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Was ist ein Wartungsbericht und wie man seine Genauigkeit sicherstellt


Wie viele Filter haben wir letzten Monat verwendet? Haben unsere MTTR und MTBF nach dem letzten Verfahrensupdate verbessert? Wie hoch ist unser geplanter Wartungsprozentsatz? Wie viel Geld haben wir für die Reparatur dieses Förderbandes ausgegeben? All diese Antworten sollten in einem Wartungsbericht leicht zu finden sein.

Der Grund, warum wir "sollte" anstelle von "sind" verwendet haben, liegt darin, dass viele Organisationen entweder nicht über die Daten verfügen, um Wartungsberichte zu erstellen, oder die Berichte so ungenau sind, dass sie zu falschen Schlussfolgerungen führen.

Es ist an der Zeit, diesen Trend umzukehren. Mit den richtigen Tools und Praktiken kann jeder auf nützliche Informationen zugreifen und diese zur Verbesserung seiner Wartungsabläufe verwenden. Mal sehen wie.

Was ist ein Wartungsbericht?

Ein Wartungsbericht ist ein Dokument, das spezifische Informationen über Ihre vergangenen Wartungsaktionen und deren Auswirkungen auf Kosten, Anlagen und Geschäftsleistung enthält. Im Allgemeinen werden Wartungsberichte verwendet, um KPIs und Leistungsindikatoren zu verfolgen, die von der Abteilung als lohnenswert eingestuft wurden.

Damit ein Bericht nützlich ist, muss er sein:

  1. Präzise :Der Bericht sollte kurz, aber umfassend sein; so präsentiert, dass komplexe Daten leicht verdaulich sind.
  2. Faktenbasiert :genau; auf dem neusten Stand; objektiv, basierend auf harten Daten und nicht auf Meinungen und Spekulationen.
  3. Im richtigen Kontext überprüft :wurde die Ausfallzeit verlängert, weil ein Lieferant die Lieferung eines wichtigen Ersatzteils verzögert hat oder wir es nicht rechtzeitig bestellt haben – der Kontext ist entscheidend für die Entscheidungsfindung.

Mit einem CMMS können die Berichte auf der Ebene von Teilen, Anlagen, Stockwerken, Standorten, Mitarbeitern, Schichten usw. erstellt werden – je nachdem, was die Organisation nachverfolgen möchte. Darüber hinaus können Sie mit modernen CMMS tiefer in jeden Wartungsbericht eintauchen und nicht nur die Nummer in der obersten Zeile anzeigen. Diese Möglichkeit, Wartungsdaten aufzuschlüsseln, ist äußerst nützlich, um Problembereiche zu finden, und bietet einen wichtigen Kontext für die Entscheidungsfindung .

Voraussetzungen für die Erstellung genauer Berichte

Die kontinuierliche Erstellung genauer Berichte erfordert mehr als nur den Zugriff auf Wartungsaufzeichnungen. Wir haben drei wesentliche Voraussetzungen identifiziert. Wenn Sie alle richtig machen, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Zugang zu CMMS oder einem vergleichbaren digitalen System

CMMS ist als zentrales Repository für Ihre Wartungsdaten konzipiert. Da es einen großen Teil der Dateneingabe automatisiert, gibt es weniger Raum für menschliches Versagen. Es ist fast unmöglich, Datensätze zu verlieren oder zu verlegen, wenn sie in einer CMMS-Datenbank gespeichert sind.

Im Gegensatz zum manuellen Tracking kann fast jede Wartungsaktion über die Software nachverfolgt werden. Nehmen wir das Beispiel eines Arbeitsauftrags. Ein WO wird auf Grundlage eines Wartungsantragsformulars erstellt. Ein Vorgesetzter weist es einem Techniker zu. Der Techniker führt die Arbeit aus, hinterlässt Notizen und schließt die WO ab. Folgendes zeichnet CMMS über diese Interaktion auf:

Allein das Öffnen und Schließen eines einfachen Arbeitsauftrags führt bei genauem Hinsehen zu mindestens 14 Datenpunkten – und die meisten davon werden automatisch erfasst. Wir haben nicht einmal berücksichtigt, wie das System die genauen Kosten dieser Aktion basierend auf verbrauchten Teilen und Arbeitsaufwand automatisch berechnet.

Es gibt einfach keine andere Möglichkeit, sich dieser Datenmenge zu nähern, ohne ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem zu verwenden.

Richtiges Datenmanagement und Standardisierung

Diejenigen, die große Mengen an Wartungsdaten aktiv verfolgen, tun dies entweder mit Wartungssoftware oder mithilfe angepasster Tabellenkalkulationen. In beiden Szenarien ist es wichtig, gute Datenverwaltungspraktiken zu haben.

Ein hohes Maß an Datenstandardisierung kann durch die folgenden Schritte erreicht werden:

  1. Entscheiden Sie, was Sie tun möchten und was nicht. Das Nachverfolgen von Daten, die Sie nicht verwenden, verschwendet Ihre internen Ressourcen und lässt mehr Raum für Fehler, insbesondere wenn eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
  2. Definieren Sie Skalen und Maße. Wird etwas auf einer Skala von 1-5 oder 1-10 bewertet? Ist die Maßeinheit Kilogramm oder Pfund? Sie möchten nicht am Ende Äpfel mit Orangen vergleichen.
  3. Standardisieren Sie die manuelle Dateneingabe. Wie werden Daten eingegeben, geändert und gelöscht? Wann sind Abkürzungen sinnvoll? Welche Felder sind Pflichtfelder und welche optional? Welche Namenskonventionen sollten beim Hinzufügen neuer Assets zur Liste beachtet werden? Das Festlegen einfacher Richtlinien für die Dateneingabe trägt wesentlich dazu bei, konsistente Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Es ist viel einfacher, den richtigen Datensatz zu finden oder einen Bericht zu erstellen, wenn alle die Daten auf die gleiche Weise verwenden.

