Eine kurze Anleitung zur Auswahl eines CMMS

Eine CMMS-Software auswählen

Dieser Beitrag beschreibt alles, was Sie über die Auswahl eines CMMS wissen müssen, mit Tipps, Strategien, Scoring-Vorlagen und mehr, damit Sie die richtige Wahl treffen können.

Inhaltsverzeichnis

1. So verwenden Sie diese Anleitung
2. Phase #1:Stellen Sie Ihr Team zusammen
3. Phase #2:Definiere deine Ziele
4. Phase #3:CMMS-Optionen bewerten
5. Das Endergebnis

Die Wahl der richtigen CMMS-Software kann den Unterschied ausmachen, ob Sie Ihre Wartung in den Griff bekommen oder viel Zeit und Geld verschwenden. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein CMMS auszuwählen, das gut zu Ihrem Betrieb passt.

Es gibt eine Menge Wartungssoftware, sodass Sie sich bei der Auswahl eines CMMS leicht verloren oder überfordert fühlen können. Aber keine Angst! Wir haben einige todsichere Strategien für die Bewertung von Wartungssoftware hervorgehoben, damit Sie sich schnell organisieren und das beste CMMS für Ihr Team finden können.

So verwenden Sie diese Anleitung

Die nachfolgend beschriebenen Phasen helfen Ihnen bei der Auswahl eines CMMS, das zu Ihrem Geschäft, Budget und Wartungsbetrieb passt:

1. Zuerst sehen wir uns an, wie Sie wichtige Interessengruppen konsultieren und Ihr Team unterstützen können.
2. Als Nächstes helfen wir Ihnen, Ihre Ziele zu verstehen, damit Sie sich auf Ihre Suche konzentrieren können.
3. Schließlich führen wir Sie durch den Prozess der Bewertung von CMMS-Software hinsichtlich Passform, Kosten, Funktionen und Implementierung.

Phase #1:Zusammenstellung Ihres Teams

Es ist wichtig, über jede Person nachzudenken, die mit der Software interagiert, wie sie einen neuen Prozess einführt und was sie in einem CMMS braucht. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wer wie zusammengebracht werden muss, damit Sie sich einbringen und sicherstellen können, dass die wichtigsten Interessengruppen auf derselben Seite sind.

Wer sollte bei der Auswahl eines CMMS konsultiert werden

Wenn Sie die richtigen Leute in den frühen Stadien Ihrer Forschung konsultieren, können Sie der Auswahl eines CMMS auf der Grundlage eines ganzheitlicheren Wartungsansatzes einen Schritt näher kommen.

Systemadministratoren und Wartungsmanager :Diese Leute werden die tägliche Nutzung des CMMS beaufsichtigen, daher ist es sehr wichtig, sie frühzeitig in den Prozess einzubeziehen, um zu helfen, sich zu engagieren und die Akzeptanz des Systems zu verbessern.

Techniker :Dies sind die Leute, die das CMMS am häufigsten verwenden werden, daher ist ihre Meinung zu Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Offenheit für die Einführung von Software entscheidend.

Betreiber :Bediener sollten eine große Rolle im Arbeitsauftrags- und Arbeitsanforderungsprozess spielen, weshalb ihre Eingaben berücksichtigt werden müssen.

Zuverlässigkeitsingenieure :Zuverlässigkeitsingenieure sind der Schlüssel zur Nutzung des vollen Potenzials eines CMMS und zum Erreichen eines erfolgreichen vorbeugenden Wartungsprogramms.

Inventarmanager :Die Bestandsverwaltung ist ein großer Teil der Funktion eines CMMS, weshalb Bestandsmanager bei der Auswahl konsultiert werden sollten.

Gesundheits- und Sicherheitspersonal :Es ist besonders wichtig, mit diesen Teammitgliedern zu sprechen, wenn Sie sich für ein CMMS entscheiden, wenn Sie in einer Branche tätig sind, die stark geprüft wird.

IT-Team :Ihr IT-Team wird viele Einblicke haben, ob und wie ein CMMS mit der bestehenden Technologieinfrastruktur Ihrer Einrichtung ineinandergreifen kann.

Führungskräfte :CEOs, CFOs und andere Führungskräfte auf Führungsebene verwenden häufig CMMS-Software, um datengesteuerte Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens zu treffen.

