Ein Sechs-Schritte-Plan zum Abbau des Auftragsrückstands

Wenn der Wartungsrückstand außer Kontrolle gerät

Der National Parks Service hat ein ernsthaftes Problem mit dem Rückstand. Und es kostet alle.

Die Kosten für den Wartungsstau in über 400 Nationalparks in den Vereinigten Staaten wurden kürzlich mit 12 Milliarden US-Dollar in Rechnung gestellt. Das sind 500 % mehr als das Betriebsbudget der Abteilung. Und obwohl 6,5 Milliarden US-Dollar für die Beseitigung des Rückstands bereitgestellt wurden, decken sie kaum die Hälfte des Bedarfs.

Die Parks tragen die Spuren der aufgeschobenen Instandhaltung. Sicherheitsrisiken. Unbrauchbare Geräte. Teure Infrastruktur muss Jahre zu früh aufgerüstet werden.

Es ist nicht schön. Nicht viele Wartungsrückstände sind. Aus diesem Grund werden in diesem Artikel Tipps zur Vermeidung von Arbeitsauftragsrückständen und zur Reduzierung von Wartungsrückständen behandelt, falls Sie diese bereits haben.

Was ist ein Wartungsrückstand?

Wartungsstau sind alle geplanten, genehmigten und eingeplanten, aber noch nicht abgeschlossenen Wartungsarbeiten. Es ist keine Arbeit, die einfach ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat.

Betrachten Sie es wie Ihre To-Do-Liste für den Haushalt. Du wolltest letzten Samstag die Garage putzen, bist aber nie dazu gekommen. Du planst auch, deinen Kleiderschrank nächstes Wochenende zu organisieren. Beide Aufgaben sind in Ihrem Backlog.

Wie wird der Wartungsrückstand gemessen?

Der Wartungsstau wird oft in der Anzahl der Stunden oder Wochen gemessen, die benötigt würden, um die Arbeit mit den verfügbaren Ressourcen abzuschließen. Und der Rückstand unterscheidet nicht zwischen Notfall- und geplanten Arbeitsaufträgen. Jeder Wartungsschrott geht in die Berechnung ein.

Wie viel Wartungsrückstand ist zu viel?

Null Wartungsrückstand zu haben ist nicht gesund. Wenn der Rückstand zu gering ist, wird es laut diesem Artikel in der Zuverlässigen Anlage schwierig sein, Handwerker und Techniker bei vorrangiger Arbeit zu halten. Dies führt in der Regel zu einer Zunahme ungeplanter und korrigierender Arbeiten.

Derselbe Artikel empfiehlt, einen Gesamtrückstand von etwa vier Wochen zu haben. Dazu gehört ein Planungsrückstand von zwei bis drei Wochen (geplante, aber nicht startbereite Arbeiten) und ein geplanter Rückstand von ein bis zwei Wochen (Arbeiten, die jederzeit begonnen werden können).

Sechs Schritte zur Reduzierung des Wartungsstaus

Eine lange Liste von im Rückstand befindlichen Arbeitsaufträgen ist beängstigend, aber die Folgen, wenn dies so bleibt, sind beängstigender. Dies sind sechs bewährte Strategien, um diesen Berg an Rückstand abzubauen:

#1:Buy-in erhalten

Die Idee, die Wartung vor einige andere Dinge (wie die Produktion) zu stellen, ist möglicherweise nicht allzu beliebt. Der Zugriff auf Ausrüstung und Ressourcen ist jedoch für die Bearbeitung des Rückstands unerlässlich. Deshalb ist es das Erste, was Sie tun sollten, um die Meinung aller zu ändern.

Die Leute dazu zu bringen, sich für Ihren Plan zu engagieren, beginnt damit, ihnen zu sagen, wie es ihnen hilft, und dies mit Zahlen zu untermauern. Beispielsweise könnte Ihr Plan kurzfristig die Ziele und Quoten des Produktionsteams beeinträchtigen. Zeigen Sie ihnen, dass diese Arbeit ihnen helfen wird, ihre Ziele langfristig durch eine bessere Anlagenleistung (weniger Ausschuss und Nacharbeit) oder sauberere Startups für die nächsten Monate zu erreichen.

