Kommunale Effizienz maximieren: EAM-Software zur Optimierung von Wartungsabläufen

Unabhängig von der Größe Ihres kommunalen Budgets bedeutet Enterprise Asset Management Software (EAM) mehr Kontrolle, weniger Verschwendung. Sie treffen bessere Entscheidungen, schneller. Die Budgetgröße spielt nicht so große eine Rolle, wie Sie vielleicht denken. Egal wie viel Sie zur Verfügung haben – Asset-Management-Software streckt jeden Euro.

Asset Management 101

Bevor wir besprechen, wie EAM-Software das kommunale Asset Management erleichtert, lohnt sich ein Blick auf einige Kernkonzepte.

Was ist ein Asset?

Es gibt viele Wege, diese Frage zu beantworten. Eine Idee: Wenn etwas kaputtgeht, aber niemand sich beschwert, ist es kein Asset. Assets können ziemlich klein sein – etwa die Schreibtische im Rathaus oder die Leselampen in der Stadtbibliothek. Aber sie können auch bedeutende kommunale Infrastruktur umfassen, darunter:

• Straßen und Gehwege
• Brücken
• Kanalisationssysteme
• Schweres Gerät
• Gebäude
• Deponien

Statt Größe oder Kosten können Sie Assets in Bezug auf ihren Zweck betrachten. Assets liefern die Dienstleistungen, die Einwohner benötigen und erwarten.

Was ist Asset Management?

Auf individueller Ebene ist es die Art, wie wir die Dinge, die wir besitzen, auf dem von uns gewünschten Standard mit möglichst wenig Geld instand halten. Ein Virenscan auf Ihrem Computer ist ein Beispiel: Sie finden und beheben kleine Probleme, bevor sie groß werden. Ein anderes Beispiel: Sie sparen für den Austausch der alten Fenster Ihres Hauses. Langfristige Budgetierung bedeutet, dass die Investition nicht Ihr Budget sprengt. Und der Fenstertausch erhöht den Wert Ihres Hauses, während er die Betriebskosten senkt.

Auf kommunaler Ebene geht es beim Asset Management darum, Wege zu finden, Dienstleistungen sowohl auf dem von den Einwohnern erwarteten Niveau als auch zu nachhaltigen Kosten bereitzustellen.

Warum ist kommunales Asset Management wichtig?

Kommunen stehen aufgrund alternder Assets vor großen Herausforderungen. Laut dem Federation of Canadian Municipalities (FCM):

„Ein großer Teil der Infrastruktur in Kanada nähert sich dem Ende der Nutzungsdauer… Mit dieser alternden Infrastruktur können Kommunen einen Anstieg der Instandhaltungs- und Betriebskosten sowie signifikante Steigerungen bei Erneuerungs- und Ersatzkosten erwarten.“

Asset Management hilft, weil „ein klareres Bild vom aktuellen Zustand Ihrer kommunalen Infrastruktur Ihnen hilft, fundiertere Entscheidungen über Asset-Betrieb, Instandhaltung und Erneuerung zu treffen.“

Es hilft auch auf Arten, die Sie vielleicht nicht ahnen. Laut FCM unterstützt ein robustes Asset-Management-Programm Sie dabei:

• Förderanträge zu stellen
• Benutzergebühren zu rechtfertigen und Steuersätze festzulegen
• Bessere Vereinbarungen zu verhandeln und Partnerschaften zu entwickeln

Förderanträge

Weil Sie genau wissen, wo Sie Finanzierung benötigen und wie Sie sie einsetzen würden, können Sie datenreiche, überzeugende Förderanträge schreiben.

Benutzergebühren und Steuersätze

Weil Sie detailliert wissen, wie viel Assets im Betrieb kosten, können Sie Einwohnern die Notwendigkeit von Benutzergebühren besser erklären. Gute Planung bereitet Sie auf die Zukunft vor und vermeidet unerwartete, scharfe Anstiege. Weil Sie eine klare Vorstellung von zukünftigen Infrastrukturbedarfen und -kosten haben, können Sie Steuersätze festlegen, um lokale Budgets ordnungsgemäß zu finanzieren.

Vereinbarungen und Partnerschaften

Weil Sie eine vollständige, detaillierte Liste Ihrer Infrastruktur haben, können Sie Großbestellungen bei Drittanbietern tätigen und sind in der Lage, Ressourcen mit anderen Kommunen zu teilen.

