viel Leben wahrscheinlich noch in diesem alten Vakuum ist) und entsprechend bestellen. Mit etwas Glück füllen Sie Ihren letzten Beutel gerade dann, wenn der Staubsauger seinen letzten Atemzug macht.

Budget im Voraus für Reparaturen und Ersatz

Das Herzstück eines Facility-Management-Systems sind Arbeitsaufträge, die eine Beschreibung des Problems und alle zusätzlichen Informationen enthalten, die für die Reparatur oder den Austausch erforderlich sind. Da das System alle durchgeführten Arbeiten aufzeichnet, ist es viel einfacher, sich ein einzelnes Asset anzusehen und vorherzusagen, wann es ersetzt werden muss.

Nehmen Sie die Beschallungsanlage. Wenn Sie sich die Arbeitsaufträge für dieses Asset ansehen, können Sie einen klaren Trend erkennen. In den ersten drei Jahren musste lediglich hier und da ein bisschen ausgefranstes Kabel ausgetauscht werden. Aber in den letzten sechs Monaten hatten Sie Probleme mit dem Mikrofon und einer der Lautsprecher schaltet sich während des Gottesdienstes ein und aus. Mit dem Arbeitsauftragsverlauf vor Ihnen können Sie vorhersagen, dass er bald ersetzt werden muss, und mit dem Sparen beginnen. Anstatt mit einer unerwarteten Rechnung konfrontiert zu werden, die Sie möglicherweise mit einem Kredit decken oder an anderer Stelle im Budget kürzen müssen, sind Sie finanziell vorbereitet.

Organisieren Sie Freiwillige

Das durchschnittliche gewinnorientierte Unternehmen verfügt über eine stabile Belegschaft, die es ihm ermöglicht, konsistente Arbeitsabläufe einzurichten und aufrechtzuerhalten. Gotteshäuser sind jedoch oft stark auf Freiwillige angewiesen. Diese Organisationen benötigen einfache Prozesse, die ihren Mitarbeitern auf Zeit viele Orientierungshilfen bieten.

Facility-Management-Software hilft Gotteshäusern, ihre Arbeit zu erledigen, indem sie Arbeitsaufträge konsistent verwaltet und das institutionelle Gedächtnis schützt.

Arbeitsaufträge einheitlich verwalten

Wenn ein Mitglied der Versammlung eine durchgebrannte Glühbirne an der Hintertür bemerkt, gibt es eine einfache und beständige Möglichkeit für sie, Sie darüber zu informieren? Oder werden sie es der Leiterin des Frauenhilfsdienstes mitteilen, die verspricht, es ihrem Mann, dem Leiter der Jugendarbeit, zu sagen, der alles sofort vergessen wird?

Facility-Management-Software löst dieses Problem, indem sie ein einfaches, zuverlässiges System zum Melden von Problemen schafft. Über ein offenes Webportal, auf das über die Website der Organisation zugegriffen werden kann, können Mitglieder der Gemeinde ein Ticket einreichen, das nur eine kurze Beschreibung des Problems und seines Ortes enthält. Alternativ können Tickets von dem Mitarbeiter erstellt werden, der zuerst von dem Problem erfährt. Sobald das Ticket eingereicht wurde, wird es automatisch an den Wartungsverantwortlichen weitergeleitet. Es kann dann in einen vollständigen Arbeitsauftrag mit zusätzlichen Informationen, einschließlich interaktiven Grundrissen, Checklisten und erforderlichen Materialien und Teilen, eingebaut werden. Der Arbeitsauftrag kann zugewiesen, akzeptiert und nach Abschluss der Arbeit abgeschlossen werden.

Institutionelles Gedächtnis schützen

Bei so vielen Freiwilligen, die kommen und gehen, ist es für eine Organisation leicht, gemeinsam zu vergessen, wie man bestimmte Aufgaben erledigt. Aber weil Sie so viele Informationen in Arbeitsaufträge packen können, schafft Facility-Management-Software dauerhaftes kollektives Know-how.

Wir können als Beispiel zu dieser durchgebrannten Glühbirne an der Hintertür zurückkehren. Wenn ein Freiwilliger sich den Arbeitsauftrag ansieht, kann er die spezifischen Schritte sehen, die er unternehmen muss, alle in einer Checkliste aufgeführt. Es gibt Informationen über den Ort der toten Glühbirne, aber auch darüber, wo die Ersatzteile zu finden sind. Wenn im Gebäude zwei Leitern vorhanden sind und nur die kleinere in den hinteren Flur passt, können diese Informationen auch im Arbeitsauftrag stehen.

Nächste Schritte

Die Implementierung von Facility-Management-Software mag auf den ersten Blick entmutigend erscheinen, aber es gibt klare Vorteile. Ihre Bemühungen werden belohnt und Sie haben mehr Zeit, sich auf die Teile der Mission Ihrer Organisation zu konzentrieren, die Ihnen am wichtigsten sind.