Ideen zur Vergabe von Wartungsarbeiten

Ein wichtiges Ziel bei Auftragnehmern ist es, einige von ihnen zu Teammitgliedern zu machen. Sie können bei allen Arten von Entscheidungen im Zusammenhang mit der Wartung (insbesondere bei Stillständen) helfen. Um die Partnerschaft zu fördern, erlauben Sie diesen Auftragnehmern, mit Ihrer Arbeit etwas zu verdienen. Als Teammitglieder und im Laufe der Zeit werden sie sich um Ihre Interessen kümmern, wenn Sie nicht in der Nähe sind.

Auch wenn das Handwerk im eigenen Haus ist, verwenden Sie gelegentlich andere Auftragnehmer. Dies dient dem Teammitglied als Überprüfung und Ausgleich, um festzustellen, ob Preis, Qualität oder Lieferung aus der Reihe geraten sind.

Der Grad der Fremdvergabe hat keinen Einfluss auf Ihren Bedarf an einem präventiven Wartungssystem, einer effektiven Fehlerursachenanalyse oder einer reaktionsschnellen Organisation. Selbst bei guten Auftragnehmern muss der Manager in die RFCA- und PM-Aktivitäten eingebunden werden.

Arten von üblicherweise vergebenen Arbeiten:

1. Saisonal (Gelände, Schneeräumung)
2. Einmalige Arbeit (Bau)
3. Geringqualifizierte Arbeit (bei der der Anbieter zu einem niedrigeren Tarif als Sie einstellen kann und eine Aufsicht hat, um diese schlechter bezahlten Arbeitnehmer zu verwalten (z. B. Verwahrungsstelle)
4. Hochqualifizierte Arbeit (Fehlersuche in der Elektronik)
5. Arbeiten, die eine Lizenz oder ein Zertifikat erfordern, das Sie nicht intern haben (zertifiziertes Schweißen)
6. Sie können jede Funktion unter Vertrag nehmen, einschließlich des kompletten Betriebs Ihrer Wartungsabteilung

Die besten Manager gleichen ihre Arbeitsbedürfnisse mit der wahren Gesamtwirtschaft ab.

15 Gründe, einen Auftragnehmer zu beauftragen:

1. Geld sparen.
2. Eine zu große Aufgabe.
3. Qualität verbessern.
4. Mangelnde Fähigkeiten im Haus (Computerserverdienst, Alarme usw.).
5. Fehlende entsprechende Lizenz (auch wenn Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen).
6. Mangel an Spezialausrüstung.
7. Verringern Sie die Haftung (Aufzüge, Brandmeldeanlagen).
8. Gefährdung für eigene Mitarbeiter reduzieren (Tankservice, Asbestbeseitigung).
9. Sie möchten eine externe Meinung oder brauchen einen externen „Experten“, der Ihnen einen ganz neuen Ansatz zeigt.
10. Schulung (senden Sie Ihren Mechaniker zur Hilfe oder begleiten Sie ihn, um seine Fähigkeiten zu verbessern).
11. Sparen Sie Zeit, wenn Sie bereits beschäftigt sind.
12. Ich möchte keine Arbeit verwalten (den Auftragnehmer dafür beauftragen, z. B. für eine teilweise Stilllegung).
13. Möchten Sie die Flexibilität.
14. Politische Gründe, wie z. B. Meinungsverschiedenheiten mit dem Top-Management über die Anzahl der Arbeitsstunden oder andere politische Gründe.
15. Sie möchten nicht die Kontrolle über bestehende Projekte verlieren, um Platz für ein großes neues zu schaffen.