Fragen, um Einblicke in die Interessengruppen zu erhalten und sich zu engagieren

1. Beantworten Sie die Frage "Was habe ich davon?" für jeden Systembenutzer. Fragen Sie alle, die von einem CMMS betroffen sind, wie sie sich die Nutzung der Software vorstellen und welche Herausforderungen sie bei der Einführung erwarten.
2. Wird Ihre Unternehmenskultur den Wechsel zu einem CMMS unterstützen? Buy-in von oben nach unten ist für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung äußerst wichtig. Identifizieren Sie alle Einwände gegen Wartungssoftware und finden Sie eine Lösung für diese Bedenken.
3. Welche Systeme, Prozesse und Ressourcen können die Einführung von CMMS erleichtern? Es ist wichtig, alle in Ihrer Einrichtung zu schulen und zu befähigen, damit sie den Wert eines CMMS verstehen. Dazu können Sie eine Asset-Management-Richtlinie erstellen, hilfreiche Artikel teilen und Interessenvertreter zu Demos und kostenlosen Testversionen einbeziehen.

Ein CMMS auswählen, das am besten für Ihr Team geeignet ist

Ein CMMS ist nur so effektiv wie die Menschen, die es verwenden. Wenn die Software nicht über die Tools verfügt, die Ihr Team benötigt, oder Benutzer sich weigern, sich an eine neue Vorgehensweise anzupassen, ist Ihre Investition umsonst. Deshalb ist es wichtig zu entscheiden, wer bei der Auswahl eines CMMS zu Rate gezogen werden sollte und was er an Wartungssoftware braucht. Mit diesen Erkenntnissen können Sie verschiedene Optionen mit einem umfassenden Überblick darüber bewerten, wie sich ein CMMS auf Ihren Betrieb auswirkt.

Die Wahl des richtigen CMMS kann den Unterschied ausmachen, ob Sie Ihre Wartung unter Kontrolle haben und viel Zeit und Geld verschwenden.

Phase #2:Definiere deine Ziele

Sie können nicht die richtige Lösung finden, wenn Sie nicht wissen, vor welchen Problemen Sie stehen. Die Suche nach einem CMMS beginnt mit der Definition der zu lösenden Probleme und der Festlegung kurz- und langfristiger Ziele.

Fragen zur Definition Ihrer Ziele

1. Was sind die langfristigen Ziele Ihrer Wartungsabteilung und Ihres Unternehmens?
2. Was ist das größte Problem oder die größte Frustration für Ihr Wartungsteam?
3. Welche Wartungs-KPIs oder -Ziele möchten Sie erreichen?
4. Verfügt Ihr Betrieb über mehrere Standorte? Wie viele Assets und Teile hast du?
5. Welche Wartungsstrategie verwenden Sie jetzt und welche möchten Sie in Zukunft verwenden?
6. Wie hoch ist die tägliche Arbeitsbelastung Ihres Wartungsteams?
7. Welche Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften muss Ihr Unternehmen einhalten?

Tipps zum Verständnis Ihrer Ziele

1. Sprechen Sie mit Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen darüber, wie sie kurz- und langfristigen Erfolg definieren und wohin sie Ihre Branche sehen.
2. Quantifizieren Sie Ihre Leistung so weit wie möglich, identifizieren Sie Schwachstellen (wie zu viele Ausfallzeiten oder ungeplante Wartungsarbeiten) und finden Sie heraus, was diese Schwachstellen verursacht.
3. Überprüfen Sie Ihre Wartungssysteme und -prozesse. Überlegen Sie, was gut funktioniert und was nicht. Sprechen Sie mit Ihrem Wartungsteam über die täglichen Hindernisse, mit denen es konfrontiert ist.
4. Erstelle eine Liste deiner fünf wichtigsten Ziele für die nächsten, drei und fünf Jahre.

Welches CMMS hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen?

Es ist noch zu früh, um das beste CMMS auszuwählen, aber dieser Prozess hilft Ihnen herauszufinden, ob Sie überhaupt eines benötigen. Ihre aktuelle Lösung kann ausreichend sein, insbesondere wenn Ihr Betrieb klein, erfolgreich und für die Zukunft skalierbar ist. Auf der anderen Seite macht dieser Teil des Prozesses deutlich, ob in Ihrem Wartungsteam eine Technologielücke besteht, und weist Sie auf den Weg, diese Lücke zu schließen.

Phase #3:Bewertung Ihrer CMMS-Optionen

Bis jetzt haben wir die 10.000-Fuß-Sicht bei der Wahl eines CMMS gewählt. Die folgenden Abschnitte bringen Sie auf den Boden, damit Sie die Details jeder Softwareoption untersuchen können, von der Art und Weise, wie sie in Ihre Einrichtung passt, wie viel sie kostet, welche Funktionen sie hat und wie sie implementiert werden kann.

