Das ideale ERP-Implementierungsteam aufbauen: Bewährte Strategien für Erfolg

Wenn Sie eine Online-Supply-Chain-Informationsressource lesen, braucht Ihnen vermutlich niemand die Vorteile eines Enterprise Resource Planning (ERP) Systems zu verkaufen.

Ein gutes ERP – mit Transparenz in alle Kettenbereiche, Automatisierung repetitiver Prozesse und zentraler Single Source of Truth für kritische Business-Daten – lässt alles reibungsloser laufen.

Heute, dank einer Welle digitaler Transformation, die Geschäftsprozesse quer durch alle Branchen revitalisiert, wandelt sich das Gesicht von ERP. Von Cloud Computing und Big Data bis KI und Automatisierung – moderne ERPs werden mit mächtiger, innovativer Technologie durchdrungen, die ihren Nutzern zu mehr Produktivität verhilft.

Der Markt soll bis 2021 fast 42 Mrd. US-Dollar wert sein. Mit zugänglichen, hochmodernen Softwareentwicklungen ist die Macht neuer Technologien an den Fingerspitzen nicht nur Vorteil, sondern Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Selbst wenn Sie bereits ein ERP haben, werden Sie wahrscheinlich zumindest darüber nachdenken, die neue Revolutionswelle zu nutzen, die die Technologie transformiert – ob Wechsel zu Cloud-Version Ihrer bestehenden Lösung oder Implementierung einer ganz neuen Plattform.

Es gibt unzählige schreckliche Statistiken zu Implementierungsausfallraten. Wie kommen Unternehmen an das Beste dieser neuen ERP-Generation, ohne Opfer von Rollout-Ruin zu werden? Ein großer Teil der Antwort liegt nicht in der Technologie, sondern in den Menschen.

Eines der Wichtigsten für Implementierungserfolg: Ein großartiges ERP-Projektteam aufbauen. Teamgröße hängt natürlich von Unternehmensgröße und ERP-Projektumfang ab. Doch egal wie viele Leute involviert sind – einige Schlüsselrollen und -verantwortlichkeiten müssen fest stehen, um Ihr neues oder upgegradetes ERP live und erfolgreich zu bekommen.

Welche Deployment-Option Sie auch wählen: Wahrscheinlich holen Sie einen dedizierten ERP-Partner zur Implementierung und Konfiguration Ihrer gewählten Software ins Boot. Dieser Partner bzw. Vendor-Vertreter bilden einen großen Teil Ihres Projektteams, bringen beste Consultants, Admins, Developers für termingerechte, spec-konforme Rollout. Sie liefern technisches Know-how und Erfahrung, um das System auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuzuschneiden und die Implementierung auszuführen.

Aber das ideale ERP-Implementierungsteam besteht nicht nur aus Drittprofis. Ziel ist die perfekte Balance aus externem Wissen und interner Ressource.

Selbst mit besten Bemühungen und Absichten kann Ihr Implementierungspartner Ihr internes Team nicht an proprietärem Wissen und Verständnis dafür messen, wie genau Ihr Business funktioniert.

Motivierte, gut organisierte Mitarbeiter, die neben Ihrem Implementierungspartner arbeiten, helfen nicht nur, Ihre Business-Bedürfnisse zu kommunizieren – sie bauen auch einen internen Wissensschatz auf, der essenziell wird, sobald Ihr Implementierungspartner abgereist ist.

Der Schlüssel zur Harmonie in diesem gemischten Squad: Rollen und Verantwortlichkeiten für alle während des gesamten Projekts klar definieren.

Um Dinge in jeder Phase – Pre-, Mid-, Post-Implementation – auf Kurs zu halten, brauchen Sie starke interne Repräsentanten, nicht nur zur Kommunikation mit Externen, sondern auch, um den Rest des Business über den Projektstand aktuell zu halten. Das bedeutet Liaison sowohl zu den Leuten oben, die die Implementierung finanzieren, als auch zu denen, die schließlich Endnutzer des Systems werden.