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#2:Priorisieren Sie die Arbeit

Es gibt viel zu tun, bevor Sie in die Arbeit eintauchen. Als Erstes werden die Aufgaben nach Priorität sortiert. Die Art und Weise, wie Sie rückständige Arbeitsaufträge priorisieren, hängt von Ihren Geschäfts- und Wartungszielen ab, aber hier ist eine Möglichkeit, Aufgaben auszuwählen, die Sie zuerst erledigen müssen:

• Zunächst priorisieren Sie basierend auf der Kritikalität der Assets. Herausragende Arbeiten an kritischen Assets sollten ganz oben auf der Liste stehen.
• Filtern Sie die Arbeit an kritischen Assets nach deren Verspätung. Wenn eine PN viermal verpasst wurde, ist dies wahrscheinlich dringender als eine einmal verpasste PN.
• Bestimmen Sie die Länge und den Schwierigkeitsgrad der verbleibenden Arbeitsaufträge. Arbeiten, die schnell oder mit weniger Ausfallzeiten erledigt werden können, sollten Ihre oberste Priorität sein.

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#3:Bewerten Sie Ihre Ressourcen

Der nächste Schritt besteht darin, zu bewerten, welche Ressourcen Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen:

• Wie viele Leute sind in Ihrem Team? Welche Ausbildungen, Fähigkeiten und Zertifizierungen haben sie? Die Fähigkeiten Ihrer Techniker werden Ihre Tätigkeit, die Reihenfolge und die Dauer der Ausführung verändern.
• Haben Sie alle Teile, Zubehör und Sicherheitsausrüstung für Ihre Arbeitsaufträge? Wenn nicht, wie lange dauert es, sie zu bekommen? Dies könnte Ihre Zeitachse nach hinten verschieben.
• Wie groß sind Ihre Wartungsfenster?
• Verfügen sie über alle erforderlichen Informationen, damit die Techniker die Arbeit in der vorgegebenen Zeit sicher und ordnungsgemäß erledigen können?

#4:Risiken planen

Es gibt drei Arten von Jobs mit hohem Risiko, die normalerweise in einem Arbeitsauftragsrückstand zu finden sind:

• Große Umbauten
• Zeitaufwendige und komplexe Projekte
• Arbeiten, die Ihr Team seit einiger Zeit oder überhaupt nicht mehr gemacht hat.

Notieren Sie sich diese Arbeitsaufträge. Analysieren Sie die damit verbundenen Risiken und finden Sie Möglichkeiten, diese zu mindern. Reduzieren Sie das Risiko, indem Sie Techniker zusätzlich schulen, mehr Techniker und Arbeitsstunden für die Arbeit einsetzen und sicherstellen, dass die richtige PSA verfügbar ist.

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#5 Erstellen Sie Arbeitsaufträge für Effizienz und Sicherheit →

Das Erstellen großartiger Arbeitsaufträge hilft Technikern, Wartungsrückstände sicher, effizient und ordnungsgemäß von der Liste zu streichen, damit Sie Ihre Zeit, Ihr Personal und Ihr Budget optimal nutzen können. Es gibt einige Schlüsselbereiche eines Arbeitsauftrags, die dies ermöglichen:

• Klare und detaillierte Aufgabenlisten:Klare, detaillierte und prägnante Aufgabenlisten vermeiden Verwirrung und Zeitverschwendung
• Eine Liste der erforderlichen Teile und der PSA:Das Einfügen einer Stückliste mit Angabe, wo diese Teile zu finden sind, beschleunigt die meisten Arbeiten.
• Handbücher, Diagramme und Bilder:Wenn Sie diese Artikel im Voraus an Techniker weitergeben, sparen Sie viel Zeit für die Suche nach ihnen oder die Fehlerbehebung ohne sie
• Eine ausführliche Beschreibung des Problems und Hinweise zum Abschluss:Alle zusätzlichen Informationen, die einem Techniker einen Kontext für den Job geben, helfen ihm, Fehler, Risiken und Zeitverschwendung zu vermeiden

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#6:Behalte alles im Blick

Es ist wichtig, Ihren Fortschritt zu messen, sobald Ihr Plan in Kraft ist. Auf diese Weise können Sie Ihre Strategie anpassen, wenn neue Herausforderungen auftauchen und die Arbeit abgeschlossen ist. Außerdem erhalten Sie mehr Daten zum Aufbau von Buy-in im gesamten Unternehmen.