Ein CMMS auswählen, das Ihren Anforderungen entspricht

Diese Fragen und Tipps können Ihnen helfen, das Spielfeld einzugrenzen und eine Handvoll Lösungen zu finden, die Ihnen helfen könnten, Ihre Ziele zu erreichen (wir werden im nächsten Schritt darüber sprechen, diese Liste noch weiter zu reduzieren).

Fragen zur Definition Ihrer Anforderungen

1. Wie viel können Sie jährlich maximal für ein CMMS ausgeben?
2. Können Sie die Leistung Ihres Vermögens messen?
3. Wie sieht Ihr Zeitplan für den Kauf und die Implementierung eines CMMS aus?
4. Verfügen Sie über IT-Ressourcen und -Systeme, die ein lokales CMMS unterstützen könnten?
5. Welche Systeme und Prozesse unterstützen die Einführung neuer Software?

Tipps zum Festlegen Ihrer Anforderungen

1. Entwerfen Sie ein Fünfjahresbudget für das CMMS, um zu sehen, was Sie realistischerweise ausgeben können.
2. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Assets und bewerten Sie die Kritikalität, Fehlermöglichkeiten und die Fähigkeit zur Integration in die Technologie.
3. Legen Sie eine Frist für die Auswahl und Implementierung eines Systems fest. Skizzieren Sie, was Sie in den ersten 30, 60 und 90 Tagen erreichen möchten.
4. Sprechen Sie mit Ihrem IT-Team über die Fähigkeit Ihrer Einrichtung, lokale oder Cloud-basierte Software zu installieren.
5. Untersuchen Sie alle bestehenden SOPs, Richtlinien, Kommunikationskanäle und andere Systeme und Prozesse. Listen Sie alle Updates oder neuen Ressourcen auf, die für die CMMS-Einführung erforderlich sind.
6. Versuchen Sie, die Frage zu beantworten:"Was habe ich davon?" für jede Person, die mit der Software interagiert. Dazu gehören Wartungsmanager, Techniker, Bediener, Zuverlässigkeitsingenieure, Bestandsmanager, Gesundheits- und Sicherheitspersonal sowie Führungskräfte.

Welches CMMS erfüllt die Anforderungen Ihres Betriebs?

Inzwischen sollten Sie ein klareres Bild davon haben, was Sie in einem CMMS wollen. An dieser Stelle können Sie jede Option eliminieren, die finanziell nicht realistisch ist, und entscheiden, ob eine On-Premise- oder Cloud-basierte Lösung für Sie die ideale Lösung ist. Wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um eine Vor-Ort-Lösung zu implementieren, z. B. den internen IT-Support, können Sie diese Option aus Ihrer Liste entfernen.

Die wahren Kosten eines CMMS verstehen

Die meisten CMMS-Plattformen sparen Ihnen langfristig Geld, aber mit der richtigen Lösung können Sie den ROI jetzt und beim Wachstum Ihres Unternehmens maximieren. Dieser Abschnitt hilft Ihnen dabei, die wahren Kosten der Software zu ermitteln, damit Sie das beste CMMS finden können.

Fragen zum Verständnis der Kosten eines CMMS

1. Wie hoch ist Ihr Budget für ein CMMS? Welche Faktoren werden diese Zahl in Zukunft beeinflussen?
2. Wie viele Menschen werden das CMMS nutzen und wie wird diese Zahl in fünf Jahren wachsen?
3. Welche KPIs werden verwendet, um die Kapitalrendite zu messen?
4. Wie hoch sind die Gesamtkosten jeder CMMS-Option (Kauf, Abonnements, Schulung, Support und Upgrades)?
5. Wie sind die Preisstrukturen der einzelnen CMMS-Optionen? Ist die Preisgestaltung flexibel oder sind Sie an einen Vertrag gebunden?
6. Wie hoch sind die indirekten Kosten jeder CMMS-Option? (Zeit, IT-Infrastruktur, Neueinstellungen)?

