Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung des CMMS-ROI

Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) sind für Unternehmen, die viele Branchen umspannen – einschließlich Gesundheitswesen, Fertigung, Gastgewerbe etc. – zunehmend attraktiv geworden.

Die primäre Motivation für den Wechsel zu automatisiertem Wartungsmanagement ist die Vereinfachung der involvierten Wartungsaufgaben und die daraus resultierende Effizienz- und Kosteneffektivitätssteigerung. Durch die Anpassung dieser Systeme, um Unternehmen bei der Erreichung ihrer Wachstumsziele zu helfen, können Manager die täglichen Kosten eines Wartungsbetriebs einbeziehen und ihnen ermöglichen, über die Zeit bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Da keine zwei Unternehmen gleich sind, ist es wichtig, ernsthaft zu überlegen, wofür ein CMMS eingesetzt werden soll, und dies bei der Entscheidung über den Umstieg auf einen automatisierten Wartungsmanagementansatz zu berücksichtigen. Systeme variieren in den angebotenen Funktionen, daher ist es kritisch, das System zu finden, das die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt.

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CMMS-ROI-Definition

Die Quintessenz ist: Da eine CMMS-Software sowohl eine finanzielle als auch eine energetische Investition ist, muss sie ihre Arbeit tun und einen Return on Investment (ROI) realisieren, um als lohnenswert betrachtet zu werden.

Return on Investment (ROI) misst den Gewinn oder Verlust, der auf einer Investition relativ zum investierten Geldbetrag generiert wird. ROI wird üblicherweise als Prozentsatz ausgedrückt und typischerweise für persönliche Finanzentscheidungen, zum Vergleich der Rentabilität eines Unternehmens oder zum Vergleich der Effizienz verschiedener Investitionen verwendet.

CMMS-ROI-Formel

Bei der Betrachtung von Wartungsmanagementsoftware kann die folgende Formel zur Berechnung des ROI eines Unternehmens verwendet werden:

CMMS-ROI = (WERT - KOSTEN / KOSTEN)

Die Formelmetsriken identifizieren auch die Schritte, die bei der Berechnung des ROI für jedes Unternehmen involviert sind. Hier ist eine Aufschlüsselung jedes einzelnen.

CMMS-Kosten

Wie angemerkt, sind die Kosten von Wartungsmanagementsoftware nicht nur auf Abonnementgebühren beschränkt. Hier ist die Liste der Faktoren, die bei der Schätzung der Gesamtkosten eines automatisierten Systems zu berücksichtigen sind:

• Anfangskosten der Software
• Anfangsimplementierungskosten
• Benutzerschulung
• Support- und Upgrade-Kosten
• Lizenzverlängerungen
• Notwendige Hardware (Computer, mobile Geräte)

Viele der oben genannten Kosten variieren basierend auf den gewählten Wartungsmanagementoptionen und dem Anbieter. Einige Systeme bieten Cloud-basierten Zugriff, was die Installation von Software unnötig macht.

Ebenso beinhalten mehrere Anbieter grundlegenden Kundensupport mit zusätzlichen Gebühren für erweiterten Support. Implementierungs- und Benutzerschulungskosten variieren ebenfalls, je nachdem, ob Kunden diese selbst managen oder einen Anbieter beauftragen, Geräte- und Asset-Audits und/oder Vor-Ort-Benutzerschulungen durchzuführen.

Generell erfordern CMMS Computerzugriff, wobei mehrere Anbieter auch mobilen Gerätezugriff anbieten. Bei der Betrachtung der Gesamtkosten von Wartungsmanagementsystemen müssen Geschäftsinhaber ihre verfügbare Hardware sowie die Zeit und das Personal, das für die Softwareimplementierung benötigt wird, gegen die Kosten für zusätzliche Services durch einen Anbieter abwägen.