Hier die Kernrollen für Ihr ERP-Implementierungsteam:

Project Manager

Wenn Ihr Business das Glück hat, einen Vollzeit-Projektmanager für alle Ad-hoc-Vorhaben zu beschäftigen, wissen Sie, wie entscheidend ein hands-on, methodischer PM am Ruder ist. Haben Sie keinen, ist jetzt der Zeitpunkt, die beste Person im internen Team für die Rolle zu identifizieren.

Weniger wichtig als die aktuelle Rolle Ihres nominierten PM im Business ist, was er/sie zum Projekt beiträgt, während er/sie den PM-Hut trägt. Verantwortlich für: Liaison mit Implementierungspartner, Zeitpläne, Budgets, Scope im Blick behalten, Deliverables abzeichnen, Updates teilen, Issues reporten und eskalieren.

Verständnis dessen, was Sie mit der Implementierung erreichen wollen und wie Sie es planen, ist essenziell für jeden PM-Kandidat – etwas technisches Wissen schadet nicht.

Executive Sponsor

Ihr PM überwacht den täglichen ERP-Projektbetrieb, aber für Anlässe, wo unternehmensweiter Einfluss nötig ist oder eine Corporate-Entscheidung ansteht, brauchen Sie einen Executive Sponsor.

Executive Sponsors sind die obere Ebene in der ERP-Projektteam-Hierarchie und repräsentieren Board-Level während der Implementierung. Sie erhalten typischerweise periodische Updates vom PM und helfen, Buy-in von Higher-Ups zu gewinnen und zu halten. Sie haben die Macht, Finanz-/Budget-Reviews abzusegnen, Change-Management-Bemühungen zu prüfen und Entscheidungen zu Schlüsselgeschäftsprozessen zu treffen.

Ein weiterer Schlüsselteil der Executive-Sponsor-Rolle: Business-weiter Cheerleader für das Projekt, High-Level-Support bieten, User-Partizipation und -Engagement während des Projekts ermutigen. Das ist ein massiv wichtiger Faktor für User-Adoption nach Go-Live.

Super Users

Genau wie der Executive Sponsor als Brücke zwischen Projektteam und Executive fungiert, bieten Super User vitalen Support und Ermutigung für ihre fellow End User.

Super User partizipieren durchgängig während der Implementierung, bringen User-Perspektive ein, sammeln Tipps und Best Practices von Partner-Staff, champion das ERP-System. Wenn sie während des Projekts richtig eingebunden sind, werden Super User zu Ihren wissendsten Usern – als Go-to-Ansprechpartner für Issue-Fixing und Informationsverbreitung an Kollegen.

Angesichts der Wichtigkeit von User-Adoption für ERP-Erfolgsraten sind Super Users essenzielle Tools und wichtige Teammitglieder. Mindestens ein nominierter Super User pro Abteilung, die das System nutzt, schafft einen Two-Way-Wissensstrom während des Projekts. Sie bringen granuläres Verständnis ihrer Business-Sparte ein und nehmen im Gegenzug Advice mit, wie ERP-Funktionalität ihnen hilft, smarter zu arbeiten.

Suchen Sie Mitarbeiter, die begeistert sind, mehr über Ihr ERP zu lernen, Leidenschaft für Prozessverbesserung haben und auf mehreren Ebenen kommunizieren können.

Wenn Sie über Deployment einer neuen ERP-Plattform nachdenken, beginnen Sie damit, zu überlegen, wie Ihr Projektteam aussieht, und picken Sie Ihre internen Implementierungs-Heroes. Die richtigen Leute in Ihrer Ecke können den Unterschied für den anhaltenden Erfolg Ihrer neuen Applikation ausmachen.

Claire Jeacock ist Business Manager bei Washington Frank, Anbieter von ERP-Recruitment-Services.