So bauen Sie das perfekte ERP-Implementierungsteam auf

Wenn Sie eine Online-Ressource mit Lieferketteninformationen lesen, brauchen Sie wahrscheinlich niemanden, der Ihnen die Vorteile eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) verkauft.

Ein gutes ERP, das Einblicke in alle Bereiche der Kette bietet, sich wiederholende Prozesse automatisiert und eine zentrale Informationsquelle für wichtige Geschäftsdaten bietet, macht alles reibungsloser.

Heute verändert sich das Gesicht von ERP dank einer Flut digitaler Transformation, die Geschäftsprozesse in allen Branchen neu belebt. Von Cloud Computing und Big Data bis hin zu künstlicher Intelligenz und Automatisierung werden moderne ERPs mit leistungsstarker, innovativer Technologie ausgestattet, die ihren Benutzern hilft, produktiver zu werden.

Der Markt wird voraussichtlich bis 2021 einen Wert von fast 42 Milliarden US-Dollar haben, und da modernste Softwareentwicklungen immer zugänglicher werden, ist es nicht nur ein Vorteil, die Leistungsfähigkeit neuer Technologien zur Hand zu haben, sondern ist für Unternehmen auch eine Notwendigkeit, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Selbst wenn Sie bereits über ein ERP verfügen, denken Sie wahrscheinlich zumindest darüber nach, von der neuen Revolutionswelle zu profitieren, die die Technologie verändert – sei es der Wechsel zu einer Cloud-Version Ihrer bestehenden Lösung oder die Implementierung einer völlig neuen Plattform .

Es gibt unzählige erschreckende Statistiken über die Fehlerquoten bei der Implementierung. Wie also können Unternehmen das Beste, was diese neuen ERPs zu bieten haben, nutzen, ohne dem Roll-out-Ruin zum Opfer zu fallen? Ein Großteil der Antwort liegt nicht in der Technologie, sondern in den Menschen.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihr Unternehmen auf eine erfolgreiche Implementierung vorzubereiten, ist der Aufbau eines großartigen ERP-Projektteams. Die Größe Ihres Teams hängt natürlich davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist und wie umfangreich Ihr ERP-Projekt ist. Aber egal wie viele Personen beteiligt sind, es gibt einige wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten, die Sie fest im Griff haben müssen, um Ihr neues oder aktualisiertes ERP live und einsatzbereit zu machen.

Für welche Bereitstellungsoption Sie sich auch entscheiden, die Chancen stehen gut, dass Sie einen dedizierten ERP-Partner hinzuziehen, der Sie bei der Implementierung und Konfiguration der von Ihnen gewählten Software unterstützt. Dieser Partner oder Vertreter des Anbieters wird einen großen Teil Ihres Projektteams bilden und seine besten Berater, Administratoren und Entwickler einbeziehen, um Ihnen bei der termingerechten und spezifikationsgerechten Einführung Ihres ERP zu helfen. Sie liefern das technische Know-how und die Erfahrung, die erforderlich sind, um das System an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und Ihre Implementierung durchzuführen.

Aber das ideale ERP-Implementierungsteam umfasst mehr als nur Drittanbieter. Ihr Ziel ist die perfekte Balance zwischen externem Wissen und internen Ressourcen.

Selbst mit den besten Bemühungen und Absichten wird Ihr Implementierungspartner nicht in der Lage sein, Ihre internen Teammitglieder in Bezug auf proprietäres Wissen und Verständnis dafür, wie Ihr Geschäft genau funktioniert, zu erreichen.

Mit motivierten, gut organisierten Mitarbeitern, die mit Ihrem Implementierungspartner zusammenarbeiten, können Sie nicht nur die Anforderungen Ihres Unternehmens kommunizieren. Es wird auch eine interne Wissensdatenbank aufbauen, die unerlässlich ist, sobald Ihr Implementierungspartner seine Sachen gepackt und verlassen hat.

Der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Harmonie innerhalb dieser gemischten Truppe besteht darin, die Rollen und Verantwortlichkeiten für alle während des Projekts klar zu definieren.

Um die Dinge in jeder Phase – vor, während und nach der Implementierung – auf Kurs zu halten, benötigen Sie starke interne Vertreter, die nicht nur mit externen Fachleuten kommunizieren, sondern auch den Rest des Unternehmens über das Projekt auf dem Laufenden halten. Das bedeutet, dass Sie sowohl mit den Leuten an der Spitze, die die Implementierung finanzieren, als auch mit denen, die schließlich die Endbenutzer des Systems werden, Kontakt aufnehmen.