EAM leichter gemacht

Im Kern erfolgreichen kommunalen Asset Managements stehen Daten. Viele, viele Daten. Und nichts speichert und verarbeitet Daten besser als Software. Der FCM listet eine lange Reihe von Vorteilen von EAM-Software auf. Es lohnt sich, einige davon genauer zu betrachten.

EAM-gestütztes Asset Management hilft Ihnen:

Alle Daten an einem Ort bündeln

Anstatt kritische Daten in verschiedenen Tabellenkalkulationen, Präsentationsfolien und Textverarbeitungsdateien zu verstecken, macht EAM-Software alles leicht auffindbar. Und Daten aktuell zu halten ist viel einfacher, wenn es nicht mehr bedeutet, durch alte E-Mails zu scrollen, um die aktuellste Version einer Datei zu finden, die jetzt nur noch als Anhang existiert.

Ältere Plattformen erforderten große Vorabinvestitionen in Server, IT-Know-how und Schulungen. Cloud-basierte EAM-Lösungen nehmen Ihnen die Last der Einrichtung und des Betriebs ab. Im Hintergrund sichern und hosten Anbieter die Daten, patchen und aktualisieren die Software.

Daten abteilungsübergreifend teilen

EAM-Software löst das Problem, dass jede Abteilung ihre eigenen eigenwilligen Methoden für Datenerfassung, -formatierung und -verteilung nutzt. Da alle dasselbe System verwenden, werden Daten einheitlich erfasst, was abteilungsübergreifendes Teilen mühelos macht. Die Daten werden nicht nur leicht zugänglich, sondern für jede kommunale Abteilung auch bedeutungsvoll.

Lebenszykluskosten verfolgen

Lebenszykluskosten umfassen Planung, Anschaffung, Instandhaltung, gelegentliche Sanierung und schließlich Entsorgung eines Assets. EAM-Software hilft Ihnen, Kosten zu verfolgen, indem sie genaue, aktuelle Aufzeichnungen aller an einem Asset durchgeführten Arbeiten führt, die dann zur präzisen Berechnung der Total Cost of Ownership (TCO) genutzt werden können.

Stellen Sie sich vor, Ihre Kommune beschließt, ein Gemeinschaftsschwimmbad zu eröffnen. Die Planung und der Bau kosten Geld. Aber die Kosten hören dort nicht auf. Laufende Kosten umfassen Reinigung, Chlorung und Personal. Kosten verfolgen zu können ist entscheidend für die Festlegung von Benutzergebühren und die Budgetierung zukünftiger Instandhaltung.

Daten so sehen, dass sie Entscheidungen stärken

Es ist unmöglich, gute Entscheidungen zu treffen, indem man endlose Spalten von Zahlen anstarrt. Aber sobald Sie sich auf eine Reihe von Zielen festgelegt haben, kann EAM-Software Berichte mit nahezu beliebigen Datenkombinationen erstellen, einschließlich Key Performance Indicators (KPIs). Sie wissen leicht, ob Sie in die richtige Richtung gehen.

Ein konkretes Beispiel zeigt, wie KPIs funktionieren. Seit 2011 hat Richmond Hill, Teil des Greater Toronto Area in Ontario, einen KPI-fokussierten Strategieplan. Sie definieren einen KPI als „eine Maßzahl für Leistung, die den Fortschritt in Richtung eines festgelegten Ergebnisses zum Zweck kontinuierlichen Lernens und Verbesserens verfolgt.“ Sie verfolgen den Einsatz von schwerem Gerät mit einem Schneeräumungs-KPI. Das Ziel: Barrierefreiheit für Einwohner mit Mobilitätseinschränkungen. Sie messen den Fortschritt teilweise daran, wie schnell sie Gehwege von Schnee räumen. Das Ziel mag abstrakt wirken, aber sie können anhand harter Daten sehen, wie nah sie dran sind.

Erste Schritte

Sie haben bereits begonnen. Online-Recherche und das Lesen über Asset Management und wie Municipality Maintenance Management Software es erleichtert, ist ein hervorragender erster Schritt. Sobald Sie das Gefühl haben, die Vorteile eines Asset-Management-Plans gut zu verstehen, empfiehlt der FCM, Kollegen ins Boot zu holen. Jedes erfolgreiche Projekt braucht Buy-in auf allen Ebenen – im vorliegenden Fall Verbündete sowohl unter den Mitarbeitern als auch unter den gewählten Vertretern. Schließlich sollten Sie mit Kommunen sprechen, die bereits Pläne umgesetzt haben. EAM-Software-Anbieter sind ebenfalls ausgezeichnete Informations- und Beratungsquellen.