Den Überblick zu behalten bedeutet, mit Ihrem Team auf dem Laufenden zu bleiben und es bei der Bewältigung der von Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu unterstützen. Planen Sie häufige Kontaktpunkte mit ihnen, um Folgendes zu fragen:

• Wenn sie mit der Arbeit zufrieden sind
• Wenn sie alle Ressourcen und Ausrüstung haben, die sie brauchen
• Welche Prozesse helfen am meisten und welche müssen optimiert werden

Was verursacht einen Wartungsstau und wie kann man ihn verhindern

Ihren Rückstand auf eine überschaubare Größe zu reduzieren, ist eine Leistung. Aber es ist nur der Anfang. Als nächstes müssen Sie verhindern, dass Ihr Team wieder den Code-Rot-Status erreicht. Hier sind ein paar Ideen für Ihren nächsten Kampf gegen den Rückstand:

• Beseitigen Sie doppelte Arbeitsaufträge und optimieren Sie Ihre PMs: Beseitigen Sie doppelte Arbeitsaufträge, damit Ihr Rückstand nicht aufgebläht wird. Überprüfen Sie Ihre PM-Pläne regelmäßig und passen Sie die Häufigkeit der geplanten Wartungen an, je nachdem, wie oft Fehler gefunden werden. Keine Fehler bedeutet, dass sie wahrscheinlich weniger häufig durchgeführt werden könnten
• Arbeitsaufträge für Anforderer und Techniker standardisieren: Erstellen Sie eine Vorlage für alle Arbeitsaufträge. Geben Sie beim Erstellen oder Abschließen von Arbeitsaufträgen sehr genau die erforderlichen Informationen an. Das Anfordern und Überprüfen von Arbeiten wird beschleunigt. Es hilft Ihnen auch, Trends bei Arbeitsaufträgen zu verfolgen, damit Sie Probleme früher erkennen und Zeitpläne einfacher anpassen können.
• Abstimmen Sie Ihre Ziele und Prozesse: Informieren Sie alle über die Erwartungen an die Wartung. Definieren Sie beispielsweise vorrangige Arbeitsaufträge und was bedeutet „hohe Priorität“? Wenn alle dieselbe Sprache sprechen, werden weniger wichtige Arbeitsaufträge verpasst.
• Verfolgen Sie Ihre Teile- und Mitarbeiterfähigkeiten genau: Halten Sie ein Dashboard mit häufig verwendeten Teilen bereit, damit sie nie ausverkauft sind. Finden Sie Qualifikationslücken in Ihrem Wartungsteam und stärken Sie die Schulung in diesen Bereichen.

Alles, was Sie gerade in drei Sätzen gelesen haben

• Der beste Weg, um die Kultur der reaktiven Wartung in Ihrem Unternehmen zu ändern, besteht darin, den Rückstand als Hindernis für alle zu betrachten, sich auf eine Lösung auszurichten und jeden zu einem Teil des Prozesses zu machen.
• Mehr Zeitplanung bedeutet weniger Zeitaufwand. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren, die Risiken erkennen und starke Arbeitsaufträge erstellen, um die Effizienz zu maximieren.
• Optimieren Sie Ihre PMs, verfolgen Sie Trends in Ihren Arbeitsaufträgen und forcieren Sie die Standardisierung Ihrer Prozesse, um zu verhindern, dass Rückstände in Ihrem Unternehmen entstehen oder wieder auftreten.

Lesen Sie Teil VI:Knacken Sie den Code auf TPM mit Hilfe von Arbeitsaufträgen