Tipps zum Verständnis der Kosten eines CMMS

1. Es gibt kostenlose CMMS-Plattformen und viele Anbieter bieten kostenlose Versionen ihrer CMMS-Software an. Es gibt jedoch oft Einschränkungen bei Benutzern, Assets, Arbeitsaufträgen, Funktionen und Support. Machen Sie sich bei der Auswahl eines CMMS mit diesen Grenzen vertraut und wissen Sie, wie sie sich auf Ihren Betrieb auswirken.
2. Da die meisten CMMS-Preisstrukturen auf der Anzahl der Nutzer basieren, ist es wichtig zu wissen, wer das System verwenden wird und wie diese Zahl in Zukunft steigen wird.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten für Einrichtung, IT-Infrastruktur, Support, Schulung, Upgrades, Integrationen, Ausrüstung (wie zusätzliche Hardware oder mobile Geräte wie Tablets) und die Zeit, die für die ordnungsgemäße Implementierung des Systems benötigt wird, kennen. Einige CMMS-Anbieter beinhalten Support in den Abonnementkosten und andere nicht. Unerwartete Support- und Implementierungskosten können Ihr Budget leicht beeinträchtigen.
4. Der Einsatz von Wartungssoftware führt oft dazu, an anderer Stelle Geld zu sparen, beispielsweise bei Inventar und Arbeit. Die Metriken, die Sie verwenden, um den Wert Ihres CMMS zu quantifizieren, helfen Ihnen, ein Budget festzulegen und zu definieren, welche Funktionen die Kosten wert sind.

Ein CMMS für Ihr Budget auswählen

Hier können Sie wirklich anfangen, die Auswahl zu reduzieren. Ein CMMS wird wahrscheinlich nicht mehr angeboten, wenn es mehr kostet als Ihr Budget. Das Gleiche gilt für ein CMMS, das beim Wachstum Ihres Unternehmens finanziell nicht tragfähig ist.

Sie können nicht die richtige Lösung finden, wenn Sie nicht wissen, vor welchen Problemen Sie stehen. Die Suche nach einem CMMS beginnt mit der Definition der zu lösenden Probleme und der Festlegung kurz- und langfristiger Ziele.

Bewertung der Funktionen und Vorteile eines CMMS

Jedes CMMS verfügt über Dutzende von Funktionen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Anpassungsmöglichkeiten. Das einfache Lesen einer Liste aller Tools bringt Sie der Auswahl eines CMMS nicht näher, das für Ihren Betrieb am besten geeignet ist. Dieser Abschnitt hilft Ihnen, CMMS-Funktionen strategisch zu bewerten und herauszufinden, welche Software für Ihren Betrieb am besten geeignet ist.

Scoring-Vorlage für CMMS-Funktionen

Unsere umfassende Vorlage für die Bewertung von CMMS-Funktionen kann Ihnen dabei helfen, jeden CMMS-Anbieter hinsichtlich seiner verfügbaren Funktionen, seines Wertes und seiner Leistung basierend auf den Zielen und Prioritäten Ihrer Einrichtung zu bewerten. Klicken Sie auf das Bild unten, um unsere Bewertungsvorlage für CMMS-Funktionen herunterzuladen.

Andere Dinge, die bei der Bewertung von CMMS-Funktionen zu beachten sind

1. Zögern Sie nicht, einen Anbieter zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zu einer Funktion haben. Sie können erklären, ob diese Funktion verfügbar ist und wie sie in Aktion aussieht.
2. Überprüfen Sie, ob jede CMMS-Option eine mobile Version hat. Eine mobile CMMS-App ermöglicht Ihnen die Arbeit unterwegs und kann ein äußerst wertvolles Werkzeug sein.
3. Denken Sie an andere Systeme, die in Ihr CMMS integriert werden müssen (z. B. Softwaresysteme in anderen Abteilungen) und finden Sie heraus, ob diese Integrationen mit jeder Option möglich sind.
4. Jede Stufe der CMMS-Preise beinhaltet zusätzliche Funktionen. Stellen Sie sicher, dass die Funktionen, die Sie bewerten, in der Stufe verfügbar sind, die Ihrem Budget entspricht.
5. Bei einigen CMMS-Anbietern können Sie bestimmte Funktionen wie Dashboards oder Berichte anpassen. Finden Sie heraus, ob jede Lösung diese Option bietet.
6. Seien Sie realistisch. Möglicherweise benötigen oder möchten Sie eine bestimmte Funktion, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie mit den verfügbaren Ressourcen und Fachwissen erfolgreich einsetzen können.
7. Denken Sie an Funktionen außerhalb der CMMS-Plattform, wie Schulung und Support.

Welches CMMS bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?

