Earned Value Management meistern: Projekte mit Präzision und Vertrauen steuern

Earned Value Management (EVM), das den Vergleich geplanter Budgets mit tatsächlichen Kosten und erbrachter Arbeit umfasst, ist seit über einem halben Jahrhundert eine Kern-Projektmanagement-Technik. Durch Kombination von Projektumfang, Zeit und Kosten kam es zur Prominenz nach dem U.S. Navy Polaris-Nuklearprogramm, das eine große Verbesserung im Projektkostenrechnungswesen für U.S. Department of Defense-Verträge auslöste.

Teilstreitkräfte und Militärunternehmer nutzen nun eine oder mehrere hochentwickelte Methoden, um einen Projektplan zu entwickeln, Wertmetriken für geplante Arbeit zuzuweisen und Regeln festzulegen, um erbrachte Arbeit zu quantifizieren und an Liquiditätsereignisse oder Zahlungen zu koppeln. Da EVM ein effektives Werkzeug für unternehmensweite Projekte ist, haben einige Organisationen ein EVM-Programm implementiert, um interne Effizienz und Accountability zu steigern. Andere, die in einer DoD-Lieferkette teilnehmen, könnten vertraglich zu EVM-Reporting verpflichtet sein.

Da Reporting-Anforderungen spezifisch für jede Behörde, Teilstreitkraft oder Vertrag sein können, wird Enterprise-Software essenziell, um Unternehmen bei der Implementierung von EVM-Praktiken zu unterstützen, die ihren Umständen entsprechen – selbst wenn sie für mehrere Regierungsinstanzen arbeiten.

Projektmanagement-Kontinuität sicherstellen

EVM-Programme reichen von einfachen internen Prozessen für termingerechte und budgetgerechte Projektabwicklung bis zu komplexen Mehrjahresvereinbarungen für Systems Engineering oder Lifecycle Sustainment. Ein Unternehmen muss prüfen, wie geschäftskritisch die granulareren Elemente von Projektmanagement und Kostenrechnung sind. Nicht alle Unternehmen benötigen denselben Grad an rigoroser Budgetierung und Prognose oder Kosten- und Fortschrittserfassung.

Projektmanagement ist ein Werkzeug, um Organisationen bei der Steuerung ihrer Abläufe zu helfen. Wenn ein detaillierter Ausgabenplan nicht erforderlich ist, funktioniert Basis-Projektmanagement ohne Budgetierung und Prognose. Obwohl es Grauzonen gibt, gibt es einige deutliche Stationen entlang dieses Kontinuums:

Defense-fokussierte Lösungen

Einige Enterprise-Software-Lösungen sind speziell mit Defense-Contractor-EVM-Anforderungen konzipiert, wo Nutzer kontrollierte Budgets und laufende Prognosen oder Estimates to Complete (ETCs) erstellen können. Projizierte Beträge können basieren auf Materialien für Enditems, geplanten Ressourcenstunden und manuellen Einträgen.

Prognostizierte Werte können linear über die Projektdauer geplant, mit beliebig vielen geometrischen Kurven verteilt oder manuell in spezifischen Perioden eingegeben werden. Die Software kann genaue Kosten unterstützender Bemühungen wie Engineering oder Projektmanagement erfassen und Produktionskosten von Einkäufen und Fertigung gegen ihre spezifischen Work Breakdown Structure (WBS) Elemente. Zudem kann jedes WBS-Element Fortschritt abrufen, sobald Arbeit abgeschlossen ist.

Richtig konfiguriert kann Project ERP EVM-Metriken mit minimalem menschlichen Eingriff automatisieren und Organisationen einen Eindruck vermitteln, wie sie gegen ihr Budget performen – ohne Aufwand jenseits normaler Funktionen in der Software wie Einkauf und Zeiterfassung.

Projektmanagement-Software

Stand-alone Projektmanagement-Software hat Vor- und Nachteile für EVM. Sie ermöglicht Unternehmen, sowohl Kosten- als auch Terminperformance zu messen, und bietet Tools zur Analyse und Präsentation von Performancedaten gegen Budget und Termin. Der Nachteil: Diese Daten residieren in einem separaten Silo vom Enterprise Resource Planning (ERP) – dem Unternehmenssystem der Aufzeichnung, wo Geschäftstransaktionen stattfinden und für Senior Decision Maker zentral hochgerechnet werden.

Project ERP

ERP-Software mag in der repetitiven Fertigungssphäre entstanden sein, aber einige ERP-Produkte haben sich zu stärker projektzentrierten Geschäftsmodellen gewandelt. Project ERP befriedigt Bedürfnisse von Umgebungen wie Engineer-to-Order Manufacturing, Forschung & Entwicklung, Anlageninfrastrukturprojekte, Bau oder Neuproduktentwicklung. Es wird durch andere ERP-Funktionalität unterstützt: Planung, Kostenerfassung, Terminierung. Diese integrierte Lösung hat einen höheren Raffinessegrad und bietet mehr Vorteile als Stand-alone-Projektmanagement-Software.