Neun Gründe, keinen Auftragnehmer zu beauftragen (häufige Bedenken):

1. Kontrollverlust.
2. Zu langsam oder zu teuer für eine schnelle Reaktion.
3. Ist der Job klar genug definiert, um einen Vertrag abzuschließen? Woher wissen Sie, ob Sie auf Ihre Kosten kommen? Sie haben keine Zeit, den Arbeitsumfang zu definieren.
4. Gibt es ein negatives Image, Auftragnehmer zu beauftragen?
5. Mögliche Qualitätsprobleme, bei denen der Auftragnehmer wissentlich Abstriche macht.
6. Probleme beim Erledigen der letzten 5 % der Arbeit (auch wenn Sie Geld zurückhalten).
7. Abhängigkeit:Sie können abhängig werden und können ohne den Auftragnehmer nicht umziehen.
8. Sie werden von einem Betrüger übers Ohr gehauen.
9. Ein gut gemeinter Auftragnehmer gehört nicht zu seinem Fachgebiet in Ihrem Job.

Tipps von Leuten in den Schützengräben, um die Vertragsabschlüsse zu erleichtern:

1. Definieren Sie die zu beauftragende Arbeit. Je besser die Definition in der Anfangsphase ist, desto besser wird der Job. Vermeiden Sie lose Spezifikationen (sowohl zu Materialien als auch zu auszuführenden Arbeiten).

2. Kommunizieren Sie zusammen mit Nr. 1 oben Ihre Ideen an den Auftragnehmer. Stellen Sie sicher, dass sie es verstehen. Gab es ein Treffen der Köpfe? Besprechen Sie die Qualität der benötigten Materialien.

3. Den Auftrag verhandeln und vergeben. Überprüfen Sie bei größeren Aufträgen die Finanzen, Kredite, Versicherungen und das Personal. Besuchen Sie andere Jobs, um deren Qualität zu sehen, und rufen Sie Referenzen an. Verlieren Sie natürlich nicht den Überblick über die Vertragsunterlagen. Bewahren Sie faire und vollständige Vertragsdokumente auf.

4. Seien Sie sich bewusst und vermeiden Sie, wenn möglich, niedrige Gebote. Verhandeln Sie einen Zeitplan für Extras. Ein üblicher Trick besteht darin, das Angebot, den Job zu bekommen, niedrig zu halten und das Unternehmen mit kleinen Extras zu überschwemmen. Fügen Sie Klauseln hinzu wie „Alle Extras, die nicht im Originalpreis enthalten sind, müssen vor Beginn der Arbeiten schriftlich vereinbart werden.“

5. Achten Sie darauf, die Abzugsklauseln im Vertrag zu buchstabieren. Formulieren Sie, was Sie zurückerstatten und wann Sie es aufladen. Beispiele hierfür sind das Entfernen von Schutt, das Aufräumen und das Verfehlen fester Fertigstellungstermine.

6. Kündigungsklauseln aushandeln. Sie müssen darlegen, wie und warum Sie den Vertrag kündigen können. Andernfalls kann es sein, dass Sie wegen einer unzureichenden Arbeit mit einem Mechanikerpfandrecht konfrontiert sind, nachdem Sie die Restzahlung nicht bezahlt haben.

7. Vermeiden Sie bei laufenden Serviceangeboten sowohl eine zu kurze als auch eine zu lange Vertragslaufzeit. Wenn die Laufzeit zu kurz ist, wird der Auftragnehmer die Mobilisierungskosten übermäßig belasten. Wenn die Laufzeit zu lang ist, stecken Sie möglicherweise bei einem kaum geeigneten Anbieter fest, der keine einfache Möglichkeit zur Verbesserung der Situation hat.

8. Seien Sie so vollständig wie möglich über Verantwortlichkeiten, wer liefert was, wo ist abzuladen, Standortregeln (Sicherheit, Benutzerkontakt, Reinigung, Sicherheit, Schlüssel usw.). Es sollte Aussagen darüber geben, wie die Baustelle am Ende eines jeden Arbeitstages zu verlassen ist. Wer ist für Absperrungen, Absperrungen, Verkehrsmanagement, Reinigung und Schuttbeseitigung zuständig? Die Vereinbarung sollte auch beinhalten, wer für kommunale Genehmigungen und Pläne zuständig ist.

