9 Hauptgründe, warum Facility Manager von Tabellenkalkulationen zu CMMS wechseln

Die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte tätigen, hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Computertechnologie ist weitgehend verantwortlich für gesteigerte Betriebseffizienz bezüglich Ressourcen-, Material- und Zeitersparnis. In den späten 1970er Jahren tauchte Tabellenkalkulationssoftware auf und galt als monumentale Verbesserung gegenüber dem traditionellen Bleistift-und-Papier-Ansatz für Buchhaltung und Bestandsmanagement. Im Laufe der Zeit hatten diese Softwarepakete jedoch Schwierigkeiten, mit der kontinuierlichen Entwicklung neuer Technologien Schritt zu halten, die nicht nur Facility Management und Produktionsprozesse verändert, sondern auch transformiert haben, wie Unternehmen mit Endnutzern kommunizieren und ihre Produkte und Dienstleistungen liefern. Angesichts dieser Faktoren und wie sie spezifisch auf Facility Management zutreffen, ist es nicht überraschend, dass eine wachsende Anzahl von Unternehmen über alle Branchen hinweg ihre Nutzung von Tabellenkalkulationen überdenkt und sich Computerized Maintenance Management Software (CMMS) Systemen zuwendet; hochentwickelten Softwarepaketen, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt einem Benutzer einen Überblick über den Betrieb einer Anlage geben können oder den Status eines einzelnen Geräts liefern können.

Um besser zu verstehen, warum Tabellenkalkulationen nicht mehr das bevorzugte Werkzeug für Facility Manager sind, ist es wichtig, ein Gefühl für ihre Fähigkeiten zu bekommen. Beginnen wir damit: Eine Tabellenkalkulation kann manuell auf Papier oder durch Verwendung eines Computerprogramms wie Microsoft Excel oder Lotus 1-2-3 erstellt werden. Bei Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware können in Zeilen und Spalten angeordnete Daten erfasst, angezeigt und manipuliert werden. Unabhängig vom verwendeten Format ist eine Tabellenkalkulation im Allgemeinen darauf ausgelegt, numerische Daten und kurze Textstrings zu halten sowie Datenbeziehungen grafisch darzustellen. Tabellenkalkulationen bieten jedoch im Allgemeinen nicht die Möglichkeit, Datenobjekte so gründlich zu strukturieren und zu kennzeichnen wie eine Datenbank und bieten üblicherweise nicht die Möglichkeit, die Datenbank abzufragen. Sie sind kostengünstig und am besten geeignet, grundlegende Informationen in einfache Diagramme und Listen zu organisieren, aber nicht für komplexere Aufgaben wie Asset-Management und Planung.

Im Vergleich dazu sind aktuelle CMMS-Systeme viel robuster und bieten Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell präzise Berichte zu erstellen und sofort festzustellen, welche ihrer Assets präventive Wartung oder Reparaturen benötigen. Durch die Überprüfung operativer Daten eignen sich CMMS gut für Geschäftsprognosen. Jüngste Innovationen in der Software umfassen sichere cloudbasierte Schnittstellen, mobile Gerätezugänglichkeit und papierlose Funktionalität, die die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöhen. Angesichts dieser Faktoren ersetzen Wartungsmanagement-Softwareprogramme nun Tabellenkalkulationspakete, die den Umfang, die Macht und die Effizienz von Wartungsmanagementsystemen vermissen lassen.

Nachfolgend sind neun CMMS-Vorteile aufgeführt, die für optimierte Gewinne und Produktivität genutzt werden können:

1. Zuverlässigkeit der Anlagendaten

Eine 2006 in Information and Software Technology veröffentlichte Forschung berichtete, dass elektronische Tabellenkalkulationen fehleranfällig sind, wie in 88 % der überprüften Tabellenkalkulationen festgestellt wurde. Tippfehler, falsch zugewiesene Zellen, fehlerhafte Datenbereiche und Formelfehler sind einige der Fehlerquellen. Als Folge können Fehler Ergebnisse verfälschen und den Geschäftsbetrieb nachteilig beeinflussen. CMMS-Dateneingabeformat und Genauigkeitsprüfungen reduzieren die Möglichkeit solcher Fehler.

2. Fehler bleiben oft unbemerkt, bis es zu spät ist

Tabellenkalkulationen verlassen sich darauf, dass Benutzer die geeigneten Formeln zur Analyse ihrer Daten auswählen. Selbst wenn die eingegebenen Daten korrekt sind, werden die Ergebnisse fehlerhaft sein, wenn die falsche Formel ausgewählt wird. Wenn diese Fehlerarten nicht sofort entdeckt werden, können die Folgen für den Geschäftsbetrieb kostspielig sein. CMMS eliminieren das Risiko, dass dies passiert, mit vorprogrammierten Analyseformeln.

3. Zeitersparnis-Vorteile

Tabellenkalkulations-Dateneingabe ist so zeitaufwändig, dass viele Unternehmen gering qualifizierte Mitarbeiter einstellen, um Daten in Tabellenkalkulationen einzugeben. Angesichts der bereits festgestellten Fehleranfälligkeit kann es riskant sein, untrainierte Mitarbeiter diese wichtige Aufgabe verwalten zu lassen. Wartungsmanagement-Softwareplattformen machen Dateneingabe einfacher, während sie auch den Zugriff über Benutzerberechtigungen einschränken. Diese Funktion setzt Grenzen dafür, was Benutzer innerhalb des Programms ändern können, und schützt vor Fehlern.