Hier sind die wichtigsten Rollen, die Sie beim Aufbau Ihres ERP-Implementierungsteams beachten sollten:

Projektmanager. Wenn Ihr Unternehmen das Glück hat, einen Vollzeit-Projektmanager zu beschäftigen, der alle Ihre Ad-hoc-Projekte leitet, wissen Sie, wie wichtig es ist, einen praktischen, methodischen PM an der Spitze zu haben. Wenn Sie dies nicht tun, ist es jetzt an der Zeit, die beste Person in Ihrem internen Team für die Position zu ermitteln.

Es ist weniger wichtig, welche aktuelle Rolle Ihr nominierter PM im Unternehmen hat, als vielmehr, was er mit dem PM-Hut in das Projekt einbringen kann. Sie sind dafür verantwortlich, mit Ihrem Implementierungspartner in Kontakt zu treten, Zeitpläne, Budgets und Umfang im Auge zu behalten, Ergebnisse zu unterzeichnen, Updates zu teilen und Probleme zu melden und zu eskalieren.

Ein Verständnis dessen, was Sie mit Ihrer Implementierung erreichen möchten und wie Sie dies erreichen möchten, ist für jeden PM-Kandidaten unerlässlich, daher kommt auch ein wenig technisches Wissen nicht zu kurz.

Geschäftsführender Sponsor. Ihr PM wird den täglichen Ablauf des ERP-Projekts beaufsichtigen, aber für die Fälle, in denen unternehmensweite Schlagkraft erforderlich ist oder eine Entscheidung auf Unternehmensebene getroffen werden muss, benötigen Sie einen Executive Sponsor.

Executive Sponsors sind die oberste Ebene in der ERP-Projektteamhierarchie und repräsentieren die Vorstandsebene während der Implementierung. Sie erhalten in der Regel regelmäßige Updates vom PM und helfen dabei, das Buy-In von Vorgesetzten zu erhalten und aufrechtzuerhalten. Sie haben auch die Befugnis, alle Probleme im Zusammenhang mit Finanz- oder Budgetüberprüfungen abzustimmen, die Bemühungen um das Änderungsmanagement zu überprüfen und Entscheidungen zu wichtigen Geschäftsprozessen zu treffen.

Ein weiterer wichtiger Teil der Rolle des Executive Sponsors besteht darin, ein unternehmensweiter Cheerleader für das Projekt zu sein, der hochrangigen Support bietet und die Teilnahme und das Engagement der Benutzer während des gesamten Projekts fördert. Dies ist ein enorm wichtiger Faktor, um die Benutzerakzeptanz zu gewährleisten, sobald das System live geht.

Superuser. So wie der Executive Sponsor als Brücke zwischen dem Projektteam und dem Executive fungiert, bieten Superuser ihren anderen Endnutzern wichtige Unterstützung und Ermutigung.

Superuser werden während der gesamten Implementierung teilnehmen, eine Benutzerperspektive anbieten, Tipps und Best Practices von Partnermitarbeitern sammeln und sich für das ERP-System einsetzen. Wenn sie während des Projekts richtig eingebunden sind, werden Superuser zu Ihren sachkundigsten Benutzern, die als Anlaufstellen fungieren, um Probleme zu beheben und Informationen an ihre Kollegen weiterzugeben.

Angesichts der Bedeutung der Benutzerakzeptanz für ERP-Erfolgsraten sind Superuser unverzichtbare Werkzeuge und wichtige Mitglieder Ihres Implementierungsteams. Mit mindestens einem nominierten Superuser aus jeder Abteilung, die das System verwenden wird, wird während des Projekts ein wechselseitiger Wissensfluss geschaffen. Sie bringen ein detailliertes Verständnis der Funktionsweise ihres Geschäftszweigs mit und nehmen wiederum Ratschläge dazu auf, wie ERP-Funktionen ihnen helfen können, intelligenter zu arbeiten.

Suchen Sie nach Mitarbeitern, die gerne mehr über Ihr ERP erfahren, die eine Leidenschaft für die Verbesserung von Prozessen haben und die auf vielen Ebenen kommunizieren können.

Wenn Sie über die Bereitstellung einer neuen ERP-Plattform nachdenken, überlegen Sie, wie Ihr Projektteam aussehen wird, und wählen Sie Ihre internen Implementierungshelden aus. Die richtigen Leute in Ihrer Nähe zu haben kann den entscheidenden Unterschied zum anhaltenden Erfolg Ihrer neuen Anwendung ausmachen.

Claire Jeacock ist Business Manager bei Washington Frank, einem Anbieter von ERP-Rekrutierungsdiensten.