CMMS-Wert

Damit ein automatisiertes Managementsystem Wert hat, muss es Kosteneinsparungen mit sich bringen. Dies sind die potenziellen wertvollen Faktoren, die zu berücksichtigen sind:

• Asset-Lebensdauer – die geschätzte Anzahl der Jahre, die erwartet werden, um den Lebenszyklus eines Geräts durch geplante CMMS-präventive Wartung zu verlängern, wodurch unerwartete Ausfallzeiten und Systemausfälle reduziert werden.
• Überstunden – die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden (einschließlich Überstunden für unvorhergesehene und ungeplante Reparaturen), wenn präventive Wartung nicht durchgeführt wurde.
• Bestand – die durchschnittliche Anzahl der Arbeits- und Produktionsstunden, die durch unzureichenden Bestand und Notkäufe verloren gehen; dies sind Stunden, die gespart werden, wenn ein CMMS Bestandslieferungen verfolgt und optimiert, um Über- und Unterbestände zu verhindern.
• Ausfallzeiten – die geschätzten Arbeits- und Produktionszeiten, die durch ungeplante präventive Wartung verloren gehen.
• Versorgungskosten – der jährliche Betrag, der für Versorgungskosten ausgegeben wird, im Vergleich zu den erwarteten Kosten, wenn HLK und andere Assets aufgrund routinemäßiger präventiver Wartung mit maximaler Effizienz betrieben würden.
• Produktivität – die Zeit, die für manuell generierte Arbeitsaufträge, Berichte, Bestellungen und Wartungsplanung aufgewendet wird.
• Dokumentenmanagement – die Zeit, die erforderlich ist, um Dokumente manuell zu erstellen, abzulegen, zu kopieren, zu suchen und abzurufen.

Die aus diesen Faktoren gemeinsam generierten Schätzungen ergeben den Wert der Wartungsmanagementsoftware. Die Berechnung des Gesamt-ROI erfolgt durch Einsetzen dieser Metriken in die Formel. Das Ergebnis bestimmt, ob die Investition in ein CMMS lohnenswert ist. Nutzen Sie Hippos ROI-Rechner und kennen Sie Ihren CMMS-ROI noch heute.

ROI-Amortisationszeitraum schätzen

Es reicht nicht zu wissen, dass ein CMMS eine profitable Investition sein wird; zu bestimmen, wann diese Investition zurückgewonnen werden kann, ist ebenso kritisch. Um diese Feststellung zu treffen, berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren über ein Jahr, nach Anzahl der Einheiten und nach Kosten. Summieren Sie diese Schätzungen und teilen Sie dann durch die gesamten CMMS-Kosten über drei Jahre. Das Ergebnis liefert eine Schätzung, wie lange es dauern wird, bis ein ROI erreicht wird.

• Minuten, die wöchentlich für manuelles Schreiben von Arbeitsaufträgen aufgewendet werden
• Geschätzte Überstundenminuten pro Woche für Nicht-PM-Arbeit x Anzahl Personen
• Schätzung von Arbeits- und Teilekosten für Geräte unter Garantie
• Geschätzte Minuten, die wöchentlich für Terminierung oder Terminänderungen aufgewendet werden
• Geschätzte Minuten pro Woche für nicht gemeldete Arbeit x Anzahl Personen
• Kosten pro Stunde Ausfallzeit – Schätzung jährlicher Stunden
• Geschätzte Minuten pro Woche für die Suche nach Teilen x Anzahl Mitarbeiter
• Geschätzte Gebühren für Express-Teile
• Geschätzte Zeit für manuelles Erstellen von Managementberichten

Die Entscheidung, zu einem automatisierten Wartungsmanagementsystem zu wechseln, ist eine gewichtige. Wie angemerkt, abgesehen von der finanziellen Investition und dem Engagement, die zu berücksichtigen sind, gibt es auch die Zeit- und Energiekosten, die mit der Einrichtung verbunden sind und bewertet werden müssen.

CMMS-ROI-Zusammenfassung

Eine realistische Festlegung kann nur nach gründlicher Recherche verfügbarer CMMS-Produkte basierend auf den Bedürfnissen eines Unternehmens und anschließender Abwägung der aktuellen Betriebskosten ohne Managementsystem gegen das, was erwartet werden kann, wenn eines implementiert ist, getroffen werden.