9. Überprüfen Sie die Versicherungspolicen des Auftragnehmers. Vereinbaren Sie eine Vereinbarung darüber, was passiert, wenn (falls) der Auftragnehmer Ihr Eigentum beschädigt (oder noch schlimmer, das Eigentum eines Nachbarn beschädigt, der Sie dann verklagen könnte oder eine gute Beziehung ruinieren könnte). Fordern Sie eine aktuelle Bescheinigung über den Versicherungsschutz an:allgemeine Haftpflicht, Unfall (Sachschaden), Arbeiterentschädigung, Autohaftpflicht und wenn sie Konstruktionsfehler und Fehler und Auslassungen begangen haben. Die kleinsten Unternehmer (Einzelunternehmer) brauchen keine Handwerkerkompensation. Wenden Sie sich an Ihren Anwalt oder Ihren Versicherungsfachmann.

10. Definieren Sie Leistung und wie ein guter Job aussehen würde. Fügen Sie eine Klausel hinzu wie „alle Arbeiten werden professionell und fachmännisch ausgeführt. Alle Arbeiten entsprechen den geltenden Bauvorschriften der Stadt.“

11. Bereiten Sie den zu bearbeitenden Bereich vor. Entfernen Sie so viel wie möglich, um Bruch und Diebstahl zu vermeiden. Falls angegeben, isolieren Sie den Bereich, damit Auftragnehmer keinen Grund haben, herumzulaufen.

12. Den Auftragnehmer verwalten. Führen Sie Aufzeichnungen über den Job, während er sich entfaltet, und geben Sie Feedback. Führen Sie häufige Inspektionen durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Haben Sie einen funktional geplanten Zeitplan und vergleichen Sie den Fortschritt mit den Prognosen. Probleme sollten so früh wie möglich erkannt werden.

13. Verwalten Sie Vereinbarungen über zu leistende Zahlungsbeträge, wann usw. Vermeiden Sie nachlässige Aufzeichnungen. Fordern Sie bezahlte Quittungen an, um nachzuweisen, dass Subunternehmer und Materiallieferanten bezahlt wurden. Lassen Sie sich vor der letzten Zahlung eine Freigabe aller Pfandrechtsformulare unterschreiben. Wenn Sie dies nicht tun, könnten Sie den Generalunternehmer bezahlt haben und trotzdem mit Pfandrechten von unbezahlten Subs belastet werden. Wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung zu den Pfandrechten in Ihrem Bundesstaat und stellen Sie sicher, dass Sie abgesichert sind.

14. Streitigkeiten zeitnah lösen. Vermeiden Sie endlose Verzögerungen bei der Beilegung von Streitigkeiten oder Sie landen vor Gericht.

15. Bewerten Sie jeden Auftragnehmer regelmäßig auf Qualität, Service, Kosten und Erfüllung der Vertragsbedingungen. Schreiben Sie einen kurzen Bericht, den Sie in die Akte legen, um zu erfahren, wie die Stelle gelaufen ist.

Über den Autor:
Joel Levitt ist ein führender Trainer von Wartungsfachleuten. Er hat in über 500 Sitzungen mehr als 10.000 Instandhaltungsleiter von 3.000 Organisationen in 20 Ländern geschult. Seit 1980 ist er Präsident von Springfield Resources, einer Managementberatungsfirma, die Kunden jeder Größe in einem breiten Spektrum von Wartungsfragen betreut. Er verfügt über fast 25 Jahre Erfahrung in vielen Facetten der Instandhaltung, darunter als Prozesssteuerungsdesigner, Quellgeräteinspektor, Elektriker, Außendiensttechniker, Handelsschifffahrtsmitarbeiter, Fertigungsleiter und Liegenschaftsverwalter. Davor arbeitete Levitt bei einem CMMS-Anbieter und im Fertigungsmanagement. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie www.maintrainer.com oder rufen Sie 800-242-5656 an.