Eine bessere Möglichkeit, Wartungsteile zu kaufen

Während eines kürzlich durchgeführten Wartungsmanagement-Seminars wurde das Thema Kaufkarten (P-Karten) wegen Missbrauchs weggenommen hätte fast einen Aufruhr in der Gruppe verursacht. Eine der häufigeren Beschwerden von Wartungsmitarbeitern ist, dass sie nur wollen, dass die Teile ihre Arbeit richtig machen. Während P-Karten dabei helfen, dies zu ermöglichen, können sie gleichzeitig ein Fluch sein.

Typischerweise haben viele Organisationen keine gute Partnerschaft zwischen den Funktionen Wartung, Materialwirtschaft und Einkauf. Die Illusion einer Partnerschaft existiert, aber keine echte Partnerschaft. Daher verwendet die Wartung die P-Karten als Methode, um die Schwierigkeiten beim Einkauf von Teilen und Materialien über die normalen Kanäle zu umgehen. Seien Sie ehrlich:Wir genießen die Freiheit, einfach zu rennen oder beim örtlichen Versorgungsunternehmen anzurufen, um das zu bekommen, was wir brauchen. Unnötig zu erwähnen, dass hier viele Probleme eingebettet sind, aber konzentrieren wir uns nur auf einen Teil des P-Karten-Fluches.

Wenn wir die P-Card verwenden, um außerhalb der normalen Einkaufs- und Materialwirtschaftskanäle zu navigieren, bedeutet dies in der Regel, dass wir Teile und Materialien außerhalb der CMMS/EAM-Systeme einkaufen. Während einige Gruppen großartige Verfahren haben, um P-Card-Käufe in das CMMS zu übertragen, tun dies die meisten nicht. Bei vielen Organisationen funktioniert der Prozess wie folgt:

• 1) Der Instandhaltungsleiter streichelt die Teile auf der P-Karte. Vielleicht bekommen sie beim Kauf eine Quittung oder auch nicht.
• 2) Etwa 30 bis 60 Tage später gleichen sie die Belege mit der Kreditkartenabrechnung aus der Buchhaltung ab und belasten diese im Rahmen eines Rahmenauftrags einer Budgetkostenstelle. Ich höre schon einige von euch fragen:„Also, was ist an diesem Ansatz falsch?“

Hier ist das Problem mit dem obigen Szenario. Die einzelnen Teile und Materialien sowie deren Kosten wurden nicht auf jeden einzelnen Arbeitsauftrag verrechnet. Sprechen Sie über eine verzögerte Metrik! Es kann 90 Tage dauern, bis wir sehen, dass das tatsächlich ausgegebene Geld das Budget erreicht, also fliegen wir blind. Selbst dann kennen wir immer noch nicht das ausgegebene Geld oder die tatsächlich verwendeten Teile auf der Ebene der einzelnen Geräte. Wir kennen vielleicht bestenfalls ein Gebiet.

Schlimmer noch, wir haben die Möglichkeit verloren, unsere Stückliste (BOM) im CMMS zu erstellen. Jedes Mal, wenn wir einen Artikel kaufen, auch wenn wir ihn nicht auf Lager haben, sollten wir dem Artikel eine Nicht-Lager-Teilenummer zuweisen und die Beschreibung, Kosten und Bezugsquelleninformationen erfassen, um ihn mit unseren Geräten zu verknüpfen. Dies ist möglicherweise die einzige Möglichkeit, die Stückliste zu erstellen.

Wir müssen uns angewöhnen, alles über das CMMS zu kaufen, auch wenn wir P-Karten zum Einkaufen verwenden. Auf diese Weise können wir die Stückliste für unsere Ausrüstung erstellen. Wir verstehen die Verwendung, damit wir mit der Materialwirtschaft intelligente Lagerentscheidungen treffen können. Wir kennen unsere Kosten bis in die einzelnen Ausstattungsstufen. Wir warten nicht 90 Tage, um die Kosten für jeden Arbeitsauftrag zu verstehen. Darüber hinaus können wir unsere Gerätedaten im CMMS verwenden, um festzustellen, wo wir unser Geld ausgeben, und um festzustellen, ob wir Probleme mit der Art der Teile haben.

Die Quintessenz ist, wenn Sie P-Karten verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie über Verfahren verfügen, die geprüft und durchgesetzt werden, um den P-Karten-Fluch zu überwinden.