Jedes CMMS, das in der Bewertungstabelle weitaus weniger abschneidet als andere Kandidaten, sollte von Ihrer Liste gestrichen werden. Sie könnten versucht sein, einige der Optionen mit niedrigerer Punktzahl beizubehalten, wenn sie weniger kosten. Wenn sie jedoch nicht über die erforderlichen Funktionen verfügen, sind sie die Investition um keinen Preis wert. Kürzen Sie Ihre Liste der CMMS-Spitzenreiter auf die ersten zwei bis fünf. Der nächste Schritt besteht darin, zu sehen, ob einer Ihrer Finalisten zu schön ist, um wahr zu sein. Das ist die Frage, die wir in unserem nächsten Abschnitt beantworten möchten.

Bestimmung des Umfangs Ihrer CMMS-Implementierung

Bei der Wahl eines CMMS geht es nicht nur um die Zahlen. Ja, die Preisgestaltung spielt eine Rolle, ebenso wie die Funktionen, aber bei der Auswahl des besten CMMS muss auch der menschliche Faktor berücksichtigt werden. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie bei der Auswahl eines CMMS durch das menschliche Element navigieren können.

Fünf Dinge, die Sie bei der CMMS-Implementierung beachten sollten

1. Wie einfach ist die Verwendung des CMMS? Techniker, Betriebe und andere werden die Software nicht richtig (oder überhaupt) verwenden, wenn sie nicht benutzerfreundlich ist. Fragen Sie CMMS-Anbieter nach einer kostenlosen Testversion und überzeugen Sie sich selbst von der einfachen Bedienung.
2. Wie sehen die Implementierungs-, Schulungs- und Supportprozesse aus? Sie und Ihr Team benötigen Hilfe bei der Einrichtung und Verwendung der Software. Erkundigen Sie sich, wie viel Unterstützung von CMMS-Anbietern für Einrichtung, Schulung und Support-Ressourcen (digitale Hilfe, Schulungsvideos, Kundensupport usw.) angeboten wird.
3. Was kann schief gehen? Der Weg zum CMMS-Erfolg wird nicht ohne Herausforderungen sein. Wenn Sie wissen, welche Hindernisse vor Ihnen liegen, können Sie sich darauf vorbereiten. Fragen Sie CMMS-Anbieter nach den üblichen Herausforderungen bei der Implementierung ihres Systems. Sprechen Sie mit Unternehmen, die die Software verwenden, und fragen Sie nach Hindernissen, mit denen sie konfrontiert waren.
4. Wie geht es weiter? Bestimmen Sie, wie die nächsten Schritte aussehen würden, wenn Sie sich morgen für ein CMMS entscheiden würden. Überlegen Sie, wer benachrichtigt werden muss, und legen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung fest.
5. Was passiert nach der Implementierung? Die Implementierung von Software ist nur der Anfang auf Ihrem Weg zum CMMS-Erfolg. Sie müssen entscheiden, wie Sie Ergebnisse verfolgen, sicherstellen, dass das System ordnungsgemäß verwendet wird, neue Mitarbeiter einbeziehen und für Wachstum skalieren. Fragen Sie potenzielle Anbieter nach Support und Ressourcen, die sie in der Vergangenheit anbieten.

Welches CMMS ist der Gewinner?

Dies ist das Ende der Straße. Der letzte Akt. Entscheidungszeit. Sie haben recherchiert, die richtigen Fragen gestellt und mit allen gesprochen, die Sie brauchen. Die letzte Entscheidung ist die Auswahl eines CMMS, das Ihre dringendsten kurz- und langfristigen Geschäftsanforderungen erfüllt, mit den Services und dem Team, das Sie bei der Umstellung unterstützt.

Das Endergebnis

Die Wahl eines CMMS kann zunächst beängstigend erscheinen. Auf Dollarzeichen zu starren und wochenlang über die Umsetzung nachzudenken, kann große Kopfschmerzen bereiten. Wenn Ihnen alles zu viel erscheint, gehen Sie einfach in die Tiefe und folgen Sie drei einfachen Schritten:

1. Konsultieren Sie wichtige Spieler, während Sie das Buy-in erhalten
2. Definieren Sie Ihre Ziele
3. Bewerten Sie die Software basierend auf Passform, Kosten, Funktionen und Implementierung.

Mit all diesen Informationen und Erkenntnissen teilen sich die Gewitterwolken und Sie können sicher sein, dass das von Ihnen ausgewählte CMMS am besten für Ihren Betrieb geeignet ist.