Project ERP Produkte erlauben Ihnen, ein Projekt während seines Lebenszyklus effektiv zu managen, flexible Work Packages oder WBS zu entwickeln, Budgets (inkl. geplante Stunden/Kosten/Umsatz) zu erstellen, diverse Kosten/Stunden/Umsatz-Werte zu erfassen, Aktivitäten zu terminieren und zu steuern, Support-Services wie Engineering und Administration zu liefern – unter vielen weiteren Features.

Aber Project ERP hat Limitations. Viele dieser Lösungen kalendarisieren Kosten gleichmäßig über die Projektdauer, es sei denn, sie sind spezifisch konfiguriert, anders zu performen. Ein Unternehmen sollte nicht annehmen, dass nur weil sein ERP-Vendor EVM-Fähigkeiten anbietet, es diesen Teil lizenziert hat oder dass es all seinen Bedürfnissen entspricht. Wenn es einen kalendarisierten Ausgabenplan und Tools zur Berechnung und Planung von zu bauenden Teilen zu korrekten Zeiten braucht, muss es harte Fragen stellen, um sicherzustellen, dass es diese Vorteile erhält.

Spezifische Anforderungen beachten

Selbst unter Bundesregierungskontraktoren benötigen viele Unternehmen diese Raffinesse nicht – mit rigoroser Planung, wo Ausgaben und Umsätze so eng an bestimmte Monate gekoppelt sind. Derzeit ist es üblich, dass Unternehmen Stand-alone-Software wie Microsoft Project für Projektinformationen nutzen. Einige nutzen keine spezifische Projektsoftware und tracken Ergebnisse in Tabellenkalkulationen. Diese Methode mangelt an Raffinesse, aber solche Unternehmen können stattdessen einfach Kundenprojekte oder Programmmanagement-Aktivitäten mit einer weniger komplexen Project ERP-Lösung managen.

Unternehmen mit höheren Anforderungen benötigen möglicherweise die Prognosefähigkeiten einer EVM ERP-Lösung, die es ihnen ermöglicht, zu kalendarisieren, zu budgetieren und neu zu prognostizieren. Dies würde Revisionskontrolle auf Basis eines klaren Blicks auf das kalendarisierte Budget bieten.

Häufige Auswahlfehler vermeiden

Fehltritte treten oft auf, wenn Führungsteams ihre EVM-Softwareanforderungen definieren und wenn sie Lösungen evaluieren und letztendlich implementieren. Der erste: Falsche Annahmen. Unternehmen treffen oft Annahmen basierend darauf, wie sie fühlen, dass Software funktionieren sollte. Beispiel: Sie nehmen an, sie erhalten einen kalendarisierten Kostenplan, obwohl sie es vielleicht nicht tun. Selbst wenn Software die Fähigkeit hat, Kosten und Termin für zu bauende Teile zu berechnen, garantiert das nicht, dass projizierte Kosten in den korrekten Perioden oder mit korrekten Werten für diese Perioden liegen. Unternehmen müssen diese Anforderung in ihren Scope einbeziehen. Nur weil ein Projektmanagement-Modul eine Aktivität plant, nicht annehmen, dass es den Kosten im gewünschten Zeitraum budgetiert.

Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie die Fundamentale von EVM verstehen und wie die Software sie adressiert. Viele haben spezifische und einzigartige Meinungen zu EVM-Anforderungen, und es ist nützlich, das Quellmaterial, das diese regelt, zu revisiten. Es ist möglich, dass die Software Anforderungen effektiv auf eine andere Art als aktuelle Praktiken erfüllen kann. Achtsam sein beim Evaluieren von Angeboten.

Drittens: Den Return on Investment durch Automatisierung von EVM-Prozessen berücksichtigen. Ein EVM-System kann Non-Value-Added-Arbeit über die Dauer eines ERP-Projekts eliminieren. Einmal ein WBS in der Software eingerichtet, ist es einfach, das Template zu kopieren und Anforderungen für neue Projekte einzugeben. Dies erlaubt, zurückzutreten und den Rest der ERP- und Planungsfunktionalität ihren Pfad gehen zu lassen, Informationen in Projekten durch andere Features der Applikation zu sammeln. Dieser unkomplizierte Ansatz zur Nutzung von ERP-Projekten hat das Potenzial, signifikanten Nutzen zu liefern, ohne in ein komplexeres Setup zu investieren.

Ziele und Erwartungen kennen

Es ist essenziell, dass Unternehmen verstehen, wie viel Detail hinter EVM nötig ist, und ihre aktuellen Anforderungen und Bedarf dafür abwägen. Es gibt kein einzelnes Softwareprodukt, das alle Unternehmensziele trifft, aber eine raffinierte Lösung kann Sie nah heranbringen. Was Unternehmen jedoch berücksichtigen müssen: Wie viel Zeit, Energie und Investition es braucht, um ihre Erwartungen zu erfüllen.

Christopher Cummings ist Application Analyst für Nordamerika bei IFS.