4. Tabellenkalkulationen bieten nur eine begrenzte Sicht auf Datenbeziehungen

Mit erheblichem technischen Fachwissen und Zeit können Tabellenkalkulationen programmiert werden, um Daten in einem sehr engen Umfang zu analysieren. Sie können jedoch keine Analysen von Asset-Tracking, Inventar und anderen Wartungs- und Workflow-Aufgaben wie präventiver Wartungsplanung liefern. CMMS verfügen über diese Fähigkeiten, und mit eingebauten Berichten machen sie es einfach, sofortige Einblicke in Asset-Historie, Teile, Arbeit zu erhalten – alles ohne spezialisierte technische Schulung.

5. Facility-Wartungsberichte automatisieren und vereinfachen

Während es möglich ist, Berichte in Tabellenkalkulationen zu erstellen, sind sie im Vergleich zu CMMS nicht die benutzerfreundlichsten. Ob Kreisdiagramme, Streudiagramme oder Balkengrafiken – Tabellenkalkulationsberichte sind nicht so optisch ansprechend oder sofort verfügbar. Da Benutzer Informationen in Echtzeit und an ihren Fingerspitzen wollen, kann Wartungsmanagement-Software (auch als Facility-Management-Software bekannt) dies mit einem Mausklick oder einem Tippen auf einem Tablet tun, ohne Formeln eingeben zu müssen, wie es in Tabellenkalkulationsprogrammen erforderlich ist.

6. Detaillierte Informationen zu wichtigen Facility-Management-Kennzahlen bereitstellen

CMMS sind speziell für Facility Management konzipiert. Tabellenkalkulationen sind das nicht – zumindest nicht ohne anspruchsvolle Programmierung. Wartungssoftware kann eine Vielzahl von Kennzahlen liefern, die sich spezifisch auf die Funktionsweise eines Unternehmens beziehen, ohne die Notwendigkeit spezialisierter Programmierkenntnisse. Zum Beispiel können CMMS folgende Kennzahlen in Echtzeit erzeugen: MTBR (mittlere Zeit zwischen Reparaturen); MTBF (mittlere Zeit zwischen Ausfällen); MTTR (mittlere Reparaturzeit).

7. Integration mit anderer Software und Facility-Anwendungen

Ein großer Reiz von Facility-Wartungssoftware ist ihre Fähigkeit, mit anderer Software wie E-Mail, Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen, Active Directory und mehr zu interagieren. Tabellenkalkulationen verfügen nicht über diese Fähigkeiten. Diese jüngsten CMMS-Innovationen erweitern ihre Effektivität und bieten zusätzliche zeitsparende Vorteile für Facility Manager.

8. Präventive Wartung planen

Eine präventive Wartungssoftware (PM) ist zentral für die Effizienz eines Unternehmens, da sie hilft, die gesamte Anlage zu betreiben. Allerdings ist die Durchführung von PMs an einer Reihe von Geräten keine leichte Aufgabe, besonders für große Betriebe. Oft beinhaltet eine PM an einem einzelnen Gerät mehrere Aufgaben oder Schritte. Tabellenkalkulationen sind in diesem Bereich besonders begrenzt, da sie keine geplanten Wartungsprotokolle erstellen oder Benachrichtigungen oder Erinnerungen senden können, um sie durchzuführen. Die Möglichkeit, PMs zu planen, ist das, was CMMS so attraktiv für Facility Manager macht, da sie eine Checkliste aller Aufgaben an jedem Gerät bereitstellen, routinemäßige Pläne erstellen, Benachrichtigungen und Erinnerungen senden sowie Berichte erstellen können. Die Durchführung geplanter PMs bedeutet weniger unerwartete Geräteausfälle und kürzere Ausfallzeiten.

9. Gesamtfunktionsweise der Anlage verbessern

Es gibt viele Aspekte jedes Unternehmens, die über die Fähigkeiten standardmäßiger Tabellenkalkulationsprogramme hinausgehen. Dazu gehören die Überwachung der Personaleinsatz, das Erstellen von Arbeitsaufträgen und das Einreichen von Verbrauchs- und Teilebestellungen. Zusammengenommen hilft Wartungssoftware Facility Managern, fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Technikern, die besten Zeiten für routinemäßige Wartung und den Geräteersatz zu treffen.

Heute werden Unternehmen über eine breite Palette von Branchen hinweg herausgefordert, die effizientesten und effektivsten Wege zu finden, um zu wachsen und profitabel zu sein. Einmal waren Tabellenkalkulationen eine ausgezeichnete kostengünstige Lösung für Facility Manager. Für große Organisationen ist es jedoch unrealistisch, ein Tabellenkalkulationsprogramm mit Hunderten oder sogar Tausenden von Datenpunkten zu pflegen. Da die Assets und Dienstleistungen einer Organisation in einer schnelllebigen und herausfordernden Umgebung wachsen und sich entwickeln, wird es logistisch schwierig, die Informationen in einer Tabellenkalkulation aktuell zu halten und insbesondere umfassende Berichte zu erstellen, die für fundierte Entscheidungsfindung benötigt werden. CMMS-Software ist die Antwort auf dieses Problem, und deshalb ziehen sie eine zunehmende Anzahl von Organisationen an, die Tabellenkalkulationen entwachsen sind.