Engagement aller Mitarbeiter, die mit den Daten umgehen

Ein gewisses Maß an manueller Dateneingabe ist selbst bei einem CMMS unumgänglich. Dies lässt immer die Möglichkeit für menschliches Versagen. Selbstzufriedenheit und Unaufmerksamkeit bei der Eingabe von Daten in das System sind häufige Probleme. Instandhaltungsmanager müssen die Bedeutung genauer Daten deutlich machen und eine Kultur schaffen, die dies widerspiegelt.

Stellen Sie sich folgende Situation vor. Ein neuer Mitarbeiter schließt einen Arbeitsauftrag ab. Er wird aufgefordert anzugeben, welche Teile er verwendet hat und wie viel Zeit er für die Reparatur aufgewendet hat. Er bittet den erfahreneren Kollegen, ihm zu helfen. Je nach Unternehmenskultur lautet die Antwort entweder „Klar, überprüfen wir alles noch einmal. “ oder „Schreib dir einfach eine Baseballfigur, die überprüft sowieso niemand. ”  

Wenn das Wartungspersonal diesbezüglich seine Sorgfaltspflicht nicht erfüllt, werden Sie wahrscheinlich keine zuverlässigen Wartungsaufzeichnungen haben.

Was sollte in einem Wartungsbericht enthalten sein?

Dies hängt ganz davon ab, wofür Sie den Bericht erstellen. Es ist unmöglich, eine einheitliche Vorlage zu geben. Im Allgemeinen kann ein offizieller Wartungsbericht Folgendes enthalten:

Wenn Sie nun tatsächlich nach Wartungsserviceberichten suchen zur Durchführung bestimmter Wartungsarbeiten verwendet werden, finden Sie hier verschiedene Formularvorlagen für Wartungsberichte. Diese einzelnen Formulare können als Eingabe für die Erstellung der zusammengefassten Berichte verwendet werden, die wir als nächstes besprechen.

Die häufigsten Arten von Wartungsberichten

Mit den richtigen Daten können Wartungs- und Facility Manager Dutzende von nützlichen Wartungsberichten erstellen. Hier ist eine Liste der gängigsten:

Jeder Wartungsbericht wird für ein bestimmtes Zeitintervall erstellt. Wenn Sie ein CMMS verwenden, können Sie eine Vorlage erstellen und diese verwenden, um mit wenigen Klicks zukünftige Berichte zu erstellen. Dies kann sehr nützlich sein, um tägliche, wöchentliche und monatliche Berichte zu erstellen. Einige Organisationen verwenden es möglicherweise sogar, um die jährliche Berichterstattung zu optimieren.

Anstatt jedes Mal, wenn Sie einen Bericht senden müssen, Papiere und Tabellenspalten zu durchsuchen, müssen Sie ihn nur einmal einrichten und den Rest vom System erledigen lassen.

Erstellen und automatisieren Sie Wartungsberichte mit Limble CMMS

Limble CMMS ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder zu erstellen, um im Grunde alles zu verfolgen, was Sie brauchen. Limble-Benutzer können unseren benutzerdefinierten Berichtsgenerator öffnen und kombinieren Sie eines dieser benutzerdefinierten Felder mit vordefinierten Standardfeldern, um eine Menge einzigartiger Berichte für jede Situation zu erstellen.

Mit einem Klick können Sie die Berichte mit anderen Limble-Benutzern teilen oder eine PDF-Datei erstellen, die an andere gesendet werden kann.

Eine eng verwandte Funktion, die unsere Kunden sehr mögen, ist die Option zum Erstellen eines benutzerdefinierten Dashboards aus verschiedenen Berichten (wie im Bild unten zu sehen).

Kurz gesagt, Sie können das Dashboard mit allen Arten von Berichten füllen, die in Echtzeit aktualisiert werden. Anschließend können Sie das Dashboard auf einem Fernseher teilen. Es ist ermutigend zu sehen, wie sich die Zahlen ändern, während die Aufgaben erledigt werden.

Es gibt nur so viele Informationen, die auf einen Bildschirm passen. Kein Problem hier. Sie können mehrere Dashboards erstellen und Limble anweisen, diese alle X Sekunden zu durchlaufen. Es ist eine kleine Funktion, aber wir haben in der Vergangenheit großartiges Feedback dazu erhalten.

Als letztes muss noch gezeigt werden, wie das alles in der Praxis funktioniert. Für alle, die mehr über die benutzerdefinierten Dashboards und die Wartungsberichtsfunktionen von Limble erfahren möchten, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um das Video unten durchzublättern. Das Video selbst ist etwas länger, zeigt aber, wie leistungsfähig und flexibel unser Berichtssystem wirklich ist.

Wenn Sie dadurch jede Woche mehrere Stunden sparen könnten, können Sie auf unserer Preisseite nachsehen um eine 30-tägige Testversion zu starten. Alternativ können Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um eine personalisierte Anleitung zu erhalten und verschaffen Sie sich einen Überblick über alle wichtigen Funktionen.

Und denken Sie daran, dass Sie gute Berichte brauchen, um gute Entscheidungen zu treffen!


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